Глава 8. Макросы в приложениях MS Office

Для начала познакомимся с макросами.

Понятие макроса

Любому пользователю, работающему с приложениями MS Office (Excel, Word,, Access и т. д.), известно, что при решении многих задач приходится выполнять один и тот же набор действий, причём, достаточно часто и всегда в одинаковом порядке.

В Microsoft Оffiсе есть очень удобное средство - вместо многократного повторения одной и той же последовательности операций можно создать макрос.

Макрос - это набор операций, производимых пользователем и автоматически зафиксированных в виде программы.

Такая программа при каждом её запуске будет выполнять за пользователя ту же нужную и выполненную им ранее последовательность действий.

Таким образом, макросы - это средство, с помощью которого можно описать произвольную последовательность действий пользователя б е з непосредственного программирования для её последующего многократного выполнения.

Для многих VВА - приложений (среди них - программы MS Office) макросы можно создавать как с помощью языка Visual Basic for Application, так и с помощью специальных функций MS Оffiсе, используемых для интерактивной записи макросов. Эти функции позволяют записывать все выполняемые пользователем действия при его работе с приложением до тех пор, пока не будет подана команда о прекращении записи.

После остановки процесса выполнения пользователем нужных действий записанная их последовательность сохраняется в виде поименованного макроса. Им можно пользоваться каждый раз, когда потребуется повторить выполнение записанной там цепочки операций.

Независимо от того, идёт ли работа в Word, Ехсе1, Ассess или РоwегРоint, создание нового макроса осуществляется одним и тем же способом.

Общим для этого способа является то, что имя макросу можно давать, только чётко соблюдая следующие правила:

Ø имя макроса всегда начинается с буквы и ни в коем случае не может содержать пробелы или знакипрепинания,

Ø в качестве прочих символов имени можно использовать любые буквы и цифры, а также символ подчёркивания " _ ",

Ø максимальная длина имени макроса – 80 символов.

ПРИМЕЧАНИЕ 2: если нужно назначить имя, состоящее из нескольких частей (слов), лучше всего разделять эти части знаком подчёркивания " _ " или использовать внутри имени заглавные буквы, например, ИмяНашегоМакроса.

Процесс создания макроса

Рассмотрим практическое создание не очень сложного макроса.

Процесс создания макросов, их действия и содержание будем рассматривать в среде Excel как наиболее популярного приложения MS Office.

Пример. Предположим, что в рабочей книге (РК) Excel надо автоматизировать подготовку ввода данных по коммерческим и государственным банкам города Казани. Под этим будем понимать выполнение таких действий:

- в ячейки B3:H3 какого-либо рабочего листа надо ввести (в соответствии с вышеупомянутыми требованиями) названия банков города Казани – ИнтехБанк, УрсаБанк, АкБарсБанк, СберБанк, ЭнергоБанк и СпуртБанк;

- отформатировать эти названия (задать шрифт, его размер и стиль "полужирный курсив", оформить толстыми рамками);

- на следующей строке проставить порядковые номера намеченных граф, отцентрировать их и оформить тонкими рамками;

- после этого подготовить РК Excel ко вводу данных по этим банкам, установив курсор в ячейку B5.

Предлагается такой порядок действий в Excel:

1) установить курсор в начальную ячейку В3;

2) выполнить одну из цепочек:

- Сервис – Макросы – Начать запись (в Excel 2003);

- вкладка Вид - группа Макросы - Запись макроса ( в Excel 2007)

Рис. 8.1.Лента в Excel 2007 с выбранной командой Запись макроса

3) на экране – диалоговое окно Запись макроса (рис. 8.2):

 

 

Рис. 8.2. Диалоговое окно для записи параметров

(имени и местонахождения) нового макроса

4) в панели "Имя макроса" нужно ввести его будущее уникальное имя НазванияБанковКазани;

5) в панели "Сохранить в" оставить значение " Эта книга", заданное по умолчанию; это обеспечит доступ к макросу только из д а н н о й РК;

6) в этом же окне пользователю предлагается использовать поле "Сочетание клавиш", в котором можно указать желаемую комбинацию клавиш для быстрого вызова данного макроса (сочетание клавиш < Сtrl +клавиша>). Это пригодится в том случае, если будет нужно часто использовать записываемый макрос.

В Н И М А Н И Е! Допускается использование сочетаний CTRL+ буква (для строчных букв) или CTRL+SHIFT+ буква (для прописных букв), где буква — любая буквенная клавиша на клавиатуре. Н е л ь з я использовать сочетания клавиш с цифрами и специальнымизнаками, такими как @ или #.

ПРИМЕЧАНИЕ 3: в окне "Запись макроса" есть ещё необязательное поле "Описание". В него можно записать произвольный текст, т.е. комментарий о том, для чего предназначен данный макрос. По умолчанию VBA заполняет это окно информацией о том, где и кем был создан данный макрос (дата записи макроса и имя пользователя).

7) Когда все действия в окне «Запись макроса» будут закончены, можно нажать ОК.

8) Excel переходит в режим записи макроса. С этого момента надо быть особенно аккуратными - ведь запись макроса уже включена и будут фиксироваться все наши действия, в том числе и неверные! Последовательно производим все заданные нами действия. Когда все они будут выполнены и курсор будет установлен в ячейку В5, остановим запись, выполнив цепочку действий:

вкладка Вид - группа Макросы - Остановить запись ( в Excel 2007).

ПРИМЕЧАНИЕ 4: помимо команд «Начать запись» и «Остановить запись» в выпадающем меню группы Макросы есть ещё параметр «Относительные ссылки».

Если его использовать, то все действия в макросе будут записываться относительно той ячейки, в которой в момент исполнения макроса находится курсор. Например, перед записью макроса, перемещающего курсор на 8 шагов из ячейки A1 в ячейку A8, была активна ячейка А1. Если данный параметр был включён перед записью макроса, то при его запуске из ячейки F1 он переместит курсор на те же 8 шагов, но уже в ячейку F8! Если же параметр был отключен, то откуда бы не запускался макрос, курсор всегда перейдёт в А1.