Язык и стиль организационно-распорядительных документов

Организации, учреждения, предприятия наделены правом издания распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрация предприятий (объединений), учреждений, организаций — приказы, инструкции, указания; кооперативные организации — решения; общественные организации — постановления, распоряжения.

Язык, стиль, структура распорядительных документов имеют особенности, обусловленные их особой ролью в системе управленческой документации: жесткую регламентированность, стандартизацию языковых моделей, четкую структуру.

Как правило, он состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются мотивы, причины, цели данного распоряжения. Она начинается словами: В соответствии... В целях... Во исполнение... и др. В этой части могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящей организации, во исполнение которого издается данный распорядительный документ.

Констатирующая часть не обязательна, она может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, в которой содержится перечень мероприятий или пред­писываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения. Данная часть излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами постановляет в коллегиальном постановлении, решает, решил — в решении, приказываю — в приказе, предлагаю — в распоряжении. Далее следует постановляющая часть, к которой предъявляются наиболее жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, не допускающими различных толкований. Используются языковые формулы: создать комиссию в составе..., назначить... на должность..., освободить от занимаемой должности..., контроль за исполнением... возложить на..., представить к награждению... и др.

Предписываемые распорядительным документом действия выражаются также глаголами в неопределенный форме: зачислить, подготовить, организовать, обеспечить. Здесь следует избегать употребления глаголов с неконкретным, абстрактным значением (усилить, увеличить, повысить, улучшить, активизировать), поскольку неконкретные, «расплывчатые» формулировки затрудняют проверку их выполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже, например: Руководителям структурных подраз­делений, Ректору... университета.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, который начинается предлогом о/об и формируется с помощью отглагольных существительных (О реорганизации... О выполнении... О создании... Об утверждении...) или существительных, указывающих на предмет разъяснения (Об итогах... О мерах...).

Для типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа: о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, предприятий и организаций, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в устав, структуру, штатное расписание, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы — созданы унифицированные формы докментов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации [50, с. 90—91].

Рассмотрим некоторые из видов распорядительных документов.

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Текст постановления может содержать констатирующую часть. В этом случае излагается вступление (указание причины издания документа), доказательство (перечисление основных фактов), заключение (формулировка цели издания постановления).

Обязательной является постановляющая часть, включающая действие, которое необходимо предпринять, срок исполнения, ответственных за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица (лиц). Ключевым словом этой части является «ПОСТАНОВЛЯЕТ:...» Например: Общее собрание акционеров постановляет...

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегией министерств или ведомств, учеными советами и т.д. в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решения оформляются по той же схеме, что и постановления, но ключевым словом текста является «РЕШИЛ» («РЕШИЛИ», «РЕШИЛА»). Например: «Ученый Совет... университета РЕШИЛ...»; «Коллегия... РЕШИЛА...».

Распоряжение – это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции в целях разрешения оперативных вопросов.

Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, предприятий, организаций, учреждений. Для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано, оно имеет обязательную силу.

Распоряжение может включать констатирующую часть, в которой, как и в постановлении, есть вступление, доказательство, заключение. Основная часть этого документа — распорядительная. В ней указывается действие, которое необходимо предпринять, конкретные поручения, срок исполнения, ответственные за исполнение. Ключевое слово, разделяющее констатирующую и распорядительную части, отсутствует.

Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями, руководителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

В зависимости от содержания распорядительная часть указания начинается словами: «ПРЕДЛАГАЮ...» или «ОБЯЗЫВАЮ...» Далее следуют пронумерованные указания, пункт о контроле за исполнением. Указание должно иметь заголовок. Вступительная часть не обязательна.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия.

Приказ издается для решения оперативных задач. Он является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. В деятельности организаций различаются приказы по организационным вопросам, основной деятельности и кадровому составу. Приказ обязателен для всех работников данной организации.

Приказ оформляется на специальном бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (при ее наличии), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. Заголовок должен быть кратким и четко отражать основное содержание документа. Например: О внесении изменений в должностную инструкцию; О назначении на должность; О прохождении флюорографического обследования.

В первой части приказа указывается причина или основание создания документа. Обычно она начинается словами В связи с... Если содержание документа в пояснении не нуждается, он содержит только распорядительную часть.

Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ...» Если требуются управленческие действия, то используются глаголы в неопределенной форме: внести изменения..., назначить..., перевести..., объявить... Если действия или задания предполагают конкретного исполнителя, приказ начинается с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы ставятся в тексте после фамилии) в дательном падеже. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

Главному бухгалтеру университета Новиковой Т.К. открыть отдельный расчетный счет для Института в составе университета...

Срок исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами арабских цифр. Например: 19.02.03.

В последнем пункте приказа указываются конкретные должностные лица, на которых возложен контроль за исполнением данного распорядительного документа. Используются формулировки: Контроль за исполнением приказа возложить на... Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой...

5.8. Язык и стиль информационно-справочных и справочно-аналитических документов

Большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной и других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

К информационно-справочным и справочно-аналитическим документам относятся справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры, письма и т.д. По отношению к организационно- распорядительным документам они носят вспомогательный характер и не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Справка бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера (например, «О состоянии научно-исследовательской работы в вузе») и с информацией, удостоверяющей тот или иной юридический факт, необходимой частному лицу для представления в организацию или учреждение.

Наиболее многочисленную группу составляют справки второго вида — они наиболее востребованы: о месте проживания, о составе семьи, о трудовом стаже, о заработной плате, о занимаемой должности, о месте учебы и т.д. Такие справки выдаются ежедневно.

Реквизиты справки: 1) наименование жанра документа; 2) именование лица (фамилия, имя, отчество), которому она выдается; 3) текст, содержащий требуемую информацию; 4) наименование адреса (организации, для которой предназначается справка); (5) подпись должностного лица. Обозначение адресанта обычно содержится в угловом штампе организации или трафаретном оформлении бланка справки; там же предусмотрено обозначение даты. Юридическая сила документа чаще всего под­тверждается печатью организации.

Основные языковые модели справок:

- содержание информации: Дана в том, что...;

- обозначение адресата: Дана для представления в...

Докладная записка –. Это документ, адресованный руководству и нформирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Докладные записки по указанию руководства чаще всего носят отчетный характер.

Реквизиты докладной записки: 1) адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы); 2) наименование жанра документа; 3) текст (информация; пред­ложение и его аргументация); 4) список документальных приложений (если они требуются); (5) наименование организации (или в штампе). Докладная записка может содержать заголовок.

Ключевое слово докладной записки — Прошу... Широко используются клишированные конструкции: В связи с... В соответствии с... Возникла необходимость (чего)... Согласовать вопрос...

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки делятся на две группы. К первой относятся документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо

ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, мотивированным. Схема текста объяснительной записки в принципе не отличается от реквизитов докладной записки и их расположения.

Заявление – внутренний служебный документ. Предназначен для доведения до сведения должностного лицо информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации (служебное заявление), частное лицо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным: когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или даже всего коллектива.

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены обычно одному вопросу.

Цель личного заявления — реализация или защита своих интересов. Реквизиты личного заявления: (1) адресат; (2) именование заявителя: фамилия, имя, отчество (адрес, телефон — при адресации от частного лица в организацию); (3) наименование жанра документа; (4) текст, формулирующий интересы или права заявителя с необходимой аргументацией; (5) список документальных приложений (если они есть); (6) подпись заявителя; (7) дата.

Нередко вызывает затруднения второй реквизит документа: как оформить фамилию заявителя — в форме родительного падежа с предлогом (от) или без предлога? С точки зрения норм литературного языка допустимы оба варианта. В первом случае подчеркивается адресующий характер документа и ставится вопрос от кого? (от Иванова В.Ф.), во втором случае подчеркива­ется принадлежность документа — чье заявление? (Иванова В.Ф.). В настоящее время более распространен второй вариант оформления именования адресанта — без предлога.

Оформление третьего реквизита документа — наименование жанра — также вызывает затруднения: писать ли слово заявление с прописной или строчной буквы и ставить ли после него точку? Традиция признает тот и другой варианты: заявление — Заявление. Точку можно ставить потому, что после слова заявление заканчивается предложение. Точку можно не ставить, так как слово заявление вынесено в отдельную графу, т.е. является своеобразной рубрикой, а в рубрикациях знаки препинания не ставятся.

Последний реквизит заявления — дата — может оформляться либо тремя парами арабских цифр (27.10.02.), либо развернуто (27 октября 2002 г.).

Служебное заявление организуется по той же схеме, с теми же реквизитами, что и личное.

Ключевое слово этого жанра документа — Прошу. Используются языковые формулы: Ставлю Вас в известность... Довожу до Вашего сведения... Ввиду того, что... В связи с тем, что... Прошу Вашего разрешения... Прошу дать ответ... Прошу оказать содействие... Прошу принять меры... В случае неполучения ответа...

Акт – это документ, который подтверждает установленные факты и события. Чаще всего акты составляются комиссиями, в отдельных случаях – одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей); уничтожения дел; инвентаризации и т.д. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившее причиной составления акта, его номер и дата. Далее следует слово Составлен и перечисляются фамилии (с инициалами) составителей акта.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Заключительная часть акта содержит выводы и рекомендации. Эта часть не является обязательной — текст может заканчиваться и констатацией фактов. В конце ставятся подписи, при этом должности перед фамилиями не указываются.

Как и в ряде других документов, в акте текст предваряет заголовок, начинающийся с предлога о (об) и формулируемый с помощью отглагольного существительного: О проверке... О списании... О приеме-передаче...

Некоторые виды актов требуют утверждения руководством вышестоящего ведомства (министерства).

 

5.9. Язык и стиль договора и доверенности

Некоторые виды документов используются для реализации юридических и информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами, т.е. обмен документами следует по горизонтали. К документам подобного типа относятся договор и доверенность.

Договор и трудовой договор

Договор (соглашение, контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

Трудовой договор (трудовое соглашение) — юридически оформленное письменное соглашение сторон (именуемых «работодатель» и «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Это соглашение констатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого времени на определенных условиях. Трудовой договор оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т.п.).

Договоры оформляются на трафаретных бланках, где типографским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланках оставлены пробелы, в которые вписывается информация о конкретных участниках договора.

Доверенность — документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение ка­ких-либо действий от имени доверителя (организации или частного лица). Личная доверенность выдается для получения заработной платы и других платежей (пенсии, пособия, стипендии), на управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, на получение свидетельства о праве на наследство.

В тексте личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид действий по договоренности. Обязательными реквизитами доверенности являются: (1) наименование жанра документа; (2) место написания; (3) дата написания; (4) основной текст; (5) удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.

Доверенность удостоверяется в одном экземпляре.

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по договоренности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности.

5.10. Язык и стиль деловых писем

Деловые письма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в т.ч. электронной, передача по факсу). Они применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.

Соответствует классификации производственных ситуации, вызывающих необходи­мость в переписке.

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. К первой группе относятся: письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.; ко второй — письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.

По аспектам содержания деловых писем выделяют:

• факт напоминания — письмо-напоминание;

• выражение гарантии — письмо гарантийное;

• указание на достигнутую степень согласия — письмо-подтверждение;

• информирование об уже проведенных или намечаемых мероприятиях — письмо информационное,

• указание на факт отправки прилагаемых к письму документов — письмо сопроводительное',

• предупреждение о возможных ответных шагах и т.п. — письмо-предупреждение.

Одно и то же письмо может быть многоаспектным, т.е. содержать одновременно и гарантию, и напоминание, и просьбу.

По тематическому признаку письма условно делят на деловую и коммерческую корреспонденцию.

Деловой корреспонденцией принято считать переписку, с помощью которой оформляются экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятий и организаций. Переписку по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относят к коммерческой корреспонденции.

По структурным признакам различают письма регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма требуют жесткого соблюдения стандарта в аспекте содержания, в использовании языковых средств, в составе реквизитов, в оформлении всех элементов письма. Нерегламентированные письма содержат элементы стандартизации, но требования к их содержанию и структуре менее жестки, чем к письмам первой группы.

По признаку, адресата деловые письма могут быть обычными и циркулярными. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций.

Набор реквизитов для деловых писем минимален, включая в себя как обязательные: (1) угловой штамп или бланк, содержащий в себе наименование организации-адресанта, его почтовых, телефонных, телефаксных координат и дату; (2) адресат — наименование организации, ее адреса, служебного лица; (3) необязательный заголовок к тексту делового письма — при отсутствии наименования жанра документа; (4) текст, который несет основную информацию и мотивы ее сообщения; (5) подпись должностного лица.

Рассмотрим некоторые виды деловых писем.

Сопроводительное письмо – это письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

В сопроводительных письмах используются языковые формулы:

Направляем, высылаем, препровождаем, отправляем Вам... (заявку, проект, план, протоколы испытаний...)

Представляем на утверждение, на рассмотрение, на подпись, для дальнейшей проработки...

Высылаем наложенным платежом, заказной бандеролью, отдельной почтовой посылкой...

В начале сопроводительного письма возможны отсылки на предшествующие контакты: В соответствии с Вашей просьбой, нашей договоренностью, телефонным разговором...

Гарантийное письмо – это документ, который обеспечивает исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проживания, проведения исследований и т.д.).

Гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Письмо-приглашение это письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии (конференции, выставке, предварительных переговорах и т.п.).

В письмах-приглашениях используются устойчивые языковые конструкции:

Приглашаем, имеем честь пригласить Вас на..., принять участие в..., посетить...

Мы будем признательны, благодарны, если Вы сможете принять участие в..., посетить...

Письмо-благодарность. Оно содержит благодарность за что-либо (за полученную информацию, приглашение, каталог, оказанное гостеприимство и т.п.). В таких письмах целесообразно использовать следующие языковые формулы:

Благодарим Вас... Мы признательны Вам... Выражаем благодарность... (за что).

Мы признательны Вам за приглашение принять участие в выставке...

Мы получили Ваше сообщение по электронной почте. Благодарим за оперативность.

Письмо-сообщение. Содержит извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем взаимный интерес. Используются стандартные выражения:

Сообщаем, информируем, извещаем, уведомляем Вас...

Ставим Вас в известность...

Нам приятно сообщить...

Доводим до Вашего сведения...

В ответ на Ваш факс сообщаем...

В дополнение к нашему письму сообщаем...

5.11. Язык и стиль инструктивно-методических документов

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Инструкция должна иметь заголовок, который очерчивает круг вопросов, объектов и лиц, обязанных выполнять ее требования.

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера.

Текст инструкции носит характер указания, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение: должен, следует, необходимо, рекомендуется, запрещается, не допускается, имеет право и др. Текст излагается от 3-го лица или в безличной форме. Например: «Руководители структурных подразделений несут ответственность за...; обеспечивают...; анализируют...»; «Повторным заявлениям граждан при их поступлении присваивается очередной регист­рационный номер...».

Инструкция утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем.

Инструкции в зависимости от их функции могут быть различными по содержанию'. Работники предприятий и учреждений обычно имеют дело с должностной инструкцией.

Основные положения должностной инструкции являются основой трудового соглашения с тем или иным работником. Эта инструкция необходима также при возникновении трудовых споров, конфликтных ситуаций во взаимоотношениях между работниками и работодателями.

Должностная инструкция обычно создается работниками кадровой службы, согласовывается с юрисконсультом и утверждается руководителем предприятия.

5.12.Язык и стиль коммерческой корреспонденции

К коммерческой корреспонденции относятся документы, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок.

Чтобы успешно функционировать, производственное предприятие должно приобретать оборудование, сырье для изготовления своей продукции, а затем реализовывать ее. Все эти операции сопровождаются оформлением контрактных документов. В число основных контрактных документов входят: запрос, ответ на запрос, предложение (оферта), ответ на предложение, договор (контракт), рекламация (претензия), ответ на рекламацию.

Запрос – это коммерческий документ, который представляет собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой представить необходимую информацию о товаре (услугах) и/или направить предложение на поставки (продажу) товара или предоставление услуг.

Письма-запросы используются в тех случаях, когда не представляется возможным решить вопрос лично или по телефону, а также с целью инициировать адресата на более активные действия, в частности на ответное послание.

В запросе обычно указывается, какой товар хотел бы приобрести покупатель и на каких условиях. Таковыми являются количество и качество товара, его марка и модель, цена, сроки поставки и средства транспортировки.

Письмо-запрос обычно состоит из двух частей. В первой части в повествовательной форме излагается существо вопроса; во второй части ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким. В нем необходимы ссылки на нормативные документы, достигнутые договоренности, прежние письма.

Содержательные аспекты запроса реализуются с помощью определенных языковых конструкций:

В соответствии с нашей договоренностью, Вашей рекламой, нашим телефонным разговором...

Просим, обращаемся с просьбой выслать нам предложение на поставку...

Мы заинтересованы в срочной поставке...

Мы хотели бы знать, в какой срок и по какой цене Вы можете поставить товар...

Желательно, чтобы поставка была осуществлена в течение...

Если предприятие совершает частые закупки со стороны, то для ускорения подготовки запроса в ходе коммерческой переписки используется стандартизированная форма бланка этого документа с реквизитами: (1) наименование жанра документа; (2) текст запроса; (3) сведения о транспортировке; (4) условия поставки; (5) условия платежа; (6) количество и род упаковки; (7) подпись импортера.

Ответ на запрос составляется в том случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Ответ формулируется в зависимости от конкретной ситуации и может содержать следующую информацию: о принятии запроса к рассмотрению; о выяснении возможности поставки товара, интересующего покупателя; об отказе поставить товар и объяснение причин отказа; об изменении условий запроса (изменение сроков поставки, количества товара и т.п.); об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.

Письмо-ответ может оформляться трафаретно или как обычное письмо.

В случае отказа поставить интересующий покупателя товар речевой этикет требует использования языковых конструкций, «смягчающих» ситуацию:

К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно...

Мы приняли к рассмотрению ваш запрос и просим вернуться к нему...

В настоящее время мы не имеем возможности сделать Вам конкретное предложение на поставку...

Письмо-предложение (оферта) – это коммерческий документ, который представляет собой заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Предложение может быть направлено импортеру в ответ на его запрос либо по инициативе самого экспортера.

В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, его количество и качество, цена, срок доставки, условия платежа, род упаковки и другие условия в зависимости от характера товара.

Различают предложения твердые и свободные. Предложение называется твердым, если оно делается одному покупателю на конкретный товар с указанием срока действия предложения. Неполучение от покупателя ответа в указанный срок считается отказом и освобождает продавца от сделанного предложения. Предложение считается свободным, если оно делается не одному покупателю и без обязательств со стороны продавца (например, реклама).

Реквизиты оферты. (I) наименование жанра документа; (2) указание его номера; (5) текст предложения; (4) сведения о транспортировке; (5) условия поставки; (6) условия платежа; (7) количество и род упаковки; (6) подпись экспортера.

При составлении письма-предложения целесообразно использовать следующие стандартные выражения:

В ответ на Ваш запрос...

Ссылаясь на предварительные переговоры. мы предлагаем Вам поставить, отправить, отгрузить... на указанных ниже условиях... в счет взаимных поставок... в количестве (тонн, центнеров, единиц)...

качество товара соответствует действующим стандартам, приложенному сертификату, образцам, высланным Вам ранее... цена... составляет...

товар будет поставляться..., поставка товара будет произведена в течение...

платеж производится через банк; наличными при предъявлении счета и транспортных документов...; сроки платежа...

настоящее предложение действительно до... с.г.

Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения или отказ от предложения.

Если покупатель согласен со всеми условиями предложения и подтверждает это продавцу, сделка считается заключенной. После этого заключается контракт или выдается заказ. В таком случае следует трафаретный ответ:

Если покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения (количеством, качеством, ценой, сроками) или не заинтересован в предлагаемом товаре, он отклоняет предложение. В таком случае между продавцом и покупателем устанавливается длительная переписка или ведутся переговоры для достижения договоренности.

Письма при этом могут оформляться следующим образом:

Уважаемые______________________________________!

С благодарностью подтверждаем получение вашего предложения от _____на _______ (наименование товара).

В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара.

С уважением Подпись

 

Контракт — это коммерческий документ, представляющий собой договор на поставку товара (предоставление услуг и т.п.), подписанный продавцом (экспортером) и покупателем (импортером). Реквизиты контракта: (1) наименование жанра документа; (2) номер контракта; (3) место и дата его заключения; (4) наименования заключающих контракт сторон; (5) предмет контракта (наименование и количество товара); (6) качество товара; (7) цена (за единицу товара и общая сумма сделки); (6) место и сроки поставки; (9) требования к упаковке и маркировке; (10) условия и порядок платежа; (11) гарантии поставки и санкции в случае нарушения сторонами условий контракта; (12) арбитраж; (13) техническая документация (представляется в случае необходимости); (14) юридические адреса сторон; (15) подписи импортера и экспортера.

Контракт может иметь приложения: (а) дополнения к контракту — документ, в котором содержатся изменения и дополнения к ранее согласованным условиям контракта; (б) заказ — документ, содержащий предложение продавца заключить сделку с указанием ее конкретных условий; (в) подтверждение заказа — документ, который содержит согласие покупателя на сделку без каких-либо оговорок.

Для заключения контрактов, носящих типовой характер, используются специальные бланки с унифицированным текстом и пробелами для заполнения их заинтересованными сторонами.

В некоторых случаях полученная по контракту продукция не соответствует указанным в нем параметрам. Тогда предприятие- покупатель отправляет предприятию-продавцу рекламацию.

Рекламация (претензия) — коммерческий документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Нарушения контракта могут относиться к разным пунктам договора — качества, количества товара, сроков поставки, платежам и др.

Рекламация обычно состоит из трех частей: (1) основания для предъявления претензии; (2) доказательства (акт экспертизы, акт приемки и т.д.); (3) конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, замена некачественного товара качественным, уценка и т.д.).

При составлении текста рекламации используются определенные стандартные модели:

Мы официально заявляем Вам рекламацию на...

Наши клиенты заявили рекламацию...

К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что...

К сожалению, условия нашего контракта не выполнены...

При приемке товара были обнаружены следующие недостатки...

При вскрытии ящиков оказалось, что количество товара не соответствует заявленному в накладной

Была обнаружена недостача...

Сумма причиненного ущерба составляет...

Это дает нам право возвратить товар обратно, требовать возмещения убытков, обратиться в арбитражный суд...

Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесетесь к нашей рекламации и незамедлительно сообщите нам о своем решении.

Ответ на рекламацию может быть различным в зависимости от решения принявшей претензию стороны: (1) претензия признается справедливой и удовлетворяется полностью; (2) претензия принимается к рассмотрению — решение по ней пока не принято; (3) претензия признается справедливой частично; (4) претензия отклоняется полностью.

В зависимости от содержания ответа используются различные языковые конструкции:

Ваша рекламация от... получена. В удовлетворение Вашей претензии переводим на Ваш счет сумму...

Подтверждаем получение Вашего письма и сообщаем, что рекламация принята к рассмотрению...