Делопроизводство и режим секретности

Делопроизводство и режим секретности

 

 

Курс лекций

для студентов, обучающихся по специальности 40.02.02. «Правоохранительная деятельность»

 

 

Курс лекций разработан в соответствии с Федеральным государственным образовательным стандартом среднего профессионального образования по специальности 40.02.02 «Правоохранительная деятельность» по дисциплине «Делопроизводство и режим секретности».

В рамках подготовки специалистов по специальности «Правоохранительная деятельность» курс лекций поможет студенту выделить главные положения в учебном (лекционном) материале, усвоить основные понятия дисциплины, установить связи между теоретическими положениями изучаемой дисциплины и практической деятельностью по составлению, оформлению документов, соблюдению режима секретности в правоохранительных органах (ОВД) Российской Федерации.

Для наиболее успешного усвоения учебного материала по дисциплине в структуру курса лекций включены теоретические материалы по темам учебного плана, библиографический список рекомендуемых правовых источников и литературы, приложения.

Курс лекций предназначен для студентов среднего профессионального образования, обучающихся  по специальности 40.02.02. «Правоохранительная деятельность».

 

 

 

Оглавление

Введение …..............……………………………………………………….5

Тема 1. Понятие и значение делопроизводства в правоохранительных органах. Порядок делопроизводства в правоохранительных органах..........................................................................7

1. Сущность, принципы и задачи делопроизводства……..........…......7

2. Понятие, содержание и правовое регулирование делопроизводства в правоохранительных органах (ОВД)..............................................………...12

3. Субъекты делопроизводства в правоохранительных органах, их полномочия……………...................……………………………..……………14

4.Порядок организации делопроизводства в правоохранительных органах……….................................................……………………………..…16

 

Тема 2. Документирование управленческой деятельности в правоохранительных органах. Основные правила и порядок подготовки и оформления документов. Использование сведений, содержащихся в документах ……….............................................................……………..……19

1. Понятие, значение и виды документов в правоохранительных органах (ОВД)……………………………………………………………..…...19

2. Реквизиты документов и требования к их оформлению….....……..23

3.Правила оформления отдельных видов организационно-распорядительных документов….................................................................31

 

Тема 3. Документооборот в правоохранительных органах …….....39

1. Понятие документооборота и его основные стадии.............……….39

2. Организация документооборота в органах внутренних дел……….41

 

Тема 4. Учет и хранение дел и документов в правоохранительных органах ……....................................................………………………………..49

1. Учет дел и документов в правоохранительных органах……..…….49

2. Организация текущего хранения документов в органах внутренних дел……............................................................................................................50

3. Организация архивного хранения документов в органах внутренних дел…..................................…………………………………………………..…53

4.Порядок уничтожения документов в органах внутренних дел………...............................................................................................….….56

Тема 5. Организационно-правовые основы режима секретности в правоохранительных органах ….......................................…………………59

1. Понятие, сущность, значение и правовое регулирование режима секретности в органах внутренних дел……...…………………………….….59

2. Соблюдение режима секретности в органах внутренних дел……..66

 

Тема 6. Понятие государственной тайны. Сведения, составляющие государственную тайну. Порядок отнесения сведений к государственной тайне …………………….................................................................…………...69

1. Понятие государственной тайны. Полномочия органов государственной власти и должностных лиц в области отнесения сведений к государственной тайне и их защиты…….................................……………....69

2.Сведения, составляющие государственную тайну. Порядок отнесения сведений к государственной тайне…………...............................…………....72

 

Тема 7. Порядок засекречивания и рассекречивания носителей сведений, составляющих государственную тайну. Субъекты защиты информации. Порядок допуска к государственной тайне ………...….....76

1. Органы защиты государственной тайны………............…….……..76

2.Порядок засекречивания и рассекречивания носителей сведений, составляющих государственную тайну……..............................………….....77

3. Порядок допуска к государственной тайне……….............………..80

 

Тема 8. Правила пользования и обращения с секретными документами ……………..............…………………………………………....86

1. Порядок работы с секретными документами. Учет, хранение, обращение, разработка, размножение, пересылка, уничтожение секретных документов……………......................................................………….…..…....86

Заключение ……………………..............…………………….………....89

 

Библиографический список ……………............…………………......90

 

Приложения …………………………………………….............….…....92

 

 

Введение

В управленческом аппарате и в текущей служебной деятельности сотрудники правоохранительных органов (ОВД) постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. В связи с этим, в управлении правоохранительными органами особое место занимает делопроизводство и режим секретности, как специфическое направление управленческой деятельности в правоохранительной системе.

Делопроизводство и режим секретности в деятельности правоохранительных органов (ОВД) приобретают особую значимость в современных условиях развития всей правоохранительной системы Российского государства. От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Составление, оформление документов (секретных документов) и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого сотрудника правоохранительного органа, имеющего дело с документами.

Организация и ведение делопроизводства и, тем более, соблюдение режима секретности требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в правоохранительных органах (ОВД) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства).

Документы многообразны и каждый вид документа (приказ, протокол, устав, справка, письмо и др.)  имеет свои особенности и свои правила работы с ними. С одной стороны, для сотрудников правоохранительных органов (ОВД) важно оперативно работать с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить чёткую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д., а, с другой стороны, – соблюдать в соответствии с законодательством режим секретности.

В результате изучения дисциплины студенты должны:

знать:

-установленный порядок организации делопроизводства, использования сведений, содержащихся в документах;

- основные правила и порядок подготовки и оформления документов;

- организационно-правовые основы режима секретности в правоохранительных органах, порядок отнесения сведений к государственной тайне, порядок засекречивания и рассекречивания носителей сведений, составляющих государственную тайну, порядок допуска к государственной тайне;

- правила пользования и обращения с секретными документами и изделиями;

уметь:

- правильно составлять и оформлять служебные документы, в том числе секретные, содержащие сведения ограниченного пользования;

- выполнять служебные обязанности в строгом соответствии с требованиями режима секретности.

 

Курс лекций

План лекции

1. Сущность, принципы и задачи делопроизводства

2.Понятие, содержание и правовое регулирование делопроизводства в правоохранительных органах (ОВД)

3. Субъекты делопроизводства в правоохранительных органах, их полномочия

4.Порядок организации делопроизводства в правоохранительных органах

Лекционный материал

План лекции

1. Понятие, значение и виды документов в правоохранительных органах (ОВД)

2. Реквизиты документов и требования к их оформлению

3.Правила оформления отдельных видов организационно-распорядительных документов

Лекционный материал

Вопрос 1. Понятие, значение и виды документов в правоохранительных органах (ОВД)

Документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носителем документированной информации может быть любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Официальный документ - это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

  Из определения можно сделать вывод, что основным назначением документа являются фиксация и сохранение необходимой информации. Например, документы, составляемые в органах внутренних дел, содержат информацию об оперативной обстановке, о результатах деятельности отдельных служб и подразделений, о лицах, совершивших правонарушения, о скрывшихся от суда и следствия и т.п.

Кроме того, значение документов заключается в том, что они:

1) являются формой реализации всех функций управления. Например, планирование внешне выражено в составленном плане работы органа; контроль заканчивается обычно составлением акта или справки о проверке, отчета о выполненной работе и т. п.;

2) служат одним из средств связи органов внутренних дел между собой, с другими органами, организациями и гражданами. Например, посредством служебных писем сотрудники органов внутренних дел запрашивают из других органов и организаций необходимую информацию, направляют им представления об устранении причин и условий совершения правонарушений, сообщают гражданам о решениях, принятых по их заявлениям, и т.д.;

3) юридическое значение документов состоит в том, что они представляют собой средство официального удостоверения и юридического доказательства действий, событий, состояний, имеющих значение для деятельности органов внутренних дел.

Например, составленный сотрудником полиции протокол об административном правонарушении фиксирует имеющую доказательственное значение информацию об обстоятельствах проступка, о личности правонарушителя; справка о результатах проверки работы органа внутренних дел, подразделения или его отдельного сотрудника служит официальным удостоверением состояния этой работы и т. п.

Виды документов, составляемых в органах внутренних дел классифицируютсяпо следующим критериям:

1) по месту возникновения и направлению движения документов  они подразделяются на:

- исходящие - отправляемые органом внутренних дел в адрес других органов, организаций или граждан;

- входящие - поступающие в орган внутренних дел из других органов (организаций, учреждений) или от граждан;

- внутренние - созданные в органе внутренних дел и не подлежащие отправке;

2)по количеству отражаемых в документах вопросов различают документы:

- простые - составленные по одному вопросу;

- сложные - содержащие информацию по двум или большему числу вопросов;

3)по участию заинтересованных лиц в составлении и подписании документов:

- односторонние - составляются от имени одной стороны - органа или должностного лица (например, рапорт, справка, постановление о возбуждении уголовного дела и т.д.);

- двусторонние (многосторонние) - документы, в составлении и подписании которых участвуют представители двух или нескольких заинтересованных сторон (например, акт о приеме одним сотрудником органа внутренних дел от другого каких-либо ценностей; акт обследования объектов разрешительной системы и т. д.);

4) по степени секретности содержащейся в документах информации  делятся на:

- содержащие сведения, составляющие государственную тайну (особой важности, совершенно секретные, секретные);

- содержащие служебные сведения, которые не составляют государственной тайны, однако их разглашение может нанести ущерб интересам МВД России («для служебного пользования»);

-несекретные (открытые) документы;

5) в зависимости оm их подлинности документы подразделяются на:

- подлинник - первый или единичный экземпляр официального документа;

- дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу (обычно создается при утрате подлинника, например, свидетельства о рождении или диплома);

- копию - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Помимо названных, существуют и другие критерии классификации документов:

- по срокам хранения;

-по технике нанесения информации (письменные, кинодокументы, фотодокументы, фонодокументы);

- по способу передачи информации (письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма) и пр.

Однако в системе управления правоохранительных органов наибольшее значение имеет классификация документов в зависимости от направления деятельности органа внутренних дел, в соответствии с которой можно выделить:

1) уголовно-процессуальные, оперативно-розыскные и административно-процессуальные документы. В них отражаются внешняя деятельность, социальное предназначение, специальные функции управления в органах внутренних дел: раскрытие и расследование преступлений, охрана общественного порядка и обеспечение общественной безопасности и др.;

2) организационно-распорядительные документы, которые создаются в процессе внутриорганизационной деятельности органов внутренних дел. Их задача - организовать деятельность органа внутренних дел и поддерживать ее на должном уровне.

Именно данную группу документов принято называть управленческими. К ним относятся:

- приказ - правовой акт, устанавливающий управленческие решения, как правило, нормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел;

- положение, устав - нормативные правовые акты, устанавливающие основные системно связанные между собой правила деятельности органа внутренних дел и его структурных и подчиненных подразделений;

- инструкция, наставление - правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых органами внутренних дел в соответствии с их компетенцией;

- правила - нормативный правовой акт, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению;

- распоряжение - документ ненормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел;

- протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов;

- акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события;

- докладная записка - документ, адресованный руководителю органа внутренних дел или вышестоящему органу внутренних дел, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями;

- справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий;

- доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений;

- план - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

Несмотря на различия в назначении и содержании организационно-распорядительных документов, создаваемых в органах внутренних дел, их составление и оформление подчиняются некоторым общим требованиям (правилам), которые касаются содержания различных частей текста документов, качества и формата бумаги, расположения реквизитов и пр.

Инструкция по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации устанавливает, что при оформлении документов необходимо соблюдать:

-правила, обеспечивающие их юридическую силу;

-оперативное и качественное их исполнение и поиск;

- возможность обработки с помощью средств вычислительной техники.

При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

1)юридические требования к документу, которые заключаются в том, что документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России. Соблюдение этого требования обеспечивает юридическую силу документа, т. е. свойство официального документа.

Таким образом, юридическую силу имеет документ, исходящий от полномочного должностного лица (органа) и строго соответствующий его компетенции;

2) требования информационной культуры:

- документ должен быть написан официально-деловым стилем (прямой порядок слов в предложениях; подлежащее стоит ближе к началу предложения, сказуемое - возможно ближе к подлежащему; длинные сложные предложения заменяются несколькими простыми и т. д.);

-изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование;

-применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении;

-документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;

- документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных нормативных правовых актах;

3) требования технической эстетики:

- в документе не должно быть помарок и исправлений;

- документирование информации в органах внутренних дел осуществляется, как правило, с использованием технических средств. При изготовлении документов с использованием печатающих устройств вычислительной техники рекомендуется печатать в текстовом редакторе Microsoft Word, шрифтом Times New Roman размером № 13-15 через 1-1,5 интервала.

4) Соответствие документа требованиям государственных стандартов и инструкций по делопроизводству.   Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами (ГОСТ-Р.6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») и требованиями «Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел», утвержденной Приказом МВД России от 20 июня 2012 г. № 615, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа. Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов. Государственным стандартом и дублирующими его инструкциями по делопроизводству определено место размещения каждого реквизита на документе.

 

Вопрос 2. Реквизиты документов и требования к их оформлению

Оформление документа – это  проставление необходимых реквизитов, обозначенных правилами документирования.

При подготовке и оформлении документов в органах внутренних дел могут использоваться следующие реквизиты:

01. Государственный герб Российской Федерации (размер 17 х 17 мм) в соответствии с Федеральным конституционным законом Российской Федерации от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» в одноцветном варианте помещается на бланках федеральных органов исполнительной власти, а значит, только на бланках документов Министерства внутренних дел Российской Федерации, подписываемых Министром внутренних дел Российской Федерации, его заместителями или главным государственным инспектором безопасности дорожного движения Российской Федерации.

02. Герб субъекта Российской Федерации помешается на бланках документов в соответствии с законодательством и нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Геральдический знак - эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск министерства внутренних дел Российской Федерации (размер 35 х 17 мм) помещается на бланках с угловыми штампами органов внутренних дел и в иных случаях, установленных Министром внутренних дел Российской Федерации. Эмблему МВД России не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08. Наименование органа внутренних дел, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его статусных документах (положении, уставе). Над наименованием подразделения центрального аппарата МВД России, подразделения, непосредственно подчиненного МВД России, указывается полное наименование – «Министерство внутренних дел Российской Федерации» и строкой ниже в скобках - «МВД России».

Сокращенное наименование органа внутренних дел приводится в тех случаях, когда оно закреплено в его статусных документах и помещается (в скобках) ниже полного или после него.

09. Справочные данные об органе внутренних дел содержат сведения, необходимые при информационных контактах, и могут включать: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов, телефаксов, счетов в банке, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению органа внутренних дел.

10. Наименование вида документа - это обозначение вида письменного документа (приказ, акт, справка и т. п.). Оно регламентируется положением (уставом) органа внутренних дел и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД. В письме наименование вида документа не указывается.

11. Дата документа - дата его подписания или утверждения, принятия; для протокола - дата заседания (принятия решения); для акта - дата составления. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 5 февраля 2017г. следует оформить следующим образом: «05.02.2017». Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные совместно двумя или более структурными подразделениями органов внутренних дел, должны иметь единую дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания документа.

Дата акта, протокола печатается на документе при его подготовке и устанавливает срок изготовления проекта протокола, акта для подписания.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может быть дополнен по усмотрению органа внутренних дел индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другими необходимыми сведениями.   Инструкция по делопроизводству содержит примерный перечень нерегистрируемых документов: периодические издания (газеты, журналы, сборники и т. д.); литературные произведения; научные труды; плакаты, рекламные извещения, проспекты, поздравительные письма и телеграммы, соболезнования; сообщения о заседаниях, совещаниях, занятиях; первичные документы бухгалтерского учета; прейскуранты; письма и рапорта о командировках и отпусках.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа обязательна и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Данный реквизит используется преимущественно при оформлении писем, которые служат ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и др.). Сведения в ссылку переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.  

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование подразделения Министерства» и «Справочные данные о подразделении Министерства». Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения.

15. Адресат. В качестве адресата могут быть указаны органы внутренних дел, органы управления, соединения и части внутренних войск МВД России, организации, не входящие в систему МВД России, их структурные подразделения, должностные или физические лица.  

16. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его специального (воинского) звания, подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.  При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан.  При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

17. Резолюция - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной соответствующим должностным лицом и содержащей принятое им решение. Резолюция, как правило, пишется на свободном от текста месте документа должностным лицом и включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например: О. Ш. Ильину, К. Д. Филину: Прошу подготовить проект ответа в УМВД по Тульской области к 17.07.2017. Личная подпись. 05.07.2017.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе либо на специальном бланке, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится.

18. Заголовок к тексту отражает краткое содержание документа. Он должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

- «о чем?» («о ком?»), например: «О создании аттестационной комиссии»;

- «чего?» («кого?»), например: «Должностная инструкция ведущего эксперта».

Точку в конце заголовка не ставят. К тексту документов, выполненных на бланках формата А5, заголовок не оформляется.

19. Отметка о контроле за исполнением документа означает, что документ поставлен на контроль, и, как правило, обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20. Текст документа составляется, как правило, на русском языке. Допускается написание текста документа на государственном языке субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и учреждения, не находящиеся в ведении субъектов Российской Федерации, в обязательном порядке составляются на русском языке.

Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей.  В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления просьбу без пояснения; докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других органов внутренних дел (организаций) или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование органа внутренних дел (организации) автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и др., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах текст излагается от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу», «требую»).

В распорядительных документах коллегиальных органов от третьего лица единственного числа («постановляет», «решила», «решило»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («требуем», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности должностных лиц, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и др.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

21. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется с начала строки через один интервал от основного текста следующим образом: Приложение: по тексту, на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложения: 1. Сведения (форма 3Е), на 5 л. а 1 экз. 2. Справочные материалы по работе подразделений тыла, на 3 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2006 № 02-6/1 72 и приложение к нему, №/вх. № 1345 от 10.06.2006, всего на 3 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается выражение «Приложение №» печатать прописными буквами («ПРИЛОЖЕНИЕ №»), а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

22. Подпись. В состав реквизита «Подпись» в общем случае входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке органа внутренних дел, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);   личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки реквизита. При направлении документа в системе МВД России, а также должностным лицам других организации, имеющим специальные (воинские) звания, в состав реквизита «Подпись» включается специальное (воинское) звание лица, подписавшего документ.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке следования фамилий.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, специальное (воинское) звание, инициалы, фамилия в алфавитном порядке.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Факсимильная подпись руководителя органа внутренних дел может проставляться, как правило, на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и других подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись соответствующего руководителя органа внутренних дел.

Порядок использования факсимильной подписи устанавливается отдельной инструкцией, разрабатываемой органом внутренних дел, в которой устанавливается: чья факсимильная подпись в органе внутренних дел может использоваться как аналог собственной подписи; в каких случаях ставится факсимильная подпись и кто проставляет факсимильную подпись.

23. Гриф согласования документа (внешнее согласование, т е. согласование документа со сторонними организациями) пишется с левой стороны вверху или внизу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование органа внутренних дел), специального (воинского) звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

24. Виза согласования документа  (внутреннее согласование) включает подпись и должность визирующего документ, специальное (воинское) звание, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:

Начальник отдела правового обеспечения

полковник внутренней службы

личная подпись А. Н. Колобов

04.02.2017

При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник Правового управления

полковник полиции

личная подпись В. П. Сидоров

11.02.2017

Замечания излагаются на отдельном л