Способы исправления ошибок в учетных регистрах

В первичных документах или учетных регистрах могут быть допущены ошибки. Для обнаружения ошибок в учетных регистрах применяют метод сплошной проверки. При этом все записи в учетных регистрах, в которых обнаружены ошибки, последовательно сверяют с первичными документами или другими учетными регистрами, в которых отражены одни и те же хозяйственные операции. При несовпадении итогов синтетического и аналитического учета для выявления ошибки применяют выборку. При этом делают выборку сумм из аналитических счетов по субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сверяют с данными синтетического счета.

Исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Для исправления ошибок применяются способы: корректурный, дополнительных проводок и «красное сторно» (аннулирование).

Корректурный способ используют, если ошибка обнаружена до составления баланса и не требуется вносить изменения в корреспонденцию счетов. При этом зачеркивают неправильную запись одной чертой, чтобы можно было прочитать зачеркнутое и делают правильную запись. В зависимости от исправления существует три вида оговорок: «Исправленному верить», «Вписанному верить», «Зачеркнутое не читать». Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление вносится в каждый экземпляр.

Дополнительные проводки применяют, если ошибка обнаружена после подведения итогов в учетном регистре. Корреспонденция счетов отражена верно, а сумма операции занижена. В этом случае составляется дополнительная проводка на разницу между правильной и заниженной суммой операции.

Пример.

На основании приходного ордера в учетном регистре была сделана ошибочная запись о поступлении материалов от поставщика на сумму 20000 рублей вместо 25000 рублей.

Дт 10 «Материалы» Кт 60 «Расчеты с поставщиками» 20000 руб.

Для исправления ошибки необходимо составить дополнительную запись на разницу в 5000 рублей (25000 – 20000).

Дт 10 «Материалы» Кт 60 «Расчеты с поставщиками» 5000 руб.

Способ «красное сторно» применяется при исправлении ошибок в корреспонденции счетов или большей, чем следовало суммы. Данный способ применяется для исправления ошибок, выявленных до и после подведения итогов в учетных регистрах. В бухгалтерском учете не используются отрицательные числа, поэтому числа в сторнировочных записях фиксируются красным цветом или обводятся в квадрат. При подсчетах суммы, записанные красными чернилами, вычитаются. Одновременно составляется правильная проводка. В западном учете отрицательные числа помещаются в круглые скобки (20000). В настоящее время этот способ применяется и в отечественной практике.

Пример.

1. При обработке в бухгалтерии первичных документов была сделана ошибочная корреспонденция счетов при оприходовании товара. Товар был принят к учете в составе материалов.

Дт 10 «Материалы» Кт 60 «Расчеты с поставщиками» 25000 рублей.

Для исправления ошибки необходимо сделать сторнировочную запись и правильную запись.

Сторнировочная запись Дт 10 «Материалы» Кт 60 «Расчеты с поставщиками»

 

Правильная запись Дт 41 «Товары» Кт 60 «Расчеты с поставщиками» 25000

2. В бухгалтерии была ошибочная отражена сумма 6000 рублей, выданной заработной платы работнику, вместо 5800 рублей.

Для исправления ошибки необходимо на сумму превышения 200 рублей (6000 – 5800) сделать сторнировочную запись.

Ошибочная запись Дт 70 «Расчеты с персоналом» Кт 50 «Касса» 6000 руб.

Сторнировочная запись Дт 70 «Расчеты с персоналом» Кт 50 «Касса»

 

При исправлении ошибок способом «красное сторно» и дополнительных проводок бухгалтер составляет

справку, в которой указывает первичный документ, допущенную ошибку и дату ошибочной записи.

После составления баланса и других отчетных форм за период никакие исправления в учетных регистрах не допускаются. Таким образом, обеспечивается тождество текущего учета и отчетности.

Формы бухгалтерского учета

Форма бухгалтерского учета представляет собой процесс обработки учетной информации путем последовательной регистрации и группировки (ручным или автоматизированным способом) учетной информации на взаимосвязанных счетах аналитического и синтетического учета в учетных регистрах.

Основные признаки, определяющие форму бухгалтерского учета:

- виды, применяемых учетных регистров и взаимосвязь между ними

- последовательность и способ записи в регистрах

- применение средств вычислительной техники

Признаки, отличающие одну форму бухгалтерского учета от другой:

- количество, применяемых учетных регистров, их назначение, содержание и внешний вид

- взаимосвязь хронологических и синтетических регистров синтетического и аналитического учета

- последовательность и способы записей в учетные регистры

-степень использования средств автоматизации в бухгалтерском учете

Организация самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета и технологию обработки учетной информации и отражает ее в учетной политике.

В настоящее время применяются журнал-главная, мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная и упрощенная формы бухгалтерского учета.

Журнал-главная форма (схема 23) применяется в организациях с небольшой численностью работников и незначительным количеством хозяйственных операций. Книгу ведет один бухгалтер.

Основным регистром синтетического учета при этой форме служит книга «Журнал-главная». В качестве регистров аналитического учета используются ведомости, которые составляются на основе первичных документов: ведомость учета основных средств, ведомость учета материалов, готовой продукции, затрат на производство и прочим операциям. Первичные документы, связанные с кассой, заносят в кассовую книгу. При значительном количестве операций, их сначала фиксируют в ведомостях, а итоговые данные переносят в Журнал-главную.

 

Документы

 

Сверка

Баланс и отчетность

Оборотная ведомость по аналитическим счетам

Сверка

данных

 

Журнал-главная

Дата	№ операции	Документ и содержание операции	Сумма	Счет 01	Счет 02	…
Дт	Кт	Дт	Кт	Дт	Кт
	Сальдо начальное
	Оборот за период
	Сальдо конечное

 

В конце периода в книге подводятся итоги, подсчитываются обороты по каждому счету и выводится конечное сальдо, по которому составляется баланс. Недостатком данной формы является ее громоздкость.

Мемориально-ордерная форма возникла на базе контрольно-шахматной формы в 30-е годы ХХ века.

Бухгалтерские записи при этой форме оформляют составлением мемориальных ордеров. Они выписываются на каждую отдельную операцию или на одну накопительную ведомость. В мемориальном ордере отражается дата, содержание операции, корреспонденция счетов и сумма. Мемориальный ордер подписывает главный бухгалтер. Все мемориальные ордера имеют порядковый номер и заносятся в специальный регистрационный журнал (хронологическая запись). Ежемесячно данные мемориальных ордеров переносят в Главную книгу, которая является регистром синтетического учета. В Главной книге записи группируют по каждому синтетическому счету: с разбивкой дебета и кредита. На счетах Главной книги учитываются текущие обороты за отчетный период. На основании итогов Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета обычной или шахматной формы. Данные Главной книги используют для составления баланса

 

 

Ведомости и карточки (аналитический учет)

Баланс и отчетность

Сверка

данных

Оборотная ведомость по аналитическим счетам

Оборотная ведомость по синтетическим счетам

Сверка данных

 

 

Мемориальный ордер № 15

Первичные документы за сентябрь 200_ г.

По счету № 50 кол-во документов 5

 

№	Содержание операции	Сумма	Дебет	Кредит
	Получено в кассу:
	По чеку № 23512 из банка
	Выручка от реализации продукции
	Возвращено подотчетным лицом
	Итого:
	Выдано из кассы:
	Сдана выручка в банк
	Выдана заработная плата
	Итого:
	Сумма ордера
10.09.200_г. Гл. бухгалтер Н.К. Петрова

 

Счет ___________

Дата	№ мемо- риального ордера	В дебет счета с кредита счетов	Итого по дебету	Дата	№ мемо- риального ордера	С кредита счета в дебет счетов	Итого по кредиту
№	№	…	№	№	…

Аналитический учет ведут в карточках и книгах. Записи в регистры аналитического учета делают непосредственно из документов, приложенных к мемориальным ордерам. В конце месяца составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам. Данные ведомости сверяют с итогами оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Мемориально-ордерная форма учета отличается простотой учетных регистров и техникой учетных записей. Недостаток данной формы в многократности записей одной и той же информации из первичных документов в ведомости, мемориальные ордера, регистры синтетического и аналитического учета.

 

 

Сверка данных

Главная книга

 

 

Журнально-ордерная форма получила развитие в начале 40-х годов ХХ века. Данная форма в настоящее время является наиболее распространенной. Она применяется организациями различных форм собственности, ведущими учет в ручную. Налоговая система также ориентирована на журнально-ордерную форму.

При журнально-ордерной форме данные из первичных документов переносят в накопительные ведомости. Основным учетным регистром является журнал-ордер. Они строятся по шахматному принципу на свободных листах специального графления. В журнале-ордере сочетается хронологическая и систематическая запись. Записи производятся по мере поступления документов или по итогам за месяц. Журналы-ордера имеют номер и открываются для каждого синтетического счета или нескольких взаимосвязанных счетов. Журналы-ордера построены по кредитовому принципу, ведутся по кредиту одного или нескольких однородных счетов. В журналах-ордерах проводят арифметическую обработку бухгалтерских проводок и вычисляют полные обороты по кредиту счетов. Для усиления контроля за движением средств, журналы-ордера применяют в сочетании с накопительными ведомостями.

Журнал - ордер № _____ по счету №______

№ строки	Дата	В дебет счетов	Итого по дебету
№	№	№	№

 

В некоторых журналах-ордерах (ж/о №7 по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами») синтетический и аналитический учет ведут одновременно. При этом записи осуществляются линейным способом, дебетовые и кредитовые обороты размещают по одной линии. По одной строке отражается задолженность и ее погашение по мере оплаты. Общий итого оборотов по дебету и кредиту – используется для синтетического учета. Карточки аналитического учета не используют и оборотную ведомость не составляют.

В журналах-ордерах для учета затрат на производство записи производят в шахматном порядке. При этом дебет счета отражается в подлежащем (по горизонтали), а кредит – в сказуемом (по вертикали).

В журналах-ордерах может быть проставлена типовая корреспонденция счетов. Это делает регистры более наглядными и позволяет избежать ошибок.

В конце месяца подсчитывают итоги по всем карточкам, журналам-ордерам и ведомостям. Итоги сверяют. После взаимной сверки общую сумму кредитового оборота из каждого журнала-ордера записывают в Главную книгу, которая является регистром систематического учета. Главная книга открывается на год, каждому месяцу отводится одна строка. Каждому счету отводится развернутый лист для записи остатка на начало и конец месяца, оборота по дебету. Дебетовый оборот по счету в корреспонденции с оборотами по кредиту разных счетов собирают из разных журналов-ордеров. В Главной книге подсчитывают итого по дебету каждого счета, выводят остаток на конец месяца и составляют баланс.

Главная книга

Счет №_________

Месяц	Обороты по дебету	Итого по дебету	Оборот по кредиту	Сальдо
С кредита счета №__ из журнала-ордера №__	С кредита счета №__ из журнала-ордера №__	...	Дебет	Кредит
Сальдо на 01.01.200__г.

 

В настоящее время крупные и средние организации применяют 16-журнальную форму

 

№ журнала-ордера	Группировка счетов
Ж-О № 1	50 «Касса»
Ж-О № 2	51 «Расчетные счета, 52 «Валютные счета»
Ж-О № 3	55 «Специальные счета в банках»
Ж-О № 4	66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»
Ж-О № 5	58 «Финансовые вложения»
Ж-О № 6	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Ж-О № 6/1	Учет операций по заготовлению и приобретению материальных ценностей (счета 15, 16)
Ж-О № 7	71 Расчеты с подотчетными лицами»
Ж-О № 8	Расчеты с разными дебиторами и кредиторами (счета 58, 60, 62, 68, 73, 75, 76)
Ж-О № 9	Расчеты с дочерними предприятиями и внутрихозяйственные расчеты (счета 60, 62, 75, 76, 79)
Ж-О № 10, 10/1	Учет затрат на производство (счета 02, 05, 10, 15, 16, 19, 20, 21, 23, 25, 26, 28, 29, 97, 46, 40, 76, 69, 70, 94)
Ж-О № 11	Учет отгрузки и реализации (счета 43, 41, 42, 44, 45, 90, 62)
Ж-О № 11/1	Учет реализации и выбытия основных средств и нематериальных активов (счета 01, 03, 04, 91)
Ж-О № 12	Учет источников собственных средств и целевого поступления (счета 59, 63, 80, 82, 83, 84, 96)
Ж-О № 13	Учет собственных основных средств, арендованных основных средств и нематериальных активов (счета 01, 03, 04, 91)
Ж-О № 14	14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей»
Ж-О № 15	Учет прибыли, ее использования и доходов будущих периодов (счета 99, 98)
Ж-О № 16	Учет капитальных вложений (счета 07, 08, 11)

 

Автоматизированная форма учета строится на принципах машинной обработки информации на основе любой из выбранных ручных форм учета.

 

 

Широкое внедрение вычислительной техники привело к созданию автоматизированных рабочих мест бухгалтера (АРМ-бухгалтера). С их помощью выполняются значительно быстрее и надежнее расчетные и другие технические операции, автоматически получают бухгалтерские регистры и отчетность.

Информационно-справочная информация вводится в ЭВМ в начале работы, текущая учетная информация – с первичных документов или учетных регистров. Обработка учетных данных производится по специальным программам. Выходная информация формируется по запросам пользователя.

Использование вычислительной техники привело к созданию и распространению различных бухгалтерских программ, которые облегчают решение информационно-поисковых задач, упрощается работа по подготовке, составлению и распечатке документов. В настоящее время используются как комплексные программы по учету, так и программы по учету отдельных объектов. Осуществляется программа перевода отчетности на дискету с автоматической проверкой и сдачей в налоговую службу на бумажном и техническом носителе.

Упрощенная форма учета предусматривает ведение Книги учета хозяйственных операций, которая содержит синтетические счета, применяемые в организации, и совмещает синтетический и аналитический учет. Данная форма применяется на малых предприятиях, имеющих на балансе собственные основные средства, материалы, готовую продукцию и осуществляющих значительное количество расчетных операций через банк. Все данные из первичных документов заносятся в Книгу учета хозяйственных операций. Операции по кассе отражаются в кассовой книге. Книга учета хозяйственных операций облегчает проведение анализа финансовой деятельности, составление баланса и отчетности. Она служит обобщающим документом.