Операции с папками документов

Находясь во вкладке "Папки" Окна поиска, Вы можете, помимо быстрого перехода к списку документов какой-либо папки, также выбрать две или более папки (или группы папок) и провести поиск документов из этих папок, используя одну из трех операций:

- Объединение

- Пересечение

- Вычитание (эта операция возможна только при выборе двух папок)

Выбрать несколько папок (групп) можно с помощью клавиши "Insert", поочередно переставляя курсор на названия папок (групп), с которыми требуется провести операции.

Снять пометки можно повторным нажатием клавиши "Insert" при установленном на папке курсоре.

После того как выбраны две или более папки (группы), в пиктографическом меню становится активной меню , в котором нужно выбрать одну из операций.

Объединение

Выполняя объединение папок (групп папок) документов, Вы получаете новый список документов, в который войдут все документы из выбранных папок (групп).

Объединение папок удобно использовать, например, в тех случаях, когда Вы подготавливали списки документов по интересующей проблеме и использовали разные методы поиска этих документов, занося их в разные папки. Для получения итогового списка документы из всех этих папок можно объединить.

Также объединение папок можно использовать в том случае, когда несколько сотрудников подготавливали подборки документов по одной или смежным проблемам. Интегрировав все папки в одной системе, можно их объединением получить итоговый список.

Примечание: суммарное количество документов в новом списке может оказаться меньшим, чем содержалось во всех объединяемых папках (группах), т.к. в папках могли находиться одни и те же документы, а в новом списке такие документы не дублируются и заносятся в одном экземпляре.

Пересечение

Выполняя пересечение папок (групп папок) документов, Вы получаете новый список документов, в который войдут только одинаковые документы, входящие одновременно в выбранные папки (группы).

Если одинаковых документов в выбранных для пересечения папках нет, то система выдаст сообщение "Список пуст".

Пересечение папок удобно использовать, например, в тех случаях, когда, изучая какие-либо подборки документов по смежным проблемам, требуется найти общие документы, регулирующие эти проблемы.

1.2.3. Вычитание

Примечание: операцию "Вычитание" можно проводить только с двумя папками.

Выполняя вычитание папок, Вы получаете новый список документов, в который войдут только оригинальные документы из той папки, из которой проводилось вычитание. Т.е. если вычитать из документов папки "1" документы папки "2", то в итоговой папке останутся документы папки "1", за исключением одинаковых (если такие имеются) с папкой "2" документов.

Можно вычитать как документы папки "2" из папки "1", так и наоборот. Для этого нужно активизировать мышью один из вариантов вычитания, в котором указаны оригинальные названия вычитаемых Вами папок.

Вычитание папок удобно проводить в тех случаях, когда, например, при изучении подборки документов по смежным проблемам требуется найти документы, касающиеся только оной из проблем.

Закладки

Если при работе с текстом документов вы делали закладки, то, то все их вы сможете найти на закладке Закладки (следующая после закладки Поиск на карточке реквизитов и закладки Папки).

Закладки также хранятся по принципу файловой системы. Введены понятия «Группа закладок» – это аналог директории, «Закладка» – аналог файла. Иными словами можно создать «Группу закладок» и помещать туда (как в директорию файлы) «Закладки» или создавать там другие «Группы закладок» (для этих целей используется кнопка Создать). Максимальное количество уровней вложенности – 10.

Значок «Плюс» на иконке с «Группой закладок» означает, что ее можно открыть (т.е. там есть или «Группы закладок» или «Закладки»).

Для сортировки закладок или «Групп закладок» используется название колонки «Имя закладки из...». Серый треугольник в правой части названия этой колонки показывает порядок сортировки: в алфавитном порядке или в обратном порядке. Отсутствие серого треугольника означает, что сортировка не включена. Обращаем Ваше внимание, что сортируются только закладки (группы закладок), расположенные на одном уровне.

Горячие клавиши

Ctrl+СерыйПлюс открыть все закладки

Ctrl+СерыйМинус закрыть все закладки

Пробел открыть (закрыть) «Группу закладок»

Shift+стрелка вверх(вниз) отметить (разотметить) закладки

Ctrl+Ins поместить текущую (или отмеченные) закладку (закладки) в буфер

Shift+Ins вставить закладки из буфера в выбранную «Группу закладок»

Последние две операции также доступны через пиктографическое меню.

В пиктографическое меню работы с текстом документа добавлена иконка «Все закладки в документе» (горячие клавиши Shift+F8).

Следующей закладкой является История. Система запоминает несколько последних заполненных карточек реквизитов (запросов) и сформированных по ним списков документов.

На экране окно, в верхней части которого перечислены сделанные запросы с указанием количества найденных документов, даты, времени и имени запроса.

Выбор кнопки Папка обеспечит переход в выбранный список документов, кнопки Уточнить – переход в заполненную карточку реквизитов, соответствующую выбранному запросу.

Выбрав кнопку Удалить, можно удалить ненужный запрос, а кнопку Именовать – переименовать выбранный.

Отметив два или более запросов и выбрав кнопку Папка можно найти их пересечение или объединение. Результат помещается в текущую папку.

Все сохраненные запросы можно упорядочить по названию, дате и числу найденных документов. Для этого надо выбрать кнопки Имя, Дата, Число док. соответственно.

После того как вы нашли требуемые документы и изучили их, то вам потребуется сохранить или вывести эти файлы на печать.

Сохранить документ в файл вы можете при работе со списком документом или же при работе непосредственно с текстом документа. Для этого вам необходимо выбрать пункт меню Фаил/Сохранить как… или пиктограмму или Ctrl+S, F2.

При работе с текстом вы можете вывести его на печать. Для этого вам необходимо выбрать пункт меню Файл/Печать… или пиктограмму или Ctrl+P, Ctrl+F2.

При работе со списком документов вы можете вывести его на печать. При этом вы можете выбрать какая информация о документе кроме названия будет выводится на экран. Для этого вам необходимо выбрать пункт меню Файл/Печать… или пиктограмму или Ctrl+P, Ctrl+F2. В появившемся окне в поле «Что печатать» активизируем строчку «Выбранные поля», клавиша «Поля…». В «Полях для печати» отметим галочками те поля, которые необходимо напечатать. ОК! Те же самые настройки можно задать при помощи пиктографического меню или пункта главного меню Сервис/Настройки…/корешок «Печать» или комбинации клавиш Ctrl+Y.