Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Вопрос 2. Организация текущего хранения документов в органах внутренних дел
Документы после исполнения определенное время хранятся в организации. Это означает, что, с одной стороны, работа с указанными документами проведена в полном объеме, а с другой, - что потребность в этих документах пока сохраняется, и в определенных обстоятельствах они могут вновь потребоваться для изучения, уточнения или рассмотрения. Подобный режим хранения получил название текущего или оперативного. Продолжительность текущего хранения с момента создания (заведения) дела и до передачи в архив или уничтожения. Текущее хранение документов предполагает их систематизацию, обеспечение сохранности и возможности последующего их использования. Для того чтобы документы можно было быстро находить и использовать, их группируют в дела. Дела - это документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Многообразные документы, создаваемые и поступающие в орган внутренних дел, нужно группировать по определенным предметно-логическим признакам (например, планы работы органа и отчеты об их исполнении; приказы по личному составу; заявления, жалобы граждан и материалы их проверок и т. п.). Эта классификация документов в делопроизводстве закрепляется в номенклатуре дел. Она охватывает весь объем документации, подлежащей хранению в органе внутренних дел. Таким образом, номенклатура дел является классификационным справочником, который используется при построении информационно-поисковой системы и является основным учетным документом дел текущего года. Составление номенклатуры дел. Номенклатура дел формируется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности органа внутренних дел. В каждом органе внутренних дел составляется сводная номенклатура дел. В структурных и подчиненных (подведомственных) подразделениях, имеющих самостоятельное делопроизводство, в зависимости от объема документооборота и места дислокации допускается составление отдельных номенклатур дел. Номенклатура дел учитывается по журналу (карточке) учета подготовленных несекретных документов и хранится в течение года у руководителя подразделения делопроизводства и режима или у лица, ответственного за ее ведение.
В структурные подразделения органа внутренних дел выдаются выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел производится запись о количестве заведенных дел и томов дел, отдельно постоянного и временного сроков хранения, и дел, переходящих на следующий год, которая заверяется подписью руководителя подразделения делопроизводства и режима или лицом, ответственным за ведение номенклатуры дел. Итоговые данные сообщаются в соответствующее подразделение специальных фондов. Порядок формирования дел. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Таким образом, после того как документы исполнены, они в соответствии с номенклатурой дел помещаются в дела и систематизируются в них. Формирование дел осуществляется согласно следующим общим правилам: - к делам приобщаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел; - в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют дела и документы, переходящие сроком исполнения на последующий год); - документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела; - в дело включается по одному экземпляру каждого документа; - каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и нормативных правовых актов МВД России; неисполненные, подлежащие возврату, неправильно оформленные документы на подшивку не принимаются; - в делах оформляются внутренние описи документов; -по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 40 мм. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и далее. Несекретные документы подшиваются с совершенно секретными и секретными, если они соответствуют заголовку номенклатурного дела. Распорядительные документы группируются в номенклатурные дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Протоколы и материалы к ним формируются в отдельные дела. Перспективные планы работы формируются в дела первого года действия планов, а отчеты об их выполнении - в дела последнего года.
Порядок оформления дел. Оформление дел осуществляется сотрудниками подразделений делопроизводства и режима и других структурных подразделений органа внутренних дел, ответственными за ведение дел. Оформление дел включает комплекс работ, проводимых поэтапно: описание дела на обложке; приобщение документов в дело; нумерацию листов; составление внутренней описи документов, находящихся в деле; оформление заверительного листа. 1. Описание дела на обложке. На обложке дела указываются: - гриф секретности, соответствующий наивысшей степени секретности документов, находящихся в нем; - наименование органа внутренних дел и структурного подразделения; - номер дела и тома; -заголовок дела (переносится из номенклатуры дел); -дата заведения и окончания дела. На делах с протоколами заседаний коллегий, совещаний проставляются даты проведения первого и последнего заседаний. На делах с нормативными правовыми актами проставляются даты их утверждения (подписания), а на делах с отчетами - даты утверждения; - срок хранения (переносится из номенклатуры дел). 2. Приобщение документов в дело. Документы формируемого дела в течение текущего года могут подшиваться с использованием скоросшивателя, а по окончании года подшиваться в дело. Документы постоянного и долговременного хранения (10 и более лет) подшиваются и переплетаются в обложки из твердого картона. Документы временного хранения (до 10 лет) допускается подшивать в полужесткие и мягкие обложки. Документы в дела подшиваются прочной ниткой в 3-4 прокола или переплетаются типографским способом. 3. Нумерация листов дела. Все подшитые в дело (том дела) документы нумеруются полистно арабскими цифрами. Номера листов проставляются простым карандашом в правом верхнем углу каждого листа вне текста документа. Названия документов и соответствующие этим документам номера листов дела вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле. Листы внутренней описи документов, находящихся в деле, нумеруются отдельно. 4. Составление внутренней описи документов, находящихся в деле. Все документы, независимо от степени секретности и сроков хранения, вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле. Внутренняя опись составляется по установленной форме и включает в себя следующие графы: номер по порядку, индекс (номер) документа, дату и заголовок документа, номера соответствующих листов дела, а также примечания. Во внутренней описи указывается также об изъятии или включении документов в дело со ссылкой на соответствующий акт. Опись подшивается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. 5. Оформление заверительного листа. На заверительном листе, подшиваемом в конце дела (тома дела), производится запись о количестве листов, подшитых в дело (том дела), которая заверяется сотрудником, оформляющим дело (том дела) (например: «Всего в дело подшито__ листов; внутренняя опись на ___листах»). Заверительный лист не нумеруется. Одновременно с делом заводится «карточка учета выдачи дел», которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела.
|
||||||
Последнее изменение этой страницы: 2021-02-07; просмотров: 1616; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.144.9.141 (0.007 с.) |