Сортування та фільтрування даних

У Mіcrosoft Office Access 2007 сортування та фільтрування даних відбувається у той самий спосіб, що і в інших програмах роботи з таблицями (наприклад, Mіcrosoft Office Excel 2007). Кожен заголовок стовпця таблиці має автоматичний фільтр, завдяки якому можна легко та швидко сортувати записи.

Сортування

Сортувати можна за допомогою стандартних інструментів. Спосіб сортування залежить від даних, які ви сортуєте:

текст

— можна сортувати за алфавітом (від А до Я) та навпаки (від Я до А);

дати

— сортування від найпершої до найостаннішої та навпаки;

числа

— сортуються від найменшого до найбільшого та навпаки.

Якщо потрібно сортувати за кількома полями, можна скористатися розширеними параметрами сортування, що розміщені на вкладці

Основне в області Сортування й фільтр. Тут знаходиться кнопка Додатково, в меню якої є команда Розширений фільтр/сортування. Після клацання кнопки розширеного сортування відобразиться конструктор запитів, де можна визначити умови потрібного сортування. Виберіть поле, за яким хочете сортувати, клацніть кнопку Застосувати, і на екрані відобразяться ті дані з таблиці, що відповідають запиту, який ви склали для сортування.

Фільтрування

У Mіcrosoft Office Access 2007 заголовки стовпців містять допоміжні стрілки, завдяки яким можна активізувати фільтри. Також фільтр можна вибрати, клацнувши правою кнопкою миші конкретний запис із певного поля.

Фільтрування даних відбувається на основі типів вибраних полів, які відповідають загальному критерію. За промовчанням відображаються всі записи. Якщо ви зняли прапорець Виділити все, не буде вибрано жодного запису. Тепер виберіть лише ті записи, які ви хочете (або не хочете) відобразити.

Подальші дії залежатимуть лише від того, які саме дані вам потрібно вибрати. Якщо фільтр застосувати до текстових полів, то буде відображено засоби для відбору текстових елементів. У меню Текстові фільтри з’являться такі умови: Починається з, Дорівнює, Не дорівнює, Містить тощо. Якщо фільтр застосувати до поля з датами, відобразиться меню Фільтри дат, де можна вибрати умови, що стосуються дат (Наступного тижня, Цього тижня, Цього року, Минулого місяця тощо).

Для числових елементів умови змінюються на Дорівнює, Не дорівнює, Більше, Менше тощо.

Використання фільтрів для пошуку інформації в БД

Існують декілька способів, які використовуються для відбору записів за допомогою фільтрів: фільтр по виділеному фрагменту, звичайний фільтр і розширений фільтр.

Фільтр по виділеному фрагменту і звичайний фільтр є самими простими способами відбору записів. Якщо можна легко знайти та вибрати в формі або в об’єкті в режимі таблиці значення, які повинні містити записи, що відбираються, слід використовувати фільтр по виділеному фрагменту. Звичайний фільтр використовується для вибору шуканого значення із списку без перегляду всіх записів в таблиці або формі, або при виборі декількох умов відбору одночасно.

Для створення складних фільтрів, слід використовувати вікно розширеного фільтра.

Для використання методів фільтрації по відношенню до таблиці (або форми) слід відкрити її за допомогою команди Открыть. При цьому в полосі меню з’являється пункт Записи, в якому містяться підкоманди роботи з фільтрами, а на панелі інструментів з’являються кнопки Фильтр по выделенному, Изменить фильтр, Применение фильтра. Крім цього, після відкриття об’єкту, в контекстному меню, яке відкривається правою кнопкою миші, з’являються команди роботи з фільтрами.

Побудовані фільтри зберігаються автоматично при збереженні таблиці або форми. Таким чином, при повторному відкритті таблиці або форми можна знову використати збережений фільтр.

Для застосування сформованого фільтра використовується команда Применение фильтра. Для ліквідації ефекту фільтрації використовується команда Удалить фильтр.

Відбір записів за допомогою команди Фильтр по выделенному.

Для фільтрації даних за допомогою цієї команди потрібно:

1. В полі відкритої таблиці (або форми) знайдіть значення, яке повинні містити записи, що включаються в результуючий набір при використанні фільтра.

2. Виберіть це значення і натисніть кнопку Фильтр по выделенному на панелі інструментів (або задайте команду Записи – Фильтр – Фильтр по выделенному). Спосіб вибору значення визначає, які записи будуть відібрані фільтром.

3. Повторюйте крок 2, поки не будуть задані всі умови відбору записів.

Фільтр дозволяє відбирати записи, які не містять вибраного значення. Для цього виберіть значення, натисніть праву кнопку миші і виберіть команду Исключить выделенное.

Відміну фільтра здійснюють за допомогою кнопки Удалить фильтр панелі інструментів.

Відбір записів за допомогою простого фільтру

1. Відкрийте таблицю, запит або форму в режимі таблиці або відкрийте форму в режимі форми.

2. Натисніть кнопку Изменить фильтр на панелі інструментів, щоб переключитися у вікно звичайного фільтра.

3. Виберіть поле для завдання умови відбору, якому повинні задовольняти записи, що включаються в результуючий набір записів.

4. Введіть умову відбору, вибравши шукане значення в розкритому списку значень поля (якщо список містить значення полів), або введіть в поле значення з клавіатури. Для пошуку записів з використанням умов відбору, які задаються виразом, введіть вираз в відповідне поле або створіть його за допомогою побудовувача виразів. Якщо задати значення в декількох полях, фільтр буде повертати лише ті записи, в яких кожне з полів містить вказане значення.

5. Для того, щоб вказати декілька значень, що включається в результуючий набір, може містити в одному полі, виберіть вкладку Или, ярличок якої знаходиться в лівому нижньому куті вікна. Фильтр буде повертати записи, які містять в полях всі значення, вказані на вкладці Найти, або всі значення, вказані на першій вкладці Или, або всі значення, вказані на другій вкладці Или і т.д.

6. Натисніть кнопку Применить фильтр на панелі інструментів.

Відбір записів за допомого вікна розширеного фільтра

1. Відкрийте таблицу, запит або форму в режимі таблиці або відкрийте форму в режимі форми.

2. Виберіть в меню Записи команду Фильтр і підкоманду Расширенный фильтр.

3. Включіть в бланк поле або поля, длвя яких будуть задані пошуковані значення або інші умови, які використовуються в фильтрі для відбору записів.

4. Для вказання порядку сортування виберіть клітинку в рядку Сортировка для конкретного поля, натисніть кнопку розкриття списку і виберіть порядок сортування. В Microsoft Access записи сортуються спочатку по значенням поля, розміщеного в лівому стовпці бланку, потім по значенням поля в наступному стовпці справа і т.д.

5. Вкажіть значення для пошуку або введіть вираз в рядок Условие отбора для полів, включених в бланк.

6. Для того щоб використати фільтр, натисніть кнопку Применение фильтра на панелі інструментів.

Сортування даних в таблиці

Рядки в таблиці можна відсортувати згідно вмісту одного або декількох стовпців. Для цього слід вибрати поле, за яким буде здійснюватися сортування, і натиснути кнопку Сортировка по возрастанию або Сортировка по убыванию на панелі інструментів, або задати команду Запись – Сортировка і вибрати відповідний параметр. СУБД Access сортує записи в виділеному стовпці (стовпцях) за зростанням (від А до Я і від 0 до 9) (за спаданням – навпаки). Порядок сортування для декількох виділених стовпців – зліва направо. Кожна наступна операція сортування заміняє результати попередньої операції. Щоб відмінити результати сортування, виберіть в меню Записи команду Удалить фильтр.