Прежде, чем приступить к созданию таблиц базы данных, необходимо создать файл пустой базы данных.

После запуска Microsoft Access одновременно с его окном выводится первое диалоговое окно, позволяющее начать создание базы данных или открыть существующую базу данных.

Это окно появляется, если в окне Сервис | Параметры|Вид|Отображать установлен флажок Окно запуска.

УПРАЖНЕНИЕ 1

Алгоритм создания файла для новой базы данных:

1. В диалоговом окне выберите переключатель Новая база данных

2. Если диалоговое окно не выведено, выполните команду Файл|Создать

Access выведет окно Создание.

3. Выберите Общие|база данных.

4. В окне Файл новой базы данных выберите Папка, в которой требуется поместить файл.

5. Введите в поле Имя файла новое имя базы данных ДЕКАНАТ.

Оставьте в поле Тип файла значение по умолчанию - база данных Microsoft Access - (*.mdb).

Создание таблицы базы данных

Создание таблицы базы данных состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, тип данных каждого поля, размер поля, ключи, индексы таблицы и другие свойства полей. На втором этапе производится создание записей таблицы и заполнение их данными.

1 Этап: Создание структуры таблицы

Access предоставляет несколько способов создания таблицы:

· Режим таблицы - создание таблицы в Режиме таблицы;

· Конструктор - создание таблицы с помощью Конструктора таблиц;

· Мастер таблиц - создание таблицы с помощью Мастера таблиц;

· Импорт таблиц - создание таблицы путем импортирования данных из внешнего файла или другой базы данных;

· Связь с таблицами - присоединение внешнего файла или таблицы другой базы данных.

Наиболее полно использовать все возможности системы позволяет Конструктор таблиц, с помощью которого можно в диалоговом режиме определить структуру таблицы и установить параметры всех ее элементов.

УПРАЖНЕНИЕ 2

Начните создание таблицы ГРУППА с определения ее структуры в режиме Конструктора таблиц.

1. Выберите в окне базы данных ДЕКАНАТ объект Таблицы | Создать.

2. В окне Новая таблица выберите строку Конструктор.

В окне Конструктора таблиц надо ввести имена полей таблицы и выбрать их типы, на вкладке Общие надо изменить их характеристики (свойства) в соответствии с нижеследующей таблицей.

Описание свойств полей таблицы ГРУППА

Имя поля	Тип данных	Ключевое поле	Размер, байт	Число десятичных знаков	Подпись	Условие на значение	Индексир.поле	Обязательное поле
Сообщение об ошибке
НГ	текстовый	Да (см. стр.3)			Ном группы		Да(Сов. не доп)	Да
кол	числовой		байт		Кол. ст. в группе	>=0 AND <=35	нет	нет
Кол.студентов больше допуст.
пбалл	числовой		с плавающей точкой (4 байт)		Прох.балл	>2 AND <5 OR 0 _______________ Ошибка в оценке	нет	нет
Формат: Фиксиров

 

3. Если структура таблицы была создана или изменена, ее необходимо сохранить. Для сохранения структуры:

· Нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов или выберите команду Файл|Сохранить

· В появившемся диалоговом окне введите имя таблицы (может состоять из 64 символов, кроме точки, восклицательного знака, квадратных скобок, кавычек и пробела в начале, надстрочного символа) ГРУППА

· Если новая таблица не имеет ключевого поля, для автоматического создания счетчика ключа нажмите Да. В нашем примере поле НГ является ключевым.

· Закройте таблицу

УПРАЖНЕНИЕ 3

2. Этап: Ввод записей

Ввод записей выполняется в режиме работы с таблицами. Переход к табличному представлению базы данных осуществляется с помощью кнопки Режим таблицы панели инструментов или отметьте таблицу и нажмите кнопку Открыть.

Введите записи в таблицы в соответствии с их полями.

Данные таблицы ГРУППА

 

ном.группы	кол.ст. в группе	проходной балл
		4,50
		4,50
		4,80
		4,40
		4,20
		3,90
		4,00
		3,90
		4,70
		4,20

 

Установка первичного ключа

Для определения первичного ключа выделите поле НГ и нажмите на панели конструктора таблиц кнопку с изображением ключа или выберите команду Ключевое поле из меню Правка. В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей:

счетчик, простой ключ и составной ключ.

Если первичный ключ не установлен пользователем до сохранения вновь созданной таблицы, Access выдаст запрос о необходимости включения в таблицу поля первичного ключа. При положительном ответе Access создаст ключевое поле типа счетчик с именем Код, в которое для каждого блока данных будет вводиться уникальный номер.

Простой ключ определяется полем, содержащим уникальное значение.

Ключевое поле не позволит вводить в таблицу повторяющиеся или пустые значения, поскольку поле первичного ключа содержит однозначный идентификатор для каждой записи. Ключевое поле помогает Microsoft Access наиболее активно организовать поиск, хранение и объединение данных.

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, создают составной ключ, состоящий из нескольких полей. Такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим».

В нашем примере при определении структуры таблицы СТУДЕНТ в Режиме конструктора выделите поля НГ и НС, щелкая кнопкой мыши на области маркировки поля при нажатой кнопке Ctrl. Затем нажмите кнопку панели инструментов Ключевое поле.

Сохранение данных

В Microsoft Access изменения сохраняются автоматически при следующих действиях:

· Переход к следующей записи

· Закрытие режима таблицы или формы

 

УПРАЖНЕНИЕ 4