Ресурсы, функциональные обязанности, ответственность и полномочия

Руководству (менеджменту) организации следует определить и сделать доступными соответству­ющие ресурсы для разработки, внедрения, поддерживания в рабочем состоянии и улучшения системы экологического менеджмента. Ресурсы следует предоставлять своевременно и эффективным образом.

Для определения ресурсов, необходимых для разработки, внедрения и поддерживания системы экологического менеджмента, организации следует рассмотреть:

- инфраструктуру;

- информационные системы;

- подготовку персонала;

- технологии;

- финансовые, человеческие и другие ресурсы, специфичные для функционирования системы.

При распределении ресурсов следует учитывать как текущие, так и будущие потребности органи­зации. Для распределения ресурсов организация может разработать процедуры, позволяющие выяв­лять выгоды и затраты на природоохранную или смежные виды деятельности. В процедуры могут быть включены такие вопросы, как затраты на контроль загрязнений, отходы и их размещение.

Ресурсы и их распределение следует периодически пересматривать и после анализа со стороны руководства должна быть обеспечена их адекватность. При оценке адекватности ресурсов следует ис­ходить из планируемых изменений и/или новых проектов или операций (технологических процессов).

Практический совет — Человеческие, физические и финансовые ресурсы Ресурсная база и организационная структура малого или среднего предприятия могут наложить определенные ограничения на внедрение системы экологического менеджмента. Для преодоления этих трудностей малое или среднее предприятие может рассмотреть возможность стратегического со­трудничества с: a) крупным заказчиком и поставщиком предприятия в целях совместного применения технологий и знаний; b) другими малыми и средними предприятиями, входящими в цепочку поставок или расположен­ными рядом, в целях совместного определения и решения общих проблем в части обмена опытом, ускорения технических разработок, совместного использования оборудования и коллективного привлечения внешних ресурсов; c) организациями по стандартизации, ассоциациями малых и средних предприятий, торговыми палатами с целями организации обучения и реализации программ обеспечения осведомленности в области охраны окружающей среды; d) университетами и другими исследовательскими центрами с целью обеспечения поддержки при повышении производительности и внедрения инноваций.

 

Успешная разработка, внедрение и поддерживание функционирования системы экологического ме­неджмента во многом зависят от того, как высшее руководство определило и распределило ответствен­ность и полномочия внутри организации (см. Практический совет — Структура и ответственность).

Высшее руководство должно возложить на своего (своих) представителя(ей) или функциональное подразделение, обладающих соответствующими полномочиями, знаниями, компетенцией и ресурсами, ответственность за:

a) обеспечение разработки, внедрения и поддерживания функционирования системы экологи­ческого менеджмента на всех уровнях организации;

b) представление отчетов высшему руководству о результативности системы экологического ме­неджмента и возможностях ее улучшения.

Ответственность представителя руководства может распространяться на взаимодействие с заин­тересованными сторонами по вопросам, касающимся системы экологического менеджмента. Предста­витель руководства может также исполнять и другие обязанности в рамках организации. На малых предприятиях эти функции может выполнять генеральный директор.

Организации следует определить и проинформировать о распределении ответственности и пол­номочиях лиц, работающих для организации или по ее поручению, чья деятельность имеет отношение к экологическому менеджменту. Ответственность по экологическим проблемам не следует сводить толь­ко к функциям экологического менеджмента, она также может охватывать другие виды деятельности организации, такие, как функциональный менеджмент или другие обязанности персонала (например, закупки, инжиниринг, качество и т.п.). Ресурсы, предусматриваемые высшим руководством, должны быть достаточными для выполнения возложенных на персонал обязанностей. Распределение ответ­ственности и полномочий следует анализировать при изменениях структуры организации.

 

Практический совет— Структура и ответственность Для обеспечения эффективной разработки и внедрения системы экологического менеджмента необходимо распределить соответствующую ответственность. Пример распределения ответственности за решение экологических проблем приведен ниже.
Пример решения экологической проблемы	Типичное ответственное лицо
Установить общее направление работ	Президент, исполнительный директор, совет дирек­торов
Разработать экологическую политику	Президент, исполнительный директор, другие упол­номоченные лица
Разработать экологические цели, задачи и програм­мы	Менеджеры (руководители) по направлениям
Проводить мониторинг общей результативности сис­темы экологического менеджмента	Главный менеджер-эколог
Обеспечить выполнение законодательных и других требований, которые организация обязалась выполнять	Все менеджеры (руководители)
Содействовать постоянному улучшению	Все менеджеры (руководители)
Идентифицировать ожидания потребителей	Персонал подразделения продаж и маркетинга
Идентифицировать требования к поставщикам	Персонал подразделения закупок, конкретные поку­патели
Разработать и поддерживать процедуры бухгалтер­ского учета	Финансовые менеджеры
Обеспечить соответствие требованиям системы эко­логического менеджмента	Все лица, работающие для организации или по ее по­ручению
Анализировать функционирование системы экологи­ческого менеджмента	Высшее руководство (топ-менеджеры)
Примечание — Компании и учреждения, имеющие различные организационные структуры и нуждающие­ся в определении ответственных за решение экологических проблем, распределяют ответственность на основе имеющейся организации работ. Для малых и средних предприятий ответственным за вышеуказанные виды дея­тельности может быть, например, владелец предприятия.

 

4.4.2 Компетентность, подготовка и осведомленность

Высшее руководство основную ответственность несет за обеспечение осведомленности персона­ла и мотивацию его действий. Это может быть обеспечено путем объяснения значимости экологических ценностей организации, обнародования своих обязательств, включенных в экологическую политику, по­ощрения лиц, работающих в организации или по ее поручению, понимающих важность достижения эко­логических целей и выполнения экологических задач, за которые они несут ответственность или должны отчитываться. В контексте общих экологических ценностей обязательство, принятое на себя каждым сотрудником, позволяет превратить работу в системе экологического менеджмента в эффек­тивный процесс. Лица, работающие в организации или по ее поручению, должны быть также заинтере­сованы в том, чтобы вносить предложения, которые могут привести к повышению экологической результативности.

Организации следует обеспечить, чтобы все лица, работающие в организации или по ее поруче­нию, были осведомлены о важности реализации экологической политики и выполнения требований сис­темы экологического менеджмента, о своих обязанностях и ответственности в рамках системы экологического менеджмента, о фактических или потенциально возможных значимых экологических ас­пектах своей деятельности и связанных с ними воздействиях на окружающую среду, о выгоде повыше­ния экологической результативности и о последствиях нарушения требований системы экологического менеджмента.

Примечание — Лицами, работающими в организации или по ее поручению, считают персонал органи­зации, подрядчиков и, если это применимо, другие привлеченные стороны.

Лицам, чья деятельность связана с фактическими или потенциально возможными значимыми эко­логическими аспектами или соответствующими воздействиями на окружающую среду, следует быть компетентными, чтобы соответствовать требованиям системы экологического менеджмента. Для тех видов деятельности, которые являются наиболее важными для управления экологическими аспектами, организации следует идентифицировать тот уровень знаний и навыков, который будет достаточен для компетентного выполнения данными лицами своих обязанностей. После того как критерии требуемой компетентности будут идентифицированы, организации следует обеспечить, чтобы лица, выполняю­щие эти виды работ, обладали требуемой компетентностью.

Примечание — Требования к компетентности аудиторов приведены в 4.5.5.

Основой компетентности является соответствующее образование. Уровень компетентности необ­ходимо учитывать при приеме на работу новых сотрудников, при профессиональной подготовке и опре­делении будущих требований к навыкам и способностям лиц, работающих в организации или по ее поручению. Уровень компетентности следует также учитывать при выборе подрядчиков и других лиц, работающих для организации или по ее поручению.

Организации следует идентифицировать и оценить различие между уровнем компетентности, необходимым для выполнения какой-либо работы, и уровнем, которым обладает конкретное лицо, выполняющее эту работу. Такое различие может быть устранено путем дополнительного обучения, профессиональной подготовки, совершенствования мастерства и т.п.

В программе обучения (подготовки) следует указать ответственность в рамках системы экологи­ческого менеджмента и учесть имеющийся уровень знаний обучающихся и понимание ими существа предмета.

Программа обучения в области систем экологического менеджмента может включать в себя сле­дующее:

a) идентификацию потребности обучения персонала;

b) проектирование и разработку плана обучения в соответствии с идентифицированной потреб­ностью;

c) верификацию (проверку) соответствия плана требованиям системы экологического менедж­мента к обучению;

d) обучение целевых групп персонала;

e) документирование и мониторинг процесса обучения;

f) оценку результатов обучения на соответствие выявленным потребностям и требованиям.

 

 

Практический совет — Компетентность, обучение (подготовка) и осведомленность Примеры тем «экологического» обучения, которые могут быть предусмотрены организацией, при­ ведены ниже
Тема обучения	Состав обучающихся	Цель
Повышение осведомленности о значимости экологического менедж­мента Повышение общей осведомлен­ности об экологической политике организации   Обучение в области требований системы экологического менедж­мента   Повышение квалификации   Обучение в области обеспечения соответствия требованиям	Менеджеры высшего звена     Все работники     Лица, на которых возложена от­ветственность за реализацию систе­мы экологического менеджмента Работники экологических служб     Работники, чьи действия могут оказать влияние на обеспечение со­ответствия	Получение знаний об экологической политике организации   Получение знаний об экологичес­кой политике, целях и задачах орга­низации и привитие чувства индиви­дуальной ответственности   Инструктирование, как обеспе­чить соответствие требованиям, вы­полнять процедуры и т.п.   Улучшение результативности в областях деятельности, т.е. обеспе­чение функционирования, исследо­вания и разработки и инжиниринга Способствовать обеспечению со­ответствия требованиям регламен­тов по профессиональной подготов­ке персонала, улучшению соответ­ствия применимым законодатель­ным требованиям и другим требова­ниям, которые организация обяза­лась выполнять

 

Обмен информацией

Общие указания — Обмен информацией Организации следует разработать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии процедуры внут­реннего и внешнего обмена информацией о своей экологической политике, ее результативности или другой информацией, необходимой для удовлетворения собственных потребностей и потребностей заинтересо­ванных сторон. Заинтересованными сторонами могут быть, например, соседи, неправительственные орга­низации, клиенты (потребители), подрядчики, поставщики, инвесторы, аварийно-спасательные службы и надзорные органы. Цели и польза такого обмена информацией могут быть следующими: a) демонстрация обязательств организации и ее усилий по повышению своей экологической ре­зультативности, а также результатов таких усилий; b) повышение осведомленности и поощрение заинтересованного диалога об экологической по­литике организации, экологической результативности и других уместных достижениях; c) получение информации, ее рассмотрение и ответы на вопросы, а также получение заключений или другой информации; d) пропаганда постоянного повышения экологической результативности.

4.4.3.1 Внутренний обмен информацией

Обмен информацией между различными уровнями управления и функциональными подразделе­ниями (по вертикали и горизонтали) внутри организации является одним из главных факторов обеспече­ния результативности системы экологического менеджмента. Например, обмен информацией важен для решения проблем координации деятельности, для реализации планов действий и для дальнейшего развития системы экологического менеджмента. Предоставление соответствующей информации работ­никам организации обеспечивает мотивацию их действий в отношении повышения экологической ре­зультативности, что помогает работникам выполнять ответственные функции, а организации — достигать экологические цели и выполнять экологические задачи. Организации следует разработать и внедрить процесс реализации обратной связи между различными уровнями управления организации для получения предложений и сообщений от работников и ответа на них. Нередко важно

предоставлять такую информацию лицам, работающим по поручению организации, например подряд­чикам, поставщикам. Результаты мониторинга системы экологического менеджмента, аудитов и анализа со стороны руководства следует доводить до сведения соответствующих лиц внутри организации.

Можно использовать различные методы внутреннего обмена информацией, например проводить семинары, выпускать внутренние информационные бюллетени, устанавливать информационные стен­ды, вывешивать ящики для создания схем подачи предложений, оформлять сайты в Интернете, обмени­ваться сообщениями по электронной почте, организовывать совещания, совместные комиссии.

4.4.3.2 Внешний обмен информацией

Обмен информацией с внешними заинтересованными сторонами является важным и эффектив­ным инструментом экологического менеджмента. Применение действенных методов может повысить результативность внешнего обмена информацией. Организации следует определить потенциальные за­траты и преимущества различных подходов разработки внешнего обмена информацией, чтобы выбран­ный подход был приемлемым в конкретных обстоятельствах. Также следует рассмотреть вопрос об уместности передачи внешним заинтересованным сторонам информации об экологических аспектах, включая аспекты, относящиеся к поставкам и цепочке производства продукции.

Как минимум, организации следует разработать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии процедуры получения, документирования и ответов на соответствующие запросы заинтересованных сторон. Организация также может счесть полезным документировать процедуры внешнего обмена ин­формацией.

Независимо от того, какое решение примет организация относительно активного внешнего обмена информацией, это решение следует запротоколировать. Организации также следует разработать и внедрить процесс обмена информацией с внешними заинтересованными сторонами при возникновении нештатных ситуаций или аварий, которые могут их касаться или вызывать у них тревогу.

Существует множество методов внешнего обмена информацией, которые могут способствовать по­ниманию и признанию усилий организации в области экологического менеджмента и диалогу с заинтере­сованными сторонами. Методы внешнего обмена информацией могут включать в себя, например, проведение неофициальных дискуссий, дней открытых дверей, создание совместных рабочих групп по экологическим проблемам, организацию диалога с общественностью, участие в общественных мероприя­тиях, оформление сайта в Интернете, отправление информации по электронной почте, выпуск пресс-ре­лизов, издание рекламных объявлений, периодических информационных бюллетеней и ежегодного (или с другой периодичностью) отчета, а также организацию «горячей» телефонной линии.

 

Практический совет — Внутренний и внешний обмены информацией Примерами передаваемой информации могут быть: a) общая информация об организации; b) заявления руководства организации, если это применимо; c) заявление об экологической политике, целях и задачах; d) сообщение о процессах экологического менеджмента (включая сообщение о привлечении ра­ботников и заинтересованных сторон); e) обязательства организации по постоянному улучшению и предотвращению загрязнений окру­жающей среды; f) информация, относящаяся к экологическим аспектам выпускаемой продукции и предоставляе­мых услуг, сообщаемая, например, посредством экологической маркировки и декларации; g) информация об экологической результативности организации, включая наблюдаемые тенден­ции (например, в отношении снижения количества получаемых отходов, сопровождения продукции, по­казателей результативности в прошлом); h) информация о соблюдении организацией законодательных и других требований, которые организация обязалась выполнять, а также о корректирующих действиях, предпринятых в ответ на идентифицированные случаи несоблюдения этих требований; i) дополнительная информация к отчетам, например в виде глоссариев; j) финансовая информация, например о полученной экономии затрат или об инвестициях в эколо­гические проекты; к) возможные стратегии повышения экологической результативности организации; I) информация об инцидентах с экологическими последствиями; m) другие источники информации, например координаты лица (лиц) для контактов или адрес сай­та в Интернете.

При внутреннем и внешнем обменах экологической информацией важно помнить следующее: - информация должна быть понятной и адекватно интерпретируемой; - информация должна быть прослеживаемой; - организации следует представлять точную картину своей результативности; - по возможности, информацию следует представлять в сопоставимой форме (например, следует использовать одни и те же единицы измерения).

 

4.4.3.3 Процессы обмена информацией

При разработке программы обмена информацией организации следует учитывать область, харак­тер и масштабы своей деятельности, значимые экологические аспекты, а также характер и потребности заинтересованных сторон.

Организации следует рассмотреть следующие этапы обмена информацией:

a) сбор информации или поиск информации путем направления запросов, включая получение ин­формации от заинтересованных сторон;

b) определение задач потребителя(ей) и его(их) потребностей в информации или в диалоге;

c) отбор информации, соответствующей интересам потребителя(ей);

d) принятие решения о содержании информации, которую следует передать потребителю(ям);

e) определение методов, приемлемых для проведения обмена информацией;

f) оценка процесса обмена информацией и периодическое определение его результативности.
4.4.4 Документация

Для подтверждения того, что система экологического менеджмента создана и эффективно функ­ционирует, организации следует разработать и поддерживать в рабочем состоянии соответствующую документацию. Целью такой документации является обеспечение необходимой информацией работни­ков и других заинтересованных сторон в той мере, в которой это требуется. Документацию следует со­бирать и поддерживать таким образом, который соответствует уровню культуры и потребностям организации. Документацию следует использовать для расширения и улучшения существующей ин­формационной системы. Объем документации может быть разным для различных организаций, но в любом случае документация должна включать в себя описание системы экологического менеджмента (см. Практический совет — Документация).

Организация может выбрать представление информации в форме руководства, которое содержит общий обзор или основные положения по системе экологического менеджмента и может включать в себя ссылки на другую применяемую документацию. Структура любого руководства по системе экологи­ческого менеджмента не обязательно должна соответствовать требованиям ИСО 14001 или другого стандарта.

Для эффективного управления ключевыми процессами (т.е. теми, которые относятся к идентифи­цированным значимым экологическим аспектам) организации следует разработать процедуру(ы) де­тального документирования, определенный метод (способ) выполнения каждого такого процесса. Если организация не документирует процедуру, то она должна путем информирования или обучения обеспе­чить осведомленность соответствующих работников о требованиях, которые необходимо выполнять (см. 4.4.2).

Записи, содержащие информацию о достигнутых результатах или служащие свидетельством вы­полнения работ, являются составной частью документации организации, и управление ими осуще­ствляется обычно в рамках различных процессов менеджмента (см. 4.5.4).

Документы могут быть оформлены на любом носителе информации (бумажный или электронный носитель, фотографии, плакаты). Они должны быть четкими, легко понимаемыми и доступными для тех, кто нуждается в информации, содержащейся в них. Электронная форма представления документации имеет определенные преимущества, так как ее легко актуализировать, обеспечить контролируемый доступ и использование только действующих версий документов.

Если процессы системы экологического менеджмента приведены в соответствие с процессами других систем менеджмента, то организация может объединять соответствующую документацию на систему экологического менеджмента с документацией этих систем.

 

Практический совет — Документация Примерами документов являются: а) заявления в отношении экологической политики, ее целей и задач; b) описание области применения системы экологического менеджмента; c) описание программ и распределения ответственности; d) информация о значимых экологических аспектах; e) описание процедур; f) информация о процессах; g) организационные схемы; h) внутренние и внешние стандарты; i) планы противоаварийных мероприятий для производственных площадок; j) записи.

Управление документами

При управлении документами системы экологического менеджмента важно обеспечить следую­щее, чтобы:

a) документы можно было легко идентифицировать с соответствующей организацией, подразде­лением, функцией, определенным видом деятельности, или лицом, ответственным за контакты;

b) документы (кроме записей) регулярно анализировались, при необходимости пересматрива­лись и утверждались уполномоченными лицами перед их выпуском;

c) действующие версии соответствующих документов были доступны во всех местах, где они не­
обходимы для эффективного функционирования системы;

d) утратившие силу документы незамедлительно изымались из всех мест их хранения и использо­вания. В некоторых случаях, например для целей подтверждения соответствия законодательству или
для целей сохранения старой информации, устаревшие документы могут сохраняться.

Эффективное управление документами обеспечивается путем:

- разработки соответствующего формата, который содержит уникальное название, учетный но­мер, даты принятия, внесения изменений и пересмотра, а также фамилию ответственного исполнителя;

- установления процедуры анализа и утверждения документов лицами, имеющими соответствую­щие технические знания и полномочия;

- поддерживания эффективной системы распределения документов.

 

Управление операциями

Общие указания — Управление операциями Организации необходимо применять определенные виды управления операциями для выполнения обязательств, включенных в экологическую политику и связанных с достижением экологических це­лей и выполнением соответствующих задач, обеспечением соответствия законодательным и другим требованиям, которые организация обязалась выполнять, а также для управления значимыми экологи­ческими аспектами. Для планирования результативного и эффективного управления операциями орга­низации следует идентифицировать, где, какие средства управления необходимы и для каких целей. Необходимо определить виды и уровни управления, соответствующие потребностям организации. Выбранные средства управления операциями следует поддерживать и периодически оценивать их ре­зультативность.

4.4.6.1 Идентификация потребностей, необходимых при управлении операциями Организация может использовать управление операциями для:

a) управления идентифицированными значимыми экологическими аспектами;

b) обеспечения соответствия законодательным и другим требованиям, которые организация обя­залась выполнять;

c) достижения экологических целей и выполнения экологических задач, обеспечения реализации своей экологической политики, включая выполнение обязательств по предотвращению загрязнений и постоянному улучшению;

d) устранения или минимизации экологических рисков.

При идентификации потребностей, необходимых для управления операциями, организации сле­дует рассмотреть все операции, включая те, которые относятся к выполнению функций менеджмента, такие, как закупки, продажа, маркетинг, исследования и разработки, проектирование и инжиниринг, повседневные процессы, такие, как изготовление, техническое обслуживание, лабораторный анализ и хранение продукции, а также внешние процессы, такие, как поставка продукции и услуг.

Организации следует также решить вопрос о том, каким образом подрядчики или поставщики мо­гут влиять на способность организации управлять экологическими аспектами, достигать поставленных целей и выполнять экологические задачи и в результате обеспечить соответствие законодательным и другим требованиям, которые организация обязалась выполнять. Организации следует разработать ме­тоды управления необходимыми операциями, такие, как документированные процедуры, заключение контрактов или соглашений с поставщиками, а также, при необходимости, доводить до сведения под­рядчиков и поставщиков данную информацию.

4.4.6.2 Разработка управления операциями

Управление операциями может принимать различные формы, например процедуры, рабочие инструкции, средства физического контроля, использование подготовленного персонала и любые сочета­ния этих форм. Выбор конкретных методов управления зависит от множества факторов, таких как умение и опыт людей, выполняющих операцию, от сложности и экологической значимости самой операции.

Общий подход к разработке управления операциями обычно включает в себя:

a) выбор методов управления;

b) выбор приемлемых критериев операций;

c) установление, при необходимости, процедур, определяющих, каким образом следует планировать, выполнять и контролировать идентифицированные операции;

d) документирование, при необходимости, вышеуказанных процедур в виде инструкций, знаков,
форм, видеоматериалов, фотографий и т.п.

Дополнительно к процедурам, рабочим инструкциям и другим механизмам управления, управле­ние операциями может включать в себя проведение измерений, оценки и установление факта, что опе­рации выполняются в соответствии с принятыми критериями.

Организация может разработать процедуры, позволяющие повышать ее способность осуще­ствлять согласованное управление операциями. Управление операциями является важным компонен­том программы (программ) экологического менеджмента организации (см. 4.3.3.2).

Управление операциями должно также распространяться на обучение лиц, осуществляющих функции управления, чтобы гарантировать запланированное управление операциями.

Примечание — Указания по вопросам обучения приведены в 4.4.2.

Как только управление операциями будет внедрено, организации следует обеспечить мониторинг применения установленного управления, а также мониторинг результативности управления, планирова­ния и проведения, при необходимости, корректирующих действий.

 

Практический совет — Управление операциями При разработке или модификации управления операциями и соответствующих процедур органи­зации следует рассмотреть различные операции, связанные со значимыми экологическими аспектами. Примерами таких операций могут быть: a) приобретение, строительство или модификация объектов собственности или средств произво­дства (установок); b) заключение контрактов; c) предоставление услуг потребителю; d) погрузочно-разгрузочные операции и хранение сырьевых материалов; e) маркетинг и реклама; f) процессы производства и технического обслуживания; g) закупки; h) исследования, проектирование и инженерные разработки; i) хранение продукции; j) транспортирование; к) процессы использования (т.е. потребление энергии и воды, рециклинг, управление отходами и сточными водами).