Делегування повноважень та відповідальності

Суть організаційної структури. Делегування повноважень та відповідальності
Організація - це процес створення структури підприємництва, яка дає змогу людям ефективно працювати разом для досягнення цілей. Організація як процес передбачає два аспекти: поділ організації на підрозділи відповідно до цілей і стратегії та встановлення взаємних повноважень, які пов'язують вищі рівні і нижчими і забезпечують розподіл та координацію завдані. Засобом, який керівництво встановлює відношення між рівнями повноважень, є делегування. Означає передачу завдань і повноважень особі яка бере на себе відповідальність за виконання.
Відповідальність - це зобов'язання виконувати завдання відповідати за їх задовільне розв'язання. Відповідальність не делегується, за результати відповідає менеджер, який делегував повноваження.
Повноваження передбачає обмежене право використовувати ресурси організації і спрямовувати зусилля деяких її працівників на виконання конкретних завдань. Повноваження делегуються посаді, а не особі, яка займає її в даний момент. Розрізняють лінійні і функціональні повноваження.
Лінійні повноваження передаються безпосередньо до підлеглого далі до інших підлеглих. Вони дають узаконену владу. При цьому керівник у межах лінійних повноважень може розв'язувати проблеми без узгодження з вищими керівниками згідно з чинними законами, правилами, звичаями. Ефективність лінійних повноважень залежить від одновладдя, коли чіткість відношень полягає в тому, що підлеглий відповідає тільки перед одним керівником і отримує накази від одного керівника, та обмеження норми керованості, тобто кількості працівників, які безпосередньо підпорядковані цьому керівникові.
Функціональні повноваження делегуються менеджером вищого рівня управління менеджерові нижчого рівня управління в межах однієї і тієї ж функції. Делегування лінійних і функціональних повноважень вимагає ефективних комунікацій, мотивацій, впливу, лідерства і контролю, відповідності між делегуванням і відповідальністю тощо.

41Суть та види організаційних структур
Організаційна структура - це упорядкована сукупність стійковзаємоповязаних ел-ів, які забезпечують ф-ня і розвиток о-ії як єдиного цілого. Серед багатьох організаційних структур найбільш відомі лінійні та функціональні, на базі яких розроблена низка комбінованих структур. Лінійна організаційна структура характеризується здійсненням всіх функцій управління одним керівником. При цьому всі повноваження - прямі (лінійні), що виходять від вищої ланки до нижчої, а звітність - від нижчої до вищої. Вона властива для дрібного бізнесу. Переваги: 1)єдність і чіткість розпорядності, 2)відповідальність, 3)чіткий розподіл обов'язків та повноважень, 4)оперативність прийняття рішень, 5)висока дисципліна.
Недоліки: 1) жорсткість і негнучкість,
2)невідповідність зростаючих вимог сучасного виробництва.
Функціональна організаційна структура опирається на її спеціалізації виконання окремих функцій, управління з виділенням спеціальних підрозділів апарату управління або окремих менеджерів. Вона забезпечує кваліфікованіше виконання всіх функцій управління. Виконавці отримують вказівки від усіх функціональних ланок і лінійного і керівника, тобто створюється подвійне підпорядкування для виконавців. Аналіз переваг і недоліків лінійних і функціональних структур виявив доцільність створення їх комбінацій у вигляді лінійно-функціональних структур. Лінійно-функціональна поєднує переваги лінійної і функціональних структур. Комбіновані структури забезпечують поліпшення якості діяльності функціональних служб з одночасним поліпшенням умов робот лінійного керівника. Лінійні ланки управління приймають рішення та контролюють, а функціональні консультують, інформують, здійснюють організаційні дії та планування. Серед комбінованих структур відомі також бюрократичні дивізійні, продуктові, орієнтовані на споживача, регіональні, програмно-цільові, матричні, координаційні та конгломератні, які формуються залежно від конкретних ситуацій і поставлених цілей.

42Проектування організаційних структур
Проектування організаційних структур здійснюється за допомогою органіграм, які представляють собою схематичні відображення структури управління та всіх зв'язків між службами і органами управління. Органіграми розробляються для порядку в організації, посилення відповідальності, недопущення дублювання функцій, усунення конфліктів.
Проектування та організація чинних структур повинні здійснюватись на основі системи принципів формування організаційних структур управління, до яких відносяться;
- єдність мети організації;
- первинність функцій і вторинність структури;
- простота організаційної структури;
- єдність розпорядництва;
- оптимальність норми керованості;
- оптимальне співвідношення централізованих і децентралізованих форм управління;
- зворотного зв'язку.

43Сутність мотивації як функції управління
Функція мотивації охоплює вироблення і використання стимулів досягнення ефективної взаємодії працівників організації при їх спільній діяльності.
Під мотивацією розуміють процес спонукання себе чи інших працівників на дії, спрямовані на досягнення особистих цілей або цілей організації.
Завдання мотивації - забезпечити виконання роботи працівниками організації відповідно до делегованих їм повноважень і завдань.
В основі мотивації закладені потреби і винагороди. Потреби поділяють на первинні (фізіологічні) і вторинні (психологічні). Винагороди - це все, що людина вважає для себе цінним. Винагороди поділяються на внутрішні (все, що дає робота) і зовнішні (все, що дає організація).

44Змістовні теорії мотивації
До змістовних теорій відносять теорію потреб Туган-Барановського, ієрархію потреб Маслоу, теорію потреб Мак-Клеланда, двофактурну теорію Герцберґа.
За теорією Туган-Барановського, існує п'ять груп потреб: фізіологічні, статеві, симптоматичні інстинкти і потреби, альтруїстичні та потреби практичного характеру.
Згідно з Маслоу, поведінка людини мотивується певними; потребами, які можна побудувати за ієрархічним принципом:
Ідея теорії полягає в послідовній залежності вищої потреби від задоволення потреб нижчого рівня, тобто визначальним чинником у поведінці людини є наростання її потреб залежно від реалізації попередніх потреб нижчого рівня. Теорія Мак-Клелланда ґрунтується на трьох видах потреб вищого рівня: влади, успіху і причетності.
До двофакторної теорії Герцберґа властивий поділ всіх чинників на гігієнічні та мотиваційні. Гігієнічні чинники пов'язані з навколишнім середовищем, в якому ведеться робота, а мотивація - з самим характером і змістом роботи.

45Прецесійні теорії мотивації
Процесійні теорії охоплюють: теорію очікування Врума, теорію справедливості і комплексну прецесійну теорію Портера і Лоулера.
Теорія очікувань ґрунтується на очікуванні людиною деякої можливої події.
При аналізі мотивації до праці теорія очікувань виділяє три взаємозв'язки: затрати праці - результати, результати - винагороди, і задоволеність винагородженням.
Теорія справедливості опирається на суб'єктивне порівняння своїх винагород із затраченими зусиллями та з винагородами інших працівників, які виконують аналогічну роботу. Суть теорії справедливості полягає у тому, що доки працівники будуть вважати винагороди справедливими, вони намагатимуться зменшити інтенсивність праці.
Комплексна теорія Портера - Лоулера. Поєднує елементи теорії очікування і теорію справедливості. Вона охоплює 5 змінних:
1) затрачені зусилля
2) оцінку цінностей
3) результати
4) винагороду
5) ступінь задоволення
Згідно з теорією, результати залежать від затрачених працівником зусиль,його здібностей, характерних особливостей.

46Сучасні мотиваційні теорії
Найпопулярніші мотиваційні стратегії сьогодні є: надання повноважень та альтернативні форми трудових угод.

Надання повноважень - це надання прав працівникам ставити собі власні робочі цілі, ухвалювати рішення та вирішувати проблеми в межах сфери їхньої відповідальності та компетенції. Працівники, які беруть участь в ухваленні рішень, можуть бути більш упевненими в належному виконанні рішень. За допомогою участі в ухваленні рішень працівники можуть ліпше зрозуміти зв'язок між їхнім виконанням роботи та винагородами, яких вони найбільше прагнуть.
Альтернативними трудовими угодами є стислий робочий графік, гнучкий робочий графік, поділ робочого місця і зв'язок на відстані.
Стислий робочий графік передбачає відпрацювання повного сорокагодинного робочого тижня швидше, ніж за традиційні 5 днів.
Гнучкий графік роботи дає працівникам особистий контроль над часом, протягом якого вони працюють. Робочий день розділено на дві категорії - гнучкий час та основний час. Усі працівники повинні бути на своїх робочих місцях протягом основного часу, однак вони можуть обирати свій власний графік протягом гнучкого часу. Тому один працівник може вибрати варіант почати роботу раніше і завершити після обіду; інший починає пізніше і працює до пізнього вечора; а ще інший починає раніше, має довгу обідню перерву і працює до пізнього вечора.
Робота на відстані - дає змогу працівникам частину своєї роботи виконувати не на робочому місці, а переважно вдома.

47Зміст та завдання контролювання
Контроль у м-ті - це процес досягнення цілей о-ії через оцінку та аналіз результатів д-сті. Контроль вважається найважливішим ел-том процесу управління, результати якого дають повну картину про результати д-сті о-ії. Він є підсумковим етапом управлінської д-сті, який дає оцінку досягнутим результатам стосовно запланованих цілей. Мета контролю - перевіряти реальний стан процесів стосовно планів, чинних інструкцій, встановлених норм і положень.

Види контролю

Контроль за часом його здійснення в процесі управління о-єю поділяється на попередній, поточний і підсумковий
Попередній контроль проводиться до початку робіт і реалізується через правила, процедури, поведінку. В о-ії попередній контроль використовується стосовно до людських, матеріальних і фінансових ресурсів. Проведення контролю передбачається під час реалізації функції планування і організації.
Поточний контроль проводиться безпосередньо під час проведення робіт і ґрунтується на зворотному зв'язку, має завдання коригувати відхилення, які виникають у процесі управління для досягнення цілей організації.
Підсумковий контроль проводиться після закінчення роботи. Він дає керівництву о-ії інфо-ію, потрібну для оцінки прийнятих попередньо рішень і планування д-сті на перспективу.

50Характерні риси ефективного контролю
С-ми контролю ефективніші, коли вони інтегровані з плануванням, гнучкі, достовірні, своєчасні та об'єктивні.
Інтеграція з плануванням. Контроль потрібно пов'язувати з плануванням. Що точніший і виразніший цей зв'язок, то ефективніша с-ма контролю. Найліпшим шляхом до такої інтеграції є врахування контролю під час складання планів. Іншими словами, оскільки мету визначають під час процесу планування, то треба приділяти увагу розробці стандартів, які відображатимуть, наскільки добре план реалізовують.
Гнучкість. Система контролю повинна бути досить гнучкою, щоб пристосуватися до змін. Альтернатива - проектування та впровадження нової системи контролю - це неминучі витрати.

Достовірність. М-ри ухвалюють надзвичайно багато рішень, які грунтуються на недостовірній інформації, що може призвести до негативних результатів. У кожному випадку результатом недостовірної інформації є невідповідна дія менеджера.

Своєчасність. Своєчасність не обов'язково означає поспішність. Вона більш притаманна системі контролю, яка забезпечує інфо-єю так часто, наскільки це потрібно. Загалом, чим непевніші та нестабільніші обставини, тим частіше потрібно виконувати контрольні заміри.
Об'єктивність. Система контролю повинна забезпечувати, наскільки можливо, об'єктивну інформацію.

51Суть та класифікація методів управління
Методи управління - способи впливу на окремих працівників і виробничі колективи загалом, необхідні для досягнення визначених цілей.
Основою класифікації методів управління є мотиви, якими керується людина у процесі діяльності.
Мотив - це спонукальна причина дій і вчинків. Мотиви прямо або опосередковано впливають на поведінку, інтереси і потреби людей.
Методи управління ідентифікуються з основними функціями управління: плануванням, організуванням, мотивуванням, контролюванням та регулюванням. Відповідно до цього є наступні основні групи методів управління: економічні, організаційно-розпорядчі (адміністративні), соціально-психологічні, правові ідеологічні та технологічні. Між ними існує тісний зв'язок і взаємозумовленість. Кожний метод має елементи заохочення і покарання.

52Характеристика економічних методів менеджменту
Економічні методи управління - це с-ма ек. важелів і заходів, за допомогою яких здійснюється вплив на керовані об'єкти з метою досягнення поставленої мети і забезпечення єдності інтересів с-ва, п-ва та прац-ків.
Ці методи дають змогу впливати на поведінку об'єктів управління на різних рівнях - від індивіда до д-ви.
До складу економічних методів управління належать:
1.Економічне планування полягає у розробці системи показників, які є найбільш важливими, визначальними показниками госп. д-сті. Ці показники охоплюють усі сфери д-сті п-ва чи о-ії: в-во, реалізацію, закупівлю сировини, матеріалів та товарів, фінанси, запаси товарів і матеріалів, робочу силу та ін.
2. Програми галузевого та регіонального рівня. До них належать:
1) науково-технічні програми
2) програми виконання великих дослідно-конструкторських робіт
3) будівництва та введення в експлуатацію важливих підприємств і споруд та ін.
3.Ефективність реалізації плану залежить від механізму, що регулює с-му екон-х взаємовідносин на рівні окремих п-ств, о-ій і галузей. Таким механізмом в умовах ринкової економіки є комерційний розрахунок. У нац-ій економіці України застосовуються дві форми комерційного розрахунку: повний і внутрішній.
4.До загальнодержавних регуляторів госп. д-сті відносять податки, кредити, регульовані ціни і тарифи, екон.пільги.

53Характеристика соціально-психологічних методів управління
Кожне в-во - знарядь праці, предметів праці, працівників.
Знаряддя та предмети праці, тобто засоби в-ва зумовлюють його о-но-технічні аспекти, а люди з їх потребами психікою-соціальні аспекти.
До соціальних ел-ів відносяться умови праці та відпочинку, рівень кваліфікації, житлово-комунальні питання, можливості духовного і фізичного розвитку, стан працівника у колективі, с-ми оплати та заохочення тощо.
Задоволення роботою може бути зумовлене різними обставинами. Серед них найсуттєвішими є:
o характер праці.
o розмір зарплати;
o престижність професії.
o можливості цікавих зустрічей, поїздок, вражень тощо
o можливість у перспективі отримати бажану професію, роботу;
o специфічні особливості та умови роботи
Для практичного вирішення цих завдань створюються спеціальні соціально-психологічні служби, а об'єктами їх досліджень є малі соціальні групи, формальні і неформальні групи, міжособистістні відносини тощо.
Соціально-психологічні методи можна поділити на:
1) планування соціального розвитку (покращення умов праці, побуту, відпочинку);
2) розвитку трудової і соціальної активності колективу (соціальні заохочення інтересів, обмін досвідом тощо);
3) стимулювання ініціативи (повноваження виступати від колективу на конференціях, входження до складу комісій, публічна похвала, публічна видача грамот, рекомендації для виступу у ЗМІ тощо).