Вивчіть загальний підхід до вирішення даної проблеми.

Одна людина може виконати роботу однієї людини. Правда, деякі можуть зробити більше за інших, однак існує межа скільки може виконати навіть дуже здібна людина, витрачаючи усі свої сили. І єдиний спосіб, який дозволяє керувати складною організацією, полягає в тому, що Ви залишаєте за собою координацію основних робіт, передаючи іншим права на здійснення менш значних завдань. Чим більше людей буде представляти Вас, тим більша кількість людей матиме право приймати рішення від вашого імені, тим більший обсяг роботи Ви зможете виконати. Отже, сила керівництва полягає в здатності використовувати творчі сили інших, бути лідером. Уміння ж бути лідером у першу чергу вимагає уміння поважати право інших вирішувати, а це означає передачу частини повноважень туди, де приймаються найбільш ефективні рішення.

Передача повноважень не завжди розумна. Якщо Ви прагнете до такого виконання службових обов'язків, що складається тільки з виконання суворо регламентованої роботи, то передача частини своїх повноважень виявиться штучною і шкідливою. Штучною тому, що це є вивертом, а шкідливою тому, що рано чи пізно підлеглі зрозуміють, що це виверт, і будуть їй противитися.

У деяких організаційних підрозділах, а іноді й у всій організації, де умови залишаються відносно незмінними або де їх регулюють, передача повноважень стає непотрібною і нерозумною. Керівництво технічною виробничою діяльністю, де необхідні наукове планування і контроль для отримання ефективних результатів, є лише одним із прикладів. Локальні спроби змінити складний технологічний процес, навіть якщо вони і спрямовані на те, щоб рухати його, можуть заподіяти набагато більше неприємностей, ніж повне зупинення процесу. Кожна людина при такій організації має чітко розуміти, які дії він може зробити для виправлення помилок, а які не може. При належному навчанні і досвіді кожний робітник може зробити - це на місці, але завжди за умови, що він цілком усвідомлює ефект від запропонованих змін.

Але обставини залишаються незмінними або можуть бути об' єктом регулювання в деяких сферах управління.

Передача повноважень допомагає прийняттю рішень. Зовнішні обставини змінюються, що вимагає від керівника негайних рішень, нововведень, змін і балансування.

Робота головного керівника не може бути обмежена певними рамками, тому що він повинен вирішувати непередбачені проблеми. Ось чому уміння бути лідером так важливо в управлінській діяльності. Люди по-різному реагують на різні обставини, і обов' язок керівника полягає в умінні впливати на своїх підлеглих так, щоб вони реагували розумно і належним чином за будь-яких непередбачених обставин.

Першою і найголовнішою функцією керівника є вирішення непередбачених проблем. Як би ретельно Ви не планували, як би прекрасно не організовували, як би добре не починали справи, у будь-якій роботі можуть виникнути непередбачені утруднення. І керівник повинен звести їх до мінімуму, усунути їх якнайшвидше і з найменшим збитком, відрегулювати процес роботи так, щоб надолужити згаяний час і увійти в рамки встановленого графіка роботи або переглянути його, якщо в тому є необхідність. Така робота вимагає права вирішувати всі питання на місці.

5. Визначте, як вплине передача повноважень на ваших підлеглих

Багато керівників розглядають владу як форму суто особистої довіри. Вони вважають, що повинні особисто слідкувати за виконанням кожного завдання, приймати або брати участь у прийнятті будь-якого рішення, щоб виправдати довіру, якою вони користуються.

Таке використання влади дуже подібне до встановлення в центрі великої кімнати з високою стелею лампи в 1000 Вт для освітлення столів десяти співробітників. Якщо ця лампа висить достатньо високо, щоб освітити всю площу, то вона знаходиться занадто високо, щоб освітити всі місця. А ось лампи в 100 Вт, розміщені над кожним столом, дадуть достатнє освітлення всім.

Влада подібно до світла - зменшується зі збільшенням відстані від її джерела. Але щоб ефективно "освітити владою" роботу десяти підлеглих, Ви повинні використовувати Вашу владу одночасно в десятьох місцях. Очевидно, Ви зможете це зробити тільки шляхом передачі частини своїх повноважень.

Ваш обов 'язок полягає в тому, щоб домагатися результатів. Коли Ви приймаєте призначення, Ви тим самим погоджуєтеся прийняти на себе обов' язок домогтися певних результатів. Ви можете розділити владу з іншими, зробивши їх відповідальними перед Вами. Але коли приходить час звітувати за роботу в цілому, вся відповідальність за виконані і не виконані обов' язки лягає цілком на Вас.

Як позичка грошей спричиняє зобов' язання їх повернути, так і передача частини своїх повноважень підлеглим зобов' язує їх домагатися певних результатів у роботі. Передача частини своїх повноважень діє точно за таким же ж принципом. Ви вільні використовувати свою владу, як Вам заманеться, але якщо, використовуючи її, Ви не досягли певних результатів, то вибуваєте з гри. Ви не потрібні, і начальство воліє мати справа безпосередньо з вашими підлеглими.

Ви несете відповідальність, коли передаєте частину своїх повноважень. Якщо це лише полегшить виконання Ваших особистих обов' язків, то це викличе загальне нарікання з боку недооцінених підлеглих: "Іван пироги пече, а ледарю Федорові - повага і шана". Така передача обов' язків часто доводить вищому керівництву (якщо воно зрештою це виявляє), що працівнику, який передає без остатку свої обов'язки іншим, нічого робити в організації. Його посаду й, імовірно, ще пар таких адміністративних посад можна ліквідувати без будь-яких наслідків для ефективної роботи організації.

Подібні відкриття робляться досить часто, змушуючи багатьох навіть дуже здібних керівників косо дивитися на передачу частини своїх обов' язків. Тому вони усе роблять самі: працюють до повної знемоги, нерозумно намагаючись охопити всі справи одночасно, витрачаючи на це всі свої сили.

Обставина, що свідчить на користь делегування частини повноважень, полягає у тому, що керівник, отримуючи більше вільного часу, може працювати менш напружено. Це передбачає, що він здатний творчо використовувати більше часу. Якщо ж Ви проводите час, що звільнився, у тривожному очікуванні можливих помилок з боку Ваших підлеглих, тоді передача частини ваших обов' язків викликає лише напругу замість полегшення. Тому перш ніж Ви передасте кому-небудь частину своїх повноважень, обґрунтуйте підставу для цього. Якщо Ви це зробите, перш ніж узятися за вирішення важкого, що не терпить зволікання завдання, яке під силу лише Вам, то Ви зміцните своє становище, тому що продемонструєте свою здатність користуватися ще більшими правами.

Стримування від передачі частини своїх повноважень може вам дорого обійтися. Якщо Ви відмовляєтеся передати іншим якусь частину своїх повноважень, то тим самим прирікаєте себе на безперервне "смикання" і поступово тонете у вирішенні завдань. Ваші підлеглі повинні мати швидкий і легкий допуск до Вас, якщо вони зобов'язані одержувати розпорядження, необхідні для виконання доручених їм функцій. Вам доведеться приймати рішення в частки секунди з питань, які мають бути розглянуті вдумливо, без поспіху. Зрештою, при такій практиці Ви ризикуєте прийняти більше неправильних рішень, ніж зробили б Ваші підлеглі. Але хто б у Вашому відділі не припуститься помилки, відповідати за неї доведеться Вам.

Відмова від передачі частини своїх повноважень впливає на ваших підлеглих так само згубно, як і на вас. Якщо вони змушені приходити до Вас за розпорядженням по кожній дріб'язковій справі, то вони просто втрачають свій час. Ще важливіше те, що вони позбавляються ініціативи і самостійності. Вони втрачають повагу своїх підлеглих, тому що нічого не можуть вирішити без Вас або навпаки, здобувають симпатії за Ваш рахунок. Вони стають збудженими, нетерплячими і злопам'ятними, якщо не можуть одержати розпорядження, потрібні їм негайно. Вони перестають ототожнювати себе з керівництвом і мовчки приєднуються до груп, які вороже до них ставляться, або ж мобілізують усі свої маленькі права і починають "відіграватися" на підлеглих. Не маючи доброзичливої підтримки підлеглих, Ви змушені будете відокремитися від них і підтримувати відчуженість, щоб тримати їх у покорі. На примусове нав'язування влади Ви можете витратити всю свою енергію. Це буде шалений біг на місці. Якщо Ви на секунду зупинитеся, щоб перевести подих, то можете опинитися за бортом.