ПРИНЦИП 8 – Взаимовыгодные отношения с поставщиками

Организация и ее поставщики взаимозависимы, и отношения взаимной выгоды повышают способность обеих сторон создавать ценности.

Поставщики – необходимое условие успеха организации. Организация не может повысить результативность и эффективность своей деятельности без своих поставщиков.

При установлении взаимовыгодных отношений с поставщиками организация должна:

- определить основных поставщиков и другие организации в качестве потенциальных партнеров;

- совместно достичь четкого понимания потребностей и ожиданий потребителей и партнеров;

- поставить цели, обеспечивающие возможности постоянного партнерства.

 

НОВЫЕ ПРИНЦИПЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА (JIS/TR Q 0005:2005) 1 Создание ценности для потребителя. 2 Ориентация на социальные ценности. 3 Провидческое лидерство. 4 Понимание ключевых компетенций. 5 Вовлечение людей. 6 Сотрудничество с партнерами. 7 Всеобщая оптимизация. 8 Процессный подход. 9 Принятие решений, основанных на фактах. 10 Обучение организации и персонала. 11 Выживание в условиях перемен. 12 Автономность.

Термины, определения, обозначения и сокращения

ИСО 9000:2008:

3.1.1 качество: Степень, с которой совокупность собственных характеристик (3.5.1) выполняет требования (3.1.2).

3.1.2 требование: Потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным.

3.2.1 система: Совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих элементов.

3.2.2 система менеджмента: Система (3.2.1) для разработки политики и целей и достижения этих целей.

3.2.3 система менеджмента качества: Система менеджмента (3.2.2) для руководства и управления организацией (3.3.1) применительно к качеству (3.1.1).

3.2.4 политика в области качества: Общие намерения и направление деятельности организации (3.3.1) в области качества (3.1.1), официально сформулированные высшим руководством (3.2.7).

3.2.5 цели в области качества: Цели, которых добиваются или к которым стремятся в области качества (3.1.1).

3.2.14 результативность: Степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.

3.2.15 эффективность: Соотношение между достигнутым результатом и использованными ресурсами.

3.6.1 соответствие: Выполнение требования (3.1.2).

3.6.2 несоответствие: Невыполнение требования (3.1.2).

3.6.3 дефект: Невыполнение требования (3.1.2), связанного с предполагаемым или установленным использованием.

3.6.4 предупреждающее действие: Действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия (3.6.2) или другой потенциально нежелательной ситуации.

3.6.5 корректирующее действие: Действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия (3.6.2) или другой нежелательной ситуации.

3.7.1 информация: Значимые данные.

3.7.6 запись: Документ (3.7.2), содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

3.8.1 объективное свидетельство: Данные, подтверждающие наличие или истинность чего-либо.

3.9.1 аудит (проверка): Систематический, независимый и документированный процесс (3.4.1) получения свидетельств аудита (проверки) (3.9.4) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (проверки) (3.9.3).

Примечание:

Внутренние аудиты (проверки), иногда называемые "аудиты (проверки) первой стороной", проводятся обычно самой организацией(3.3.1) или от ее имени для внутренних целей, могут служить основанием для декларации о соответствии (3.6.1).

Внешние аудиты (проверки) включают аудиты, обычно называемые "аудиты (проверки) второй стороной" или "аудиты (проверки) третьей стороной".

Аудиты (проверки) второй стороной проводятся сторонами, заинтересованными в деятельности организации, например потребителями или другими лицами от их имени.

Аудиты (проверки) третьей стороной проводятся внешними независимыми организациями. Эти организации осуществляют сертификацию или регистрацию на соответствие требованиям, например требованиям ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001.

Если системы менеджмента (3.2.2) качества и охраны окружающей среды вместе подвергаются аудиту (проверке), это называется " комплексным аудитом".

Если две или несколько организаций проводят совместно аудит (проверку) проверяемой организации (3.9.8), это называется "совместным аудитом".

3.9.2 программа аудита (проверки): Совокупность одного или нескольких аудитов (проверок) (3.9.1), запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели.

3.9.3 критерии аудита (проверки): Совокупность политики, процедур (3.4.5) или требований (3.1.2), которые применяются в виде ссылок.

3.9.4 свидетельство аудита (проверки): Записи (3.7.6), изложение фактов или другая информация (3.7.1), относящаяся к критериям аудита (проверки), которые могут быть проверены.

3.9.5 наблюдения аудита (проверки): Результат оценки свидетельства аудита (проверки) (3.9.4) в зависимости от критериев аудита (проверки) (3.9 3).

3.9.6 заключения по результатам аудита (проверки): Выходные данные аудита (3.9.1), предоставленные группой по аудиту (проверке) (3.9.10) после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений аудита (3.9.5).

3.9.7 заказчик аудита (проверки): Организация (3.3.1) или лицо, заказавшие аудит (проверку) (3.9.1).

3.9.8 проверяемая организация: Организация (3.3.1), подвергающаяся аудиту (проверке) (3.9.1).

3.9.9 аудитор: Лицо, обладающее компетентностью (3.9.12) для проведения аудита (проверки) (3.9.1).

3.9.10 группа по аудиту (проверке): Один или несколько аудиторов (3.9.9), проводящих аудит (проверку) (3.9.1).

3.9.11 технический эксперт: Лицо, обладающее специальными знаниями или опытом применительно к объекту, подвергаемому аудиту.

3.9.12 компетентность: Выраженная способность применять свои знания и умение.

ИСО 19011:2002:

3.12 план аудита: Описание деятельности и мероприятий по проведению аудита (3.1).

3.13 область аудита: Содержание и границы аудита (3.1).

Дополнительные термины и определения:

Данные по качеству – документ (3.7.2), содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности, но не имеющий статуса записи по качеству (т.е. не является обязательным по ИСО 9001).

Нормативная и документационная база аудита:

- ИСО 9000:2000 (ГОСТ Р ИСО 9000 - 2001) Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

- ИСО 9001:2008 (ГОСТ Р ИСО 9001 - 2008) Системы менеджмента качества. Требования.

- ИСО 9004:2000 (ГОСТ Р ИСО 9004 - 2001) Системы менеджмента качества. Руководство по анализу и улучшению деятельности.

- ИСО 19011:2002 (ГОСТ Р ИСО 19011 - 2003) Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или экологического менеджмента.

- ИСО/ТО 10013:2001 Рекомендации по документированию систем менеджмента качества.

- ИСО 15489-1:2001 Информация и документация. Управление записями. Часть 1. Общие требования.

В этом документе указаны:

Политика и Цели организации в области качества

Руководство по качеству организации

Документированные процедуры (стандарты предприятия) СМК

Записи и данные по качеству

Документы СМК по обеспечению качества

- ISO/IEC 17021:2008 Оценка соответствия. Требования к органам, обеспечивающим аудит и сертификацию систем менеджмента.

Классификация аудитов по назначению ( лекция 2)

Цели аудита в рамках СМК:

- анализ результативности и эффективности СМК по отношению к предписанным целям по качеству;

- определение того, соответствуют ли элементы СМК требованиям;

- подтверждения соответствия предписаниям властей;

- определение слабых точек(“узких мест”);

- инициирование корректирующих и предупреждающих действий;

- мониторинг подобных мероприятий.

Задача аудита – сбор доказательств, подтвержденных фактами, которые позволяют сделать вывод о состоянии СМК, основанный на достоверной информации.

Методические основы аудита:

внутренние	внешние
- Политика и цели в области качества; - Руководство по качеству; - Описания процессов; - Методические инструкции и документированные процедуры; - Рабочие инструкции; - … прочие предписывающие документы	- ИСО серии 9000 - ИСО 19011:2002

Принципы проведения аудита

Принципы, имеющие отношения к аудиторам:

1 Этическое поведение – основа профессионализма.

2 Беспристрастность – обязательство по предоставлению правдивых и точных ответов.

3 Профессиональная предусмотрительность – прилежание и здравый смысл при проведении аудита.

Принципы, относящиеся к процессу аудита:

1 Независимость – основа беспристрастности и объективности заключений аудита.

2 Свидетельство – разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений в процессе систематического аудита.

Классификация аудитов по видам:

Плановые А – проводятся согласно годовому плану, который должен включать:

- проверяемые подразделения или процессы;

- важные элементы СМК организации;

- временные интервалы проведения этапов проверки.

Внеочередные А – проводятся по плану, но вне очереди.

Аудит системы – служит для оценки эффективности работы СК организации с помощью методов контроля отдельных ее элементов.

Проводятся для того чтобы на основе объективных доказательств выяснить следующее:

- притворяется ли в жизнь СМК и планы организации?

- соответствуют ли СМК и планы организации предъявляемым к ним требованиям?

Аудиты системы проводятся:

- в качестве условия для привлечения нового поставщика до заключения контракта с ним.

- при значительных изменениях в организации.

Аудит системы включает в себя аудит процесса и аудит продукции.

Аудит процесса – это проверка соответствия процесса согласованным требованиям.

Он включает в себя:

- проверку соответствия операций или методов установленным инструкциям или требованиям стандартов;

- ресурсы, используемые для трансформации входов в выходы;

- производственная среда;

- применяемые методы;

- различные измеряемые показатели, характеризующие функционирование процесса.

В ходе аудита процесса проверяются адекватность и эффективность методов управления процессом, установленных в процедурах, рабочих инструкциях, блок-схемах и спецификациях.

Аудит процессов обычно проводят, используя 2 способа:

1 аудит, ориентированный на элементы/ требования – ценность метода заключается в его прямой связи с требованиями лицензии, контракта или НД.

2 аудит, основанный на процессном подходе – осуществляется проверка соответствия установленной последовательности шагов от входа до выхода. При этом используются такие простые инструменты как: блок-схемы, карты процессов, поточные диаграммы.

Компонентами, описывающими процесс являются:

- сотрудники, участвующие в реализации процесса;

- необходимое оборудование;

- производственная среда;

- методы контроля и мониторинга;

- применяемые технологии;

- используемые материалы.

При проведении аудита процесса аудитор должен применять цикл PDCA, который является инструментом для проверки того, можно ли управлять процессом без письменных процедур или для этого обязательно нужно разрабатывать документированные процедуры. Аудиторы определяют:

- знают ли сотрудники как выполнять действие?

- установлены ли способы определения приемлемости результата?

- какие предпринимаются меры, когда выход оказывается неправильным?

Аудит продукции – устанавливается соответствие методов и средств изготовления продукции. Ориентирован на потребителя.

Аудит продукции выполняется:

- изнутри, когда продукция испытывается и проверяется перед отгрузкой или на выходе производственной линии внутри предприятия;

- снаружи, когда аудит выполняется либо у поставщика, либо у заказчика, либо с участием конечного потребителя.

Оценка продукции с точки зрения потребителя может проводиться сторонними организациями, неизвестными производителю продукции/услуг.

Аудит, проводимый первой стороной – вид аудита, когда организация оценивает сама себя на соответствие стандарту (т.е. проводит внутреннюю проверку). Проводиться самой организацией или от ее имени для своих внутренних целей. Такой аудит может служить основой для декларирования организацией о своем соответствии требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008.

Аудит, проводимый второй стороной – вид аудита, когда оценка поставщика (потенциального или фактического) на соответствие стандарту осуществляется потребителем.

Аудит, проводимый третьей стороной – вид аудита, когда оценку организации на соответствие стандарту осуществляют независимые специалисты.

Внутренние аудиты

Цель внутренних аудитов – определение степени выполнения требований к СМК.

Наблюдения (результаты) аудитов используют для оценки результативности СМК с точки зрения достижения целей, определенных политикой в области качества, и определением возможностей для улучшения.

С точки зрения ГОСТ Р ИСО 9001-2008 при оценке СМК следует задавать 4 основных вопроса в отношении каждого оцениваемого процесса:

1 выявлен и определен ли соответствующим образом процесс и его “владелец”?

2 распределена ли ответственность?

3 внедрены и поддерживаются ли в рабочем состоянии процедуры?

4 эффективен ли процесс в достижении требуемых результатов?

Ответы на вопрос определяют результаты оценивания.

Задачами внутренних аудитов являются:

- подтверждение соответствия деятельности и ее результатов в системе менеджмента установленным требованиям;

- получение руководством организации достоверной информации для разработки корректирующих и предупреждающих действий с целью улучшения СМК;

- проверка результативности корректирующих и предупреждающих действий по результатам предыдущих аудитов;

- установление степени понимания персоналом целей, задач и требований, установленных документами СМК;

- представление потребителям доказательств результативности функционирования СМК.

Внутренние аудиты могут проводиться в следующих случаях:

- по программе аудитов на год;

- необходимость, обусловленная совершенствованием процессов и документов СМК;

- подготовка к сертификации СМК или ее надзорному аудиту.

Внешние аудиты

Задачи внешнего аудита определяются договором между независимыми сторонами: организацией и аудиторской фирмой (аудиторами).

Цель внешних аудитов – определяется законодательством по аудиту, а средства выполнения определяются общепринятыми аудиторскими стандартами.

Достоинства и недостатки внутреннего аудита в сравнении с внешним аудитом

Достоинства

Недостатки

- знание внутренними аудиторами особенностей своего предприятия; - отсутствие предубежденного отношения сотрудников проверяемых подразделений к внутренним аудиторам (их не воспринимают как посторонних в организации лиц); - знание внутренними аудиторами специфических каналов коммуникаций, действующих на предприятии; - знание внутренними аудиторами неформальных лидеров, чья информация может быть наиболее полезной при аудите; - возможность использования конфиденциальной информации в отчетах об аудите; - отсутствие дефицита времени при внутреннем аудите, ограничивающем возможности более детального изучения проверяемого объекта - независимость работы внутренних аудиторов от режима работы сотрудников проверяемого подразделения; - возможность использования внутренних аудиторов также в качестве экспертов; - сравнительно небольшие затраты на проведение внутреннего аудита.

- менее высокий, чем при внешнем аудите, уровень объективности заключений ввиду возможной предвзятости внутренних аудиторов по отношению к некоторым сотрудникам предприятия; - менее высокая, чем при внешнем аудите, интенсивность работы внутренних аудиторов, обусловленная менее жесткими временными рамками; - критика со стороны внутренних аудиторов воспринимается острее; - уровень квалификации внутренних аудиторов обычно ниже, чем у внешних аудиторов; - результаты внутреннего аудита могут рассматриваться как менее объективная информация об эффективности и результативности СМК организации по сравнению с внешним аудитом; - результаты внутреннего аудита нельзя использовать для рекламы предприятия; - затраты на внутренний аудит определяются менее точно, чем на внешний.

 

Организационные принципы и методы проведения аудита (лекция 3)

Существуют 7 организационных принципов:

1 Принцип единообразия – аудит осуществляется в соответствии с единой официально установленной руководством процедурой, что обеспечивает его упорядоченность, однозначность и сопоставимость результатов;

2 Принцип документированности – проведение аудита документируется для обеспечения сохранности и сравнимости информации о фактическом состоянии аудиторского объекта;

3 Принцип предупредительности – аудит планируется, а персонал проверяемого подразделения заранее уведомляется о цели, области, времени и методах проведения аудита, чтобы дать возможность наиболее полно подготовиться к нему и исключить возможность уклонения от предоставления и демонстрации всех требуемых данных;

4 Принцип регулярности – аудит проводится с определенной периодичностью для того, чтобы все элементы системы менеджмента качества и деятельность всех подразделений были предметом постоянного анализа и оценки со стороны руководства;

5 Принцип независимости – лица, проводящие аудит, не должны нести непосредственной ответственности за проверяемую работу и зависеть от руководителя проверяемого подразделения, чтобы исключить возможность необъективных результатов аудита;

6 Принцип системности – планирование и проведение конкретных аудитов по различным элементам объекта проверки должно осуществляться с учетом их установленной структурной взаимосвязи;

7 Принцип открытости – результаты каждого аудита должны носить открытый характер для персонала проверяемого подразделения.

Методы аудита:

Аудит соответствия (аудит “на месте”) – установление степени, с которой СМК понята, внедрена и соблюдается персоналом (фактическое выполнение персоналом установленных требований).

Аудит соответствия может быть (смотри схему 1):

- системным – осуществляется по всем требованиям СМК в каждом подразделении;

- специальным – осуществляется по какому-либо разделу или процессу СМК во всех подразделениях (обычно относится к проверке деятельности, которая имеет место во всех подразделениях. Например, управление документацией);

- выборочным – осуществляется по тем или иным требованиям СМК в разных подразделениях.

При проведении аудитов соответствия могут применяться методы прослеживаемости вперед (т.е. по ходу процесса от начала до конца) или назад (т.е. от конца – к началу).

 

Схема 1 – Схемы проведения аудитов соответствия

Подразделения организации	Разделы системы менеджмента качества
		…
4.1	4.2	5.1	5.2	5.3	5.4	5.5	5.6		8.1	8.2	8.3	8.4	8.5
						Выборочный					Системный
3
		Специальный
…
n

Аудит адекватности – определение степени соответствия документов СМК установленным требованиям.

Документы и данные по качеству, проверяемые в производственном подразделении (рекомендуемый перечень):

1 Политика и Цели руководства организации в области качества.

2 Положение о структурном подразделении, с указанием ответственных по качеству.

3 ДИ персонала (с разделом об обязанностях в области качества).

4 Перечень выпускаемой продукции (с указанием сертифицированной продукции).

5 Перечень документов СМК (со сведениями об изменениях) и сами документы.

6 Перечень процессов СМК подразделения.

7 Перечень технологических процессов (с указанием специальных процессов) и документация по ним.

8 Альбом бланков.

9 Перечень методик выполнения измерений/ испытаний/ контроля (для Испытательных лабораторий, Службы главного метролога и ОТК).

10 Перечень СИ. Сведения о поверках/ калибровках/ аттестации средств измерений/ испытаний/ контроля.

11 Перечень оборудования. Сведения о ремонтах оборудования, его проверках на технологическую точность.

12 Сведения о проверках соблюдения технологической дисциплины.

13 Результаты внутренних аудитов СМК, выполнения КД и ПД и оценка их результативности.

14 Проверка состояния инфраструктуры и производственной среды (результаты проверок состояния помещений и соответствующего оборудования и соблюдения правил БЖД, утвержденные планировки производственных участков).

15 Документы, подтверждающие проведение анализа процессов СМК организации (относящиеся к подразделению), оценка их результативности.

16 Планы по качеству и документальное подтверждение их выполнения.

Результаты экспертизы документов СМК можно представить следующим образом (смотри формы бланков 1 и 2):

Форма 1: Результаты экспертизы документов СМК

Проверяемые позиции	Обозначение и наименование документа СМК
		……	n
1 Внешний вид
2 Титульный лист
3 Наличие штампов, учетных номеров
4 Извещение о правах собственности
5 Должность, И.О.Ф. и подпись утверждающего, дата утверждения
6 Дата введения
7 Назначение и область применения. Ссылки на пункты ГОСТ Р ИСО 9001
8 Нормативные ссылки
9 Термины, определения, обозначения, сокращения
10 Описание требований ГОСТ Р ИСО 9001 и организации к процессу
11 Описание порядка выполнения процесса
12 Достаточная полнота описания процесса
13 Взаимодействие при выполнении процесса
14 Документирование процесса
15 Ответственность и контроль выполнения деятельности, описанной в документе
16 Список использованных источников
17 Наличие И.О.Ф., подписей и дат	Разработчиков
Проверяющих
Согласующих
18 Соответствие страниц принятой форме
19 Отсутствующие структурные элементы
20 Изменения	Документирование
Внесение
Количество несоответствий

 

 

 

Форма 2: Итоги аудита адекватности

Раздел СМК	Наличие документов СМК организации
Руководство по качеству (разделы)	Документированные процедуры управления СМК	Методики	Записи по качеству	Альбомы бланков	Перечни
	4.1
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
. . .	. . .
	8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
Главный аудитор Аудитор

Программа аудита (лекция 4)

Программа аудита – совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретные сроки и направленных на достижение определенной цели.

Программа аудита составляется и документально оформляется аудитором, в ней определены характер аудита, временные рамки и объем запланированных аудиторских процедур, необходимых для осуществления общего плана аудита.

Планируя программу аудитов, организация должна рассмотреть:

- важность деятельности или участка;

- статус деятельности;

- результаты предыдущих аудитов;

- готовность сотрудников;

- готовность персонала для аудитов;

- признаки проблем;

- потребность анализировать участок с точки зрения совершенствования;

- потребность оценивать выполнение программ качества по совершенствованию.