Роль и задачи функции контроля.

Процесс управления организацией (подразделением, проектом и т.п.) обычно сопровождается непредвиденными заранее помехами и неопределенностями. Планы, графики не всегда реализуются оттого, что работники не полностью мотивированы на достижение целей фирмы, задачи не всегда делегированы конкретным исполнителям, возмущения внешней среды практически постоянно ставят проблемы реагирования на них (адаптации) и т.п. Если попытаться полнее рассмотреть этот «вал» помех, то удивительно, как все же руководство организации достигает своих целей? Ответ – с помощью контроля, выявляющего и оценивающего отклонения с тем, чтобы выяснить, нуждаются ли плановые решения в корректировке.

В обыденном сознании понятие «контроль», как и понятие «власть», порождает, как правило, отрицательные эмоции, так как, вроде, противоречит свободе личности. Однако сводить функцию контроля только к снижению наносимого фирме вреда, к реакции на нарушения дисциплины – это значит упустить из виду его основную задачу.

Контроль включает: установку стандартов, измерение фактических результатов и сравнение их с желаемыми, определение и оценку отклонений, наконец – проведение корректировок, если отклонения существенны. Без контроля начинается хаос. Если организация имеет цели, планы и структуру (т.е. всегда), то контроль – это часть сущности.

В истории бывало, что какой-то талантливый и энергичный руководитель создавал крупную централизованную компанию и управлял ею, пользуясь только авторитетом своей личности, т.е. практически без четко определенной информационной системы контроля. Работа предприятия в этом случае координировалась за счет феноменальных энергии и памяти главного босса и личной преданности ему остальных руководителей. С выбытием главы (например, его смертью) происходит катастрофа. Его преемник фактически не знает, что происходит в отделениях. Когда информация все же доходит до него, исправить что-либо обычно уже поздно.

Причиной большего процента банкротств, чем обычно думают, является плохая система контроля. Даже если организация не гибнет, то эта причина переводит ее из одного кризиса в другой, когда менеджеры работают с крайним напряжением сил. Они чувствуют, что где-то те же проблемы решаются проще и вовремя, но их собственные дела мчатся как кони Высоцкого, по краю пропасти, и нет ни времени, ни сил остановиться, оглянуться, отвернуть от края.

От таких кризисов предохраняет контроль, позволяющий выявить проблемы и принять по ним меры вовремя.

Другой важный аспект контроля – поддержание успеха – определение наиболее эффективных направлений деятельности, выявление сильных сторон и резервов.

Любой менеджер должен вести контроль по кругу своих задач, даже если этого ему никто специально не поручал.

Контроль должен присутствовать в любой функции управления, ибо последующие действия как бы контролируют предыдущие.

Поэтому различают:

· предварительный контроль (до начала работ);

· текущий контроль (в ходе работ);

заключительный контроль (после окончания работ).

 

62. Основные направления предварительного контроля.

Предварительный контроль ведется по реализации установленных на фирме правил, процедур и линий поведения. Поскольку они (правила и пр.) введены для обеспечения выполнения планов, постольку знать про их соблюдение, – значит, быть уверенным, что деятельность идет в заданном направлении. Обычно предварительный контроль сосредоточен на трех ключевых ресурсах.

а). Человеческие ресурсы: анализ знаний и навыков, отбор наиболее подготовленных кадров. Здесь обычно ориентируются на требуемые образование или стаж, анкеты, тесты и собеседования. Подходящая начальная квалификация и последующее обучение должны убедить руководителя в готовности кадров фирмы к решению предстоящих им задач.

б). Материальные ресурсы: входной контроль качества при получении материалов и изделий и создания необходимых резервов. Одним из результатов этого может быть выбор поставщика, доказавшего обеспечение достаточного качества продукции и надежности поставок.

в). Финансовые ресурсы: текущий бюджет фирмы (годовой финансовый план) – это одновременно и контроль в том смысле, что он дает уверенность в том, что когда понадобятся наличные средства, то они у фирмы будут. Также бюджет устанавливает предельные значения затрат по отделениям и месяцам, что блокирует неправильный расход денег.