Вопрос 1. Порядок работы с секретными документами. Учет, хранение, обращение, разработка, размножение, пересылка, уничтожение секретных документов

Учет секретных документов – это регистрация и контроль за их сохранностью.  В практической деятельности органов внутренних дел существует две формы учета секретных документов: журнальная и карточная.

При журнальной системеучета информация о секретных документах хранится в специальных журналах.    При карточной системе учета информация хранится на специальных карточках, отдельно для каждого секретного документа.

При учете секретных документов присваиваются регистрационные номера и фиксируется следующая информация:

-гриф;

- количество листов;

- количество экземпляров;

- источник поступления;

- краткое содержание;

- дата поступления.

Учету подлежат:

- секретные документы;

- рабочие тетради;

- специальные блокноты;

- отдельные листы бумаги.

Хранение секретных документов – это установленный порядок, обеспечивающий содержание в безопасности секретных документов на рабочих местах и в специальных хранилищах, а также порядок, предотвращающий порчу секретных документов, их утрату и несанкционированное копирование.

В рабочее время секретные документы хранятся у исполнителей в личных сейфах или в секретных портфелях (папках). После окончания работы секретные документы сдаются на хранение в режимно-секретные подразделения.

При обращении с секретными документами следует соблюдать следующие правила:

- секретные документы выдаются только под личную роспись;

-работа с секретными документами осуществляется в специальных помещениях;

-при работе с секретными документами на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы;

-запрещается держать секретные документы вместе с несекретными;

- запрещается хранить секретные документы в рабочих столах;

-при приеме посетителей нельзя оставлять секретные документы в положении, удобном для обозрения;

-необходимо убирать секретные документы в сейф при временном выходе из помещения;

-запрещается выносить секретные документы за пределы охраняемой территории;

-при окончании работы с секретными документами необходимо проверить наличие всех секретных документов;

-секретные документы разрабатываются только в специальных блокнотах, рабочих тетрадях;

-степень секретности документа определяется в соответствии с перечнями;

- количество экземпляров секретных документов определяется служебной необходимостью;

-в секретных документах должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;

-запрещается снимать копии с секретных документов без разрешения;

-запрещается самостоятельно уничтожать секретные документы.

Порядок оформления секретных документов:

Гриф;

N экземпляра;

Адрес;

Текст;

Приложения;

Подпись;

Порядок оформления последнего листа:

Исполнители;

Гриф;

Количество листов и экземпляров;

адреса экземпляров;

Машинистка;

Дата.

Размножение секретных документов. Подготовленный секретный документ подается исполнителями для размножения в 1-й отдел РСО.

Сдаются только те листы секретных документов, которые подлежат копированию. После размножения исполнитель получает документы и расписывается за оригинал и за каждую копию. Не подлежат копированию секретные документы с грифом «особой важности».

Секретные документы пересылаются только через РСО предприятия. Полностью оформленный и подписанный секретный документ сдается исполнителем в 1-й отдел для пересылки.

Перед отправкой секретный документ помещается в специальную упаковку, исключающую несанкционированное изъятие секретных документов.

Пересылка секретных документов в другие города осуществляется подразделениями специальной связи Министерства Связи РФ и подразделениями фельдегерской связи МО РФ. При пересылке в рамках одного города используются: курьеры, нарочные, работники РСО, исполнители.

Лица, занятые доставкой секретной почты обеспечиваются служебным транспортом и охраной. Передача секретных документов адресатам осуществляется по разносным книгам, распискам, реестрам под личную роспись принимающего, которая скрепляется печатью 1-го отдела с проставлением времени и числа.

Уничтожение секретных документов. Секретные документы, потерявшие свою практическую и другую ценность, подлежат уничтожению.  Для уничтожения секретных документов приказом руководителя предприятия назначается комиссия в составе не менее 3-х человек.

Порядок работы комиссии:

1) оценка ценности секретных документов;

2) написание акта на уничтожение секретных документов;

3) проведение сверки представленных на уничтожение документов с записями в журналах и карточках учета;

4) проставление росписей в акте и представление его на утверждение руководителю предприятия;

5) уничтожение в присутствии членов комиссии.

Акт на уничтожение хранится в 1-м отделе.

Заключение

Делопроизводство и режим секретности является важнейшим направлением деятельности правоохранительных органов (ОВД), посредством которого решаются задачи по обеспечению:

-приема, учета, отправки документации;

-контроля за своевременным и правильным оформлением документов;

-сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах;

-быстрого нахождения необходимой для реализации функций органов внутренних дел информации в текущих делах и архиве и др.

Деятельность сотрудников правоохранительных органов (ОВД) связана с повседневным составлением, оформлением, изучением самых различных документов. В науке управления в качестве документов рассматриваются любые носители информации, которые могут обращаться в документационных системах, подвергаясь процессам поиска, передачи, хранения.

В современных условиях развития теории и практики управленческой деятельности совершенствование делопроизводства является одним из важных направлений развития МВД России. Одним из путей такого совершенствования является переход на безбумажные технологии делопроизводства посредством автоматизации процессов управления.

Работа с документами всегда требовала больших трудозатрат, а совершенствованию документационных операций препятствовала низкая производительность ручного труда, преобладавшего до недавнего времени в делопроизводстве.

Применение современных компьютерных средств способствует развитию документационного обеспечения управления, а также переходу информационного обеспечения в системе органов внутренних дел на качественно новый уровень.

Библиографический список

Нормативно-правовые акты

1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 года (с изменениями и дополнениями на 21.07.2014 года).

2.Федеральный закон Российской Федерации «О полиции» от 07.02.2011 г. №3-ФЗ (действующая редакция, с изменениями от 30.06.2016 года).

3. Федеральный закон Российской Федерации от 30.11.2011 г. № 342-ФЗ "О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" (в редакции от 03.07.2016 г. № 305-ФЗ).

4. Федеральный закон Российской Федерации от 25.12.2008 г. № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» (в редакции от 15.02.2016 г.).

5. Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в редакции от19.12.20016 года № 442-ФЗ, с изменениями, вступившими в силу с 01.01.2017 года).

6.Федеральный закон Российской Федерации «Об органах федеральной службы безопасности в Российской Федерации» от 3 апреля 1995 года (в редакции от 03.04.2016 года).

7.  Федеральный закон Российской Федерации «О государственной охране» от 27 мая 1996 года № 57-ФЗ (в редакции от 12.03. 2014 года № 29-ФЗ, действующая редакция).

8. Закон Российской Федерации от 21.07.1993 года № 5485-1 «О государственной тайне» (в редакции от 08.03.2015 года № 230-ФЗ, действующая редакция).

9. Указ Президента Российской Федерации от 01.03.2011 г. № 248 «Вопросы Министерства внутренних дел Российской Федерации (вместе с Положением об МВД РФ)» (в редакции от 30.06.2016 г.).

10. Указ Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 года №1203 (с изменениями, внесенными Указом Президента РФ, от 10 октября 2016 года №536) «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».

11. Постановление Правительства Российской Федерации от 06 февраля 2010 г. № 63 «Об утверждении Инструкции и порядке доступа должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне» (в редакции от 18.03.2016 года № 214).

12. Приказ МВД РФ от 20.08.2010 года № 600 «Об утверждении Инструкции о порядке допуска сотрудников федеральных государственных гражданских служащих и работников органов внутренних дел, военнослужащих и гражданского персонала внутренних войск МВД России к государственной тайне».

13. Приказ МВД России от 30.06.2012 года №655 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел с указанием сроков их хранения» (в редакции от 28.05.2013 года №296).

14. Приказ МВД России от 20.06.2012 года № 615 «Инструкция по делопроизводству в органах внутренних дел».

15. Приказ МВД России от 31.03.2015 N 385 "Об утверждении Порядка организации подготовки кадров для замещения должностей в органах внутренних дел Российской Федерации" (Зарегистрировано в Минюсте России 12.05.2015 N 37228).

16. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ- Р. 6.30-2003.

 

Литература

17. Бавсун И.Г. Основы управления и делопроизводства в органах внутренних дел. Учебное пособие.- Омск. Омская академия МВД РФ.- 2011.- 196 с.

18. Бугель Н.В. Обеспечение функционирования механизма управления органами внутренних дел (правовые, методологические и организационные аспекты): Монография. СПб.: СПб ун-т МВД России, 2013.-123 с.

19. Бугель Н.В. Основы управления органами внутренних дел в правовом механизме Российского государства. СПб: СПб ун-т МВД России, 2013.- 234 с.

20. Камышников А.П., Махинин В.И. Основы управления в правоохранительных органах. Учебник/ Отв. ред. Б.С. Тетерин. - М.: Изд-во Московского психолого-социального института; Воронеж: Издательство НПО «Модек», 2004. – 567 с.

21. Маркушин А.Г. Основы управления в органах внутренних дел: учебник для вузов/ А.Г. Маркушин, В.В. Казаков.- М.: Издательство Юрайт, 2016.- 260 с.

22. Основы делопроизводства в органах внутренних дел: курс лекций / В.В. Казаков и др./ Нижегородская академия МВД России. - Н.Новгород: НА МВД России, 2013. - 111 с.

23. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров / И. Н. Кузнецов. - М.: Издательство «Юрайт», 2012. – 307с.

24. Быкова Т. А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебное пособие / Т. А. Быкова, Т. В. Кузнецова, Л.В. Санкина. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2012. - С. 5.

25. Дюкарев Н. Н. Документационное обеспечение управления в ОВД: учебное пособие / Н. Н. Дюкарев; МВД России, ДКО. -М.: ЦОКР МВД России, 2010. - 142 с.

Приложение 1.

В соответствии с приказом МВД РФ № 615 от 20.06.2012 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел РФ» и ГОСТ- Р. 6.30-2003 при подготовке и оформлении документов в органах внутренних дел используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 -герб субъекта Российской Федерации (ГОСТ - Р. 6.30-2003);

03 - геральдический знак - эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации;

04 - код организации;

05- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации (ОВД);

09 - справочные данные об организации (об ОВД);

10 - вид документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на исходящий номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 – указания по исполнению документа;

18 – наименование или аннотация к документу;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

31 – гриф ограничения доступа к документу.

 

Приложение 2.

Основные термины и определения

Альбом форм документов – это сборник прошедших унификацию формуляров документов, т.е. образцов применяемых управленческих документов, в которых приведено строго определённое расположение реквизитов.

Аутентификация – это проверка принадлежности субъекта доступа, предъявленного им идентификатора, подтверждение подлинности.

Входящие секретные документы – это корреспонденция, поступающая в орган внутренних дел.

Государственная тайна – это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Гриф секретности – это реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и (или) сопроводительной документации на него. Установлены три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей сведений, составляющих государственную тайну: особой важности, совершенно секретно, секретно.

Государственная измена – это выдача государственных секретов либо иное оказание помощи иностранному государству, иностранной организации или их представителям в проведении враждебной деятельности.

Делопроизводство – это совокупность документирования управленческой деятельности и документационного обслуживания.

Допуск к государственной тайне – это оформленное в установленном порядке право сотрудников на доступ к сведениям, составляющим государственную тайну.

Доступ к сведениям, составляющим государственную тайну – это санкционированное полномочным должностным лицом ознакомление конкретного сотрудника со сведениями, составляющими государственную тайну.

Документирование - это правильное составление, оформление и печатание документов.

Документооборот – это процесс движения документов внутри органа с одновременной их технической обработкой (получение (прием) или издание, обработка или поиск, исполнение, отправка или передача, хранение и уничтожение).

Исходящие секретные документы – это корреспонденция, подлежащая отправке (рассылке) какому-либо адресату.

Коммерческая или служебная тайна – это информация, имеющая действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности ее другим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Криптография – это преобразование открытого сообщения в шифротекст, его передача по линиям связи и последующая расшифровка.

Ключевая информация – это информация, содержанием которой является криптографический ключ (ключи).

Контроль исполнения документов - это совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах.

Машинописный номер – это основной учетный номер для секретных документов внутреннего обращения.

Носители сведений, составляющих государственную тайну – это материальные объекты, в том числе физические поля, в которых сведения, составляющие государственную тайну, находят свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации (органе внутренних дел), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Органы безопасности – это федеральные органы исполнительной власти в области обеспечения безопасности и его управления (отделы).

Оформление документа - это расположение необходимых реквизитов в документе, обозначенных правилами документирования.

Пропускной режим – это совокупность правил, регламентирующих порядок входа (выхода) сотрудников, въезда (выезда) транспортных средств на охраняемую территорию органов внутренних дел.

Перечень сведений, составляющих государственную тайну – это совокупность категорий сведений, в соответствии с которыми сведения относятся к государственной тайне и засекречиваются на основаниях и в порядке, установленных федеральным законодательством.

Приказ – это правовой акт, устанавливающий управленческие решения по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Режим секретности – это совокупность требований, правил, организационных, технических и иных мер, направленных на сохранность сведений, составляющих государственную тайну.

Режимная территория – это охраняемая территория, на которой проводятся секретные работы, и обеспечивается сохранность сведений, составляющих государственную тайну.

Режимное помещение – это помещение, в котором проводятся секретные работы и (или) хранятся в нерабочее время носители сведений, составляющих государственную тайну, и обеспечивается сохранность указанных сведений.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа. Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов. Государственным стандартом и дублирующими его инструкциями по делопроизводству определено место размещения каждого реквизита на документе.

Разглашение сведений, составляющих государственную тайну – это предание огласке или распространение с нарушением установленного порядка таких сведений лицом, которому они были доверены или стали известны по службе, работе или иным путем, если эти сведения стали достоянием других лиц, не допущенных к такой информации.

Секретные работы – это работы, связанные с использованием сведений, составляющих государственную тайну.

Служебная информация – это несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения, на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Сведения особой важности – это сведения в области военной, внешнеполитической, экономической, научно-технической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб интересам Российской Федерации в одной или нескольких из перечисленных областей.

Совершенно секретные сведения – это сведения в области военной, внешнеполитической, экономической, научно-технической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб интересам министерства (ведомства) или отрасли экономики Российской Федерации.

Секретные сведения – это все иные сведения, составляющие государственную тайну, распространение которых может нанести ущерб интересам предприятия, учреждения или организации в военной, внешнеполитической, экономической, научно-технической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной области деятельности.

Служебная тайна – это сведения ограниченного доступа, ставшие известными сотруднику, в ходе служебной деятельности, распространение которых может нанести ущерб интересам службы и государства.

Система защиты государственной тайны – это совокупность органов защиты государственной тайны, используемых ими средств и методов защиты сведений, составляющих государственную тайну, и их носителей, а также мероприятий, проводимых в этих целях.

Табель документов – это перечень форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач органов внутренних дел.

Утрата документов, содержащих государственную тайну, а равно предметов, сведения о которых составляют государственную тайну – это противоправный выход (в том числе, и временный) их из владения ответственного лица, вследствие которого наступили тяжкие последствия.

Шпионаж – это передача, собирание, похищение или хранение в целях передачи иностранному государству, иностранной организации или их представителям сведений, составляющих государственную тайну.