Деловые встречи (беседы, переговоры)

Деловые совещания

Общение по телефону

Иные формы протокольных контактов

Деловая переписка

Термин "официальная переписка" охватывает любое письмо или другую форму корреспонденции, направляемые любым офи­циальным лицом в этом его качестве, от его имени и в силу занимаемого им поста.

Все разнообразие официальной корреспонденции может быть условно разделено на два основных вида:

а) официальная переписка между государственными органи­зациями различных стран, иностранными представительствами и их должностными лицами (ноты, меморандумы, памятные запи­ски). Этот вид корреспонденции используется в основном в дип­ломатической практике;

б) деловые (коммерческие) письма, имеющие часто полуофи­циальный характер и широко применяемые при организации де­ловых контактов между фирмами, организациями и т.д.

Общие правила оформления официальной корреспонденции

Стиль официальной переписки может изменяться в зависи­мости от языка и традиций различных стран, однако он подчиняется некоторым общим правилам, определяемым международной прак­тикой и условностями.

Протокольные требования к официальной переписке, целью которых является оказание адресату знаков уважения, на которые он имеет право, при соблюдении в то же время соотношения рангов между отправителем и адресатом, строятся на принципах равенства, уважения и взаимной корректности.

Любой документ, будь то вербальная нота или коммерческое письмо, содержит несколько обязательных позиций:

Обращение — указывает официальный и почетный титул адресата, например: Сэр, Уважаемый господин Посол, Ваше Пре­восходительство и т.д.

Комплимент — это выражение вежливости, которым за­канчивается письмо. Эти выражения меняются в зависимости от характера переписки, например: Примите, господин Посол уверения в моем весьма высоком уважении..., С глубоким уважением, Весьма искренне Ваш или просто Искренне Ваш и т.д.

Подпись — подпись удостоверяет данный документ. Фамилия лица, уполномоченного поставить свою подпись, обычно пе­чатается в конце документа.

Дата — должна включать день месяца, год и место напи­сания письма. Эти данные никогда не следует писать в сокращенном _ виде.

Адрес — полная фамилия, титул и адрес помещаются либо вверху, либо внизу первой страницы документа в зависимости от его характера и воспроизводятся на конверте.

Кроме того, при оформлении официальной и деловой коррес­понденции желательно придерживаться следующих общепринятых правил:

1. Служебные письма пишутся на чистом бланке или листе бумаги только на его лицевой стороне.

2. В международной практике писать длинные письма не при­нято, но если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить "продолжение следует" ("соntinued over").

3. Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами.

4. Служебные письма печатаются на машинке, ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2 см. Сам текст письма печатается через 2 или 1,5 интервала. Абзац с крайней строки — 5 интервалов, а обращение к адресату пишется без абзаца.

5. Исходящая информация официального характера не должна содержать каких-либо пометок, инициалов машинистки, номеров телефонов и т.д. Какие-либо пометки допустимы на 2-м или 3-м экземпляре письма, который остается "в деле".

6. В тексте не допускаются подчистки, исправления.

7. Конверты должны быть соответствующего размера. Траурные конверты (с черной подкладкой внутри) принято использовать только по назначению.

8. Резолюции на всех видах входящей корреспонденции де­лаются карандашом, либо на отдельных листах и подкалываются.

9. Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах. Менее официальные можно складывать.

10. Если вы посылаете поздравительные открытки, следует помнить о том, что ставить одну подпись принято лишь на официальном поздравлении. Личная открытка должна содержать хотя бы несколько строк.

11. На телеграфный запрос необходимо дать ответ до истечения 3-х дней. На письмо — до 10 дней. Если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что письмо приняло к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней