Вопрос 2. Организация текущего хранения документов в органах внутренних дел

Документы после исполнения определенное время хранятся в организации. Это означает, что, с одной стороны, работа с указанными документами проведена в полном объеме, а с другой, - что потребность в этих документах пока сохраняется, и в определенных обстоятельствах они могут вновь потребоваться для изучения, уточнения или рассмотрения.

Подобный режим хранения получил название текущего или оперативного. Продолжительность текущего хранения с момента создания (заведения) дела и до передачи в архив или уничтожения.

Текущее хранение документов предполагает их систематизацию, обеспечение сохранности и возможности последующего их использования. Для того чтобы документы можно было быстро находить и использовать, их группируют в дела. Дела - это документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Многообразные документы, создаваемые и поступающие в орган внутренних дел, нужно группировать по определенным предметно-логическим признакам (например, планы работы органа и отчеты об их исполнении; приказы по личному составу; заявления, жалобы граждан и материалы их проверок и т. п.).

Эта классификация документов в делопроизводстве закрепляется в номенклатуре дел. Она охватывает весь объем документации, подлежащей хранению в органе внутренних дел. 

Таким образом, номенклатура дел является классификационным справочником, который используется при построении информационно-поисковой системы и является основным учетным документом дел текущего года.

Составление номенклатуры дел. Номенклатура дел формируется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности органа внутренних дел.

В каждом органе внутренних дел составляется сводная номенклатура дел. В структурных и подчиненных (подведомственных) подразделениях, имеющих самостоятельное делопроизводство, в зависимости от объема документооборота и места дислокации допускается составление отдельных номенклатур дел. Номенклатура дел учитывается по журналу (карточке) учета подготовленных несекретных документов и хранится в течение года у руководителя подразделения делопроизводства и режима или у лица, ответственного за ее ведение.

В структурные подразделения органа внутренних дел выдаются выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел производится запись о количестве заведенных дел и томов дел, отдельно постоянного и временного сроков хранения, и дел, переходящих на следующий год, которая заверяется подписью руководителя подразделения делопроизводства и режима или лицом, ответственным за ведение номенклатуры дел. Итоговые данные сообщаются в соответствующее подразделение специальных фондов.

Порядок формирования дел. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Таким образом, после того как документы исполнены, они в соответствии с номенклатурой дел помещаются в дела и систематизируются в них.

Формирование дел осуществляется согласно следующим общим правилам:

- к делам приобщаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

- в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют дела и документы, переходящие сроком исполнения на последующий год);

- документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и нормативных правовых актов МВД России; неисполненные, подлежащие возврату, неправильно оформленные документы на подшивку не принимаются;

- в делах оформляются внутренние описи документов;

-по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 40 мм. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и далее.

Несекретные документы подшиваются с совершенно секретными и секретными, если они соответствуют заголовку номенклатурного дела. Распорядительные документы группируются в номенклатурные дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Протоколы и материалы к ним формируются в отдельные дела. Перспективные планы работы формируются в дела первого года действия планов, а отчеты об их выполнении - в дела последнего года.

Порядок оформления дел. Оформление дел осуществляется сотрудниками подразделений делопроизводства и режима и других структурных подразделений органа внутренних дел, ответственными за ведение дел.

Оформление дел включает комплекс работ, проводимых поэтапно: описание дела на обложке; приобщение документов в дело; нумерацию листов; составление внутренней описи документов, находящихся в деле; оформление заверительного листа.

1. Описание дела на обложке. На обложке дела указываются:

- гриф секретности, соответствующий наивысшей степени секретности документов, находящихся в нем;

- наименование органа внутренних дел и структурного подразделения;

- номер дела и тома;

-заголовок дела (переносится из номенклатуры дел);

-дата заведения и окончания дела. 

На делах с протоколами заседаний коллегий, совещаний проставляются даты проведения первого и последнего заседаний.

На делах с нормативными правовыми актами проставляются даты их утверждения (подписания), а на делах с отчетами - даты утверждения;

- срок хранения (переносится из номенклатуры дел).

2. Приобщение документов в дело. Документы формируемого дела в течение текущего года могут подшиваться с использованием скоросшивателя, а по окончании года подшиваться в дело. Документы постоянного и долговременного хранения (10 и более лет) подшиваются и переплетаются в обложки из твердого картона. Документы временного хранения (до 10 лет) допускается подшивать в полужесткие и мягкие обложки. Документы в дела подшиваются прочной ниткой в 3-4 прокола или переплетаются типографским способом.

3. Нумерация листов дела. Все подшитые в дело (том дела) документы нумеруются полистно арабскими цифрами. Номера листов проставляются простым карандашом в правом верхнем углу каждого листа вне текста документа. Названия документов и соответствующие этим документам номера листов дела вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле. Листы внутренней описи документов, находящихся в деле, нумеруются отдельно.

4. Составление внутренней описи документов, находящихся в деле. Все документы, независимо от степени секретности и сроков хранения, вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле. Внутренняя опись составляется по установленной форме и включает в себя следующие графы: номер по порядку, индекс (номер) документа, дату и заголовок документа, номера соответствующих листов дела, а также примечания. Во внутренней описи указывается также об изъятии или включении документов в дело со ссылкой на соответствующий акт. Опись подшивается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе.

5. Оформление заверительного листа. На заверительном листе, подшиваемом в конце дела (тома дела), производится запись о количестве листов, подшитых в дело (том дела), которая заверяется сотрудником, оформляющим дело (том дела) (например: «Всего в дело подшито__ листов; внутренняя опись на ___листах»). Заверительный лист не нумеруется. Одновременно с делом заводится «карточка учета выдачи дел», которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела.