Нота, памятная записка, меморандум

Общий термин "Нота" охватывает по традиции все виды офи­циальной переписки между дипломатическими представительства­ми и правительствами стран пребывания. Ноты могут быть на­писаны в первом или третьем лице, быть официальными или неофициальными.

Нота в первом лице (личная нота) направляется по вопросам важного и принципиального значения или в порядке информации о каких либо событиях или фактах.

Личная нота имеет форму письма, составленного в первом лице, от имени подписавшего ноту. Нота начинается с обращения и заканчивается комплиментом (формулой вежливости), в котором автор "свидетельствует свое уважение".

В дипломатической практике принято в ответах на ноту при­держиваться принципов взаимности при формулировках вступи­тельного обращения и заключительного комплимента, т.е. в от­ветной ноте обычно используются те же выражения, которые име­ются в присланной ноте.

Нота в третьем лице (вербальная нота) используется для рас­смотрения широкого круга вопросов. В них излагаются полити­ческие, экономические, научно-технические и другие проблемы как двустороннего, так и многостороннего порядка. Нотами за­прашиваются визы, а также доводится до посольств, торгпредств и т.д. информация представительского характера.

Текст вербальной ноты составляется в третьем лице от имени министерства, посольства, торгпредства и т.д. и начинается с об­ращения, которое содержит комплимент. Заканчивается нота также общепринятой формулой вежливости.

Это послание, менее официальное, чем личная нота, но более официальное, чем меморандум или памятная записка. Нота может подписываться или парафироваться. Дата проставляется на от­дельной строке после последнего слова текста ноты, что рассматривается в качестве особого знака уважения. Нота скрепляется печатью отправителя.

Памятные записки используются для различных целей: для подтверждения сделанного во время беседы устного заявления, чтобы не допустить его неправильного толкования, а также для подтверждения достигнутой на беседе, переговорах устной дого­воренности; для того, чтобы.привлечь внимание к затронутому вопросу, а в некоторых случаях связать собеседника необходимо­стью дать ответы на вопросы, поднятые во время беседы, и т.д.

Таким образом, если сотрудник, участвующий в переговорах, хочет, чтобы к вопросам, которые он намерен обсудить во время беседы, было привлечено внимание, или же во избежание воз­можности неправильного толкования или понимания его аргумен­тации, он должен заранее подготовить Памятную записку, в ко­торой изложить существо вопроса и свое обоснование, и после сделанного им на беседе устного заявления вручить ее собеседнику.

Иногда ваш партнер по переговорам может сам просить при­слать ему памятную записку по вопросам, затронутым в беседе, на переговорах, по достигнутой устной договоренности или по оставшимся разногласиям.

Памятная записка печатается на простой бумаге, номер и печать не ставятся, адрес не указывается. Над текстом печатается заголовок "Памятная записка". Памятная записка составляется в безличной форме с употреблением таких безличных выражений, как: "возбуждается просьба", "приходится констатировать", "со­общается", "напоминается" и т.п.

Памятная записка не содержит обращения и комплимента. Она не подписывается и не скрепляется печатью отправителя.

Под текстом в левом нижнем углу ставится место (город) и дата отправления. Факт вручения Памятной записки следует за­фиксировать в записи беседы на переговорах и приложить к ней копию этой записки.

Меморандум представляет собой документ, в котором подробно излагается фактическая, документальная или юридическая сторона вопроса. Он может содержать анализ тех или иных положений или полемику с доводом другой стороны. Меморандум составляется в форме письма и не содержит общепринятых форм вежливости. Меморандум является либо приложением к нотам, либо самосто­ятельным документом. В большинстве случаев он является доку­ментом для обсуждения, для дальнейших переговоров.

Деловое письмо

Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или ор­ганизации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальное бланк, тем официальное должен быть стиль письма.

Всякое письмо начинается с адреса на конверте. Для того чтобы письмо точно дошло до адресата, необходимо выяснить пол­ные адреса ваших предполагаемых партнеров. В отличие от рос­сийской практики, во всем мире сначала пишут "КОМУ", а затем "КУДА". Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.

Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в левом верхнем углу письма. При этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя просвечивался через окошко конверта.

Затем необходимо написать фамилию адресата с инициалами: первыми пишутся инициалы, а затем — фамилия. Вежливость требует поставить перед инициалами одно из сокращений "Г-ну" ("Господину"), Г-же ("Госпоже"), или 'Г-дам" ("Господам").

 

Деловые встречи

Деловые встречи можно разделить на беседы и переговоры. Беседы предполагают только обмен взглядами, точками зрения, мнениями. Например, в ходе беседы стороны могут договориться о сотрудничестве и наметить последующие шаги. Переговоры при­званы найти решение проблемы, представляющей взаимный ин­терес.

Как правило, беседы и переговоры заранее планируются. В процессе подготовки переговоров и бесед необходимо избегать двух крайностей. Одна крайность — не готовиться к переговорам во­обще, полагаться на импровизацию, поиск решения в процессе переговоров. Другая крайность состоит в пунктуальном продумы­вании всех этапов будущей встречи, учете мельчайших деталей, вплоть до ремарок и пауз.

Более целесообразно выявить основные ключевые моменты встречи, определить линии поведения.

Основная цель беседы состоит в обмене информацией, что облегчает процесс подготовки. Тема будущих бесед согласовывается заранее. В процессе подготовки необходимо:

— наметить круг вопросов, которые вы желаете обсудить,

— подготовить документы, которые вы собираетесь предоста­вить партнеру в процессе бесед (например, материалы о работе вашего предприятия), аргументы в пользу сотрудничества с вашей организацией. Часть информации может быть сообщена в устной форме, другая часть передана в письменном виде (памятные за­писки, рекламные проспекты и т.д.),

— сформулировать вопросы, которые надо задать партнеру. Готовя беседу, надо выделить время для вопросов партнера и его сообщений.

Подготовка к переговорам включает следующие этапы:

- выявление области взаимных интересов,

- установление рабочих отношений с партнером,

- решение организационных вопросов (повестка дня, место и время встречи),

- нахождение общего подхода и подготовка переговорной позиции, в том числе формулировка вариантов решения и предложений по обсуждаемым вопросам.

Подготовительная работа в целом подразделяется на два основных направления: формирование содержательной части переговоров и решение организационных вопросов.

Содержательная подготовка переговоров

Содержательная подготовка переговоров включает решение следующих вопросов:

- анализ проблемы и диагностика ситуации,

- формирование общего подхода, основных целей и задач,

- определение переговорной позиции, возможных вариантов решения проблемы и согласования интересов,

- формирование предложений и их аргументация.

Анализ проблемы и диагностику ситуации следует считать ключевым элементом всего подготовительного этапа. В процессе подготовки к переговорам необходимо выявить интересы участников переговоров, причем не только собственные, но и партнеров по переговорам. Непонимание интересов партнера часто приводит к срыву процесса переговоров.

В процессе ведения переговоров поведение участников может соответствовать трем различным подходам. Первый подход отвечает идее противостояния сторон. Стол, за которым ведутся переговоры, уподобляется своеобразному полю битвы. Согласно данной логике участники переговоров рассматриваются в качестве солдат, при­званных отстоять ранее утвержденные позиции. Основной девиз таких переговоров можно выразить словами"кто — кого" или "перетягивание каната".

Степень противостояния может меняться в широких пределах: от простого желания добиться торговых уступок до стремления добиться от партнера по переговорам максимума возможного. Такой подход связан со многими негативными моментами. Участники переговоров могут чувствовать себя ущемленными. Дальнейшее сотрудничество может оказаться под вопросом. "Выигрыш" на од­них переговорах может повлечь за собой стремление партнера "взять реванш" на других.

Второй подход можно считать противоположностью первого. Стороны занимают дружеские позиции. Более слабая сторона ожи­дает от партнера по переговорам "дружеского" к себе отношения и ведет себя заискивающе. На практике второй подход встречается редко.

Наконец, третий подход основан на понимании сторонами необходимости поиска взаимоприемлемого решения. Участники пе­реговоров совместно анализируют ситуацию и заняты поиском таких решений, которые в максимальной степени отвечали бы интересам обеих сторон. Третий подход может быть назван партнерским. Эта теория развивает идеи сознательного подчинения собственных интересов общему делу с тем, чтобы общий "выигрыш" позволил реализовать уже личные интересы.

На практике трудно встретить "чистые" варианты вышеопи­санных подходов. Скорее можно говорить об ориентации участников переговоров на один из подходов. И все же развиваясь, усложняясь, индивидуализируясь деловой мир движется по пути все большей ориентации на партнерские отношения.

Реальная практика не исключает встречи с партнером, ис­пользующим разного рода "грязные уловки". Эти приемы необ­ходимо знать и уметь их нейтрализовать. Одно из старых правил состояло в максимальном завышении начального уровня. В ходе переговоров один из партнеров стремился как можно дольше отстаивать эту крайнюю позицию. Часто этот прием предусмат­ривал включение таких пунктов, от которых впоследствии можно было безболезненно отказаться, выдавая его за уступку и ожидая аналогичных шагов от партнера по переговорам.

Этот прием часто приводит к отрицательным последствиям. Подобное поведение вызывает недоверие, да и современные методы оценки потенциала сторон оставляют мало возможностей для его использования.

Другой прием, близкий к описанному — "расстановка ложных акцентов в собственной позиции" и как один из вариантов этого приема — внесение явно неприемлемых для партнера предложений. Этот тактический прием заключается в том, что демонстрируется, например, крайняя заинтересованность в решении какого-либо вопроса, хотя на самом деле этот вопрос является второстепенным для данного участника переговоров.

Мотивы такого поведения могут быть различными. Иногда это делается непосредственно для торга: вопрос в дальнейшем снимается, чтобы получить необходимые решения по другому, более важному воп­росу.

Прием вымогательства также близок к только что опи­санным приемам завышения первоначальных требований и рас­становке ложных акцентов. Различия скорее в том, когда эти приемы используются. Если применение первых двух наиболее характерно для начала переговоров, то вымогательство обычно используется в конце, когда стороны подошли к подписанию до­говоренностей. Иногда этот прием называется выдвижением тре­бований в последнюю минуту, поскольку нацелен именно на за­вершающий этап переговоров. Одна из сторон в конце переговоров, когда практически становится очевидным успешное их завершение, вдруг выдвигает новые требования. При этом она исходит из того, что ее партнер, будучи крайне заинтересованным, в подписании достигнутых договоренностей, пойдет на уступки. Последствия та­кого поведения достаточно очевидны. Конечно, в этом случае можно получить некие уступки от партнера. Но какими будут после завершения переговоров отношения между их участниками пред­ставить не трудно. Более того, репутация в современном деловом мире значит порой значительно больше, чем получение конкретных прибылей и преимуществ.

В более широком контексте прием вымогательства по своей природе близок к другому приему — постановке партнера в безвыходную ситуацию. Довольно образно тот прием описан американским исследователем Т. Шеллингом. Два грузовика мчат­ся навстречу друг другу по узкой дороге. Приблизившись, один водитель на глазах у другого выбрасывает свой руль в окно. У второго водителя два возможных варианта поведения: либо съехать на обочину, уступив первому дорогу, либо врезаться в него. Ра­зумеется, первый водитель может и добиться уступки, но он, с одной стороны, рискует причинить себе значительный ущерб в случае столкновения, с другой — вызывает отрицательную оценку своего поведения с этической точки зрения. На переговорах — поставить партнера в безвыходную ситуацию — это, прежде всего риск сорвать их. Соглашение же, полученное таким путем, вряд ли будет прочным. В лучшем случае можно добиться каких-то временных уступок, но не обойдутся ли они потом втридорога?

Часто в рамках концепции торга, кроме вымогательства и постановки партнера в безвыходную ситуацию, используются другие приемы, связанные с оказанием на него давления. Один из них - ультимативность требований: либо вы соглашаетесь на наше предложение, либо мы уходим с переговоров. Понятно, что разговор с помощью ультиматума - это уже не переговоры, а попытка решить проблему в одностороннем порядке. Другой тактический прием - угроза. В принципе отличие этих двух приемов состоит в том, что, если первый относится к предложениям, то угрозы могут быть выдвинуты по любому поводу.

Выдвижение требований по возрастающей. Видя, что партнер соглашается с вносимыми предложениями, выдвигают все новые и новые. Эта тактика, например, была использована премьер-министром Мальты на переговорах с Великобританией по поводу размещения на территории Мальты воздушных и морских баз. Каждый раз, когда Великобритания считала, что соглашение уже достигнуто, ей говорилось: "Да, конечно, согласны, но есть еще небольшая проблема". В итоге эти небольшие проблемы обернулись для нее 10 миллионами фунтов стерлингов или гарантированием работы для всех докеров и рабочих баз на протяжении всего действия этого договора.

Еще один прием - "салями". Он состоит в том, что информация о собственных интересах, оценках и т.д. дается очень маленькими порциями по принципу нарезания колбасы салями - отсюда и название. Смысл приема в том, чтобы, прежде всего, заставить партнера первым "раскрыть свои карты", а там уже в зависимости от этого соответствующим образом действовать. Применение этого приема оборачивается искусственным затягиванием переговоров, прежде всего в ущерб делу.

Дача заведомо ложной информации или блеф. В целом этот прием исчезает из арсенала средств участников переговоров, поскольку в современных условиях его использование может стать довольно легко и быстро очевидным, что ведет к потере репутации данного участника переговоров.

Назовем еще два приема. Один из них - отказ от собственных предложений, когда партнер готов пойти на их принятие. Цели здесь могут быть различными и затягивание переговоров, и попытка "выторговать" побольше и нежелание вообще чего-либо решать с помощью переговоров.

Другой тактический прием - двойное толкование.
Он предполагает следующее. Стороны в результате переговоров выработали некий документ. при этом одна из сторон "заложила" в формулировки двойной смысл, который не был замечен ее партнером, с тем, чтобы в последствии трактовать соглашение в своих интересах, якобы не нарушая его. Понятно, что подобное поведение может нести в себе весьма большую опасность.

При ориентации на дружеский подход (что все же бывает редко) характерно принятие практически любых предложений партнера, значительные уступки, при которых ничего не требуется взамен, "прямое открытие позиций".

При реализации сторонами партнерских отношений центральным звеном становится совместный анализ проблемы, совместное творчество. Чем полнее и глубже будет проанализирована проблема, тем больше шансов найти разрешение имеющих место противоречий. Поэтому любые действия, направленные на изучение проблемы, играют положительную роль. Информация о положении дел должна быть доступна участникам переговоров. При ориентации на совместный с партнером анализ проблемы надо высказать свою точку зрения, выслушать мнение партнера, сопоставить их.

В большинстве случаев начинать целесообразно с анализа общих интересов и моментов, а через них выходить на определение возможной общей зоны решения. Даже, если стороны, вступившие в переговоры, находятся в состоянии конфликта, необходимо постараться избежать подчеркивания различия ан начальном этапе ведения переговоров. Указание на различия с первых минут переговоров может усиливать разногласия, ухудшать общую атмосферу переговоров.

Одной из продуктивных тактик ведения переговоров может быть постепенное повышение сложности обсуждаемых вопросов. Эта тактика предлагает сначала обсудить наиболее легкие вопросы. Их решение оказывает положительное психологическое воздействие на участников переговоров, демонстрирует возможность достижения договоренностей. Использование приема "постепенного повышения сложности" может быть весьма продуктивным. решение сначала более легких вопросов создает благоприятную атмосферу на переговорах, показывает, что проблемы, в принципе, решаемы.

Итак, достигнув договоренности по принципиальным вопросам, стороны отрабатывают детали соглашения. Такое "двухступенчатое" ведение переговоров позволяет значительно экономить время.

Конечно, совместный анализ разногласий не предполагает обмен одними комплиментами. Возможны и необходимы возражения. Однако их смысл принципиально отличен от разногласий в условиях торга. Там возражения - один из инструментов манипулирования поведением партнера, здесь - инструмент анализа проблемы. Важна форма изложения возражений. Они должны быть хорошо аргументированы и ориентированы не на защиту собственной позиции, а на поиск согласования интересов.

В ходе переговоров бывает полезно "разделить проблему на отдельные составляющие", а не пытаться сразу решить проблему. Разложив проблему, участники переговоров смотрят, возможно ли достижение договоренности по каждому элементу. Если -нет, то, может быть целесообразно вынести некоторые из них "за скобки", иными словами - не рассматривать. Конечно, в этих условиях не будет достигнуто всеобъемлющего соглашения. Однако в целом ряде случаев наличие такого частичного соглашения будет значительном шагом вперед по сравнению с отсутствием какой бы то ни было договоренности.

Иногда действия партнера нельзя отнести к тому или иному подходу. Похожие внешне они могут иметь совершенно различный смысл. В качестве примера может быть приведен хорошо известный прием "пакетирования", когда несколько предложений или вопросов увязываются и предлагаются к рассмотрению в виде "пакета", т.е. обсуждению подлежат не отдельные предложения или вопросы, а их комплекс. В процессе переговоров используются два вида "пакета", но один из них отражает концепцию торга., другой - совместный с партнером анализ проблемы.

Использование "пакета" в рамках торга предполагает увязывание привлекательных и малоприемлемых предложений в один "пакет". Автор "пакета" исходит из крайней заинтересованности партнера в нескольких предложениях из этого "пакета" и надеется на одобрение всего пакета. Тем самым автор "пакета" открывает свою позицию. После дискуссии стороны приходят к какому-либо решению.

Другой прием характерен для многосторонних переговоров и предполагает разработку "блоковой тактики", заключающейся в согласовании действия с партнерами, выступающими единым блоком. При большом числе сторон, участвующих в переговорах, сначала предлагается найти решения для части из них и тем самым облегчить поиск конечного решения. В других случаях этот прием используется в прямо противоположных целях, а именно: не дать провести решение путем, например, выдвижения альтернативного предложения от блока.

Приведенные примеры показывают, что внешне одинаковые действия для участников переговоров могут иметь совершенно различный смысл. если партнер прибегает к подобным действиям, то необходимо прежде всего понять, какие цели он при этом преследует.