Особливості управлінської документації

 

В процесі управління виконуються ділові процедури, що в сукупності реалізують певну мету заздалегідь визначеної структури, яка описує функціональні ролі її учасників і відносини між ними. Ділова процедура - це логічний етап ділового процесу, який необхідні реалізувати для його завершення.

Так, наприклад, діловий процес роботи з вхідним документої в установі включає його реєстрацію, індексування, написанні резолюції керівником, постановку на контроль, перенесенні змісту резолюції в журнал реєстрації, передання документа виконавцям, виконання підлеглими рішення керівника, контроль за своєчасним виконанням та перевірку отриманих результатів В цій діловій процедурі діловодними операціями вважають ся реєстрація та індексування документа, перенесення зміст резолюції в журнал реєстрації й підготовка контрольної картки виконання документа.

Таким чином операції діловодства начебто вплітаються в ділові процедури там, де їх необхідно супроводжувати відповідними документами.

Організація виконання ділових процедур - це спосіб практичного управління установою, а організація діловодства - це документаційне забезпечення цього управління.

Значення діловодства для суспільства полягає передусім тому, що з допомогою управлінської документації відображаються взаємостосунки, які виникають у процесі фіксації відносин службового та приватного характеру, в ході ділових домовленостей між юридичними чи фізичними особами, в процесам прийняття та реалізації рішень, а також у повсякденному житті.

Особливо велике значення має діловодство в контролю за прийняттям та організацією виконанім управлінських рішень, оскільки видати наказ, дати розпорядження чи винести резолюцію - це лише перша стадія управлінського процесу. Доведення управлінського рішення до виконавців, організування виконання управлінського рішення, координування роботи підлеглих, мотивування їх до виконання поставленого завдання, перевірка стану виконання поставлених завдань також є головними ланками технологічних процесів функціонування будь-якої установи.

Досконало налагоджене діловодство передбачає відповідний рівень контролю за виконанням прийнятих рішень. Це одночасно дає змогу виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому, надає роботі управлінської структури конкретності й оперативності, дозволяє побудувати досконалу систему роботи з документацією - науковоупорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують процеси документаційного забезпечення її функціонування.

Стан діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установою. Якщо процес діловодства поставлений раціонально, фахівці й керівники вивільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням управління підприємством, підвищується рівень його корпоративної культури.

Базові поняття і терміни сучасного діловодства (справочинства) сьогодні можна знайти в нормативно-правових актах, в національних і міжнародних стандартах, про які мова піде нижче, а також в різного роду енциклопедіях та словниках.

Так, перший узагальнений словник, що містить термінологію документознавства, під назвою "Архівістіка" було видано під егідою Головархіву в Україні у 1998 р. Найбільше репрезентувала зазначену термінологію "Українська архівна енциклопедія", підготовлена УНДІАСД і опублікована в 2008 р.

Окремі терміни з документознавства та діловодства ("документ", "офіційний документ", "зразок-формуляр", "документообіг", "юридична сила") містить "Юридична енциклопедія".

Наведемо деякі з базових понять та пояснення до них.

Діловодство (справочинство - це сукупність процесів, ш забезпечують документування управлінської інформації та галізування роботи зі службовими документами.

Разом з тим, в ІХХ столітті діловодство вчені поділяли на частини: теоретичне і практичне. Сам термін "теоретичне діловодство" був введений російським вченим М.В. Варадіновим. В теоретичному значенні, на його думку, діловодство - це "наука излагающая правила составления деловых бумаг, актов и сами дел", а также изучающая "наружные" и внутренние свойств деловых бумаг". Практичне діловодство - це "общий порядної производства дел в присутственных местах по данным закона ми формам и по установившимся образцам деловых бумаг".

Сучасне діловодство являє собою повний цикл опрацюванні та руху документів з моменту їх створення (одержання) до завершення виконання, відправлення або передачі на зберігати до архіву и знищення. Від досконалості побудови документа цінної системи, якнайповнішої механізації і автоматизації діловодства залежить ефективність суспільного управління в цілому.

В усі часи діловодство (в літературі раніш можна було зустріти - справочинство) становило важливу ділянку державної діяльності. У кожній країні були вироблені свої специфічні вид і назви діловодних служб та посад, форми та правила роботи з службовими документами, сталь і ділове мовлення.

Так, у двадцятих роках минулого століття в Радянському Союзі була створена ціла система науково-дослідних госпрозрахункових установ, що займались питаннями наукової організації праці (НОП). Для вирішення назрілих проблем організації діловодства на засадах впровадження методів НОП у 1921 р, було відкрито Всеукраїнський інститут праці (ВУІП), розташований в м. Харкові і підпорядкований Народному Комісару праці. Його співробітники "решали крупные теоретические проблемы делопроизводства: терминологические, организационно-технологические, унификации и стандартизации документов, классификации документов, связи делопроизводства и архивного дела". Інститутом було підготовлено й в 1931 p. опубліковано проект "Общих правил документации и документооборота", в якому розкривались теоретичні дослідження та практичний досвід вітчизняних і закордонних вчених.

На Заході в цей час вже була усвідомлена необхідність досконалого вивчення кола проблем, пов'язаних з функціонуванням документів, якими опікувався Міжнародний бібліографічний інститут. Ідеї безпосереднього фундатора цього інституту П. Отле були викладені в його фундаментальній праці "Керівництво з адміністративного діловодства" ("Manuel de la documentation administrative) й знайшли поширення в окремих установах Голландії, Бельгії, Іспанії.

Оскільки, діловодство, чи як його все частіше називають сьогодні - документаційне забезпечення управління, має переважно службовий характер, відносини, що складаються між суб'єктами з приводу документаційного забезпечення управління, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Від рівня культури виконання діловодних процесів, стану їх автоматизації, багато в чому залежить успіх діяльності як органів державної влади, так і всіх суб'єктів господарської діяльності, незалежно від форми власності.

Діловодство залишається важливою складовою роботи кожної установи, у процесі функціонування якої беруть участь усі її працівники:

♦ одні - створюють документи;

♦ другі - забезпечують їх передачу, обробку, контроль виконання;

♦ треті - керуються цими документами своїй практичній діяльності.

Діловодство в установах може бути частково або централізоване чи змішане.

За централізованої форми створення і прийняття службові документи в установі та виконання всіх операції пов'язаних ними покладається на спеціальні діловодні служби - це можуть бути загальні відділи, департаменти документального забезпечення, управління справами, канцелярії чи секретаріати.

За децентралізованої форми роботи з документами всі операції виконуються безпосередню в структурних підрозділах установ.

За змішаної форми роботи з документами частина операції виконується службами діловодства, а деякі здійснюються без посередньо в структурних підрозділах установи.

Разом з тим, незалежно від форми роботи з документами загальне керівництво роботою служб діловодства здійснюється керівниками установ, на яких воно покладається у межах наданих їм прав та обов'язків і які відповідають за стан діловодства в своїй організації.

За особливостями ведення діловодство підрозділяється в загальне, спеціальне, діловодство за зверненнями громадян т діловодство для документів, що містять державну чи комерційну таємницю.

Загальне діловодство - діловодство, що охоплює вимоги д документування управлінської інформації щодо функціонування установ, яке здійснюється шляхом видання організаційно розпорядчих документів відповідно до чинних актів законодавства й організування роботи з ними.

Організацію загального діловодства умовно поділяють на дві частини:

♦ забезпечення своєчасного і досконалого створення управлінської документації (документування);

♦ організування роботи зі службовими документами: одержання, розподіл, передання, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка до архівування, знищення.

Спеціальне діловодство - діловодство, що стосується документування, тобто створення спеціальних видів документації (фінансової, планової, бухгалтерської, торговельної, статистично-звітної, роботи з персоналом, праводілової тощо)

Окремий порядок і правила ведення встановлені для діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації.

За окремим порядком здійснюється робота з документами, що містять державну чи комерційну таємницю, яка охороняється законом. Цей порядок визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у широкому застосуванні комп'ютерних систем, долученні до них, обробці та організуванні руху електронних документів, необхідності управляти всією документацією при дотриманні вимог чинних стандартів у відповідній галузі, регіональній побудові служб діловодства, вирішенні практичних завдань щодо побудови досконалого документаційного забезпечення управління.

Документаційне забезпечення управління - науково-упорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують процеси роботи з документацією в установі.

Керування документаційними процесами - галузь управління, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, переданням до архіву та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору та збереження в документальній формі інформації про ділову діяльність.

Перехід від діловодства до керування документаційними процесами зумовлений рядом об'єктивних чинників:

По-перше, це підвищення ролі документу, в т.ч. електронного, у сучасному світі як носія різноманітної інформації і каналу соціальної комунікації, засобу збереження, реєстрації і передання інформації у просторі й часі, як об'єкта охорони інтелектуальної власності та захисту авторських прав.

По-друге, це зростання ролі інформаційних процесів у всіх різновидах людської діяльності, прояв спільної основи, притаманній багатьом інтелектуальним напрямам суспільного розвитку, його глобалізації.

Сьогодні в країні створюються не тільки інформаційно-аналітичні підрозділи, інформаційно-рекламні агенції, розширюється коло центрів науково-технічної інформації, а й посилюється значення високоякісного документаційного забезпечення вищого керівництва всіх рівнів і напрямів соціального управління на базі використання новітніх технологій й застосування глобальних світових мереж.

Документування (creation of records) - це створювання службових документів, змістом яких є управлінська інформація.

Процес документування досить складний й відповідальний, сюди входить підготовка, складання, перевірка керівником, виготовлення, оформлення документів тощо.

Швидкість рукописного складання чернетки у 80 разів менша за швидкість мислення і в 20-25 разів - за звичайну швидкість мови. Не завжди у керівника установи є можливість уважно перевірити зміст документа, його оформлення, розміщення реквізитів згідно чинних вимог, що також вимагає певного часу.

Слід враховувати, що допоміжні операції в роботі з документами (процес фіксації думки на папері, запис різних відомостей, арифметичні підрахунки, друкування, звіряння, виправлення, збирання підписів, погодження, візування, затвердження) переважають над формуванням інформації, яку передбачається перетворити в документ. Це може відбуватися в зв'язку з нестачею сучасних технічних засобів створення документної інформації та новітніх технологій її опрацювання.

Організування роботи з документами - це побудова документообігу, зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності. До організування роботи зі службовими документами належить: приймання, реєстрування, розгляд вхідних документів, їх кваліфікування, опрацювання виконавцями та надсилання вихідних документів, контроль за виконанням документів, складання номенклатур і формування справ, готування справ до подальшого зберігання та використання.

В організуванні роботи з документами важливе значення має підвищення оперативності проходження документів за стадіями управлінського процесу і зменшення витрат праці і часу на цю роботу.

Від 30 до 45 відсотків свого робочого часу спеціалісти витрачають на виконання роботи з документами. Тому організування роботи з документами, управління документацією повинне бути суворо підпорядковане діловій необхідності.

Документообіг (movement of records) - рух документів в установі з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів, наприклад, за рік. Завданням досконалої організації документообігу є встановлення раціональної послідовності руху І опрацювання документованої інформації, досягнення необхідної досконалості роботи, яка забезпечує швидке проходження документів від моменту їх одержання (складання) до виконання.

В установі, як підкреслює проф. Г.Г. Асеєв, доцільно розробити адекватні управлінським процедурам схеми проходження і опрацювання основних видів документів, що повинні ґрунтуватись на однократній реєстрації документів і децентралізації відповідальності при виконанні управлінських функцій.

 

Контрольні питання:

1. Що входить до інструкцій з діловодства, якими керуються у правоохоронних органах (прокуратура України, МВС, СБУ)?

2. Що таке «документаційне забезпечення управління»?

3. У чому полягає співвідношення термінів «діловодство» й «документаційне забезпечення управління»?

4. Що є основним носієм інформації в сучасному апараті державного управління?

5. Причини зростання обсягів управлінської інформації?

6. Що таке «документообіг»?

7. В яких правоохоронних органах застосовуються централізована, децентралізована, змішана системи діловодства?

8. Що таке «документ» на новітніх носіях інформації?

9. Які документи належать до машиночитаних?

10. Які обов'язки співробітників спеціальних підрозділів, що забезпечують функції діловодства?