Правила викладення матеріалу і логічної побудови тексту документа

 

Текст — основозакладчий реквізит будь-якого документа. Тому підготовка текстової частини документації є важливою умовою добре поставленого документування управлінської діяльності.

В залежності від кількості розглядуваних у тексті питань документи поділяються на прості і складні. Перші присвячені одному питанню, другі — кільком.

Але текст будь-якого документа, відповідно до вимог ЄДСД, повинен складатися не менш ніж з двох основних частин. У першій з них дають обгрунтування або підставу складання документа, у другій — викладають пропозиції, ухвали, розпорядження, висновки та прохання. Навіть у тому випадку, коли текст документа складається з однієї фрази, якщо він грамотно складений, у ньому можна розрізнити ці два логічних елементи.

 

Наприклад:

"У зв 'язку з очікуваним раннім похолоданням наказую завершити усі роботиутепленні виробничих приміщень фармацевтичної фабрики до 1 жовтня ц.р." (текст наказу).

Рідко коли текст документа містить тільки заключну частину: у наказах, наприклад, — розпорядчу без преамбули, у листах і заявах — прохання без мотивування.

Однак у більшості випадків текст документа складається з таких логічних елементів: вступу, доказів, закінчення. Нерідко закінченню передують висновки.

У вступі викладаються причини і безпосередній привід до складання службового документа. У цій частині тексту почасти наводять посилання на інші, раніше одержані документи, що послужили підгрунтям для створення даного документа.

У доведенні (доказах) виражається сутність питання, наводяться докази, факти, посилання на доведення, цифрові дані, які обґрунтовують правильність порушуваного питання. Складне доведення звичайно закінчується висновком. Докази повинні переконати адресата у необхідності задоволення клопотання, прохання чи вимоги.

Висновки не є окремим логічним елементом, оскільки вони примикають до доведення і невіддільні від нього.

Заключна частина — головна логічна складова частина, у якій формулюється основна мета документа, його провідна думка, прохання, пропозиція, згода, відмова. Заключна частина у службовому документі обов'язкова.

За характером змісту заключні частини неоднакові. Вони поділяються на активні та пасивні (або описові). Активні заключні частини, у свою чергу, поділяються на прямі і непрямі. У прямій активній заключній частині адресат спонукається до певних дій.

 

Наприклад:

"Пропоную Вам у найкоротший термін налагодити трудову дисципліну в групі П курсу стоматологічного факультету. Для цього розробіть детальний план заходів. Вжийте до студентів, що порушують дисципліну, суворих заходів. Про виконану роботу повідомте в деканат 10. II. 96".

У непрямій активній заключній частині дія можлива або очікується.

 

Наприклад:

"У зв'язку з посиленням морозів можливий вихід із ладу зовнішньої водопровідної мережі стоматологічної поліклініки м. Львова.".

Тут, хоч і не запропоновані до виконання певні дії, однак мається на увазі, що будуть вжиті заходи для попередження псування водоводу.

Пряма активна заключна частина застосовується у наказах, протоколах зборів, листах, телеграмах, непряма — у договорах, інструкціях, положеннях і т.д. По можливості слід надавати перевагу активній заключній частині перед пасивною.

 

Залежно від змісту документа у тексті застосовується прямий або зворотній порядок розташування логічних елементів. У першому випадку за вступом ідуть доведення і висновки. При зворотному порядку спочатку викладаються висновки, за ними — докази. Вступ у таких документах відсутній.

 

Приклад прямого розташування документів.

Вступ: На обгрунтування претензії від 22.05.12 № 100-ЮР

Вами надана копія акта бюро товарних експертиз Львівського обласного відділу охорони здоров"я.

від 12.05.12.

Докази: Для розгляду питання за суттю необхідне подання

справжніх документів (оригіналів).

Висновок: Тому просимо терміново направити оригінал акта

бюро товарних експертиз від 12.05.12.

При зворотному порядку викладу цей текст буде мати такий вигляд:

Висновок: Просимо терміново направити оригінал акта бюро

товарних експертиз від 12.05.12,

Доказ: оскільки для розгляду претензії за суттю

вимагається подання справжніх документів

(оригіналів).