Под редакцией д.т.н., проф. Арунянца Г.Г.

БАЗОВЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ
ТЕХНОЛОГИИ В ЭКОНОМИКЕ

(Практикум, Часть 1)

Учебное пособие для студентов экономических

Специальностей вузов

 

 

		Информационные технологии обработки табличной информации на базе MS EXCEL

 

Калининград - 2008

Издательство КГТУ

 

ББК

УДК 681.3.06

 

РЕЦЕНЗЕНТЫ:

Кафедра систем управления и вычислительной техники

Калининградского государственного технического университета (КГТУ)

Рудинский И.Д.,

доктор педагогических наук, кандидат технических наук, профессор кафедры систем управления и вычислительной техники КГТУ

Балтийский институт экономики и финансов (БИЭФ)

Мнацаканян А.Г.,

доктор экономических наук, профессор, ректор БИЭФ

 

 

Арунянц Г.Г., Калинина С.А., Ломакина Г.В., Петрикина Г.К. Информационные технологии в экономике: практикум (Часть 1)/ Под редакцией Арунянца Г.Г.– Калининград: КГТУ. 2008.– 433 с.

 

 

Настоящее издание является первой частью Практического курса по использованию информационных технологий (ИТ) для решения широкого круга экономических задач. Книга состоит из двух разделов:

1. ИТ обработки текстовой информации на базе MS Word.

2. ИТ обработки табличной информации на базе MS Excel

Материал в каждом разделе представляется в форме занятий, оснащенных теоретической частью в объеме, необходимом для легкого понимания представленных проблем, примеров решения задач в рассматриваемой предметной области, контрольных вопросов для самоконтроля глубины проработки теоретического материала и вариантов контрольных заданий. Каждый раздел книги оснащен расширенным списком литературы для более глубокого изучения рассмотренных вопросов и контрольными тестами для проверки полученных знаний и навыков при работе с определенными информационными технологиями.

В книге освещены наиболее типичные ситуации, с которыми приходится сталкиваться пользователю-экономисту ежедневно, и варианты их решения с помощью базовых информационных технологий и, в частности, с помощью самой популярной программы электронных таблиц – Microsoft Excel.

Книга имеет выраженную учебную направленность, поэтому она будет полезна не только для студентов и преподавателей вузов по специальностям: 080801.65 – Прикладная информатика (по областям экономики), 080105.65 – Финансы и кредит, 080109.65 – Бухгалтерский учет, анализ и аудит, 080301.65 – Коммерция (торговое дело), 080502.65 – Экономика и управление на предприятии (по отраслям), 080507.65 – Менеджмент организации и другим экономическим специальностям, связанным с информатикой. Она может быть полезной для специалистов-практиков в области экономики (бухгалтеров, экономистов, менеджеров, руководителей и др.), а также для всех интересующихся эффективными методами использования информационных технологий в экономике и желающих повысить свой уровень компьютерной грамотности.

 

ПРЕДИСЛОВИЕ

 

Главные трудности при решении различных задач в экономике, помимо дефицита ресурсов, определяются недостатком времени и информации. В настоящее время скорость и качество получения и обработки информации стали условием существования и прогресса различных отраслей народного хозяйства. Эту проблему нельзя решить без использования компьютеров и компьютерных технологий.

Развитие компьютерных технологий, прежде всего в области персональных компьютеров (ПК), связанное с существенным повышением производительности вычислительных средств при одновременном снижении их стоимости, повышении надежности, уменьшении габаритных размеров, привело к революционным изменениям в области обработки экономической информации. Этот процесс сопровождается изменением информационной культуры общества и содержания профессиональной деятельности для многих профессий.

Компьютерные технологии являются относительно новыми вообще и для экономистов, в частности. Многие из ныне работающих специалистов – экономистов не имели возможности получить соответствующую современным требованиям подготовку в области информационных технологий.

На сегодняшний день на рынке книжной продукции появилась масса изданий, представляющих собой сборники «надерганных» из разных источников «рецептов» правильной работы с компьютером.

Сориентироваться в этой информационной лавине разнородной литературы неспециалисту в области компьютерных технологий чрезвычайно сложно.

Не смотря на то, что изучение информационных технологий (ИТ) подразумевает необходимость изучения пакетов прикладных программ, таких как Word, Excel, Access и др., – это не должно превращаться в набор инструкций типа «как и куда нажимать», «куда выходить» и «что делать» (ошибка традиционного изложения материала).

Более правильным представляется взгляд на информационные технологии как на совокупность знаний и практических навыков обработки самой различной информации безотносительно к используемым программным пакетам, т.к. различные программные пакеты, предназначенные для решения сходных задач, в целом реализуют одни и те же информационные технологии.

Таким образом, необходимо целостное, системное изложение материала по информационным технологиям с точки зрения технологического подходак обработке информации.

Основным условием повсеместного развертывания процесса информатизации является повышение качества интеллектуальной среды через систему образования и переподготовки специалистов в области экономики.

Одним из направлений усилий, вытекающих из поставленной задачи, является создание учебной литературы по применению информационных технологий в экономике. Решению этой задачи и служит настоящий практический курс.

В целом принято считать, что экономическая информатика – это прикладная, практическая наука, очень близкая к технологии, поэтому ее предмет нередко называют информационной технологией. В отличие от таких наук, как, например, история, которые можно изучить путем чтения литературы, информационные технологии можно освоить только в ходе практической деятельности. Здесь, скорее, просматривается сходство с изучением иностранного языка, когда, прежде всего, необходимо учиться говорить на языке. Так и при освоении информационных технологий необходимо учиться решать конкретные задачи с помощью соответствующих прикладных программ, решать задачи с помощью соответствующих инструментов, а не изучать программы. И так же как в изучении иностранного языка невозможно выучить все возможные фразы, так и при изучении информационных технологий невозможно решить заранее все задачи.

Еще одной проблемой, с которой сталкиваются при изучении информационных технологий, является большой объем информации по всем используемым в настоящее время компьютерным технологиям. Поэтому приходится идти на сознательное ограничение изучаемого материала, определяемого минимально необходимыми знаниями для решения конкретных экономических задач.

Пособие «Информационные технологии в экономике (Практикум)» состоит из двух частей.

Первая часть, представленная в настоящей книге включает два раздела:

1. Информационные технологии обработки текстовой информации на базе MS Word.

2. Информационные технологии обработки табличной информации на базе MS Excel.

Во вторую часть Пособия, планируемую к изданию в 2009 году, будут включены разделы:

1. Информационные технологии создания и использования баз данных.

2. Информационные технологии презентационной графики.

3. Информационные технологии представления информации в Интернет.

В целом учебно-практический материал в книге представляется в форме отдельных занятий, последовательность расположения которых определяет строгую очередность их выполнения, что обеспечивает реализацию заложенных принципов: «от простого – к сложному»; «от начальных знаний – к более глубоким».

В книге освещены наиболее типичные ситуации, с которыми приходится сталкиваться пользователю-экономисту ежедневно, и варианты их решения с помощью базовых информационных технологий. Наибольшее внимание уделено представлению основных эффективных приемов решения распространенных задач, а также разбору типичных ошибок при использовании информационных технологий, что в большинстве случаев является достаточным для решения большого класса задач по аналогии с рассмотренными примерами.

Для более глубокого изучения информационных технологий, а также при возникновении специальных сугубо экономических задач, не охваченных настоящим пособием, рекомендуется ознакомление с дополнительной литературой, перечни которой приводятся в соответствующих разделах книги.

Пособие рассчитано на лиц, владеющих элементарными знаниями общей информатики и основами экономики предприятий. Оно поможет овладеть большинством важнейших навыков, необходимых пользователю-экономисту для эффективного использования базовых информационных технологий при решении достаточно широкого круга экономических задач с использованием современных компьютерных средств. Оно написано таким образом, чтобы не имеющие опыта пользователи могли быстро освоить интересующие их технологии и приемы их использования и приступить к самостоятельной работе по решению предлагаемых вариантов заданий.

Рассмотрение информационных технологий проводится на конкретных примерах, понятных студенту или специалисту-экономисту. В каждом примере последовательно, от постановки задачи до получения конкретного результата, продемонстрированы все промежуточные шаги с пояснениями и аргументацией моментов осуществления выбора. При этом основное внимание сосредоточено на практических операциях, которые необходимо выполнить в ходе решения примеров.

Для лучшего восприятия материала все названия клавиш, кнопок, диалоговых окон и их полей, команд меню в тексте пособия выделены различными способами.

Текстовый материал сопровождается множеством экранных рисунков, что позволит обучаемому не только более наглядно представлять суть выполняемых операций, но и эффективно использовать возможности зрительной памяти для более эффективного освоения представляемого материала.

Для закрепления материала и отработки практических навыков при решении различных задач предлагаются контрольные вопросы, структурированные по отдельным темам по ходу их рассмотрения, и множество вариантов заданий для самостоятельного решения. К наиболее сложным заданиям даются образцы их решения. В конце каждого раздела приводятся контрольные тесты для проверки полученных знаний по рассмотренным в разделе вопросам. Конечные результаты (правильные ответы) решения поставленных задач и правильные ответы на тестовые вопросы сведены в отдельные части в конце каждого тематического раздела. Однако, при самостоятельном обучении с применением настоящего пособия, для эффективного развития навыков работы на компьютере с использованием информационных технологий при решении поставленных задач имеет смысл пытаться выполнять задания самостоятельно и лишь в крайних случаях прибегать к помощи решений. В конце каждого раздела приводится расширенный перечень дополнительной литературы.

Книга имеет выраженную учебную направленность, поэтому её авторы полагают, что она будет необходима не только для студентов и преподавателей вузов по специальности «информационные системы в экономике», «прикладная информатика (по областям экономики)» и других экономических специальностей, связанных с информатикой. Она может быть полезной для специалистов-практиков в области экономики (бухгалтеров, экономистов, менеджеров, руководителей и др.), а также для всех интересующихся эффективными методами использования информационных технологий в экономике и желающих повысить свой уровень компьютерной грамотности.

Авторы выражают большую благодарность рецензентам – доктору педагогических наук, кандидату технических наук, профессору кафедры систем управления и вычислительной техники Калининградского государственного технического университета Рудинскому И.Д. и Ректору Балтийского института экономики и финансов, доктору экономических наук, профессору Мнацаканяну А.Г., взявшим на себя труд прочесть рукопись и сделавшим ряд конструктивных замечаний, которые позволили улучшить как методику изложения, так и содержание пособия.

Авторы выражают надежду на получение от читателей полезных замечаний, советов и рекомендаций по улучшению содержания и стиля представления материала в последующих изданиях (е-mail для контактов: [e-mail].

 

 

 

РАЗДЕЛ 1

ИНФОРМАЦИОННЫЕ
ТЕХНОЛОГИИ
ОБРАБОТКИ
ТЕКСТОВОЙ ИНФОРМАЦИИ

НА БАЗЕ MS WORD

 

ПРЕДИСЛОВИЕ К РАЗДЕЛУ

 

Практически каждый экономист встречается с необходимостью
подготовки тех или иных текстовых документов (справок, служебных записок, отчетов, статей, писем, рекламных материалов и т.п.). Текстовые документы можно подготовить и без компьютера, например, на пишущей машинке. Однако с появлением компьютеров готовить документы стало значительно проще и удобнее. Принципиальное отличие создания и редактирования текста на компьютере от традиционных технологий состоит в том, что технически не представляет труда устранить ошибку в тексте немедленно, а также и в последствии. Это создает большое психологическое преимущество пользователю, избавляя его от опасений допустить ошибки, исправление которых при старых технологиях требует определенных усилий и времени. Когда необходимо получить так называемую «твердую копию» (распечатку), то файл может быть выведен на принтер как сразу, таки в любой момент впоследствии.

Автоматизированные информационные технологии (АИТ) обработки текстовой информации – одна из базовых информационных технологий в экономике. От правильности составления документов и их оформления во многом зависит деятельность любой современной организации. Внешний облик и оформление наряду с содержанием документов могут многое рассказать об организации. Они являются своего рода показателем информационной культуры компании, составляющими ее имиджа. Поэтому чрезвычайно важно в полной мере владеть технологией обработки текстовой информации. Умение правильно оформить документ в соответствии с предъявляемыми к нему требованиями является одним из критериев оценки специалиста в области информационных технологий.

В настоящем разделе будут рассмотрены понятия, методы и основные технологические приемы, относящиеся к созданию текстовых документов на персональном компьютере с использованием текстового редактора Microsoft Word 2000.

Настоящий раздел представляет собой курс практических занятий, предназначенный для студентов и специалистов экономических специальностей, изучающих вопросы использования современных информационных технологий обработки текстовой информации в практической профессиональной деятельности.

Назначение курса - закрепление знаний в области информационных технологий обработки текстовой информации и развитие практических навыков использования компьютера для решения задач, связанных с обработкой текстовой информации.

Материал настоящего раздела представлен по принципу " от простого – к сложному ".

Если в изложении материала взыскательный читатель заметит повторы, то, просим обратить на это внимание, это сделано намерено с целью подчеркнуть особую значимость определенной части материала для освоения конкретной технологии.

Методические пособия по всем приведенным работам имеют в своем составе контрольные вопросы для самоконтроля обучаемых своих знаний в решении рассматриваемых вопросов, охватывающие все разделы приведенного теоретического материала. В конце раздела приведены тестовые задания. На каждый вопрос теста предлагается несколько вариантов ответов. Правильным из них может быть один. Правильные ответы к теоретическим вопросам тестов помещены в конце настоящего раздела.

Завершает раздел список литературы, рекомендованный для самостоятельного дополнительного изучения.

В конце раздела приводится список литературы. В отдельных работах имеются ссылки на дополнительные литературные источники для более глубокой проработки затронутых вопросов.

 

Занятие №1

Базовые средства для обработки текстовой информации

 

Цель работы

 

Закрепить и развить основные навыки использования технологии обработки текстов.

&	Теоретический материал

Перед рассмотрением имеющихся технологий обработки текстовой информации необходимо разобрать что собственно из себя представляет текстовая информация.

В наиболее общем смысле текстовая информация – это некоторый набор символов. Единицей текстовой информации является символ. В различных текстах могут встречаться самые различные символы, которые можно подразделить на следующие группы:

1. Символы букв алфавита различных языков (русский, английский, немецкий и т.п.).

2. Разделители символов (пробел, табуляция).

3. Знаки пунктуации (запятая, точка, двоеточие, точка с запятой и т.п.).

4. Цифры (от 0 до 9).

5. Знаки математических операций («+», «-», «*», «/»).

6. Специальные символы – различного рода значки, используемые в специальных текстах (например, математические символы).

7. Служебные символы – символы, которые используются для разделения различных блоков текстовой информации.

Текстовая информация в основном состоит из символов языка, знаков пунктуации и цифр.

Строго определенные последовательности символов образуют слова. Слова поставленные в определенном порядке, разделенные пробелами и знаками пунктуации, в свою очередь образуют предложения языка – законченные смысловые конструкции.

Предложения, разделенные знаками пунктуации («.», «!», «?») образуют абзацы – совокупность предложений языка, излагающих определенную мысль, идею, положение.

Совокупность абзацев составляет основной текст документа – тело документа.

Структура текстовой информации приведена на рисунке

 

 

 

Рис. Структура текстовой информации

(пунктирной линией обозначены необязательные элементы).

 

 

Из приведенного рисунка видно, что в качестве разделителя между словами всегда используется пробел, разделителями между группами слов являются знаки препинания. Каждое предложение заканчивается знаком препинания («.», «!», «?»), за которым в обязательном порядке следует пробел.

Можно также представить следующую структуру текстовой информации по уровням вложенности

 

 

 

Рис. Альтернативное представление текстовой информации

 

 

Таким образом, процесс создания текста – это в некотором роде процесс создания подобной структуры.

Для обработки текстовой информации мы будем использовать текстовый редактор Microsoft Word. Рассмотрим основные элементы его интерфейса.

 

 

 

Рис. Основное окно программы Microsoft Word 2000.

 

Меню – интерфейсный элемент, предназначенный для организации доступа к функциям, возможностям и технологиям программы. В меню программы все функции системы имеют определенные имена. Каждая функция располагается в строго определенном месте.

Панель инструментов «Стандартная» -размещает в себе наиболее часто используемые общие функции системы, оформленные в виде инструментов (мелких квадратных кнопок, в которых размещено изображение-пиктограмма). Каждая функция имеет строго определенную пиктограмму. Наличие панелей инструментов существенно упрощает работу с программой, т.к. кнопки панели инструментов позволяют получить быстрый доступ к часто используемым функциям системы. Однако, следует отметить, что доступ к функциям системы через горячие клавиши и сочетания клавиш является часто гораздо более быстрым способом.

Панель инструментов «Форматирование» размещает в себе инструменты для форматирования (оформления внешнего вида) текстовой информации.

Масштабные линейки предназначены для визуального сопоставления текстовой информации на экране с ее фактическими размерами на листе бумаги после вывода документа на печать. Масштабные линейки используются для форматирования абзацев (задания отступа, выступа, левой и правой границы), а также точек табуляции (табулстопов) для возможности размещения текста в строго определенных местах от левого и правого краев бумаги.

Курсор ввода (или клавиатурный курсор) предназначен для индикации текущей точки вставки текста, т.е. места документа, куда в данный момент при нажатии клавиш будет вводится текст. Существуют методы перемещения курсора, о которых будет сказано позднее.

Текстовый курсор мыши предназначен для быстрого перемещения курсора ввода по документу (для перемещения курсора ввода текста необходимо переместить курсор мыши двигая манипулятор мышь к нужной точке и нажать левую кнопку мыши). Текстовый курсор мыши также используется для выделения блоков текстовой информации, их перемещения и копирования.

Графический курсор мыши (или указатель). Текстовый курсор мыши при попадании в область панелей инструментов или меню принимает вид белой наклонной стрелки (см. рис.). Это означает, что при нажатии левой кнопки мыши будет выполнено какое-либо действие.

 

 

Рабочая область – область окна, предназначенная для ввода информации. Рабочая область текстового редактора представляет собой своего рода виртуальный лист бумаги, на котором пользователь может размещать информацию, редактировать ее, сохранить в виде отдельного файла, отправить документ на печать (распечатать) и многое другое.

Статусная строка предназначена для отображения информации о документе, такой как текущая страница, текущий раздел, текущая раскладка клавиатуры (русский или английский), индикация режима ввода текста (вставка или замена) и т.п.

Полосы прокрутки предназначены для прокрутки документа (перемещение по документу вперед и назад).

Кнопки Свернуть, Развернуть, Закрыть предназначены соответственно для свертывания (скрытия), развертывания во весь экран и закрытия окна программы Microsoft Word.

Вся информация, введенная в рабочую область составляет документ. Введенную информацию можно сохранить в виде отдельного файла на диске, загрузить (открыть), если данная информация ранее уже была введена и существует в отдельном файле, и распечатать (вывести информацию на принтер).

Документ Word – файл с расширением.doc, в котором хранится информация, введенная в редакторе Word.