Лекція 4. Організаційно-розпорядчі документи

 

План

4.1 Організаційні документи

4.2 Розпорядчі документи

 

Організаційні документи

 

Усі підприємства, організації та установи у своїй діяльності керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями. Усі ці документи називають організаційними.

Організаційна діяльність установи полягає у розробці та затвердженні комплексу організаційних документів, котрі містять правила, норми, установлюють статус організації, її компетенцію, структуру, штатну чисельність, функціональний зміст діяльності організації в цілому, її підрозділів та працівників, їх права, обов'язки, відповідальність тощо.

До організаційних документів належать: статут організації, положення про структурні підрозділи, колегіальні та дорадчі органи, регламенти роботи колегіальних і дорадчих органів, штатний розклад, інструкції за окремими видами діяльності, котрі потребують регламентації (наприклад, інструкція з діловодства, посадова інструкція).

Організаційні документи містять положення, обов'язкові для виконання, вони реалізують норми адміністративного права і слугують правовою основою діяльності установи.

Мета розробки організаційних документів - найбільш раціональний розподіл і кооперація праці між підрозділами та працівниками.

Організаційні документи належать до безстрокових і діють до їх відміни чи до затвердження нових. У стабільно працюючій установі необхідність перегляду, зміни чи доповнення організаційних документів може виникати один раз на декілька років. Залежно від характеру і глибини змін у діяльності установи організаційні документи розробляються заново або в них вносяться необхідні зміни, доповнення розпорядчими документами.

Організаційні документи за своєю формою бувають типові та індивідуальні.

Положення - це правовий акт, що окреслює основні правила діяльності організації та її структурних підрозділів. Положення затверджує вищий орган управляння або керівник підприємства.

Статут - це юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організації, установи, товариства громадян, їхні стосунки з іншими організаціями та громадянами, визначають їх структуру, функції, правовий статус та обов’язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності. Після затвердження повноважним органом статути підлягають обов’язковій реєстрації у відповідних державних органах (для товариств, приватних підприємств та малих підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси об’єкта підприємницької діяльності). Вони видають підприємству свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера, юридичної адреси, після чого новостворена організація починає свою діяльність. Статути можуть бути типові та індивідуальні (табл. 4.1).

 

Таблиця 4.1. – Види статутів та їх основна характеристика

Група	Для кого розробляється	Приклади організацій	Ким затверджується
Типові (загальні)	Для певних груп організацій, підприємств, товариств	Акціонерні товариства (АТ), малі підприємства (МП), товариства з обмеженою відповідальністю (ТОВ) тощо	Вищими органами державної влади та управління, з’їздами громадських організацій.
Індивідуальні	Для певної організації шляхом конкретизації типового статуту	АТ «Мальва», МП «Колобок», ТОВ «Іриска»	Вищою установою, якої підпорядковане підприємство, організація

 

Реквізити статуту: гриф затвердження вищою установою чи органом управління, назва виду документа, заголовок, текст, відмітки про погодження та реєстрацію, дата.

Статут є основою для розробки положення про структурний підрозділ. Статути розробляються для груп організаційно-правових форм підприємств (наприклад, статут орендного підприємстватощо).

Рубрикація для статуту є обов’язковою; нумерують не лише розділи, а й пункти у межах кожного розділу. Тексти ділових документів мають стандартні початки і закінчення.

Інструкція - це правовий акт, який створюють органи управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян. Інструкція належить до категорії організаційних документів, які видаються міністерствами, установами. Даний документ - це нормативний акт, що регламентує різні питання. Вирізняють інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуатації різного устаткуваннята інші. Кожна з них має бути затверджена вищим органом управління або керівниками організації із зазначенням терміну введення інструкції в дію. Текст інструкції складається з розділів, які можуть бути поділені на пункти та підпункти. Він викладається від третьої особи або в безособовій формі. Інструкція оформляється на бланку. Формуляр має такі реквізити: найменування закладу, структурного підрозділу, виду документа, коротке формулювання змісту (заголовок), текст, посада і прізвище особи, відповідальної за її складання, підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором.

В організації суттєву роль відіграють посадові інструкції, які визначають організаційно-правовий статус працівника в структурному підрозділі. Посадові інструкції розробляються, як правило, на основі типових посадових інструкцій для працівників окремих категорій. Розробляє та підписує посадову інструкцію керівник структурного підрозділу, затверджує її керівник організації (установи). Текст цього документа має бути коротким, точним, зрозумілим, оскільки інструкція призначена для постійного користування. Текст викладають від другої, третьої особи або у безособовій формі.

Посадові інструкції розробляються не менш ніж у двох примірниках, на загальному чи спеціальному бланку або на чистих аркушах паперу формату А4. На одному з примірників розташовують реквізити погодження та ознайомлення посадової особи з інструкцією.

Правила - це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки.

Вирізняють кілька груп правил: правила внутрішнього трудового розпорядку, правила підготовки документації до здавання в архів, правила експлуатації.

Оформляють правила на загальних або спеціальних бланках з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки цей документ вимагає також грифа затвердження. Формуляр-зразок документа наводиться нижче (рис. 4.1.).

 

 

Рисунок 4.1 - Формуляр-зразок правил

 

Розпорядчі документи

 

Розпорядчі документи - це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації. Підставами для створення розпорядчих документів служать:

♦ закони Верховної Ради,

♦ укази Президента;

♦ постанови й розпорядження Кабінету Міністрів;

♦ вказівки вищих організацій, органів державної влади і управління;

♦ діяльність органів управління, яка передбачена нормативними актами, положеннями, статутами, інструкціями та ін.;

♦ інші підстави, що викликають потребу у правовому регулюванні роботи апарату управління.

Вирішення найважливіших питань викладається у таких розпорядчих документах як постанова, рішення, наказ, розпорядження, вказівка.

Видання розпорядчих документів є обов’язковим у таких випадках:

♦ з організаційних питань - створення, реорганізація, ліквідація організацій або структурних підрозділів, затвердження структури організації, визначення прав та обов’язків посадових осіб, підведення підсумків діяльності організації;

♦ у сфері планування - визначення порядку і термінів складання планів, затвердження перспективних і річних планів, зміна орієнтовних показників розвитку організації;

♦ в галузі виробництва - проведення заходів із впровадженням інновацій, випуску продукції або нових спеціалізованих видів послуг;

♦ у сфері розвитку установи та капітального будівництва - затвердження техніко-економічних обґрунтувань нового будівництва, прийняття до експлуатації готових об’єктів;

♦ у сфері фінансів - затвердження фінансових звітів, отримання банківських кредитів;

♦ у галузі управління трудовими ресурсами - затвердження штатного розкладу, посадових окладів і ставок, затвердження розмірів заохочень, покарань, оформлення відряджень тощо.

Наведений перелік не є вичерпним і включає лише найбільш характерні й стабільні підґрунтя для обов’язкового видання розпорядчих документів. У практиці діяльності муніципальних органів управління найчастіше зустрічаються такі розпорядчі документи, як постанова, що видається колегіальним органом управління, та розпорядження, котре видається міським головою в межах його компетенції та розповсюджується на територію, підпорядковану місцевій раді. В діяльності підприємств та організацій найчастіше застосовуються наказ та розпорядження.

Постанова -це правовий акт, який приймають вищі та деякі центральні органи управління з метою розв’язання найбільш важливих і принципових завдань та встановлення стабільних норм і правил поведінки, а також колегіальні органи управління. Постанова - завершальна частина протоколу засідання колегіального органу. Такі постанови вводять до протоколу або додаються до нього. У разі необхідності їх можна оформляти як витяг з протоколу. Постанови приймаються Верховною Радою України, Кабінетом Міністрів України, місцевими радами та іншими колегіальним органами управління.

Текст постанови складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої.

Констатуюча частина містить вступ, оцінку ситуації або посилання на розпорядчий документ вищої установи.

У розпорядчій частині наводяться запропоновані постановою заходи, визначаються виконавці й термін виконання. Текст викладають у наказовій формі. Постанову підписують дві особи: голова колегіального органу та керуючий справами (секретар).

Розпорядження - це правовий акт управління державного органу та органу місцевого самоврядування, що видається у рамках наданої посадовій особі, державному органу, органу місцевого самоврядування компетенції і є обов’язковим для громадян та організацій, яким він адресований. Цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб та громадян. Розпорядження бувають загальні та спеціальні.

Розпорядження видаються Кабінетом Міністрів України, місцевими радами, а також керівниками місцевих державних адміністрацій, міськими головами, адміністрацією підприємства, закладу в межах наданих законом прав для розв’язування оперативних питань.

Текст розпорядження складається з констатуючої та розпорядчої частини.

Констатуюча частина містить інформацію про причину, з якої видано розпорядження, а розпорядча - завдання з подолання проблем, що виникли. В розпорядчій частині визначається особа, яка нестиме відповідальність за виконання завдання, вказуються терміни виконання розпорядження.

Встановлювані в розпорядженні завдання мають бути конкретними і реальними, спрямованими на досягнення у найкоротший термін мети, визначеної розпорядженням, з переліком виконавців та особи, на яку покладено контроль за виконанням розпорядження й визначенням термінів завдань. Після підписання розпорядження на ньому проставляється дата, індекс, гербова печатка. Розпорядження обов’язково доводиться до відома підлеглих.

Розпорядження - один з основних документів, який видається міськими головами та головами ради відповідного рівня. Голова ради, міський голова на виконання Конституції України, законів України видає одноособово в межах власних повноважень розпорядження і несе за них відповідальність згідно з законодавством. У разі відсутності голови його повноваження щодо видання розпоряджень виконує перший заступник.

Проходження проекту розпорядження міського голови дуже складне і складається з декількох етапів. Проекти розпоряджень вносяться за поданням керівників головних управлінь, управлінь, відділів і служб виконавчих органів місцевої влади та підпорядкованих їй органів місцевого самоврядування нижчого рівня. Виклад окремих пунктів, додатків та тексту в цілому має бути органічно пов’язаним; він не повинен допускати можливості подвійного тлумачення змісту. Обов’язковою складовою частиною розпорядження є заголовок, що стисло розкриває його зміст. Преамбула проекту розпорядження крім мотивів та цілей його видання повинна містити посилання на відповідний закон або нормативні акти, що регулюють предмет правовідносин, зазначених у розпорядженні. Проект розпорядження повинен містити пункт щодо особи, яка здійснює контроль за його виконанням.

На проекті розпорядження друкуються дані про подання і погодження проекту, а саме вказується структурний підрозділ, який виніс проект розпорядження, та посадові особи, з якими проект розпорядження було погоджено. Проект розпорядження візують керівник та юрисконсульт головного управління, управління, відділу чи служби, яка вносить проект, керівники заінтересованих організацій, голови відповідних нижчих органів місцевого самоврядування у разі, коли це стосується інтересів підпорядкованих їм територій. При цьому, якщо дата погодження, зазначена під час візування, перевищує 30 діб до подання на підпис проекту розпорядження, вона вважається недійсною.

Підготовлений проект розпорядження подається в секретаріат відповідного заступника міського голови. Завідуючий секретаріатом забезпечує погодження поданого проекту розпорядження з заступником міського голови, якому підпорядковане управління, відділ, що вносять проект, літредактором та керівником юридичної служби. Проекти розпоряджень, що мають нормативний характер й загальноміське значення, погоджуються з усіма заступниками міського голови. Перший заступник міського голови візує проект розпорядження останнім. Термін розгляду та погодження проекту розпорядження не повинен перевищувати одного дня, а тих документів, що вимагають додаткових узгоджень, - три дні.

Проекти розпоряджень погоджуються юридичною службою протягом трьох днів, а ті, що вимагають додаткового опрацювання - до семи. При цьому візують усі сторінки проекту розпорядження і додатків до нього (зі зворотного боку). Після візування проекту розпорядження юридичною службою внесення до нього змін і доповнень не допускається. Зауваження та пропозиції, що виникають під час погодження проекту розпорядження, викладаються в письмовій формі на окремому аркуші. Виправлення, дописування та інші зміни тексту розпорядження під час погодження не допускаються.

В разі неможливості узгодження позицій щодо спірних питань на рівні структурних підрозділів організації, установи рішення про зняття або врахування зауважень ухвалюють відповідно перший заступник міського голови, заступник голови, до відання якого належить конкретне питання. У цьому випадку віза заступника міського голови на проекті підтверджує остаточну редакцію проекту, що вноситься. В окремих випадках такі проекти розпоряджень можуть бути запропоновані для колегіального обговорення та ухвалення рішення.

Рішення про внесення проекту розпорядження на колегіальне обговорення приймається міським головою за письмовим обґрунтуванням відповідного заступника голови. Проекти розпоряджень, що подаються на підпис в остаточній редакції, мають містити візи керівника головного управління, управління, відділу або служби, що зробила подання, відповідного заступника голови, заступника голови - керівника секретаріату, керівника юридичної служби.

Додатки до розпоряджень візують керівник управління, відділу або служби, що зробила подання, відповідний заступник міського голови, керівник юридичної служби. Підписує додатки до розпоряджень заступник міського голови - керівник секретаріату.

Відповідальність за якість підготовки проекту розпорядження, відповідність вимогам чинного законодавства та літературне редагування несе заступник міського голови, до компетенції якого належать зазначені питання, та юридична служба. Підготовлений і погоджений в установленому порядку проект розпорядження у двох примірниках разом з іншими необхідними документами та розрахунком розсилки подається завідувачем секретаріату відповідного заступника міського голови до сектора редагування та випуску розпоряджень загального відділу.

Розрахунок розсилки розпорядження повинен містити повну адресу організацій-одержувачів та бути підписаним завідувачем секретаріату відповідного заступника міського голови. Сектор редагування та випуску розпоряджень загального відділу здійснює контроль за дотриманням вимог щодо підготовки проектів розпоряджень, і в разі їх порушення повертає проект виконавцям. Проекти розпоряджень подаються на підпис міському голові завідуючим загальним відділом.

Підписані розпорядження оформляються сектором редагування та випуску розпоряджень, який забезпечує зняття необхідної кількості копій розпорядження відповідно до розрахунку розсилки і відправлення їх зазначеним у розрахунку організаціям через сектор службової кореспонденції загального відділу. Розпорядження міського голови набирають чинності з моменту їх видання, якщо інше не зазначено в розпорядженні. Розпорядження, що стосуються прав і обов’язків громадян і мають загальний характер, доводяться до відома населення прес-службою міського голови.

Наказ - це правовий акт, розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції. Накази видаються на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів і директивних вказівок вищестоящих органів влади.

Відомі групи наказів наводяться в табл.4.2. Як видно з таблиці, за призначенням накази поділяють на два види: накази з основної діяльності, накази з особового складу.

Таблиця 4.2. - Види наказів

Група наказів	Зміст, мета
Наказ з особового складу	Оформляють призначення, переміщення, звільнення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення, нагородження та накладання стягнень
Наказ із загальних питань (з питань основної діяльності) а) ініціативний	Видається для оперативного впливу на процеси, що виникають всередині організації (підприємства)
б) на виконання розпоряджень вищих органів управління	Видається при створенні, реорганізації, ліквідації структурних підрозділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підсумовуванні діяльності установ

 

Накази з основної діяльності - це правові акти, в яких оформляють рішення керівника, пов’язані з організацією роботи підприємства в цілому чи його структурних підрозділів. Такі накази видають, коли необхідно довести до відома працівників директивні документи, що надійшли від вищих органів, спланувати конкретні заходи щодо їх виконання, призначити відповідальних осіб, терміни проведення цих заходів.

Накази з основної діяльності оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. Перевага надається поздовжньому розташуванню основних реквізитів.

Складання й оформлення наказу регламентуються інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами. В них передбачено обов’язкове дотримання низки вимог і правил, що мають забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне виконання їх, правильне та всебічне вирішення питання.

Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

Констатуюча частина містить вступ, доведення та висновок.

Розпорядчу частину починають зі слова «НАКАЗУЮ». Вона складається з пунктів, що поділяються на такі частини: дія, термін виконання та відповідальність за виконання. Текст наказу повинен мати наказову форму. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу. Кожен пункт наказу нумерується арабськими цифрами, розпочинається з називання виконавця (у давальному відмінку), продовжується називанням дії (в інфінітиві) та зазначенням строку виконання (за десятинною системою написання дати).

Проект наказу слід обов’язково погоджувати з усіма зацікавленими особами (структурними підрозділами) даної організації, а в разі потреби - й з представниками інших організацій. Якщо встановлені правила видання наказу порушено, то він втрачає юридичну силу; його необхідно скасувати. До проекту наказу додають документи, що обумовлюють його доцільність.

Проект наказу погоджується з такими особами: заступником керівника, куратором з питань, керівниками підрозділів, юристом організації. Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо в тексті не зазначено іншого терміну. Право підписання наказу визначається законодавством: переважно таке право мають керівники, а також деякі посадові особи відповідно до їхніх повноважень та компетенції. Накази видають на підставі й з метою виконання чинних законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Керівник може видавати накази з усіх питань, що входять до його компетенції.

Здебільшого наказ діє до того моменту, доки його не буде скасовано, або доки не закінчиться термін його дії, визначений у самому тексті. Скасовувати накази може тільки уповноважена особа чи інстанція.

Накази бувають нормативні та індивідуальні. Наприклад, наказ керівника про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку належить до нормативних. Він є загальним (безособовим), оскільки стосується не конкретних осіб, а цілого колективу. Наказ про преміювання конкретних працівників носить індивідуальний характер.

Незважаючи на наявність великої кількості спільних ознак між розпорядженням та наказом, ці документи суттєво відрізняються: накази найчастіше видаються стосовно загальних, всеохоплюючих питань, а розпорядження - часткових; ключовими словами, що використовуються при складанні наказу, є «НАКАЗУЮ», а розпорядження - «пропоную», «зобов’язую», «доручаю», «вимагаю», «дозволити» тощо; накази видають лише перші керівники підприємства, а розпорядження можуть видавати також керівники структурних підрозділів підприємства.

Рішення (ухвала) - це правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями (виконавчими комітетами) та іншими колегіальними органами. Рішенням (ухвалою) оформляють також результати діяльності інших колегіальних органів - колегій міністерств та відомств, наукових рад, судів тощо. В ухвалі зазначається територія, коло осіб, на яких вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов’язані контролювати виконання документа. Населення ознайомлюють з рішенням через засоби масової інформації. Ухвалами також називаються спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами. Коло питань, з яких приймаються рішення місцевих рад, досить широке, оскільки останні проводять регулювання усіх галузей господарського і соціально-культурного життя території. Рішення й розпорядження виконкомів, що прийняті в межах наданих їм прав, є обов’язковими для виконання всіма підприємствами, установами і організаціями, які розташовані на території, що підпорядкована раді, а також для виконання службовими особами і громадянами. Нижче наводяться зразки рішень міської ради та виконкому міської ради.

Як правило, на першій сторінці документа або на її звороті проставляються візи усіх заступників міського голови, керівників структурних підрозділів, начальника юридичного відділу та завідувача протокольної частини, з якими погоджується проект.

За своїми юридичними властивостями рішення виконкомів та рад можуть бути нормативними або індивідуальними. Нормативними можна назвати рішення про режим роботи підприємств торгівлі та побутового обслуговування населення, індивідуальними - рішення про прийняття до експлуатації тієї чи іншої будівлі, встановлення опікунства тощо.

Рішення місцевих рад, а також їх виконкомів укладаються за єдиною формою.

Розпорядчі документи, що розглядаються, містять такі основні реквізити: зображення герба України; назву місцевої ради або її виконавчого органу; зазначення місця видання; назву виду документа; дату і номер; заголовок; текст рішення; підпис голови; печатку.

Звичайно рішення складаються із вступної частини, у якій констатується стан питання, що розглядається, і постановчої, що містить перелік заходів із зазначенням термінів виконання й перелік службових осіб, що відповідають за своєчасне втілення їх у життя, а також тих, кому доручено контроль за виконанням ухвали.

Вказівка - це розпорядчий документ, який готують міністри, керівники об’єднань, організацій, установ. Вказівка - правовий акт керівників єдиноначальних органів державного управління, пов’язаний із виконанням наказів, інструкцій та інших актів вищих органів управління, переважно інформаційно-методичного характеру.

Вказівки видаються при оформленні відряджень, рішень поточних організаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.

 

Контрольні запитання:

1. Типологія організаційно-розпорядчих документів.

2. Статут та інструкція як види організаційно-розпорядчих документів.

3. Постанова та ухвала, розпорядження як особливі типи організаційно-розпорядчих документів.

4. Наказ: визначення поняття, групи наказів, особливості оформлення.

5. Обліково-фінансові документи: загальна характеристика.

6. Специфіка доручення як обліково-фінансового документа.

7. Розписка: поняття, особливості складання.