Виконання стандартних обчислень над значеннями поля

 

Одним з широко поширених методів аналізу табличних даних є використання наступних підсумкових функцій для полів з числовими даними:

· Sum — обчислення суми значень поля;

· Avg — визначення середнього значення поля;

· Min — знаходження мінімального значення поля;

· Мах — знаходження максимального значення поля;

· Count — підрахунок кількості записів поля (може застосовуватися для всіх полів);

· StDav — розрахунок стандартного відхилення поля;

· Var — розрахунок зміни значень поля.

 

Виконання групових операцій

 

Стовпець підсумків може містити підсумкові дані для всіх записів таблиці або згрупованих за яким-небудь принципом. Наприклад, нас може цікавити максимальна або середня ціна товарів (поле Ціна) кожного типа (поле Тип), представлених в таблиці. Для використання підсумкових операторів у вказаному завданні виконаєте наступні дії:

· у запитальній формі в рядку Вивід на екран (Show) поставте прапорці в полях: Тип і Ціна, яке використовуватиметься для обчислень;

· виберіть в меню Вигляд (View) команду Групові операції (Totals) або jm-жмите однойменну кнопку на панелі інструментів;

· встановите курсор в полі, над значеннями якого виконуватимуться обчислення, і виберіть у вічку Групова операція (Total) необхідну функцію;

· у меню Запит (Query) виберіть команду Запуск (Run).

 

За допомогою запиту можуть бути підраховані сума (Sum) і середнє арифметичне, знайдені мінімальне (Min) і максимальне (Мах) значення в полі. Закінчивши роботу із запитом, можна зберегти його під яким-небудь ім'ям.

 

Мал. 24.11 Складання запиту з використанням групової операції

Розширення умов відбору

Наприклад, ви хочете взнати об'єм продажів дорогих (дорожче 2500 крб.) і дешевих (менше 500 крб.) замовлень. Введіть у вічко Умови відбору (Criteria): >2500, у вічко або (or) <500. Умови, задані у вічку або, сприйматимуться як додаткові.

Використання обчислюваного поля

 

Обчислюване поле відображує дані, отримані в запиті за результатами розрахунку вираження. Значення поля перераховується при кожній зміні вираження.

Наприклад, якщо кожне замовлення коштує 5 рублів і ви хочете обчислити вартість всіх замовлень, зроблених кожним покупцем, то введіть у вічко Поле вираження: Вартість:[Кількість замовлень]*5.

Будівник виразів

 

Для відображення вікна будівника виразів (мал. 24.12) виконаєте наступні дії:

· перейдіть в режим конструктора запиту;

· у рядку Умова відбору (Criteria) клацніть правою кнопкою миші стовпець, для якого необхідно задати критерії відбору, і виберіть в контекстному меню команду Побудувати (Build) або натискуйте однойменну кнопку на панелі інструментів.

 

Мал. 24.12 Будівник виразів

У верхній частині діалогового вікна будівника виразів розташовано поле, що відображує вираження у міру його створення. Access часто поміщає в це поле прототипи, ув'язнені в подвійні кутові лапки, замість яких користувач повинен підставити потрібні елементи. Слід або ввести відповідне значення, або виділити прототип, і замінити його на елемент з правого списку.

У середній частині вікна будівника знаходиться розділ, призначений для створення елементів вираження. У нім розташовані кнопки з часто використовуваними операторами. При натисненні на одну з цих кнопок будівник вставить відповідного оператора в поточну позицію поля вираження. Наприклад, ви можете натискувати кнопку Like аби не вводити це слово з клавіатури.

У нижній частині вікна будівника знаходяться три поля. У лівому полі виводяться теки, що містять таблиці, запити, форми, об'єкти бази даних,, вбудовані і визначені користувачем функції, константи, оператори і загальні вирази. У середньому полі задаються певні елементи або типи елементів для теки, заданої в лівому полі. У правому полі виводиться список значень (якщо вони існують) для елементів, Наприклад, якщо вибрати в лівому полі Вбудовані функції, то в середньому полі з'явиться список всіх типів функцій Microsoft Access, в правому полі буде виведений список всіх вбудованих функцій, заданих лівим і середнім полями.

Аби вивести повний список операторів, виберіть теку Оператори в нижньому лівому полі і потрібний тип в середньому полі. У правому полі будуть виведені всі оператори вибраного типа. Можливе безпосереднє введення частини вираження у верхнє поле.

Для повернення в бланк запиту натискуйте кнопку ОК, Побудоване вираження буде вставлено в те поле, де розташований курсор. Імена полів при введенні в бланк запиту слід укласти в квадратні дужки

Запит на оновлення записів

 

Запит на оновлення записів дозволяє змінювати дані в існуючих таблицях. Він вносить загальні зміни до групи записів однієї або декількох таблиць. Наприклад, необхідно внести зміни до таблиці у зв'язку з тим, що на 10 відсотків збільшується зарплата співробітників певної категорії. Можна задати умови відбору, наприклад, зростає зарплата лише тих співробітників, які пропрацювали більше трьох років.

Назва вікна запиту зміниться на запит на оновлення (Update Query). Перетягнете із списку полів в бланк запиту поля, які потрібно відновити або які повинні використовуватися в умовах відбору. Задайте умову відбору у вічку Умова відбору (Criteria).

Назви полів укладете в квадратні дужки. Для полів, які необхідно відновити, введіть у вічко Оновлення (Update To) вираження або значення, яке має бути використане для зміни полів. Аби проглянути список записів, які будуть оновлені, натискуйте кнопку Вигляд на панелі інструментів. Список, що виводиться, не міститиме нових значень. Для повернення в режим конструктора запиту знову натискуйте кнопку Вигляд на панелі інструментів. Завершите створення запиту в режимі конструктора. Натискуйте кнопку Запуск на панелі інструментів, аби відновити записи.