Склад та види реквізитів, що використовуються при оформленні документів, їх розташування та правила оформлення

Кожний документ складається з окремих елементів ‑ реквізитів. Розрізняють постійні й змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні — фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію називається бланком. Бланки виготовляються двох форматів — А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм).

Кожна установа, організація, підприємство повинні мати два види бланків: для листів; для інших документів.

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розмі­щення штампа.

Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва устано­ви складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній для кутового штампа.

Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити інші рекві­зити.

Формуляр-зразок передбачає такі реквізити та їх розмі­щення в управлінській документації (табл. 1).

Таблиця 1

Реквізити документів та їх оформлення

№ з/п	Реквізити	Правила оформлення
	Державний герб	Розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.
	Емблема організації чи підприємства	Розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.
	Зображення Державних нагород	Розташовується у верхньому ліво­му кутку або посередині документа.
	Код підприємства	Розташовується у верхньому правому кутку.
	Код форми документа	Розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.
	Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа	Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині рядка.
	Повна назва установи, ор­ганізації або підприємства-автора документа	Розташовується у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.
	Назва структурного підрозділу	Розташовується у верхньому ліво­му кутку. Дозволяється друкува­ти машинописним способом.
	Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку	Розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: вул. Пирогова, 9, м. Київ-030, т. 221-99-33. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО № 321518.
	Назва виду документа	Розташовується зліва або посередині рядка. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, викладу.

Продовження табл. 1
	Дата	Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання докумен­та ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік - 17.06.96 (тобто 17 червня 1996 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом.
	Індекс	Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара -— індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 - шифр структурного підрозділу; 10 - номер справи, документа; 36 - реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.
	Посилання на індекс та дату вхідного документа	Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 — індекс структурного підрозділу; 10 — номер справи за номенклатурою; 135 — порядковий номер.
	Місце укладання чи видання	Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ.
	Гриф обмеження доступу до документа	Розташовується з правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка: "для службового користування", "таємно", "цілком таємно".
	Адресат	В особових офіційних документах розташовується праворуч у верхній частині сторінки. Кожний елемент назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка: Директорові Інституту ботаніки HAH України докторові природничих наук Петренку О. І. На поштових відправленнях, адресованих "До запитання", на абонементну скриньку або до населених пунктів, що не мають назв вулиць і нумерації будинків, ім'я, по батькові та прізвище зазначаються повністю.
Продовження табл. 1
	Гриф затвердження	Розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ"; назва посади; особистий підпис; ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; дата затвердження. Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ директор школи (підпис) Л. С. Семенова 07.10.10.
	Резолюція	Змінний реквізит, який містить інформацію про подальшу роботу з документом. Розміщується у пра­вому верхньому кутку, або якщо це місце зайняте іншим реквізитом, на будь-якій вільній площі сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: прізвище та ініціали виконавця, якому відправлено документ;вказівка про порядок у характері виконання документа; термін виконання документа; особистий підпис керівника; дата. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа с особа, наведена першою. Резолюція має силу розпорядчого документа. Резолюція-підтвердження ‑ цейдокумент не вимагає ніяких дій з боку заступників та колективу, керівник передає його секретареві, супроводжуючи резолюцією: "До наказу". "До протоколу", "До керівництва", "До виконання", залежно від того, у якому внутрішньому документі установи враховується його зміст. В резолюції зазначається підпис керівника і дата; термін виконання не вказується, бо мається на увазі найближчий за часом відповідний внутрішній документ установи. Резолюція-розгляд. Якщо доку­мент потребує вжити заходів чи пропонується на розгляд колективу установи, то керівник вказує безпосереднього виконавця; термін виконання; ставить підпис і дату. Резолюції цього виду формулю­ються так: "Підготувати відповідь до...". "Вжити заходів", "Зробити висновки", "Розглянути питання" тощо.
Продовження табл. 1
		Резолюція-відповідь. У випадку, коли документ надходить до установи з кур'єром, можлива така резолюція, особливо якщо від­повідь негативна. За обсягом ця резолюція більша за попередні, але коротша за лист-відповідь, хоч подібна за змістом до нього: "На жаль, змушені Вам відмовити з причини...", "Не заперечуємо". тощо. Використовується для оперативності ділового листуван­ня. У ній вказується текст; дата; підпис; посада відпові­дальної особи, яка розглядала документ і приймала рішення.
	Заголовок до тексту	Друкується малими літерами, роз­міщується під назвою виду документа, відображає головну ідею доку­мента і, як правило, починається з прийменника " про "; має бути лако­нічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.
	Відмітка про контроль	Розташовується з лівого боку у верхній частині поля першої сто­рінки документа. її проставляють за формою "К" або "Контроль".
	Текст	Складається з таких логічних елементів: вступу; доказу; закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля).
	Відмітка про наявність додатка	Розташовується ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків: 1) якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так: Додаток: на 2 стор. у 3 прим.; 2) якщо документ мас додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількості їх примірників: Додаток: "Проект реконструкції ділянки" на 5 стор. у 2 прим. Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: на 2 стор. Лише адресатові. При великій кількості додатків окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до списку на 7 стор.
	Підпис	Підписують, як правило, перший примірник документи До складу підпису входять: зазначення посади (ліворуч); ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч); підпис (посередині).
Продовження табл. 1
		Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає займаній посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що займають однакову посаду. їх підписи розташовуються на одному рівні: Директор Директор ЗОШ № 277 ЗОШ № 282 /підпис/ /підпис/ Л. С. Семенова Ю. Ю. Некрасов
	Гриф узгодження	Розрізняють дві форми узгодження документів - внутрішнє (з підроз­ділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з підвідомчи­ми та непідвідомчими організаці­ями). Гриф узгодження ставиться на зовнішній формі. Цей реквізит складається із: слова "УЗГОДЖЕНО" або "ПОГОДЖЕНО"; назви посади службової особи (включаючи назву установи), з" якою узгоджується документ; особистого підпису; його розшифрування; дати. Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту "підпис" або на окремій сторінці. Наприклад: УЗГОДЖЕНО: Директор ЗОШ № 246 /підпис К.С. Кущаєва 10.09.02
	Віза	Внутрішнє узгодження проекту документа — це його візування. Віза складається з: особистого підпису особи, що візує; дати. У разі потреби зазначається поса­да особи, що візує, і розшифрову­ється її підпис (зазначаються ініціали і прізвище): Завідувач кафедри (підпис) Б. М. Сайко 28.08.11 Невеликі зауваження (1 — 2 рядки) розташовуються перед візою: Не бачу підстави Завбібліотеки (підпис) Б. В. Коваленко При внутрішньому узгодженні візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примір­нику, який лишається в установі.
Продовження табл. 1
	Печатка	Печатка прикладається до доку­ментів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикла­дається до документів, що засвідчу­ють юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та форму: круглу, квадратну, трикут­ну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів під час їх розсилання, до довідок з місця роботи тощо.
	Відмітка про засвідчення копії	У правому верхньому кутку пишеться слово " копія"; під рекві­зитом "підпис" слово "правильно"; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. При потребі підпис засвідчується печаткою.
	Прізвище виконавця та номер його телефону	Цей реквізит обов'язковий на вихід­них документах (листах, довідках, висновках). Складається з: прізвища виконавця; номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку останньої сторінки документа.
	Відмітка про виконання документа й скерування його до справи	Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить у собі такі дані: — стислу довідку про виконання; — слова "ДО СПРАВИ'' та номер справи, до якої мас бути підшитий документ; — дату скерування документа до справи; — підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.
	Відмітка про перенесення даних на машинний носій	Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить: запис "Інформація перенесена на машинний носій"; підпис особи, відповідальної за перенесення даних; дату перенесення.
	Відмітка про надходження	Містить: скорочену назву організації, що отримала документ; дату його надходження. Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить: назву організації: дату надходження; індекс документа. Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі документа.

Оформлення документів

 

Управлінські документи оформляють на папері формату А4 (297x210 мм) та А5 (148x210 мм). Інколи дозволяється використовувати бланки формату А3 (297х420 мм) та А6 (105х148 мм). Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве — 30 мм; праве не менше 10 мм; верхнє — 20 мм; нижнє — 20 мм.

Береги в документі, як і робоча площа, несуть певне і досить значне навантаження, тому ними не можна нехтувати. Призначення берегів у документі таке.

Лівий берег слугує:

для підшивання документів у теки;

для прошивання документів з метою їх засвідчення;

для зшивання документів при переданні їх на зберігання до архіву;

для розміщення реквізитів: відмітка про контроль, на кутових бланках виносяться також на поле зображення емблеми організації або товарного знаку та зображення нагород.

Верхній берег призначено:

для нумерації сторінок та іншої інформації в колонтитулі;

для реквізитів: зображення Державного Герба України та Герба АРК, гриф обмеження доступу до документу;

для резолюції, якщо недостатньо площі у відведеному місці, при цьому необхідно стежити, щоб резолюція не потрапила не лівий берег.

Правий бере г залишають для забезпечення збереження тексту документа. Сторінки можуть обшарпуватися, тест стиратися при частому користуванні документом, а також при його зберіганні; особливо це стосується документів постійного і тимчасового зберігання.

На нижньому березі розміщуються реквізити: відмітка про виконання документа і направлення його до справи; відмітка про наявність документа в електронній формі; відмітка про надходження документа до організації (штамп вхідного документа).

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга й наступні — на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту. Також не бажано:

відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці;

переносити слово на межі сторінок, слід перенести це слово на нову сторінку.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, номери проставляються в правому кутку верхнього поля арку­ша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово "сторінка" не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.