Что нужно знать о записи макроса

При записи макроса следует учитывать некоторые особые моменты. Например, правила, которые нужно соблюдать при присвоении имени макросу.

Имя макроса

В качестве имени макроса можно использовать предлагаемое программой имя (Макрос плюс номер) или задать другое имя. Рекомендуется указывать для макроса имя, которое давало бы представление о решаемой задаче. При задании имени нужно учитывать следующие правила:

· Имя макроса должно начинаться буквой.

· В имени макроса нельзя использовать символы пробела.

· Для разделения отдельных слов в имени макроса используйте символ подчеркивания(_).

· Имя не должно иметь вид, аналогичный ссылке на ячейку, например, имя «А1» или «R1C1» недопустимо.

· Имя макроса должно содержать не более 255 символов.

Сочетания клавиш

Запустить макрос можно с помощью назначенного сочетания клавиш.

При задании сочетании клавиш существуют следующие возможности:

· [Ctrl]+[буква] (для строчных букв)

· [Ctrl]+[Shift]+[буква] (для прописных букв)

Под [буква] понимают любую клавишу с буквой на клавиатуре. Цифры и специальные символы указывать нельзя. При назначении не следует указывать сочетания клавиш, уже используемого программой, поскольку новое назначение заменит старое, пока рабочая книга с макросом открыта.

Описание

В поле Описание можно задать описание макроса. Программа автоматически предложит описание, содержащее дату создания и имя пользователя. Рекомендуется указать также в описании функциональное назначение макроса.

 

Хранение макроса

Из списка Сохранить в окне диалога Запись макроса выберите нужное место хранения макроса. Можно сохранить макрос в текущей рабочей, в новой рабочей книге и в личной книге макросов. В последнем случае макрос всегда доступен при работе с программой, поскольку личная книга макросов открывается каждый раз при запуске программы. Макросы, сохраненные в личной книге макросов, можно использовать во всех рабочих книгах.

 

Относительные и абсолютные ссылки в макросах

Если при записи макроса вы выделили определенные ячейки, то при последующем запуске макроса будут выделены те же ячейки независимо от предыдущей позиции указателя ячейки. Причиной этого является использование по умолчанию при записи макроса абсолютных ссылок на ячейки. Если нужно задать выделение ячеек в зависимости от их позиции (относительная ссылка), щелкните на кнопке Относительная ссылка

на панели инструментов Остановить запись.

 

Программа будет использовать относительные ссылки в макросе до завершения сеанса работы с программой или до следующего нажатия кнопки Относительная ссылка.

МАКРОСЫ В EXCEL

Упражнение 1. Запись макроса

Создание макроса рассмотрим на небольшом примере. Таблицы определенного типа выглядят лучше, если подавить отображение линий сетки. Для этого необходимо сбросить флажок параметра Сетка на вкладке Вид окна диалога Параметры (команда Сервис/Параметры). Поскольку эта процедура повторяется довольно часто, то рекомендуем создать для решения этой задачи макрос. Для этого необходимо выполнить:

1. Поместите указатель мыши на команде меню Сервис/Макрос.

2. В открывшемся подменю выберите команду Начать запись. На экран будет выведено окно диалога Запись макроса (рисунок 1).

3. В поле Имя макроса укажите имя для создаваемого макроса, например, Сетка.

Рис. 18Окно диалога Запись макроса

4. В дальнейшем вы сможете выполнять макрос с помощью сочетания клавиш, заданного в поле Сочетание клавиш. Поместите указатель мыши в это поле и нажмите, например, клавишу [Shift] и клавишу Q.

5. В поле Описание введите Сокрытие линий сетки.

6. Из списка Сохранить в выберите элемент Личная книга макросов и закройте окно диалога, нажав кнопку ОК.

7.
Программа вернет вас в рабочий режим и начнет запись макроса. Режим записи макроса можно распознать по отображаемой на экране небольшой панели инструментов, а также появившемуся в строке состояния сообщению Запись.

Рис. 19Панель инструментов Остановить запись

 

8. Выберите команду Сервис/Параметры, в открывшемся окне диалога перейдите на вкладку Вид и сбросьте флажок параметра Сетка.

9. Закройте окно диалога, нажав клавишу [Enter].

10.
Завершите запись макроса, щелкнув на кнопке Остановить запись на панели инструментов Остановить запись ( или меню команд)

 

Макрос записан, и теперь вы можете задать его выполнение. Перейдите на другой рабочий лист и нажмите сочетание клавиш [Ctrl]+[Shift]+[Q]. Линии сетки перестанут отображаться на экране.

 

Выполнение макроса

После запуска макроса отдельные записанные в нем операции будут выполнены шаг за шагом. Существуют различные способы запуска макроса:

• с использованием сочетания клавиш. После нажатия заданного сочетания клавиш макрос будет выполнен;
• с помощью кнопки Выполнить в окне диалога Макрос (команда Сервис/макрос/макросы).

Выберите в окне диалога из списка Имя макроса нужный макрос и нажмите кнопку Выполнить.

Окно диалога Макрос можно также открыть на экране, щелкнув на кнопке Выполнить макрос на панели инструментов Visual Basic. Если вы хотите прервать выполнение макроса, нажмите клавишу [Esc].

Упражнение 2. Использование кнопки для запуска макроса

Достаточно быстрым и удобным способом запуска макроса является использование специальной кнопки. Создайте кнопку для запуска макроса.

1. Задайте отображение на экране панели инструментов Элементы управления. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на свободном пространстве любой отображенной панели инструментов и выберите из контекстного меню Формы.

 

	Рис.20 Панель инструментов Формы

 

 

2. Щелкните на кнопке с именем Кнопка.

3. Указатель мыши примет форму тонкого крестика. Протащите указатель мыши при нажатой левой кнопке, обозначив в рабочем листе прямоугольник нужного размера.

4. После отпускания левой кнопки мыши программа автоматически выведет на экран окно диалога Назначить макрос объекту. Выберите в этом окне в поле Имя макроса макрос,который хотите запускать нажатием кнопки, например, Сетка.

5. Закройте окно диалога, нажав кнопку OK или клавишу [Enter].

6. Щелкните на созданной кнопке мышью. Выделите текст кнопки и замените его. Введите сначала слово Сокрытие, нажмите клавиши [Ctrl]+[Enter], а затем – слово сетки.

 

Рис. 21 Изменение текста кнопки

7. Щелкните на любой ячейке рабочего листа. Кнопка будет иметь следующий вид:

Рис. 22 Созданная кнопка

Задание 1. Описанным выше способом создайте макрос, задающий отображение линий сетки, и назначьте макрос кнопке, чтобы с помощью двух этих кнопок можно было бы быстро задавать отображение и сокрытие линий сетки.

Созданные кнопки доступны только в текущем рабочем листе. Однако вы можете, используя контекстное меню кнопки, скопировать ее в другую рабочую книгу и, таким образом, задать выполнение макроса из любой рабочей книги.