Анализ хода работ и прогнозирование результатов

В ходе отслеживания проекта руководителю нужно уметь определить, укладывается ли проект в запланированный бюджет и будет ли он завершен в запланированные сроки. Для этого мало собирать сведения о фактическом выполнении работ, надо еще и правильно их анализировать.

Любой проект ограничивается во времени и в ресурсах, поэтому при отслеживании руководитель должен уметь определять динамику хода работ. Однако на основе анализа только данных о фактических затратах и трудозатратах невозможно выяснить, укладывается ли проект в бюджетные и временные рамки.

Для этого предназначен анализ по методу освоенного объема. При этом анализе измеряются скорости расходования средств и выполнения работы, анализ всегда относится к определенному времени (дате отчета).

В методе освоенного объема используется 3 величины:

- базовая стоимость запланированных работ (БСЗР) – это сводная стоимость работ, которые должны были быть выполнены к текущему моменту. Этот параметр определяет затраты на проект на текущий момент по базовому плану,

- фактическая стоимость выполненных работ (ФСВР) – это сводная фактическая стоимость трудозатрат на текущий момент. Этот параметр определяет, сколько фактически потрачено на проект к текущему моменту,

- базовая стоимость выполненных работ (БСВР) – это запланированная по базовому плану стоимость фактически выполненных работ. Этот параметр определяет, сколько изначально планировалось потратить на фактически выполненные работы (освоенный объем).

Эти параметры измеряются в денежных единицах, поэтому метод позволяет анализировать одновременно данные о затратах и сроках. Трудозатраты рассматриваются как средство, благодаря которому проект осваивает объем (приобретает стоимость).

При отслеживании на каждый момент известно, какую стоимость проект должен был приобрести (БСЗР), какую стоимость он приобрел (БСВР) и сколько потрачено на приобретение стоимости (ФСВР). Поэтому параметр БСВР называют освоенным объемом или приобретенной стоимостью.

Чтобы определить, насколько ход работ соответствует календарному плану, сравнивают БСВР и БСЗР. Если БСВР меньше БСЗР, то ход работ отстает от расписания.

Чтобы определить, укладывается ли проект в бюджет, сравниваются БСВР и ФСВР. Если ФСВР больше БСВР, то проект превышает бюджет. Если же ФСВР меньше БСВР, то средства расходуются экономно.

Индикаторы

Чтобы не заниматься вычитанием параметров при анализе освоенного объема, можно использовать производные от основных параметров - индикаторы. Эти индикаторы распределены по трем таблицам:

- освоенный объем, в этой таблице собраны индикаторы, используемые при общем анализе хода работ,

- показатели затрат (освоенный объем), в этой таблице собраны индикаторы, необходимые при анализе соответствия плану затрат проекта,

- показатели календарного плана (освоенный объем), в этой таблице собраны индикаторы, необходимые при анализе соответствия плану скорости выполнения работ.

Рассмотрим основные индикаторы:

- ОКП – отклонение от календарного плана, рассчитываемое по формуле ОКП=БСВР-БСЗР. Если ОКП<0, то отставание от календарного плана, если ОКП=0, то выполнение в срок, если ОКП>0, то опережение плана,

- ОПС – отклонение по стоимости, рассчитываемое по формуле ОПС=БСВР-ФСВР. Если ОПС<0, то превышение затрат, если ОПС=0, то затраты по плану, если ОПС>0, то экономия средств,

- ООПС – относительное отклонение по стоимости, рассчитываемое по формуле ООПС =(ОПС/БСВР)*100, значение в процентах. Если ООПС<0, то превышение затрат, если ООПС=0, то затраты по плану, если ООПС>0, то экономия средств,

- ИОС – индекс отклонения стоимости, рассчитываемый по формуле ИОС=БСВР/ФСВР. Если ИОС=1, то бюджет проекта расходуется по плану, если ИОС<1, то фактические затраты превышают запланированные, если ИОС>1, то бюджет расходуется медленнее, чем предусмотрено планом,

- ООКП – относительное отклонение от календарного плана, рассчитываемое по формуле ООКП=(ОКП/БСЗР)*100, значение в процентах. Если ООКП<0, то отставание от календарного плана, если ООКП=0, то выполнение в срок, если ООКП>0, то опережение плана,

- ИОКП – индекс отклонения от календарного плана, рассчитываемый по формуле ИОКП=БСВР/БСЗР. Если ИОКП<1, то работы выполняются с отставанием, если ИОКП=1, то работы выполняются по плану, если ИОКП>1, то работы выполняются с опережением плана,

- БПЗ – бюджет по завершению, его значение соответствует затратам, запланированным на проект в базовом плане,

- ПОПЗ – индикатор предварительной оценки по завершении, рассчитываемый по формуле ПОПЗ=ФСВР+(БПЗ-БСВР)/ИОС. Поскольку при отклонении фактического хода работ от запланированного сводные затраты тоже отклоняются от плановых, ПОПЗ позволяет оценить сводные затраты на проект при сохранении текущего темпа работ,

- ОПЗ – индикатор отклонения по завершении, рассчитываемый по формуле ОПЗ=БПЗ-ПОПЗ. Нулевое значение индикатора означает соответствие бюджета плану при сохранении текущего темпа работ, если же ОПЗ<0, то затраты на проект могут превысить запланированные,

- ПЭВ – показатель эффективности выполнения, рассчитываемый по формуле ПЭВ=(БПЗ-БСВР)/(БПЗ-ФСВР). Если ПЭВ=1, то проект выполняется по плану и оставшаяся работа будет выполнена в рамках бюджета. Если ПЭВ>1, то объем оставшейся работы превышает бюджет, надо любо увеличить бюджет, либо работать с большей эффективностью. Если же ПЭВ<1, то у проекта есть резерв по бюджету, можно увеличить качество работы или реализовать дополнительные задачи.