Сортування по декількох полях одночасно

 

Ви можете виділити в таблиці два або декілька сусідніх стовпців, а потім виконати по ним сортування. У формі можливе сортування записів лише по одному полю. Набор умов, вживаних для відбору підмножини даних або для їх сортування, називається фільтром.

Для сортування даних в таблиці по декількох полях виберіть в меню Записи (Records) команду Фільтр (Filter), Розширений фільтр (Advanced Filter, Sort). На екрані відображуватиметься вікно, у верхній частині якого відображує список всіх полів таблиці (мал. 24.17). Це вікно використовується для вибору полів, по яких виконуватиметься сортування. Можна перетягнути мишею назви полів із списку в рядок Поле (Field). Назви полів, по яких вироблятиметься сортування, можна вибрати в рядку Поле (Field) із списку, що розкривається. (Детальніше робота з вікном списку розглянута раніше в розділі «Створення запиту» справжньої глави.)

 

Мал. 24.17 Вікно, що дозволяє виконати сортування по декількох полям одночасно

У Access спочатку сортуються записи, розташовані в найлівішому стовпці, потім в наступному стовпці справа і так далі Умови сортування: за збільшенням, по убуванню і так далі задаються в рядку Сортування (Sort).

Після завдання умов сортування виберіть в меню Фільтр (Filter) команду Застосувати фільтр (Apply Filter). Для відображення не відсортованої таблиці виберіть в меню Записи (Records) команду Видалити фільтр (Remove Filter, Sort). Якщо фільтр створюється у формі або таблиці, в якій вже є фільтр, що залишився від попереднього сеансу роботи, то новий фільтр заміщає його.

Вживання фільтру

 

Фільтром називається набір умов, вживаних для відбору або сортування даних. Вживання фільтру дозволяє обмежити кількість записів, що переглядаються, і відібрати лише ті записи, які задовольняють заданим умовам. Фільтри не зберігаються після закриття таблиці або форми, тому їх доводиться створювати заново після відкриття таблиці або форми.

Для проведення відбору за певними умовами вкажіть таблицю або форму і поле, по якому вироблятиметься фільтрація записів. Наприклад, вас можуть цікавити співробітники фірми, що пропрацювали в ній 5 років. У Access підтримуються різні способи відбору записів за допомогою фільтрів. Нижче розглянуто два способи фільтрації: фільтр по виділеному фрагменту і розширений фільтр.

Фільтр по виявленому фрагменту

 

В деяких випадках нам треба знайти в базі даних лише ті записи, які містять виділене значення і служить зразком для відбору. Наприклад,, існує велика таблиця з даними про автомобілі. Виділимо в таблиці поле 2109 в стовпці Машини ВАЗ. При фільтрації по виділеному в таблиці фрагменту залишаться лише записи про ВАЗ 2109.

За допомогою фільтру можна також відібрати ті записи, які в даному полі не містять виділене значення. Для створення фільтру виділите значення, клацніть його правою кнопкою миші і виберіть команду Виключити виділене (Filter Excluding Selection). Стосовно розглянутого вище прикладу після проведення фільтрації з виключенням виділеного в стовпці Машини ВАЗ відображуватимуться записи про всі моделі ВАЗ, за винятком ВАЗ 2109.

Команда Фільтр для (Filter for) дозволяє ввести значення або вираження, яке служитиме критерієм фільтрації при пошуку. Для виконання процесу фільтрації виберіть в меню Записи (Records) команду Застосувати фільтр (Apply Filter, Sort) або натискуйте кнопку Застосувати фільтр (Apply Filter) на панелі інструментів.

Розширений фільтр

 

На екрані відображуватиметься вікно, розглянуте в попередньому розділі «Вживання сортування». У вічко Умови відбору (Criteria) введіть критерії, по яких вироблятиметься фільтрація. Як критерій можна використовувати різні текстові значення, наприклад Or якщо ви хочете відображувати замовлення вартістю більше 1500 рублів (мал. 24.18), оператори рівне «=», більше «>», меньше«<», не рівно «0», дати, наприклад, ви можете вибрати замовлення, отримані на останній день кожного місяця.

Для пошуку записів, що мають в конкретному полі порожні або непорожні значення, введіть в це поле вираження Is Null або Is Not Null. (Ці значення можна вибрати із списку в полях, що мають типа «поле MEMO», «поле об'єкту OLE» або «Гіперпосилання», і в обчислюваних полях в запитах.)

 

Мал. 24.18 Вікно, що дозволяє виконати фільтрацію з певною умовою відбору

Для виконання фільтрації виберіть команду Застосувати фільтр (Apply Filter)) у меню Записи (Records). Фільтри зберігаються автоматично при збереженні таблиці або форми. Таким чином, при повторному відкритті таблиці або форми можна знову застосувати збережений фільтр. При збереженні запиту фільтр зберігається автоматично, але умова фільтру не додається до вмісту бланка запиту. При повторному відкритті запиту можна знову застосувати збережений фільтр. Після закінчення роботи з фільтром для відображення всієї таблиці виберіть в меню Записи (Records) команду Білядалить фільтр (Remove Filter, Sort) або вимкнути на панелі інструментів кнопку Застосувати фільтр (Apply Filter).

Висновки

 

1. Для перегляду результатів запиту у вікні бази даних на вертикально розташованій панелі Об'єкти (Objects) виберіть значок Запити (Queries) і двічі клацніть ім'я запиту в списку (див. мал. 24.1).

2. Будь-які зміни в запит слід вносити в режимі конструктора. Аби створити запит в режимі конструктора на вертикально розташованій панелі Об'єкти (Objects) виберіть значок Запити (Queries) (див. мал. 24.1) і натискуйте кнопку Створити (New) на панелі інструментів.

3. Для розширення умов відбору можна використовувати рядок або (or) у бланку запиту.

4. При складанні запиту з використанням обчислюваного поля введіть у вічко Поле бланка запиту ім'я стовпця, в якому будуть представлені результати обчислень, і після двокрапки вираження в квадратних дужках.

5. Для спрощення процесу додавання в запит функцій, констант, операторів і загальних виразів можна використовувати Будівник виразів (Expression Builder).

6. Для зміни групи записів за допомогою запиту на оновлення відкрийте запит в режимі конструктора (див. вище розділ «Створення і запуск запиту») і виберіть в меню Запит (Query) команду Оновлення (Update Query) або натискуйте стрілку поряд з кнопкою Типом запиту на панелі інструментів і виберіть команду Оновлення.

7. Для пошуку значення в полі виберіть команди Знайти (Find) у меню Правка (Edit) (див. мал. 24.14). Для прискорення пошуку поставте курсор в полі, по якому проводитиметься пошук. Натискуйте кнопку Знайти далі (Find Next).

8. Для створення складних фільтрів виберіть в меню Записи (Records) команду Фільтр (Filter), Розширений фільтр (Advanced Filter/Sort).