Сортування даних, що розміщені в кількох полях

 

Засоби Excel дають можливість одночасно сортувати записи в трьох полях. Послідовність сортування полів вибирають у діалоговому вікні Сортировка диапазона із розкривних списків, за допомогою команд: Сортировать по, Затем по, В последнюю очередь, по (рис. 10.10).

Розташовані поряд із кожним списком перемикачі зростання і спадання дають змогу задати напрямок сортування.

Перемикач Идентифицировать диапазон данных по дає можливість ідентифікувати відомості за підписами або позначеннями стовпців аркуша.

У разі потреби сортувати дані з чотирьох і більше полів варто виконати кілька послідовних сортувань. Щоб не втрачати результати попереднього сортування, потрібно спочатку виконати сортування за допомогою трьох останніх ключів, а потім – найпершого.

 

Рис. 10.10. Загальний вигляд діалогового вікна для послідовності сортування полів

 

Фільтрація даних

 

Фільтрацію відомостей використовують під час роботи з великими таблицями. Вона дає можливість бачити не всю таблицю, а тільки її частину, яка висвітлюється за певними ознаками (критеріями). Щоб вибрати критерії, за якими здійснюється фільтрація, потрібно виконати такі дії:

● виділити таблицю;

● скористатися командою Данные → Фильтр → Автофильтр, унаслідок чого відразу в кожній клітині верхнього рядка з'явиться кнопка списку переліку та методів фільтрації даних.

Практичні завдання

Виконати сортування й фільтрацію даних засобами програми Microsoft Excel, провівши таки операції:

1. Скласти таблицю згідно з рис. 10.11.

Рис. 10.11. Приклад оформлення таблиці для виконання практичного завдання

 

2. Встановити автофільтр (Данные→Фильтр→Автофильтр).

3. За допомогою встановленого фільтру вибрати книги автора Антонова А.П.

4. Відсортувати книги, видані в 2004 році.

5. Виконати в стовпці " Рік видання " сортування за зростанням.

6. Виконати в стовпці " Сторінок " сортування за спаданням.

7. Відфільтрувати прізвища авторів, які починаються з букви А і букви С.

8. Відфільтрувати книги, рік видання яких перебуває в діапазоні 2000 – 2006.

9. Закрити електронну таблицю.

 

Побудова графіків, діаграм засобами програми Excel

 

Програма Microsoft Excel має широкі можливості для побудови діаграм різних типів і видів.

Розглянемо основні елементи діаграм, а також основні поняття, які використовують при їх побудові. Діаграму завжди будують для якогось діапазону клітинок. Розглянемо приклад побудови діаграми для таблиці (рис. 10.12).

Рис. 10.12. Приклад оформлення таблиці, дані якої будуть використані для побудови діаграми

 

Як правило, на діаграмі відображується послідовність значень певного параметра залежно від значень аргументів. Послідовність значень параметра в Excel називають рядом даних, а послідовність значень аргументів – категорією.

У табл. 10.12 кількість рядів даних і категорій залежить від того, яким чином розміщено дані. Якщо вони розміщені у вигляді рядків, то рядів даних – 10 (болт, муфта, гайка, гвинт, шпилька, штифт, цвях, шуруп, шайба, шпонка), а категорій – 2 (термін виготовлення, місяць, відомості, %).

Визначають елементи майбутньої діаграми, зміст яких наведено в табл. 10.1.

 

 

Таблиця 10.1

Зміст елементів діаграми

Елемент	Зміст елемента
Название	Заголовок діаграми
Ось n	n-на вісь діаграми (Ось 1 або Ось Y– вісь значень, Ось 2 або Ось X– вісь категорій)
Чертеж	Ділянка побудови власне діаграми
Диаграмма	Фон діаграми
Легенда	Опис рядів даних
Рn	n-й ряд даних
PnTk	k-a точка n-го ряду даних
Текст Рn	Мітка даних для n-ї послідовності
Ось текста n	Мітка осі
Сетка n	Сітка для осі n

 

Методика побудови діаграми

 

Діаграму можна будувати на активному аркуші або на новому. Для цього спочатку слід виділити діапазон клітинок, що утворюють категорію і частку (рис. 10.13).

Рис. 10.13. Виділення діапазону клітинок, що складають категорію і частку

Далі потрібно скористатися майстром діаграм, який будує діаграму в загальному випадку за чотири кроки (при побудові деяких типів діаграм кількість кроків може бути меншою). Після натискання кнопки Мастер диаграмм на панелі інструментів Стандартная на екрані з'явиться діалогове вікно Мастер диаграмм – шаг 1 из 4 (рис. 10.14).

У цьому вікні слід вибрати тип діаграми (вибрана діаграма зображується інверсійно) і її зовнішній вид та тип. Для переходу до наступного кроку натискаємо кнопку Далее.

Рис. 10.14. Загальний вигляд діалогового вікна Мастер диаграмм – шаг 1 из 4

 

У діалоговому вікні Мастер диаграмм – шаг 2 из 4 (рис. 10.15) у полі Диапазон встановлюють значення яких клітинок будуть використані для побудови діаграм. Якщо перед викликом вікна було вже виділено діапазон клітинок, то у відповідному полі відображатимуться координати цього діапазону. Користувач може змінити значення цього поля шляхом редагування або виділяючи інший діапазон, для чого необхідно клацнути лівою клавіші миші у місці ярличка аркуша, у наслідок чого виділення відбудеться. Можна виділити також несуміжний діапазон. Координати виділеного діапазону записують в однойменне поле Диапазон.

Рис. 10.15. Загальний вигляд діалогового вікна Мастер диаграмм–шаг 2 из 4

 

У діалоговому вікні Мастер диаграмм – шаг 3 из 4 (рис. 10.16) виводиться зразок діаграми. На основі аналізу виділеного діапазону майстер діаграм автоматично визначає, яким чином розмістити ряди даних.

Рис. 10.16. Загальний вигляд діалогового вікна Мастер диаграмм – шаг 3 из 4

Якщо діапазон включає колонку текстових значень, то програма робить висновки що ряди даних розміщені відповідно до рядків діапазону. Якщо в діапазоні є рядок текстових значень, то робиться висновок про розміщення рядів даних відповідно до колонок діапазону.

Якщо ж в діапазоні присутні й колонка, й рядок текстових значень або зовсім немає текстових значень, то ряд даних встановлюється за кількістю клітинок у рядку і в колонці виділеного діапазону (якщо рядок діапазону містить більше клітин, ніж колонка, то ряди даних розміщуються відповідно рядків, а якщо менше – то відповідно колонок). На вкладці Заголовки записується назва діаграми, вкладка Легенда призначена для встановлення (зняття) подання умовних позначень секторів діаграми, але краще легенду замінити підписами секторів. Це можна зробити на вкладці Подписи данных.

У діалоговому вікні Мастер диаграмм – шаг 4 из 4 (рис. 10.17) позначаємо місце розташування діаграми – на окремому аркуші чи на активному. Після натискання кнопки Готово діаграма переноситься на відповідний аркуш. У будь-який момент роботи з цим вікном можна повернутися на крок назад (кнопка Назад) або припинити побудову діаграми (кнопка Отмена).

Рис. 10.17. Загальний вигляд діалогового вікна Мастер диаграмм – шаг 4 из 4

Редагування діаграм

 

Використовуючи засоби програми Excel, можна внести необхідні виправлення елементів побудованих діаграм. Щоб відредагувати певний елемент діаграми, його потрібно виділити. Для цього діаграму слід активізувати, клацнувши лівою клавішею миші в полі діаграми, а потім – у місці елемента (рис. 10.18).

Ім'я виділеного об'єкта з'являється в однойменному полі (ліва частина рядка формул). Виділені елементи можна редагувати (перемішувати, змінювати розміри, вилучати, форматувати). Список операцій редагування індивідуальний для кожного елемента діаграми. При цьому зручно користуватися контекстним меню, яке викликається натисканням правої клавіші миші. Це меню включає операції, доступні для роботи з виділеним елементом.

Рис. 10.18. Остаточний вигляд діаграми

Завдання для самостійної роботи

Побудувати графіки і діаграми за допомогою програми Microsoft Excel, виконавши такі дії:

1. Відкрити створену книгу.

2. Побудувати секторну діаграму, що відображає відомості про терміни виготовлення деталей на заводі "Дніпро", для чого:

● виділити діапазон клітинок, які містять інформацію для побудови діаграми: найменування деталі (легенда), термін виготовлення;

● увімкнути діалогове вікно Мастер диаграмм;

● на вкладці Стандартные вибрати тип діаграми Круговая і відповідний вид діаграми; натиснути кнопку Далее;

● перейти на вкладку Ряд і в полі Имя задати назву діаграми: Відомості про терміни виготовлення деталей; натиснути кнопку Далее;

● відкоригувати назву діаграми (на вкладці Заголовки в полі Название диаграммы дати 2008 p.); перейти на вкладку Подписи даннях, у полі Подписи значений установити перемикач Доля); натиснути кнопку Далее;

● установити місце розташування діаграми – на цьому самому аркуші; натиснути кнопку Готово.

3. Виконати такі операції з побудованою діаграмою:

● установити розмір поля діаграми відповідно до розмірів робочого поля;

● перемістити назву діаграми у верхній лівий кут поля діаграми;

● змінити місце розташування окремих секторів діаграми;

● установити оптимальний розмір і місце розташування «легенди» діаграми.

4. Аналогічно побудувати звичайну гістограму за даними рентабельності виробництва на заводі "Дніпро", розмістити її на окремому аркуші (аркуші діаграм).

5. Зберегти зміни, внесені в електронну таблицю.

6. Закрити програму Excel.