Системный подход в управлении. Организация как открытая система.

Системный подход – это методология рассмотрения разного рода комплексов, позволяющая глубже и лучше осмыслить их сущность (структуру, организацию и другие особенности) и найти оптимальные пути и методы воздействия на развитие таких комплексов и систему управления ими. [11,с.318] Он начался с развития так называемой "теории общих систем", а также многопланового, комплексного подхода к изучению предмета менеджмента. Термин "теория общих систем" был выдвинут Людвигом фон Берталанфи(1901 — 1972) на семинаре в Чикагском университете в 1937 г., хотя распространение он получил лишь в послевоенный период. В основе системного подхода лежит идея декомпозиции и интеграции системы, ее подсистем и элементов при анализе взаимосвязей организации с внешней средой и принятии управленческих решений, обеспечивающих комплексный подход к ее функционированию и получению желаемого результата с учетом совокупного воздействия внешних и внутренних факторов. [13,с.65]

Можно назвать, по крайней мере, три отличительные особенности нового системного подхода от прежнего процессного.

Во-первых, он исходит из многомерности организации и соответствующего ей управления. В управленческой деятельности стало учитываться влияние и взаимодействие множества факторов, находящихся как внутри, так и вне организации и оказывающих прямое и косвенное воздействие на ее функционирование.

Во-вторых, управленческие учения, пользующиеся новым подходом, в большей или меньшей мере исходят из наличия синергетического эффекта. Суть последнего заключается в том, что целое всегда качественно отличается от простой суммы составляющих его частей.

В-третьих, при системном подходе в противоположность процессному изменение каждого элемента управленческой деятельности рассматривается как неизбежно обусловленное изменение всех остальных, а в конечном счете — всей организации. Это требует комплексного решения любых ее проблем: больших и малых, простых и сложных, текущих и перспективных. Системный подход в отличие от всех остальных подходов представляет организацию как единство образующих ее элементов. [25,с.229]

В общей теории систем система определяется как целостность, состоящая из взаимосвязанных частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Организация в мире менеджмента рассматривается как система, состоящая из отдельных элементов, каждый из которых имеет свои характеристики, четко обозначенные цели и непременно вносит свой вклад в ее функционирование.

Выделяют два основных вида систем:

• Закрытая система (относительно закрытая) границы такой системы закрыты для импорта и экспорта вещества, но открыты для энергии (информации).

• Открытая система ее границы открыты как для вещества, так и для энергии.

Системный подход учит, что организация – это открытая система, а управлять организацией – значит воспринимать ее как систему и непременно использовать методы анализа и синтеза.

Для того, чтобы представить себе систему организации воспользуемся, на наш взгляд, очень удачным примером из одного известного учебника «Основы менеджмента» американских авторов - Мескона М.Х., Альберта М., Хедоури Ф.

Авторы говорят, что структуру организации изображают, как правило, в виде плоской двухмерной организационной блок-схемы, что представляет собой удобную модель и помогает увидеть сложные взаимоотношения между подразделениями, структурными единицами и людьми в данной организации. Но, если было бы возможно, более точно отобразить структуру помог бы нам «мобайл», - подвижное изображение, а не блок-схема. Из опыта нам известно, что когда касаешься какого-то участка этого «мобайла», все другие его части также приходят в движение или изменяют свое положение в большей или меньшей степени, в зависимости от того, какой части вы коснулись и с какой силой вы воздействуете на нее. Положение других частей меняется не сразу – необходимо время на реакцию и оно зависит от того, насколько сильно и в каком месте вы касаетесь «мобайла». Точно также, когда руководство меняет один элемент или какую-то одну часть организации, все другие части в определенной степени также испытывают воздействие этой перемены. Эти изменения могут сказаться на будущей эффективности организации в целом. [30,с.77]. Вы увеличили заработную плату. С одной стороны вы имеете более заинтересованных и производительных рабочих (если мотивация была грамотной), а с другой – рост расходов и, возможно, снижение прибыли.

Следует особо обратить внимание на то, что элементы системы должны быть взаимозависимыми или взаимодействующими. Мы можем собрать разнообразные части в «целое», но пока нами не будет обеспечен особый механизм взаимодействия этих частей, «целое» не будет представлять собой систему. Мы можем собрать в единую кучу все детали от автомобиля: они будут весить ровно столько же, сколько и собранный автомобиль и занимать ровно столько же места, но пока технология не соединит их должным способом, а двигатель не придет в движения через еще один элемент системы – бензин, системой мы груду металла, пусть даже самого дорогого не назовем.

Подобно автомобилю все элементы организации взаимосвязаны и взаимозависимы и смогут слаженно работать лишь только тогда, когда будут сведены менеджером в систему. Именно поэтому системное мышление очень важно для менеджеров, особенно для высшего уровня.

Сущность системного подхода Д.М. Гвишиани [12,с.273]обобщает и сводит к следующим основным постулатам:

• формулирование целей и выяснение их иерархии до начала какой-либо деятельности, связанной с управлением, особенно с принятием решений;

• достижение поставленных целей при минимальных затратах посредством сравнительного анализа альтернативных путей и методов достижения целей и осуществления соответствующего выбора

• количественная оценка целей, методов и средств их достижения, основанная не на частичных критериях, а на широкой и всесторонней оценке всех возможных и планируемых результатов деятельности.

Системный подход устранил главный недостаток подходов различных школ к управлению, который заключался в сосредоточении внимания на какой-то одной части организации. Он позволил увидеть организацию в единстве ее составляющих. А поскольку любая организация в обществе является открытой системой, то и в единстве с внешним по отношению к организации миром.