Правила засвідчення документів

 

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження і проставляння печатки.

Документи підписуються посадовими особами згідно з їх компе­тенцією, визначеною документами, що встановлюють це право.

Підпис (23) складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ оформлено не на бланку, і ско­роченої — на документі, оформленому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) та прізвища. Розшифровка підпису в дужки не береться.

Приклади Директор Державної установи

«Науково-дослідний інститут

соціально-трудових відносин» Підпис Ініціали, прізвище

або

Директор Підпис Ініціали, прізвище

Якщо документ підписують кілька осіб, то їхні підписи роз­ташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.

Приклад Директор Підпис Ініціал(и), прізвище

Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и), прізвище

Якщо документ підписують кілька осіб, які обіймають поса­ди однакового рівня, то їхні підписи розташовують на одному рівні.

Приклад Заступник Міністра Заступник Міністра

фінансів України юстиції України

Підпис Ініціал(и), прізвище Підпис Ініціал(и), прізвище

Документи колегіальних органів підписують голова колегіаль­ного органу і секретар.

Приклад Голова правління Підпис Ініціал(и), прізвище

Секретар правління Підпис Ініціал(и), прізвище

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в до­кументі, документ підписує особа, яка виконує його обов'язки, або її заступник. У цьому разі обов'язково зазначають посаду особи, яка підписала, затвердила чи погодила документ, її ініціали та прізвище (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: «Виконуючий обов'язки» («В. о.»), «За­ступник» («Заст.»).

Підписувати документ з прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено

Реквізит «Підпис» розташовують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків на відстані 2 — 3 міжрядкових інтервалів від тексту, при цьому відступ від лівого краю берега не роблять. Розшифровку підпису друкують на рівні останнього рядка назви посади.

Приклад Директор ЗАТ «Супутник-Донецьк» С.А.Александров

Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Проте печатка ставиться не на всіх документах. Перелік документів, на які ставлять відбиток печат­ки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його наводять в інструкції з діловодства організації. Так, на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи має бути завірено печаткою організації.

Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок і двокрапки), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, і дати затвер­дження.

Приклад ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор інституту

Підпис Ініціали, прізвище

15.09.2010

При затвердженні документа керівником вищої або сторонньої організації до назви посади включають назву організації.

Приклад ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник Головного архівного

управління при Кабінеті Міністрів України

Підпис Ініціал(и), прізвище

11.03.2008

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, нака­зом протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок і двокрапки), назви документа у на­зивному відмінку, дати і номера затверджувального документа.

Приклад ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Держкомархіву України

15.06.2001 № 34

або

ЗАТВЕРДЖЕНО
Протокол загальних зборів

акціонерів TOB «Вега»

15.04.2008 № З

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Примірний перелік документів, які підлягають затвердженню: акти, листи погодження, висновки і відгуки, довідки, доручення, договори, завдання, заяви, заявки, зразки відбитків печаток та підписів, посвідчення про відрядження, кошториси витрат, листи гарантійні, подання і клопотання, протоколи, реєстри, специфікації, статут підприємства, титульні списки, штатні розклади.

Використання комп’ютерних технологій при підготовці документів

Створення проектів документів за допомогою обчислювальної тех­ніки (ПК) передбачає деякі додаткові вимоги до їх оформлення.

Так, береги для підшивання (верхній при альбомній орієнтації листа, лівий при книжковій орієнтації листа) дозволено збільшувати до 35 мм.

Основний текст документа, написи на рисунках, у таблицях, колонтитулах тощо необхідно виконувати шрифтом одного типу і розміру.

Щоб уможливити прочитання тексту документа на різних обчислювачах, рекомендовано користуватися найбільш поширеними текстовими редакторами і шрифтами. Сьогодні такими редакторами є Word (версія 97 і вище), а шрифтами — Times New Roman та Arial, які постачають з більшістю обчислювачів.

Висота шрифту має бути сумірною з висотою шрифту конторської друкарської машинки.

Проект документа рекомендується друкувати шрифтом розміру 14 пунктів через півтора — два міжрядкові інтервали (в головці таблиці — через один інтервал).

Шрифтом 12 пунктів через один міжрядковий інтервал можна друкувати:

текст «Передмови»;

текст «Змісту»;

таблиці (якщо таблиця не становить основний текст доку­мента);

примітки;

приклади;

бібліографічні дані.

Шрифтом 10 пунктів через один міжрядковий інтервал можна друкувати:

текст виноски у кінці сторінки;

підрядковий текст у формах документів.

Інший розмір шифру можна використовувати за погодженням із замовником та зважаючи на специфіку конкретних елементів документа.

Відстань між заголовками розділу, підрозділу, приміткою, прикладом та попереднім і подальшим текстом, а також між за­головками розділу і підрозділу має становити не менше ніж дві висоти шрифту.

Оскільки проект документа друкують з обох боків аркуша, має бути встановлено такі параметри сторінки:

дзеркальне розташування берегів;

книжкова орієнтація аркуша;

розрізняти колонтитули: парної та непарної сторінок, пер­шої сторінки;

формат номера сторінки (арабські цифри).

Абзацний відступ повинен бути однаковим у всьому тексті документа. Розмір відступу визначає розмір шрифту. Рекомен­дований розмір відступу — 4 або 5 знаків (у метричній системі мір це становить приблизно 1,25 см).

Окремі фрагменти тексту необхідно виділяти шрифтом.

Великими літерами виділяють:

заголовки структурних елементів документа («ПЕРЕДМОВА», «ЗМІСТ», «ВСТУП»);

назву документа;

заголовки структурних елементів найвищого рівня підпо­рядкованості (розділів і додатків).

Напівгрубим шрифтом виділяють:

назву документа;

заголовки структурних елементів документа (розділів, пі­дрозділів, пунктів, підпунктів), за їх наявності;

позначення, статус і назву додатків;

слова «Примітка», «Рисунок__», «Рисунок__, аркуш__», «Таблиця__» поряд із відповідними структурними елементами;

стандартизовані терміни в розділі «Терміни та визначення понять»;

вислів «Ключові слова» в бібліографічних даних.

Похилим світлим шрифтом (курсивом) виділяють:

слово «Приклад» біля відповідного структурного елемента;

фізичні та математичні величини в тексті документа і у фор­мулах або інших виразах.

Шрифтом меншого розміру виділяють:

підрядковий текст у формах документів;

слово «Примітка» і текст примітки;

текст виноски в кінці сторінки;

текст у таблиці (за потреби, беручи до уваги специфіку наведеного в ній матеріалу).

У разі необхідності впорядкованого подання в документі абетково-цифрових елементів, які записані одним або кількома різними абетками і/або) цифрами, програми сортування мають розміщувати їх у такому порядку:

за українською абеткою та іншими кириличними абетками;

за латинською абеткою;

за грецькою абеткою;

за іншими абетками:

позначення та скорочення, які починаються з чисел — у по­слідовності зростання цих чисел.

У таблицях, розташованих на декількох сторінках, слова «Продовження таблиці __» на чергових після першої сторінки та «Кінець таблиці __» на останній сторінці у разі друкування за допомогою обчислювачів можна не подавати.

Рисунки, виконані текстовим редактором Word, треба згрупо­вувати як один графічний об'єкт.

Форматуючи текст документа, необхідно користуватися тільки інструментальними засобами текстового редактора. Використову­вати для форматування тексту символи «Проміжок» і «Табуляція» не рекомендовано.

Формули треба набирати формульним редактором.