Этап: составление отчета по аудиту и его рассылка

Процесс подготовки, утверждения и рассылки отчета по аудиту можно представить в виде:

Выявленные в результате аудита несоответствия, регистрируются в протоколе несоответствия (смотри пример формы бланка). Там же начальником подразделения записываются предполагаемые корректирующие и предупреждающие действия.

После выполнения корректирующих и предупреждающих действий и их контроля аудитором в протоколе заполняется соответствующий пункт.

Результаты аудитов подразделений обобщаются главным аудитором путем заполнения бланка итогов аудита (смотри пример формы бланка).

Пример формы бланка протокола несоответствия:

Пример формы бланка итогов аудита:

 

По окончании аудита главным аудитором в течение 1 – 2 дней составляется отчет, состоящий из всех вышеперечисленных бланков, и представляет его директору по качеству для анализа и дальнейшей передачи высшему руководству организации.

Этот отчет является одним из видов записей по качеству и необходим для оценки СМК и принятия решений об улучшении ее. Копии отчета направляются начальникам подразделений организации.

Отчеты и другие документы по внутренним аудитам хранятся в службе качества в течение 3-х лет, а затем передаются в архив организации.

Содержание отчета по аудиту

Отчет должен содержать полную, точную и однозначно понимаемую информацию по проведенному аудиту.

В состав отчета входят:

1 План аудита, содержащий:

- цели аудита;

- область аудита;

- идентификацию подразделений;

- идентификацию аудиторов, членов группы и представителей подразделений;

- указание даты и места проведения аудита соответствия;

- критерии аудита.

2 Наблюдения по аудиту.

3 Заключения по аудиту.

4 Итоги аудита, включая любые препятствия при его проведении.

5 Подтверждение достижения установленных целей аудита.

6 Области, не охваченные аудитом, но установленные в программе.

7 Неразрешенные проблемы между группой по аудиту и проверяемым подразделением.

8 Рекомендации, направленные на улучшение, если это предусмотрено целями аудита.

9 Сообщения о конфиденциальности сведений.

10 Список рассылки отчета по аудиту.

Отчет должен быть датирован, проанализирован и утвержден в соответствии с установленной процедурой управления.

Несет ответственность за подготовку и содержание отчета по аудиту главный аудитор.

 

Техника беседы при опросе (лекция 6)

 

Опрос может проводиться посред­ством анкетирования или в ходе беседы (интервью) с сотрудниками аудитируе­мого подразделения.

Рекомендации по организации и технике беседы:

1 Выбор собеседника следует производить из числа тех, кто непосредственно осуществляет аудитируемую деятельность.

2 При планировании беседы необходимо, чтобы она касалась:

- одного сотрудника (его обязанности и полномочия, уровень образо­вания и профессиональная подготовка);

- выполняемой сотрудником деятельности;

- средств труда сотрудника;

- материалов, используемых в работе сотрудника;

3 Тема и порядок беседы должны быть сообщены сотруднику заранее.

4 На проведение беседы следует отвести достаточно времени, и в ходе ее аудитор и собеседник должны быть по возможности ограждены от помех извне.

5 В ходе беседы аудитор может остановить собеседника, но только в том случае, если он явно отвлекся от темы. Однако делать это надо таким образом, чтобы у него не сложилось впечатление о малозначительности даваемой им информации.

6 Если беседа ведется сразу двумя (или более) аудиторами, то вопросы должен задавать преимущественно один из них, а другой – делать записи.

Для техники беседы большое значение имеет правильный выбор способа формулирования вопроса. В следующей таблице приведены типы вопросов, возникающие в практике аудитора, и примеры их формулирования.

 

* - предпочтительные типы вопросов;

** - вопросы не рекомендуется задавать;

*** - вопросы задавать недопустимо!

 

Таблица – Основные типы вопросов

Тип вопроса	Определение и примеры
Закрытый**	Вопрос, ответ на который предполагает только в виде «да» или «нет» В вашей работе вы используете этот документ (метод)?
Открытый*	Вопрос, ответ на который предполагает не только односложные «да» или «нет» Какие, кроме этого, методы (контрольные сред­ства) вы используете в своей работе?
Разъясняющий*	Вопрос, требующий разъяснения, подтверждения Не могли бы вы пояснить, что вы имеете в виду?
Наводящий** (возвратный)	Вопрос, наводящий на ответ или содержащий готовый ответ Не думаете ли вы, что это так? Вы, очевидно, регулярно проводите анализ, не так ли?
Альтернативный **	Вопрос, ответом на который может быть один из двух противо­положных вариантов Причина данного несоответствия в том или в этом?
Утверждающий **	Вопрос, содержащий утверждение Разве в этом случае могло быть иначе?
Затрудняющий общение **	Вопрос, создающий барьер в общении Разве вас не предупреждали, что этого нельзя делать? Разве я вам не говорил, что именно это будет здесь обнаружено?
Персонифицирующий***	Вопрос, ответ на который предполагает оценку деятельности личностей (персон) Кто виноват, на ваш взгляд, в этом не­соответствии?

7 В ходе беседы аудитор должен помнить о том, что свидетельства собесед­ника могут рассматриваться как объективные, если их подтверждают со­ответствующие факты.

8В ходе беседы следует задавать прямые вопросы, начинающиеся со слов “что”, “кто”, “где”, “когда”, “как” и “почему”. Для получения доказательства соответствия аудитор может спросить: “Не могли бы вы показать мне …?”.

9 В ходе беседы не следует применять терминологию, непонятную
собеседнику.

10 Беседа, проводимая на рабочем месте («в поле»), не должна быть слиш­ком продолжительной, чтобы не вызвать нервозность собеседника.

11 Выявленные в ходе беседы несоответствия должны фиксироваться ауди­тором в аудиторском листе или записной книжке с непременной ссылкой на не соблюдаемый пункт (раздел) нормативного документа.

12 По завершении беседы аудитор должен подытожить полученную инфор­мацию, сформулировать главные (позитивные и негативные) впечатления и опорные моменты. Допустимо позволить собеседнику прочесть сделан­ные аудитором замечания в аудиторском листе.

13 Информация, полученная в процессе беседы, должна анализироваться путем ее сопоставления с информацией на данную тему, полученной из бесед с другими сотрудниками, и личными наблюдениями аудитора.