Совещание - это форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями.

Эффективность совещаний зависит от того, как ими руководят.

Для повышения эффективности совещаний необходимо учитывать, что в зависимости от степени плановости, характера рассматриваемых вопросов, назначения, психологических особенностей проведения и продолжительности совещания могут быть различного типа:

1) плановые и неплановые (в случае крайней необходимости);

2) текущие (посвящаются обсуждению ряда взаимосвязанных вопросов);

3) и целевые (по одному или группе взаимосвязанных вопросов).

По назначению различают:

- информационные совещания;

- оперативные (для обмена информацией в целях оценки действительного положения на объекте управления и выработки решений по дальнейшему управлению);

- дискуссионные (с целью коллективного обсуждения возникших проблем);

- учебные (с целью сообщения дополнительных профессиональных знаний);

- инструктивные (разъяснительные) (в ходе которых даются указания, работники получают инструкции по выполнению работы);

- проблемные (для выработки метода решения существующих проблем).

Информативное собеседование. Оно служит исключительно тому, чтобы как можно быстрее каждый его участник отчитался перед руководителем. такая отчетность имеет письменное преимущество перед письменными докладами, так как руководитель в случае сомнения может сразу же задать необходимый вопрос. Другим преимуществом является то, что все присутствующие слушают сообщения других и благодаря этому имеют более полное представление об общем положении дел на фирме.

Совещание с целью принятия решения. Здесь речь идет о том, чтобы скоординировать соображение сотрудников, которые часто являются представителями различных отделов, относительно определенной проблемы и дискутируя прийти к принятию решения.

Творческое совещание. Его задачей является поиск новых идей и дальнейшая разработка достижений.

Подготовка делового совещания.

Комплекс организационно-технических мероприятий по организации и проведению совещаний включает следующие мероприятия:

1) Выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников.

2) Ознакомление с повесткой дня предполагаемых участников.

3) Выработка регламента совещания.

4) Подготовка материалов, намеченных для рассмотрения на совещании.

4.1.) Доклада, информации организатора совещания.

4.2.) Доклада, информации предполагаемых участников совещания.

4.3.) Справочно-информационных материалов, которые могут потребоваться в ходе работы совещания.

4.4.) Проекта решения.

5) Организационное обеспечение совещания.

5.1.) Регистрация участников.

5.2.) Размещение участников.

5.3.) Транспортное обеспечение участников.

5.4.) Питание участников.

5.5.) Культурно-массовые мероприятия.

5.6.) Информирование участников по интересующим их вопросам.

5.7.) Снабжение участников канцелярскими принадлежностями.

6) Организация работы секретариата совещания.

7) Техническое обеспечение проведения совещания.

7.1.) Оснащение помещения техническими средствами.

8) Документирование работы.

9) Оформление документальных материалов совещания.

9.1.) Изготовление протокола, итоговых материалов.

9.2.) Размножение итоговых документальных материалов.

9.3.) Обеспечение участников итоговыми документальными материалами.

10) Анкетирование участников совещания.

10.1) О работе совещания.

10.2.) Об уровне организации и проведения совещания.

 

Цель совещания.

Она является "началом всех начал", т.к. чем конкретнее сформулированы цели совещания тем больше надежды на продуктивный результат, и наоборот, расплывчатая формулировка "обсудить состояние вопроса" ни на что определенное не нацеливает. На многих совещаниях участники не могут договориться, т.к. говорят фактически о разных вещах.

Повестка совещания.

Подробная повестка совещания сокращает его длительность, т.к. позволяет участникам лучше подготовиться и более конкретно выступать. Целесообразна предварительная рассылка повестки совещания. Признаком плохого тона является приглашение участников на совещание (чаще всего по телефону), когда приглашающий (секретарь или другой работник) толком не знает о целях совещания, что, к сожалению, не такая уж редкость. Не следует на совещании рассматривать вопросы, разрешимые в рабочем порядке. Совещание - это работа коллективного разума и поэтому не стоит его отвлекать на пустяки.

Круг участников.

Оптимальное число участников совместных обсуждений - 5-7 человек. Увеличение количества приглашенных резко снижает средний коэффициент участия присутствующих, одновременно удлиняя совещание. Поэтому целесообразно минимизировать количество приглашенных.

Лучше всего, когда при разнородной повестке совещания состав его участников является переменным: лицам, чьи вопросы рассмотрены, разрешается покидать совещание, а другие участники, чьи вопросы не первые приглашаются на соответствующее время.

Цена совещания.

Исчисляется она следующим образом. Определяется число участников совещания, его продолжительность и часовая тарифная ставка каждого участника. Несложный расчет позволяет получить искомую величину, которая своим немалым значением обычно неприятно удивляет руководителя.

Расчет производится по формуле:

где С - стоимость совещания в руб.;

N - число участников;

Т - длительность совещания в часах;

Зср - среднемесячная заработная плата участников;

Тр.ср. - среднее число рабочих часов в месяц;

1 -коэффициент скрытых потерь, связанных с участием в совещании.

Время проведения совещаний.

Хорошей традицией стало определение времени совещаний планами подразделений. Внеплановые совещания выбивают из ритма, снижают культуру делового общения, лишают их участников возможности планировать сое время и распоряжаться им, срывают запланированные встречи и дела.

Чтобы не нарушать рабочий ритм сотрудников целесообразно не устраивать совещания в первой половине рабочего дня. Проведение совещаний по дням недели зависит от их вида: проблемные - в середине недели, когда наблюдается высокая производительность труда, инструктивные и оперативные - в конце недели или в понедельник (очень краткие).

Совещания, как правило, лучше созывать во второй половине дня. Из теории биоритмов известно, что у человека существует два пика повышенной работоспособности; первый - примерно с 9 до 12.30 часов и второй - между 16 и 18 часами. Совещания лучше приурочивать ко второму пику. Это послужит дополнительным фактором, побуждающим участников совещания работать быстро и эффективно, дабы не засиживаться допоздна.