Формирование заголовка отчета

 

Каждый отчет должен начинаться с заголовка (титула). В заголовке любого отчета в обязательном порядке должны содержаться следующие реквизиты:

1. Наименование отчета – текстовое наименование отчета, отражающее содержание представленной в отчете информации.

Для суммовой оборотно-сальдовой ведомости движения материалов предлагается следующий шаблон наименования отчета.

Пример.

 

ОБОРОТНО-САЛЬДОВАЯ ВЕДОМОСТЬ ПО ДВИЖЕНИЮ _________________________

 

Здесь вместо прочерка проставляется: «ТМЦ», «Товаров на складе», «Денежных средств» и др.

Как правило, оформляется жирным шрифтом и прописными буквами с выравниванием по центру или по ширине.

2. Объект – то, к чему относится данный отчет. Например, необходим отчет по движению материалов на складе по Складу №1.

Пример:

ОБОРОТНО-САЛЬДОВАЯ ВЕДОМОСТЬ
ПО ДВИЖЕНИЮ МАТЕРИАЛОВ НА СКЛАДЕ

по складу СКЛАД №1

 

Объектов может быть несколько, если структура составляемого отчета является достаточно сложной. В этом случае выравнивание наименования отчета производится по центру, а выравнивание объектов по левому краю.

 

ОБОРОТНО-САЛЬДОВАЯ ВЕДОМОСТЬ
ПО ДВИЖЕНИЮ МАТЕРИАЛОВ НА СКЛАДЕ

 

Склад: СКЛАД №1

Группа товаров: Строительные материалы

 

Наименование реквизитов в этом случае отделяется от их значения двоеточием.

 

3. Период отчета – как реквизит отчета характеризует его результаты относительно временной шкалы. Период может быть:

- Фиксированным (регламентированным): месяц, квартал, полугодие, год и т.п. В этом случае после наименования отчета и указания объектов принадлежности добавляется строка вида:

 

за __________________ 200__ г.

 

- Произвольным: с <начальная дата> по <конечная дата>.

 

с «____» ____________ 200__г. по «____» ____________ 200__г.

 

Как правило, вся титульная информация отчета выполняется одним шрифтом по гарнитуре (Times или Arial). Выбор определенной гарнитуры и начертания (полужирный, курсив и т.п.) определяется, как правило, один раз для всех отчетов организации и является элементом стиля оформления документов для всей организации. Вопрос определения стиля оформления документов организации является чрезвычайно важным и будет рассмотрен отдельно.

Таким образом, получим заголовок отчета следующего вида.

ОБОРОТНО-САЛЬДОВАЯ ВЕДОМОСТЬ
ПО ДВИЖЕНИЮ МАТЕРИАЛОВ НА СКЛАДЕ

с «____» ____________ 200__г. по «____» ____________ 200__г.

 

Склад: СКЛАД №1

Группа товаров: Строительные материалы

 

Формулы массивов

 

Для обработки массивов информации в MS Excel существует специальный тип формул – формулы массивов.

Под массивом в MS Excel понимается любой блок информации – группа ячеек, которым присвоено определенное имя. Группа ячеек также может называться диапазоном.

 

Для создания массива необходимо:

1. Выделить группу ячеек мышью или с помощью клавиатуры (Shift + «стрелки»)

2. Вст а вка ® И мя ® П рисвоить …

3. В поле «Имя» диапазона указать имя массива. Например, “ Блок1 ”.

4. Нажать клавишу Enter или Ok.

 

Таким образом, получим массив Блок1, доступный для дальнейшей обработки.

 

Основные операции обработки массивов:

 

1. Суммирование значений элементов.

= СУММ (Блок1)

 

2. Определение среднего значения по значениям элементов массива

= СРЗНАЧ (Блок1)

 

Формулы массивов представляют собой формулы, где предусмотрена обработка массивов информации. Под обработкой информации здесь понимается процесс перебора значений массива, выборку определенных значений на основании совокупности условий и расчет какого-либо выражения.

Структура формулы массива

 

{= < Операция > (< Условие > * <Выражение>)}

 

где { } (фигурные скобки) – результат нажатия Ctrl + Shift + Enter при завершении работы с формулой. Круглые скобки вставляются автоматически после нажатия Ctrl + Shift +Enter и указывают на то, что данная формула является формулой массива. Далее все формулы массива будем брать в фигурные скобки.

 

Операция – функция обработки данных (операции над группой ячеек). Например, функция «СУММ».

Условие – совокупность выражений вида

 

ЕСЛИ(Условие1;1;0) * ЕСЛИ(Условие2;1;0) … ЕСЛИ(УсловиеN;1;0),

 

где ЕСЛИ(Условие1;1;0) – функция, возвращающая 1, в случае истинности условия, 0 – если условие ложно. Совокупность данных выражений, соединенных оператором умножения реализует функцию отбора элемента массива:

F (x) = 1 * 1 * 1 …

Условие1 – условное выражение Например: B5 = НаимТовар, что означает: если в очередной элемент массива НаимТовар равен значению ячейки B5 текущего листа, то результат - 1, иначе - 0.

 

Выражение -арифметическое выражение, в составе которого имеются наименования массивов.

Например,

(ПриходТовар – РасходТовар)

 

означает, что от каждого элемента массива ПриходТовар будет отниматься элемент массива РасходТовар.

Внимание! Массивы в формулах массивов должны иметь одинаковые размерности, т.е. содержать одинаковое число элементов.

Пример формулы массива:

 

{= СУММ (ЕСЛИ(НаимТовар =B5;1;0) * ЕСЛИ(ДатаРегистр >=НачДата;1;0)*

* ЕСЛИ(ДатаРегистр <=КонДата;1;0) * (ПриходТовар – РасходТовар)}

 

* жирным шрифтом выделены массивы.

 

Формула означает, что в результате ее расчета будет вычислено выражение (ПриходТовар – РасходТовар) для каждого элемента массивов, после чего эти выражения будут просуммированы функцией СУММ, т.е.

 

Условие1 * (ПриходТовар [1] – РасходТовар [1]) + Условие2 * (ПриходТовар [2] –
РасходТовар [2]) + … + УсловиеN * (ПриходТовар [N] – РасходТовар [N])

 

здесь Условие1-УсловиеN – результат вычисления выражения

 

ЕСЛИ(НаимТовар =B5;1;0) * ЕСЛИ(ДатаРегистр >=НачДата;1;0)*

* ЕСЛИ(ДатаРегистр <=КонДата;1;0),

 

которое принимает значение 0 или 1 в зависимости от условий, для каждого элемента. Если результат вычисления произведения условий равен нулю, то, следовательно, результат вычисления 0 * (ПриходТовар [1] – РасходТовар [2] ) также равен нулю и данный элемент массива не участвует в расчете результата для формулы массива в целом.