Оформлення особових справ працівників

 

Особова справа – це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона займає основне місце у системі персонального обліку працівників.

Особові справи працівників органів державної служби ведуться відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731. У практичній роботі використовуються Методичні рекомендації щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затверджені наказом начальника Головдержслужби від 5 липня 1998 року №24 з доповненнями, внесеними наказом Головного управління державної служби України від 12 грудня 2000 року № 73, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 27 грудня 2000 року за № 956/5177.

Формування особової справи розпочинається з дати розгляду питання про призначення на посаду державного службовця.

В особовій справі повинні міститися такі документи:

♦ особова картка (форма П-2ДС) із відповідними додатками та фотокарткою розміром 4 х 6 сантиметрів;

♦ копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації;

♦ відповідно до статті 13 Закону України “Про державну службу” відомості про доходи, зобов’язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця чи особи, що претендує на заняття посади державного службовця (далі – претендент), і членів його сім’ї;

♦ підписані претендентом попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов’язані з прийняттям на державну службу та її проходженням, а також документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця;

♦ довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці (для відповідних посад);

♦ біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби);

♦ погодження, передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів;

♦ довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву);

♦ направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів);

♦ заява про участь у конкурсі, протокол (витяг з протоколу) конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на конкурсній основі);

♦ заява про проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);

♦ заява щодо призначення на відповідну посаду.

Після призначення працівника на посаду державного службовця до особової справи додаються:

♦ наказ, розпорядження про призначення на посаду;

♦ копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня про призначення (рішень про обрання) на посаду (у випадках, передбачених законодавством);

♦ текст Присяги, скріплений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу);

♦ копії документів про надані пільги;

♦ копія паспорта;

♦ копія військового квитка (для військовозобов’язаних);

♦ опис документів особової справи.

Працівник кадрової служби, отримуючи матеріали до особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність зазначених у них відомостей оригіналам документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту тощо).

Особова справа повинна бути сформована і зареєстрована у книзі обліку руху особових справ не пізніше тижневого терміну з дня призначення на посаду. Не рекомендується включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування. Не включаються також документи другорядного значення: довідки з місця проживання, про житлові умови, про стан здоров’я (вони не підлягають тривалому зберіганню).

Копії документів про освіту, які включаються до особової справи, повинні бути засвідчені в установленому порядку. Це ж стосується копій наказів або витягів із них.

Документи особової справи підшиваються в спеціально виготовлених обкладинках або у стандартних швидкозшивачах. На обкладинці особової справи необхідно зазначити:

♦ повну назву органу державної служби;

♦ номер справи;

♦ прізвище, ім’я та по батькові (у називному відмінку);

♦ дату заведення та закінчення особової справи (день прийняття на роботу і день звільнення).

Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення, подання на звільнення та ін.) підшивають в особову справу. У додатку до особової справи робиться запис про звільнення працівника.

Після цього особова справа вилучається та зберігається у підрозділі по кадрах протягом двох років, потім здається на зберігання в архів органу державної служби.

При підготовці особової справи до передачі в архів у кінці справи оформляється на окремому аркуші підсумковий запис.

У ньому зазначається цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів справи і окремо (через “+”) кількість аркушів внутрішнього опису.

Підсумковий запис підписується його укладачем (з розшифруванням посади і підпису), проставляється дата.

 

Офіційно-особові документи

 

Документи з особового складу.

Автобіографія - це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії. Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Основні вимоги під час його написання – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

Реквізити:

♦ назва виду документа.

♦ текст, у якому зазначаються:

- прізвище, ім’я, по-батькові;

- дата народження;

- місце народження;

- відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися);

- відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад);

- короткі відомості про склад сім’ї.

♦ дата написання.

♦ підпис.

Заголовок («Автобіографія») пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч під текстом, підпис автора – праворуч. Автобіографія має дві форми: - автобіографія-розповідь – з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей, - автобіографія-документ – з точним поданням фактів.

Резюме - це документ, в якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу.

Реквізити:

♦ назва виду документа.

♦ текст, що містить таку інформацію:

- домашня адреса, телефон, e-mail;

- прізвище, ім’я, по-батькові;

- мета написання документа;

- особисті данні (дата народження; сімейний стан; національність);

- відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися; ступінь володіння іноземними мовами(при потребі);

- відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади, із зазначенням стажу роботи);

- відомості про публікації (якщо потрібно);

- інша інформація на вимогу роботодавця.

♦ дата (при потребі).

♦ підпис (при потребі).

Резюме повинно бути детальним, і, водночас, лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Для того, щоб досягнути успіху, під час складання резюме варто дотримуватись певних правил:

1. Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо.

2. Намагайтесь вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку ви хочете обійняти.

3. Для кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме.

4. Намагайтесь не вживати такі слова, як „я”, „ми”. Замість них вживайте на початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, вивчав, обізнаний з.

5. Не надсилайте своєї фотокартки, якщо цього спеціально не передбачено.

6. Не вказуйте розмір заробітної плати й особисті відомості.

7. Для передруку резюме використовуйте якісний папір стандартного розміру.

8. Якщо ви обіймаєте не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередитися на великому досвіді роботи й набутих навичках.

Характеристика - це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.

Реквізити:

♦ назва виду документа.

♦ заголовок (прізвище, ім’я, по-батькові у родовому відмінку особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; посада;при потребі – місце проживання).

♦ текст, який містить такі відомості: - трудова діяльність працівника;

- ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни;

- моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);

- висновки;

- призначення характеристики (при потребі).

♦ дата складання.

♦ підпис керівника установи (при потребі – інших відповідальних осіб).

♦ печатка.

Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

Трудова книжка

Це основний документ, що фіксує трудову діяльність працівника. Трудова книжка служить для встановлення загального, безперервного й спеціального трудового стажу. До трудової книжки заносяться відомості про його звільнення, переміщення. Трудова книжка зберігається у відділі кадрів підприємства, організації або установи, де працює її власник. Працівник забирає її лише тоді, коли переходить працювати до іншої установи. У разі її втрати дублікат видається за останнім місцем роботи. Згідно із чинним законодавством працівник має право взяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою. Трудові книжки оформляються на всіх працівників підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, включаючи осіб, які є співвласниками(власниками) підприємств, установ, фермерських господарств, сезонних і тимчасових працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню. Трудові книжки не оформляються на працівників, які працюють за сумісництвом та на умовах трудового договору у підприємців, що не є юридичними особами, а також на працівників, які працюють в окремих громадян з їх обслуговування (домашні робітниці, няньки, водії, охоронці та ін.). Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення – у день звільнення. Відомості про працівника записуються на 1-й і 33-й сторінках українською мовою. Прізвище, ім’я, по батькові, дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

 

Контрольні питання:

1. Що належить до документації щодо особового складу?

2. Які реквізити характерні для заяви? Як вони розташовуються?

3. Що таке «характеристика»? Які реквізити мають бути в характеристиці?

4. Що таке «автобіографія»? Які відомості вказуються в автобіографії?

5. Який документ називається наказом?

6. Що регламентують накази щодо особового складу?

7. Які реквізити містить наказ?

8. З якого моменту набирає чинності наказ?

9. Які основні вимоги до наказів:

а) про прийняття на роботу;

б) про переведення на іншу службову посаду;

в) про надання відпустки;

г) про звільнення працівників?

10. Яке місце посідають правила оформлення документів (написання й розміщення на бланку (чистому аркуші паперу) реквізитів) при складанні тексту наказу про особовий склад?

11. Що таке особовий листок з обліку кадрів?

12. Які реквізити містить особовий листок?

13. Який документ називається трудовою книжкою?

14. Які документи заносяться до особової справи й де вона зберігається?