Способы выравнивания загрузки ресурсов

К превышению загрузки ресурсов приводят следующие причины:

- ресурс назначается на одновременно выполняемые задачи,

- увеличение объема работ задачи, приводящее к превышению уровня загрузки ресурса,

- назначение ресурса в дни, когда он недоступен.

Для выравнивания загрузки ресурсов в MS Project можно использовать средства автоматизации или перераспределять загрузку вручную.

Давайте перегрузим в задаче 23 программиста приложений и посмотрим, как MS Project выровняет перегрузку. Для этого перейдем на Использование задач. Дважды щелкнуть по задаче 23.

На вкладке Ресурсы установить загрузку 120%. Перейти на вкладку Дополнительно.

Установить тип задачи – фиксированный объем ресурсов, снять флажок фиксированный объем работ. Установить длительность 7 дней.

В результате увеличились трудозатраты. Перейдем на Лист ресурсов.

Наш программист приложений «покраснел».

Перейти на Диаграмму Ганта.

На диаграмме отмечена нагрузка 120%.

А теперь в меню Сервис выберем Выравнивание загрузки ресурсов.

Установим переключатель Выполнять автоматически, диапазон выравнивания оставим Во всем проекте и не будем трогать флажки.

MS Project не смог выровнять нагрузку и выдал рекомендацию, после щелчка по кнопке Пропустить изменений не произошло.

Установим этому ресурсу загрузку 100% и длительность 7 дней.

Щелкнем ОК. Все вернулось к исходным значениям.

При ручном выравнивании загрузки сначала нужно найти те задачи, назначения на которые перегружают ресурсы (помним, что перегруженные ресурсы выделены красным цветом). Затем нужно определить метод снижения загрузки ресурса.

Вариантом может быть много. Можно перенести задачу на другое время, изменить ее длительность. Можно снизить объем работ для ресурса, можно выполнить замену ресурса, а можно оставить ресурс перегруженным, изменив календарь ресурса в данные дни работы. Рассмотрим это далее.

В меню Вид выбрать Использование ресурсов.

В меню Проект выбрать Фильтр, а затем Ресурсы с превышением доступности.

Как и следовало ожидать, таковых не оказалось.

В меню Проект выбрать Фильтр, а затем Все ресурсы.

В нашем проекте ресурсы не перегружены. При оптимизации проекта возможны следующие стратегии:

- начать некоторые работы раньше, чтобы закончить проект в срок,

- для некоторых задач и ресурсов изменить график рабочего времени (использование суббот и выходных),

- для некоторых работ по согласованию с заказчиком уменьшить объем работ,

- по согласованию с заказчиком снизить уровень качества.

Анализ рисков

Итак, план составлен, проект укладывается в сроки, бюджет соответствует ожидаемому, загрузка ресурсов не превышает их доступности. Пора задуматься, а удастся ли выполнить этот план? Ответ на этот вопрос можно получить, анализируя риски проекта.

При анализе рисков надо сначала определить возможные риски, а затем для каждого из них определить способы смягчения влияния риска на проект.

Определение рисков

В первую очередь необходимо анализировать риски у тех задач, которые находятся на критическом пути. Риски определяются для трех аспектов проекта: расписания, ресурсов и бюджета.

Риски в расписании

При анализе рисков расписания основная цель заключается в том, чтобы снизить вероятность срыва сроков работ. Срыв сроков работ может произойти в том случае, если длительность задач в плане не будет соответствовать тому времени, которое потребуется ресурсам на их выполнение.

Поскольку каждый проект уникален, то обязательно случится так, что какая-то из задач продлится дольше запланированного, но чем точнее и детальнее план, тем меньше будет таких задач. Уменьшение рисков расписания начинается с детализации плана работ. После этого определяются задачи, у которых вероятность срыва наиболее велика.

Такие задачи можно определить по некоторым формальным критериям. Надо найти задачи, которые выполняются сотрудниками, не имеющими опыта работы. Обычно для таких задач при определении длительности оставляют знак вопроса. Для примера поставим знак вопроса для задачи 23 Разработка запросов и отчетов.

(Предварительно перейдите на диаграмму Ганта с видом таблицы «Ввод»).

Теперь в меню Проект выбрать Фильтр, а затем Задачи с оценкой длительности.

Вернуться к исходным значениям.

Для снижения риска желательно увеличить длительность такой задачи. А можно добавить задачу по освоению функциональных обязанностей неопытным сотрудником.

Другим источником рискованных задач являются руководители, которые назначают сроки выполнения задач из своего опыта и не учитывают возможности непосредственных исполнителей. Как правило, это задачи с короткими сроками (длительностью 1 день или несколько часов).

Создадим фильтр для отбора таких задач. Для этого в меню Проект выбрать Фильтр, а затем Другие фильтры.

Выбрать задачи с оценкой длительности и щелкнуть по кнопке Создать.

Ввести данные по образцу.

Для ввода данных надо сначала щелкнуть в нужном поле, а затем раскрыть список и выбрать нужное. В поле Значение просто ввести 1 д. Щелкнуть по кнопке ОК.

Новый фильтр появился в списке. Щелкнуть по кнопке Применить.

На диаграмме остались только короткие задачи. Снять фильтр (в меню Проект выбрать Фильтр, а затем Все задачи).

После того, как короткие задачи отобраны, определить реалистичность отведенного для них времени. Можно обсудить длительности задач с будущими исполнителями.

Очередной источник рисков расписания – задачи с большой длительностью. Для отбора таких задач можно применить автофильтр. Для этого в меню Проект выбрать Фильтр, а затем Автофильтр.

Обратите внимание на кнопки с черными треугольничками, которые появились в строке заголовков полей. Щелкнуть по треугольничку поля Длительность и в раскрывшемся списке выбрать нужное значение.

Получили список длительных задач.

Снятие автофильтра выполняется повторным выбором Проект – Фильтр – Автофильтр.

Целесообразно детализировать длительную задачу, разбив ее на 2-3 коротких, риск срыва коротких задач существенно ниже.

Не будем разбивать наши длинные задачи, хотя задача 23 находится на критическом пути.

И последний вид задач с повышенным риском – задачи с большим числом зависимостей. Например, задачи 20, 24 и 27 имеют по 2 предшественника. Следовательно, срыв любой из задач предшественников приведет к затягиванию начала выполнения указанных задач.

Чтобы найти эти задачи, воспользуемся автофильтром (Проект – Фильтр - Автофильтр). В поле Предшественники раскроем список и выберем Условие.

В появившемся окне введем условие поиска –; (точку с запятой, которая разделяет номера задач-предшественников).

Щелкнуть по кнопке ОК.

Снять автофильтр.

Снизить риск задержки задач можно, изменив длительность задач-предшественников, особенно если эти задачи расположены на критическом пути.

Ресурсные риски

Цель анализа ресурсных рисков заключается в том, чтобы определить ресурсы и назначения, увеличивающие вероятность срыва проекта. Например, использование неопытных сотрудников или назначение одного сотрудника на несколько параллельных задач.

Определенные риски имеют задачи с большим объемом работы. Практика показывает, что, чем больше исполнителей, тем труднее их загрузить равномерно. Слишком высокая ответственность отдельных сотрудников опасна тем, что в случае болезни или его недоступности по другим причинам задачи, в которых он задействован, выполнить в срок будет невозможно.

Если некоторым сотрудникам увеличивают продолжительность рабочей недели за счет включения суббот в рабочее время, то из-за усталости они могут работать медленнее, чем обычно. Поэтому при планировании следует избегать длительной перегрузки работников.

Определенный риск может проявляться в случае, если какие-либо материалы можно получить только от одного поставщика. В случае задержки с поставками возникает риск срыва определенных задач.

Бюджетные риски

Если в результате осуществления рисков увеличивается объем работ по проекту, то это приведет к росту затрат на него. Если в проекте задействованы только штатные сотрудники, то бюджет проекта не имеет большого значения. Если же проект оплачивает заказчик, то бюджетные рамки проекта всегда ограничены.

Поэтому важно предусмотреть риск увеличения бюджета в результате тех или иных обстоятельств. Оценить бюджетные риски можно по методу PERT, который мы пока рассматривать не будем.

План смягчения рисков

После выявления проектных рисков надо определить меры, смягчающие их влияние на проект.

Для сдерживания рисков разрабатывается план дополнительных работ, которые включаются в проект и, будучи выполненными, снижают вероятность осуществления риска. Можно также разработать план дополнительных работ (план реакции на риски), которые не включаются в проект, но добавляются при осуществлении риска.

Разрабатывая план дополнительных работ, надо помнить о том, что затраты на предотвращение риска не должны превышать затрат, понесенных при осуществлении риска. Например, если в случае осуществления риска увеличивается продолжительность какой-либо задачи на 1 день, а связанная с этим оплата работнику – на 500 рублей, то затраты на предотвращение риска не должны превышать этой суммы.

Следует помнить, что срыв задач, лежащих на критическом пути, всегда приведет к увеличению длительности проекта и дополнительным затратам. Следует оценить количество задач, не лежащих на критическом пути и, следовательно, имеющих временной резерв. Чем больше таких задач, тем лучше проект подготовлен к возникающим рискам.

Целесообразно просмотреть задание с начала до конца, добавляя необходимые пометки в конспект. Это позволит закрепить материал и упрочить полученные навыки.

1.3. Составить отчет о выполнении практического задания

После выполнение практического задания студент должен составить отчет, в котором должны быть отражены следующие положения:

- номер и название лабораторной работы;

- описание цели и плана лабораторной работы и сущности задачи календарного планирования работ проекта;

- решенные практические задания;

- анализ полученных результатов и выводы по лабораторной работе.

 

После составления отчета студент сдает его преподавателю и защищает. После успешной защиты отчета студент переходит к выполнению следующей лабораторной работы. Не допускается выполнение и отчет следующих лабораторных работ, без успешной защиты предыдущей работы.

¨ Лабораторная работа «Средства форматирования диаграммы Ганта MS Project 2003»

Цель:

- изучить методики анализа и оптимизации плана работ по проекту с использованием программного продукта Microsoft Project 2003;

- изучить средства форматирования MS Project 2003.

Результат обучения. После обучения студент должен:

- знать о принципах организации, функциональных возможностях, программному обеспечению автоматизации управления предприятия.

- уметь оценивать эффективность различных вариантов внедрения программного обеспечения управленческой деятельности на предприятии.

- уметь выбирать и рационально использовать конкретные информационные технологии обеспечения деятельности на своем рабочем месте.

- владеть практическим навыком работы в КИС.

1. Практическое задание

Форматирование диаграммы

Средства форматирования MS Project позволяют:

- изменить форму и цвет составляющих диаграмму отрезков,

- определить информацию, отображаемую рядом с отрезками,

- отобразить дополнительную графическую информацию,

- форматировать шкалу времени.