Введення та редагування даних в таблиці

Вводити дані в існуючу таблицю необхідно в режимі таблиці. Щоб відкрити таблицю в цьому режимі, двічі клацніть в потрібній таблиці у вікні бази даних або виділіть таблицю, а потім клацніть на кнопці Открыть. Вибрана таблиця відкриється в режимі таблиці.

Режим таблиці використовується для введення нових або редагування вже створених даних. Нові записи просто вводяться в поля робочої таблиці. В кінці кожної таблиці завжди є так званий порожній запис, помічений зірочкою. Коли ви починаєте вводити дані в порожній запис, під ним з’являється порожній запис.

Редагування даних у будь-якій відкритій таблиці здійснюється відповідно до загальноприйнятих правил роботи в системі Windows. Нагадаємо, що для цього необхідно підвести курсор миші у відповідну комірку і клацнути її лівою клавішею. Далі використовують звичайні засоби редагування.

В кінець відкритої таблиці можна додати будь-який запис. Якщо потрібно змінити структуру таблиці, то для цього потрібно її відкрити у режимі конструктора.

В Access не можна редагувати такі поля:

· Поля лічильника. Значення в цих полях збільшуються і зберігаються автоматично. Якщо запис існує, Access не дозволить змінити його значення.

· Недоступні поля. Коли властивість поля Доступно встановлено Нет або властивість Заблокировано встановлено в Да, вміст поля редагувати не можна.

· Поля в деяких типах запитів. Не можна редагувати поля в запитах, які встановлюють зв’язки більш ніж із однією таблицею. Також не можна редагувати підсумкові значення в деяких запитах.

· Поля, що обчислюються. Оскільки поля, що обчислюються, не існують як окремі (вони обчислюються на базі інших полів), їх не можна редагувати.

Зауваження. Для збереження даних, що вводяться, непотрібно застосовувати ніяких дій. Вони будуть збережені автоматично навіть при виході із системи.

 

Контрольні запитання

 

1. Що таке база даних?

2. Для чого призначені СУБД?

3. З яких об’єктів складається база даних?

4. Що таке запис?

5. Що таке поле?

6. Які типи полів використовують в Access?

7. Які властивості має текстове поле?

8. Як створити структуру таблиці?

9. Як вилучити поле зі структури таблиці?

10. Як додати поле до вже створеної структури таблиці?

11. Яких значень може набувати властивість Розмер поля числових полів?

12. Яких значень може набувати властивість Формат поля полів Дата/время?

13. Як ввести дані у таблицю?

14. Як вставити новий запис у таблицю?

15. Як вилучити запис з таблиці?

16. Що називають ключовим полем?

17. Як зробити поле ключовим?

18. Як зберігти створену таблицю?

 

 

Лабораторна робота № 2

Тема: Робота з базами даних та таблицями. Створення міжтабличних зв'язків. Сортування, пошук та відбір даних у таблицях.

Мета: уміти зв’язувати таблиці двома способами, а саме використовуючи Мастер подстановок та Схема данных. Уміти переглядати схему даних, змінювати зв’язки між таблицями, вилучати зв’язки. Уміти вилучати перейменовувати, копіювати таблиці у вікні бази даних. Опанувати операції сортування, пошуку та фільтрації даних.

 

Питання для вивчення:

 

1. Міжтабличні зв’язки

2. Створення міжтабличного зв’язку використовуючи Мастер подстановок

3. Створення міжтабличного зв’язку використовуючи Схема даннях

4. Робота з таблицею у вікні бази даних

5. Сортування даних таблиць

6. Пошук даних

7. Фільтрація даних в таблицях

 

Теоретичні відомості:

Міжтабличні зв’язки

 

Access створює реляційні бази даних, які дозволяють об’єднувати інформацію з різних таблиць. Необхідно встановити взаємозв’язки між таблицями, записи яких логічно пов’язані. Створивши таблиці та визначивши ключі для кожної з них, задають зв’язки і на їх основі можна брати дані з кількох таблиць та вміщувати їх в одну форму, запит або звіт.

Існує два основних способи зв’язувати дані – за допомогою полів підстановки та шляхом визначення зв’язків у діалоговому вікні Схема даных.

Між двома таблицями можна встановити чотири типи зв’язків: “один-до-одного”, “один-до-багатьох”, “багато-до-одного” та “багато-до-багатьох”.

“ один-до-одного ” – кожному запису першої таблиці ставиться у відповідність єдиний запис з іншої таблиці, і навпаки. Відповідність встановлюється у результаті пошуку в полі, яке є первинним ключем однієї з таблиць, значення поля, що називають зовнішнім ключем іншої таблиці.

“ один-до-багатьох ” – первинний ключ однієї таблиці зв’язується із зовнішнім ключем іншої (значення поля можуть повторюватися). При цьому кожному запису однієї таблиці ставиться у відповідність декілька записів іншої.

“ багато-до-одного ” – декільком записам однієї таблиці ставиться у відповідність єдиний запис у іншій таблиці. Відповідність встановлюється за полем першої таблиці, яке є зовнішнім ключем, та полем другої таблиці, яке є первинним ключем.

“ багато-до-багатьох ” – декільком записам однієї таблиці ставиться у відповідність декілька записів з іншої таблиці. Відповідно поля обох таблиць, по яким відбувається зв’язок, є зовнішніми ключами і можуть містити значення, що повторюються.

 

Створення міжтабличного зв’язку використовуючи Мастер подстановок

 

Для створення зв'язку між таблицями можна використати Мастер подстановок. Порядок установлення зв'язків будемо розглядати на прикладі двох таблиць, які зберігаються у файлі Ваsа2: таблиця Список (табл. 1), таблиця Консультация (табл. 2).

Розв'яжемо таку задачу: поле Предмет з таблиці Список підставимо у таблицю Консультация. Ця задача може бути вирішена так.

1. У вікні бази даних файла Basa2 відкриємо структуру таблиці Консультация у режимі Конструктора. Додаємо ще одне поле з будь-яким іменем, наприклад, ім'я Предмет. Далі відкриємо значення Тип данных, де останнім є рядок Мастер подстановок. Після активізації програми Мастер подстановок на екрані відкривається вікно цієї програми. У цьому вікні перемикач необхідно встановити у положення Таблица или запрос... і після цього натиснути кнопку Далее.

2. У вікні будуть показані всі таблиці бази даних за винятком тієї, в яку буде зроблена підстановка поля (для розглянутого прикладу це Консультация). Але для файла Basa2 це тільки одна таблиця, а саме таблиця Список. Виділяємо рядок, у який записано Список, і натискаємо кнопку Далее.

3. Вміст вікна Мастер подстановок зміниться і набере вигляду, який показано на мал. 3. У цьому вікні ліворуч розташовані доступні поля таблиці Список. Необхідно виділити те поле, над яким здійснюються операція підстановки. У даному випадку це поле - Предмет. Кнопкою одинарна стрілка ліворуч поле повертається у лівий список. Така необхідність виникає, наприклад, у тому випадку, коли була допущена помилка. Після перенесення поля Предмет необхідно натиснути кнопку Далее.

 

 

Мал. 3

 

4. У вікні можна відрегулювати ширину стовпців (у даному випадку стовпця Предмет). Для цього мишу встановлюють в область заголовка поля так, щоб курсор набрав відповідного вигляду. Після цього натискують клавішу миші, і миша переміщується до досягнення необхідної ширини поля. Потім клавішу відпускають і натискають кнопку Далее.

5. У цьому вікні потрібно задати підпис для стовпця підстановки. Залишимо те саме слово - Предмет і натиснемо кнопку Готово.

6. Після цього на екрані з'явиться вікно Мастер подстановок, у якому необхідно підтвердити необхідність збереження таблиці, тобто натиснути кнопку Да. У результаті виконаних дій з'явиться вікно, зображене на мал. 4.

 

Мал. 4

 

Слід звернути увагу на те, що змінився тип поля, а на вкладці Подстановка наведені характеристики того поля, яке приєднується до Консультация. Закрийте вікно структури таблиці Консультация і відкрийте її для перегляду. Зазначимо, що у цій таблиці з’явиться поле Предмет. Клацніть кнопкою миші в позиції першого рядка цього поля і розкрийте список його значень. Вікно набере вигляду, зображеного на мал. 5.

Переконайтесь у тому, що у даному списку зберігаються всі значення поля Предмет зв'язаної таблиці Список. Тепер кожне з цих значень може бути перенесено у поточну комірку поля Предмет.

 

 

Мал. 5

 

Таким чином, поставлене завдання виконано. Поле Предмет приєднано до таблиці Консультация.

Щоб переконатися в наявності зв'язку між таблицями, відкриємо меню Сервис, у якому виконаємо команду Схема данных. З'явиться вікно Схема данных зі зв'язками між таблицею Список і таблицею Консультация, зображене на мал. 6. Зв'язок між таблицями у цьому вікні показано лінією, яка з'єднує ключеві поля таблиць.

 

 

Мал. 6

 

Надалі робота з таблицями буде здійснена з урахуванням встановлених зв'язків.

Щоб прибрати зв'язок між таблицями, необхідно клацнути лінію, яка з'єднує таблиці (мал. 6) так, щоб вона стала жирною, потім потрібно клацнути правою клавішею миші. З'явиться контекстне меню, в якому необхідно виконати команду Удалить связь. Далі потрібно підтвердити необхідність знищення зв'язку, закрити вікно Схема данных і продовжити роботу з базою даних.

Система Access дозволяє приєднати до іншої таблиці не тільки одне поле, але й декілька. Методика виконання такої операції аналогічна розглянутій вище.

 

Створення міжтабличного зв’язку використовуючи Схема данных

 

Необхідно закрити всі відкриті таблиці. Не дозволяється створення або вилучення зв'язків між відкритими таблицями. В вікні бази даних натиснемо кнопку Схема данных на панелі інструментів. Відкривається вікно Схема даних. Якщо є збережений макет схеми даних, цей макет буде виведений на екран. Якщо збереженого макету схеми даних немає, то відкривається вікно діалогу Добавленные таблицы, що дозволяє додати таблиці або запити в вікно Схема данных.

Створення між табличних зв’язків:

1. Якщо у базі даних будуть відсутні певні міжтабличні зв'язки, автоматично відкривається вікно діалогу Добавление таблицы. Якщо вимагається додати таблицю в вікно Схема данных, а вікно діалогу Добавление таблицы не відкрите, то потрібно натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів.

2. Далі треба вибрати імена таблиць, що додаються і натиснути кнопку Добавить і закрити вікно діалогу.

3. Для зв'язування полів треба вибрати поле в одній таблиці і перемістити його за допомогою миші на відповідне поле в іншій таблиці. В більшості випадків зв'язують ключове поле (наведене в списку полів напівжирним шрифтом) однієї таблиці з відповідним йому полем (яке часто має те ж саме ім'я), що називають полем зовнішнього ключа в іншій таблиці. Зв'язані поля не обов'язково повинні мати однакові імена, однак, вони повинні мати однакові типи даних і мати значення одного типу. Крім того, поля, які зв’язують, тип Числовой повинні мати однакові значення властивості Размер поля.

4. Після цього відкривається вікно діалогу Связи. Тут потрібно перевірити правильність імен полів, які виводяться в двох стовпцях бланку в вікні зв'язків. При необхідності, вибрати в осередках бланку інші імена полів. Створюється зв'язок натиском кнопки Создать.

Це повторюється для кожної пари таблиць.

 

В вікні Схема данных користувач має можливість виконати наступні операції:

Змінити існуючий зв'язок.

Усунути зв'язок.

· Усунути таблицю з вікна Схема даних.

· Вивести на екран всі існуючі зв'язки або зв'язки тільки для конкретної таблиці.

При спробі закрити вікно Схема данных виводиться запрошення зберегти поточний макет схеми даних. Незалежно від збереження поточного макету створені зв'язки будуть збережені в базі даних.

Для зв'язування поля таблиці з іншим полем в тій же таблиці слідує двічі додати таблицю в вікно Схема данных.

 

Зміна існуючого зв'язку

Треба закрити всі відкриті таблиці. В вікні бази даних натиснути кнопку Схема данных на панелі інструментів. Якщо таблиці, зв'язок між якими вимагається змінити, не виводяться в вікні Схема данных, треба натиснути кнопку на панелі інструментів, встановити вказівник на ім'я потрібної таблиці і двічі натиснути кнопку миші. Після цього натиснути кнопку Закрыть. Встановимо показчик миші на лінію зв'язку, яку вимагається змінити, і двічі натиснемо кнопку миші. Виберемо параметри зв'язку.

 

Вилучення зв'язку

Закриємо всі відкриті таблиці. В вікні бази даних натиснемо кнопку Схема данных (на панелі інструментів). Встановимо показчик миші на лінію зв'язку, яку вимагається усунути, і натиснемо кнопку миші (вибрана лінія зв'язку стане жирною), після цього натиснемо клавішу DEL.

Перегляд існуючих зв'язків

Якщо вікно Схема данных не відкрите, натиснемо кнопку на панелі інструментів. Для перегляду всіх існуючих в базі даних міжтабличних зв'язків натискаємо кнопку на панелі інструментів.

Для перегляду зв'язків, певних для конкретної таблиці, виберемо таблицю і натиснемо кнопку на панелі інструментів.

Якщо всі таблиці, зв'язані з виділеною таблицею, вже виведені в вікно Схема данных, натиск кнопки Показать прямые связи не має ефекту, оскільки ця кнопка здатна тільки виводити на екран ще не виведені таблиці. Для того щоб на екрані були уявлені зв'язки тільки конкретної таблиці, слід заздалегідь натиснути кнопку на панелі інструментів або вибрати в меню Правка команду Очистить макет. Після цього додайте в вікно потрібну таблицю і натисніть кнопку Показать прямые связи. Для додавання таблиці натисніть кнопку на панелі інструментів, встановіть вказівник на ім'я таблиці, двічі натисніть кнопку миші і натисніть кнопку Закрыть.

 

Робота з таблицею у вікні бази даних

 

Контекстне меню таблиці. Команда Открыть і Конструктор мають такі самі призначення, як і однойменні кнопки у вікні бази даних. Команда Вырезать переміщує виділену таблицю в буфер обміну. При цьому з екрана знищується ім'я таблиці. Будьте уважні при виконанні цієї команди, тому що можна легко загубити таблицю.

За командою Копировать копія виділеної таблиці поміщується в буфер обміну, а за командою Удалить - знищується без розміщення її в буфер обміну.

За командою Печать - друкується виділена таблиця.

За допомогою команди Переименовать можна змінити ім'я виділеної таблиці.

Команда Создать ярлык... дозволяє створити та розмістити ярлик таблиці (піктограму) на робочому столі Windows. Так можна безпосередньо з Windows відкрити таблицю, і швидко отримати доступ до її даних.

Якщо з базою даних працює кілька осіб, то для деяких з них користування окремими таблицями може бути заборонено. У цьому випадку таблиці можна сховати. Для цього потрібно у вікні База даних виділити ім'я відповідної таблиці, викликати контекстне меню таблиці і виконати команду Свойства.... У цьому вікні необхідно встановити атрибут Скрытый і натиснути кнопку ОК, після чого значок цієї таблиці стане блідим. Тепер розкриємо пункт меню Серви с і виконаємо в ньому команду Параметри.... У відкритому вікні Параметри виберемо прапорець Скрытые объекты і натиснути кнопку ОК. У результаті ім'я таблиці буде знищено з вікна База данных. Щоб відновити ім'я цієї таблиці у вікні бази даних необхідно знову відкрити меню команди Сервис, виконати команду Параметри..., у відкритому вікні Параметры встановити прапорець Скрытые объекти інатиснути кнопку ОК. З'явиться ім'я таблиці з блідим прапорцем. Після цього потрібно за допомогою контекстного меню цієї таблиці (пункт Свойства)знищити атрибут Скрытый.

Крім розглянутих операцій з даними всередині однієї таблиці СУБД Access має широкий набір засобів для роботи з даними, які зберігаються у кількох таблицях. Можна, наприклад, копіювати рядки і стовпці однієї таблиці в іншу, переносити прямокутні ділянки з однієї таблиці до іншої, створення копії таблиць чи їх структур та ін.

Розглянемо порядок створення копій таблиць. У відкритому вікні База данных викликаємо контекстне меню таблиці. У цьому меню виконуємо команду Копировать. Підводимо курсор миші в область вікна бази даних і клацаємо правою клавішею. У контекстному меню, що з'явиться вікно Вставка таблицы (мал. 7). Далі вводимо ім'я таблиці, в якій будемо створювати копію. Якщо потрібно копіювати всю таблицю, то необхідно ввімкнути перемикач Структура и данные. Якщо необхідно копіювати тільки структуру таблиці, то вмикається перемикач Только структура. Після цього слід натиснути кнопку ОК.

 

Мал. 7

 

Сортування даних таблиць

 

Для підвищення швидкості сортування і пошуку записів можна проіндексувати окреме поле або комбінацію полів.

Індекс - засіб, що прискорює пошук і сортування в таблиці за рахунок використання ключових значень, що дозволяє забезпечити унікальність рядків таблиці.

Первинний ключ таблиці індексується автоматично.

Не допускається створення індексів для полів з типами даних: Поле Memo, Поле об'єкта OLE, Гіперпосилання.

Складений індекс – індекс, побудований по декільком полям (максимум 10).

При сортуванні таблиці по складеному індексу Microsoft Access спочатку виконує сортування по першому полю, визначеному для даного індексу. Якщо в першому полі містяця записи з повторюваними значеннями, то виконується сортування по другому полю, визначеному для даного індексу, і так далі.

Для збереження індексів потрібна додаткова пам'ять. При зміні даних всі індекси повинні обновлятися (а це сповільнює швидкість роботи БД).

 

Один з найбільш ефективних засобів організації даних є сортування. Сортування впорядковує дані за змістом визначених полів. Інформацію можна сортувати за алфавітом, числовими значеннями, датами та іншими параметрами. Записи сортуються або в порядку зростання (А-Я та 0-9), або у порядку спадання (Я-А та 9-0).

Якщо таблиця має викий розмір і не поміщується на екрані, то потрібні стовпці можна закріпити на екрані, а непотрібні – сховати. Команда Скрыть столбцы (контекстного меню стовпчика) ховає виділені стовпці. На екрані вони стають невидимими. Для відновлення на екрані схованих стовпців у контекстному меню заголовка таблиці необхідно виконати команду Показать столбцы...

Команда Закрепить столбцы (контекстного меню стовпчика) закріпляє виділені стовпці з лівого боку екрана, перешкоджаючи їм вийти за край екрана при прокручуванні.

При сортуванні таблиці за одним полем, треба виділити це поле та виконати команду Сортировка по возростанию або Сортировка по убыванию (контекстного меню стовпчика) або кнопки на панелі інструментів .

Сортування даних таблиці за декількома полями використовується в тому випадку, коли в одному полі дані часто повторюються, тому при сортуванні по другому полю, відповідні дані будуть сортуватися не порушуючи слідування записів при першому сортуванні в межах повторень. При сортуванні даних таблиці за декількома полями треба задати порядок сортування полів. Поле, яке стоятиме першим, буде сортуватися першим, далі, не порушуючи отриманого порядку будуть сортуватися дані другого поля. Тому перед сортуванням поля треба розмістити в таблиці поруч в правильному порядку для сортування (перемістити стовпчики). Далі, виділити ці поля та виконати команду Сортировка по возростанию або Сортировка по убыванию.

 

Пошук даних

Команда "Найти..." відкриває вікно Поиска в поле. Після заповнення цього вікна необхідними даними, наприклад, введемо «Предмет», натискають кнопку Найти далее. У результаті буде виділено у таблиці Список те перше значення поля Предмет, яке було введене у рядок Образец. Для продовження пошуку значень, які повторюються, необхідно натиснути кнопку Найти далее.

 

Фільтрація даних в таблицях

 

Фільтрація дозволяє обмежити діапазон перегляду записів. Сукупність умов відбору називають фільтром. Сортування та фільтрація можуть виконуватись як в режимі форми так і в режимі таблиці. В результаті цих процедур відображення даних на екрані змінюється, хоча реальні дані залишаються незмінними. Для фільтрації даних в Access є такі способи:

· Фильтр по выделенному – цей фільтр можна встановити, виділивши частину поля (одну або декілька комірку), які повинні відповідати значенню результуючого набору. Access відфільтровує записи за зразком. Наприклад, якщо у полі Предмет виділено значення - Физика та Химия - і після цього буде виконана команда Фильтр по выделенному, то в таблиці залишаться лише ті записи, які вміщують ці значення.

· Исключить выделенное – працює як попередня команда, тільки навпаки. Наприклад, якщо в полі Предмет виділено - Математика - і після цього виконана команда Исключить выделенное, то у таблиці залишаться всі записи, за винятком тих, які у полі Предмет мають – значення Математика.

· Звичайний фільтр . Команди Изменить фильтр і Применить фильтр використовують разом. За першою командою змінюються умови фільтрації записів, а за другою - здійснюється власне фільтрація записів таблиці. Після виконання цієї команди з’явиться вікно, в якому буде вихідна таблиця, але з єдиним записом, причому пустим. Потрібно в комірки ввести шукані значення або вирази. Якщо необхідно декілька виразів, то клацнути на вкладку ИЛИ внизу вікна і ввести шукане значення в іншу комірку. Виконати команду Применить фильтр.

· Розширений фильтр . На панелі вибираємо меню Фильтр та команду Розширений фильтр. Додаємо у бланк фільтру критерії для інших полів нашої таблиці, а також задаємо для них принципи сортування та вводимо потрібні вирази напроти комірки умови відбору. Натискаємо кнопку Применить фильтр. Ваш розширений фільтр збережеться для подальшого використання та відобразиться у діалоговому вікні під час подальшого вибору команди Розширений фільтр. Ви маєте змогу видалити його, змінити або доповнити.

Виконання команди Удалить фильтр дозволяє відновити вміст всієї таблиці. Наприклад, якщо ця команда виконується після попередньої, то у таблиці відновляться записи, які вміщують у полі Предмет - Математика.

 

 

Контрольні запитання

1. Для чого потрібно створювати міжтабличні зв’язки?

2. Перелічіть способи зв’язування двох таблиць.

3. Які типи зв’язків можна встановити між двома таблицями?

4. Як з’єднуються таблиці при зв’язку типу “один-до-одного”?

5. Як з’єднуються таблиці при зв’язку типу “один-до-багатьох”?

6. Як з’єднуються таблиці при зв’язку типу “багато-до-одного”?

7. Як з’єднуються таблиці при зв’язку типу “багато-до-багатьох”?

8. Як створити міжтабличний зв’язок використовуючи схему даних?

9. Як виглядають зв’язані таблиці на схемі даних?

10. Як вилучити зв’язок між таблицями?

11. Як змінити зв’язок між таблицями?

12. Які операції користувач має можливість виконати в вікні схеми даних?

13. Як виконати сортування в таблиці?

14. Як знайти потрібне значення у стовпчику?

15. Що таке фільтр?

16. За допомогою якої команди можна приховати потрібні стовпці вашої таблиці?

17. За допомогою якої команди можна відновити приховані стовпці вашої таблиці?

Лабораторна робота № 3

Тема: Побудова запитів до бази даних. QBE – запити.

Мета: уміти створювати запити на вибірку даних, перехресні запити, запити з параметрами, використовувати Построи-тель выражений.

Питання для вивчення:

 

1. Типи запитів.

2. Запити на вибірку.

3. Перехресні запити.

4. Запити з параметрами.

5. Приклад побудови запиту

6. Виконання обчислень та підведення підсумків

 

Теоретичні відомості

Типи запитів

Запит – один з найбільш потужних об¢єктів MS Access, який дозволяє ефективно представити інформацію, що містять таблиці, з певними властивостями. В деякому розумінні запит подібний до фільтрів, коли з таблиць будується вибірка за певною умовою. Але на відміну від фільтру запит дозволяє отримати більш змістовний результат. Перш за все, це пояснюється тим, що фільтр дає інформацію для перегляду (друку), але, на відміну від запиту автоматично не зберігається, як окремий об¢єкт бази даних. Запити, маючи таку властивість, дозволяють динамічно поновлювати інформацію у своїх таблицях, якщо у таблицях бази даних виникла зміна інформації. Крім цього, запит має і зворотню дію: якщо змінювати інформацію у його таблицях, то таблиці бази даних, на базі яких побудований запит, будуть адекватно змінювати свою інформацію.

Типи запитів:

 

Запити на вибірку	Запити цього типу повертають за деякими умовами дані з однієї або декількох таблиць і відображають їх у вигляді таблиці, записи в якій можна оновлювати (з деякими обмеженнями).
Запити з параметрами	Запити, які при виконанні відображають у окремому діалоговому вікні запрошення ввести дані, наприклад, умова для повернення записів, або значення, що потрібно вставити в поле.
Перехресні запити	Запити, у яких підраховується сума, середнє, число значень або виконуються інші статистичні розрахунки, після чого результати групуються у виді таблиці по двох наборах даних, один із яких визначає заголовки стовпців, а інший заголовки рядків.
Запити на зміну: 1. запити на створення таблиць 2. видалення записів 3. відновлення записів 4. додавання записів	Запити, що за одну операцію вносять зміни в кілька записів.
Запити SQL: 1. запити на об'єднання 2. запити до сервера 3. керуючі запити 4. підлеглі запити	Запити, створювані за допомогою інструкцій SQL. SQL (Structured Query Language) - Мова програмування, призначена для виконання запитів, відновлення і керування реляційнними базами даних.

 

Запити на вибірку

 

Запити на вибірку можна створювати для вибірки даних як з одної таблимці так і з декількох зв’язаних між собою таблиць. При створенні запиту на основі декількох таблиць треба враховувати тип їхнього об'єднання.

Об'єднання таблиць - зв'язок між полем однієї таблиці або запиту і полем в іншій таблиці або запиті, що має той же тип даних.

 

Access дозволяє створювати:

Внутрішнє об'єднання	Відбираються тільки ті записи, що мають однакові значення у зв'язаних полях.
Зовнішнє об'єднання	Відображаються всі записи першої таблиці. Якщо для деяких записів із першої таблиці немає відповідних записів у другій таблиці, то на їхньому місці будуть знаходитися порожні комірки.
Само- об'єднання	Записи комбінуються з іншими записами тієї ж таблиці. Допускається як внутрішнє, так і зовнішнє об'єднання. На схему бланка запита таку таблицю треба додати двічі.

 

Якщо до цього у вікні Схема даних були створені зв'язки між таблицями, то при додаванні зв'язаних таблиць у режимі конструктора лінії об'єднання виводяться на екран автоматично. У іншому випадку, Access створює внутрішнє об'єднання для полів, що мають однакові імена й типи даних, якщо одне з цих полів є ключовим.

 

Створення простого запиту на вибірку за допомогою майстра

Майстер простого запиту на вибірку створює запити для отримання даних з полів, вибраних в одній або декількох таблицях або запитах. За допомогою майстра можна також обчислювати суми, число записів і середні значення для всіх записів або певних груп записів, а також знаходити максимальне і мінімальне значення в полі. Проте не можна обмежити кількість записів, що повертаються цим запитом, за допомогою умов відбору.

1. У вікні бази даних натискуйте кнопку Запросы на панелі Объекты, а потім натискуйте кнопку Создать на панелі інструментів вікна бази даних.

2. В діалоговому вікні Новый запрос виберіть в списку рядок Простой запрос і натискуйте кнопку OK.

3. Слідуйте інструкціям у діалогових вікнах майстра. Останнє діалогове вікно дозволяє або запустити запит, або відкрити його в режимі конструктора.

 

Створення запиту на вибірку в режимі Конструктора

1. У вікні бази даних натискуйте кнопку Запросы на панелі Объекты, а потім натискуйте кнопку Создать на панелі інструментів вікна бази даних.

2. В діалоговому вікні Новый запрос клацніть рядок Конструктор, а потім натискуйте кнопку OK.

3. В діалоговому вікні Добавление таблицы виберіть вкладку, що містить об'єкти, дані з яких будуть використані в запиті.

4. Двічі клацніть об'єкти, які потрібно додати в запит, а потім натискуйте кнопку Закрыть.

5. Додайте поля в рядок Поле в бланку запита (мал. 9) і, якщо необхідно, вкажіть умови відбору і порядок сортування.

6. Щоб проглянути результати запиту, натискуйте кнопку Просмотр на панелі інструментів.

 

Умови відбору

Умови відбору — це обмеження, що накладаються на запит або розширений фільтр для визначення записів, з якими він працюватиме.

Для поля можна ввести додаткові умови відбору. Якщо вирази вводяться для декількох полів, то вони автоматично об'єднуються з допомогою операторів And або Or. Якщо вирази знаходяться в різних комірках, але в одному рядку, то Microsoft Access використовує оператор And. Це означає, що будуть повернені тільки записи, що відповідають умовам відбору, вказаним у всіх комірках. Якщо ж вирази знаходяться в різних рядках бланка запиту, то Microsoft Access використовує оператор Or, що означає, що будуть повернені записи, що відповідають умовам відбору, вказаним будь-якій комірці.

Вирази, що використовуються в умовах відбору (Условие отбора), будуються за наступними правилами.

Можна використовувати такі оператори:

· операції порівняння: >, >=, <, <=, =, <>

· логічні: not, and, or, xor (виключаюче або), eqv (еквівалентність), imp (імплікація)

· роботи з рядками: & (злиття строк), Like “строка_зразок” (порівняння зі зразком)

· інші: In (знач1, знач2, …, значN), Between почат_знач And кінц_знач, Is посилання_на_об’єкт.

Можна використовувати статистичні, математичні, фінансові й інші вбудовані функції, вставляти константи.

 

При складанні умов добору для рядків (оператор Like) можна використовувати такі спеціальні символи:

Символ	Використання	Приклад
*	Відповідає будь-якій цифрі або будь-якому символові. Може використовуватися в якості першого або останнього символу текстового рядка.	wh* — пошук слів what, white і why.
?	Відповідає будь-якому текстовому символові.	B?ll — пошук слів ball, bell і bill.
[ ]	Відповідає будь-якому одному символові у дужках.	B[ae]ll — пошук слів ball і bell, але не bill.
!	Відповідає будь-якому одному символові, крім у дужках.	b[!ae]ll — пошук слів bill і bull, але не bell або ball.
-	Відповідає будь-якому символові з діапазону. Необхідно вказувати цей діапазон по зростанню (від A до Z, але не від Z до A).	b[a-c]d — пошук слів bad, bbd і bcd.
#	Відповідає будь-якій цифрі.	1#3 — пошук значень 103, 113, 123.

 

При використанні цих знаків для пошуку символу зірочки (*), знаку питання (?), знака номера (#), що відкриває квадратної дужки ([) або дефіса (-) необхідно брати ці символи в квадратні дужки.

Якщо виконується пошук знаку оклику (!) або закриваючої дужки (]), то брати їх у квадратні дужки не потрібно.

При пошуку пари квадратних дужок, їх необхідно братив круглі дужки ([ ]).