Зміна типу даних і розміру поля

Для зміни типу даних потрібно клацнути по комірці типу даних змінюваного поля. Потім клацнути по кнопці праворуч, що відкриває список можливих типів даних, і вибрати новий тип даних. З деякими обмеженнями Access може успішно перетворити будь-який тип даних (крім типу поле об'єкта OLE). Наприклад, при перетворенні з текстового в числовий формат поле повинне містити тільки цифри й припустимі роздільники.

Для текстового й числового поля задається його розмір. Встановлений розмір поля можна потім змінити. Якщо він буде зменшений, то Access видасть попереджуюче повідомлення про можливу втрату деяких даних. Якщо ви підтвердите своє бажання зберегти зроблені зміни у визначенні таблиці, то операція буде виконана, але це може викликати помилки в перетворенні даних і їхню втрату. Тому перед такою операцією має сенс про всякий випадок створити копію таблиці.

3. Вирази в Access

При роботі з різними об'єктами в Access широко використовуються вирази — аналог формул в Excel.

Вираз — це будь-яка комбінація операторів, констант, функцій і ідентифікаторів^, результатом якої є деяке значення.

 

Константи, функції й ідентифікатори, що використовуються у виразах, називаються операндами.

Вирази часто вживаються для перевірки різних умов і проведення обчислень у таблицях, запитах, формах і звітах. Вони дозволяють виконувати дії із числами, датами й текстовими значеннями в кожному записі, використовуючи дані з одного або декількох полів. Наприклад, за допомогою виразу можна перемножити значення двох числових полів або об'єднати кілька текстових значень.

4. Оператори

У виразах застосовуються наступні типи операторів:

• арифметичні оператори — використовуються для виконання математичних обчислень;

• оператори конкатенації — використовуються для злиття рядків;

• оператори порівняння — використовуються для виконання операцій порівняння;

• логічні оператори — використовуються для виконання логічних операцій;

• оператори ідентифікації — створюють однозначні імена об'єктів БД.

4. 1. Арифметичні оператори

Операнди повинні бути виразами, що мають числове значення. Для зміни пріоритету арифметичних операцій використовуються круглі дужки. Якщо хоча б один з операндів є вираженням зі значенням Null, то результат має значення Null.

Оператор ділення нацело «\» округляє обидва операнди до цілих значень, а потім ділить перший на другий. Результат округляється до цілого, наприклад, 11 \ 2 = 5; 7,6 \ 2,5 = 4.

Оператор Mod також округляє обидва операнди до цілих значень і ділить перший на другий. Результат - залишок від розподілу. Наприклад, 9 Mod 2 = 1, а 7,6 Mod 4 =0.

Таблиця 1. Арифметичні оператори

Оператор	Опис	Приклад
+	Складає два операнди	[Ціна] + 10
-	Віднімає від першого операнда другий або міняє знак операнди	[Дата1] - [Дата2] -111
*	Перемножує два операнди	[Ціна]* [Вага]
/	Ділить один операнд на другий	[Сума] / 10
\	Ділить один операнд на другий нацело	[Місяць] \ 4
^	Зводить перший операнд у ступінь, що задається другим операндом	[Число]^[Ступінь]
Mod	Повертає залишок від розподілу нацело	[Місяць] mod 4

4.2. Оператори злиття рядків (конкатенації)

Оператори & (амперсанд) або + створюють текстовий рядок, приєднуючи вміст другого рядка до кінця першої. Якщо один з операндів - число, то він перетвориться перед проведенням операції злиття в рядок символів.

Для об'єднання рядків краще використовувати оператор &, а не +, тому що якщо один з рядків, що беруть участь в операції, наприклад <рядок 2>, має значення Null, те результат операції <рядок 1> + <рядок 2 > дорівнює Null,, а результат операції <рядок1> & <рядок 2> дорівнює <рядок 1>.

Наприклад, у вираженні " Число замовлень = " & [Число замовлень] поєднуються рядок символів і значення поля Число замовлень. Якщо число замовлень дорівнює 100, то результатом виконання операції буде рядок " Число замовлень = 100".

4. 3. Оператори порівняння

Оператор порівняння порівнює значення двох операндів і повертає як результат одне з логічних значень: True або False. Якщо хоча б один з операндів є вираженням зі значенням Null, то результат має значення Null.

Крім стандартних операторів порівняння, наведених у таблиці 2, в Access є ще чотири додаткових оператори порівняння: Is, In, Between і Like, які звичайно використовуються для перевірки умови на значення в полі або в умовах відбору записів у запиті.

Таблиця 2. Оператори порівняння

Оператор	Опис	Приклад	Результат
<	Менше, ніж	1+2 < 3+4	True
<=	Менше або дорівнює	1 <= 3/5	False
>	Більше, ніж	1 > 0	True
>=	Більше або дорівнює	0 >= 1	False
=	Дорівнює	1 = 1	True
о	Не дорівнює	1 <> 1	False

Оператор Is

При використанні разом з Null визначає, чи є значення Null або Not Null. Наприклад, Is Null застосовується для відбору записів, що мають у даному полі значення Null, а Is Not Null — для відбору записів, що мають у даному полі непусте значення.

Оператор In

Здійснює перевірку значення на збіг з елементом із заданого списку. Елементи списку відділяються друг від друга крапкою з комою. Текстові значення повинні братися в лапки, наприклад, In("Москва";"Київ";"Мінськ") або In(2;4;6;8).

Оператор Between

Здійснює перевірку, чи перебуває числове значення усередині заданого діапазону. Наприклад, Between 10 And 20 означає, що значення повинне перебувати в інтервалі [10, 20].

Оператор Like

Здійснює перевірку значення на відповідність заданому шаблону.

Таблиця 3. Спецсимволи, що використовуються в операторі Like

Спецсимвол	Співпадаючі символи
?	Будь-який одиночний символ;
#	Будь-яка одиночна цифра (0-9);
*	Будь-яке число символів або їхня відсутність;
[список]	Будь-який одиночний символ, що входить у список;
[! список]	Будь-який одиночний символ, що не входить у список.

4. 4. Оператори ідентифікації. Ідентифікатори

Часто у виразах використовуються значення полів таблиць, елементів керування форм і інших об'єктів БД. Імена полів у різних таблицях або елементів керування у формах можуть збігатися. Щоб Access правильно обчислив значення виразу, необхідно забезпечити однозначність посилань у вираженнях на об'єкти БД і їхньої властивості.

Access використовує два оператори ідентифікації "!" (знак оклику) і "." (крапка).

Оператор "!"

Частіше в ідентифікаторах зустрічається оператор "!". Він використовується для посилань на об'єкти^. При посиланні на поле таблиці він служить для відділення ім'я поля від імені таблиці. Самі імена вміщують у квадратні дужки, і посилання має такий вигляд:

[<ім'я таблиці>]![<ім'я поля>].

Це так звана повна форма запису ідентифікатора поля таблиці. Якщо немає невизначеності в посиланні, то припустимо й неповній формі запису ідентифікатора поля таблиці у вигляді [<ім'я поля>]. Так, у запитах, що використовують одну таблицю, звичайно використовується неповне посилання на поле. Наприклад, повне посилання на поле Прізвище в таблиці Студент має вигляд [Студент]! [Прізвище], а неповна — [Прізвище].

Відповідно, посилання на елемент керування форми (головної форми, якщо вона містить підлеглу форму) мають таку повну форму запису:

Forms! [<ім'я форми>]![<ім'я елемента керування>.

Тут імені форми передує ім'я сімейства відкритих форм Forms, якому належить дана форма. Ця «добавка» викликана тією обставиною, що БД цілком може містити таблицю й форму з однаковими іменами, що мають до того ж однойменні поля.

У загальному випадку синтаксис оператора «!» такий:

<клас об'єктам>!<ім'я об'єкта>

Оператор "."

Оператор "." (крапка) звичайно використовується для посилань на властивості форм, звітів і елементів керування. Зокрема, ідентифікатор поля зі списком у формі виглядає так:

Forms![<ім'я форми>]![<ім'я поля зі списком>].[Text].

Тут крапка "." використовується для відділення імені поля зі списком від його властивості Text, що повертає поточне значення поля. У загальному випадку синтаксис оператора "." такий:

<клас об'єкта>!<ім'я об'єкта>.<властивість об'єкта>

Рекомендують завжди посилатися на об'єкт або властивість, використовуючи повну форму ідентифікатора. Якщо при створенні виразів користуватися побудовачем виразів, то ця рекомендація звичайно автоматично виконується.

5. Константи

У виразах зустрічаються константи наступних типів:

• Числові константи (числа) — послідовність цифр, що містить, якщо потрібно, знак числа й роздільник цілої й дробової частини числа. Як роздільник залежно від установок Windows звичайно використовуються "," (кома) або "." (десяткова крапка). Числа можуть містити символ Е або е й знак порядку, наприклад, 1,2Е+04 = 12 000.

• Текстові константи (рядка) — можуть містити будь-які символи з набору символів кодової таблиці ANSI. У вираженнях рядка потрібно по обидва боки містити в прямі лапки ("). Звичайно Access додає їх сам.

• Константи типу Дата/час. Вони повинні бути укладені в знаки номера "#". Звичайно Access додає їх сам, якщо пізнає, що вводиться дата в одному зі стандартних форматів "дд.мм.гг" або "дд/мм/рр".

6. Функції

До складу виразів часто входять різні функції. Усього в Access і VBA визначено більше 160 функцій. Наведемо лише декілька груп з них.

Функції для роботи з датами

Функції для роботи з рядками

Математичні функції

Статистичні функції

Статистичні функції по підмножині

7. Построитель выражений

При створенні виразів для таблиць, запитів і інших об'єктів Access варто використовувати Построитель выражений. Для виклику построителя потрібно спочатку клацнути по комірці, у яку буде вводитися вираз, а потім по кнопці Побудувати... на панелі інструментів або по кнопці, що звичайно з'являється праворуч від комірки введення. На екрані з'явиться вікно Построитель виразів, що містить чотири поля.

У верхньому полі розташовується створюваний вираз, а три нижніх використовуються для вибору потрібних елементів. Для вибору будь-якого елемента в цих полях потрібно зробити подвійне клацання по відповідному імені.

Ліве поле відображає ієрархію папок, що містять основні типи компонентів виразів. Після вибору елемента (папки) з лівого поля в середньому полі буде виведений або список його елементів (поля таблиці або запиту), або список підтипів (елементи керування форми, категорії функцій і т.п.). При виборі підтипу в правому полі з'явиться список його елементів (поля, функції, властивості елементів керування).

Щоб ввести у формоване вираження посилання на ім'я поля таблиці або запиту, потрібно вибрати в лівому полі таблицю або запит, а потім у середнім полі потрібне поле.

 

Контрольні питання:

1. Які передбачені режими для створення таблиць?

2. Розкажіть про алгоритм дій відносно кожного поля таблиці?

3. Що таке тип даних?

4. Які операції відносяться до операцій модифікації таблиць?

5. Що включає в себе модифікація структури таблиці?

6. Що таке вирази і що таке операнди?

7. Які типи операторів використовуються в виразах?

8. Для чого потрібен оператор Like?

9. Опишіть майстер Построитель выражений.

ЛЕКЦІЯ №8. Створення запитів. Форми

План

1. Створення запитів.

1.1. Загальна характеристика запитів

1.2. Типи запитів в Access

1.3. Режими вікна запиту

1.4. Створення запиту

1.5. Дії у вікні конструктора запитів

1.6. Підведення підсумків

1.7. Перехресні запити

2. Форми

2.1. Загальні відомості

2.2. Структура форми

2.3. Види форм

2.4. Вміст форми

1. Створення запитів

1. 1. Загальна характеристика запитів

При роботі із БД часто виникає необхідність вибрати з неї інформацію, що задовольняє певним умовам, або робити різні обчислення. Наприклад, потрібно витягти з навчальної БД Деканат відомості про студентів, що здали сесію на «відмінно», або визначити, який середній бал екзамену з англійської мови в даній групі.

Для рішення таких завдань призначені запити. Запит повідомляє Access, яка саме інформація цікавить користувача в даний момент. У ньому можна вказати, які:

• таблиці містять потрібну інформацію;

• записи потрібно вибрати з таблиць БД і порядок їхнього сортування;

• поля повинні бути видані на екран;

• обчислення варто виконати над обраними даними.

Запити можуть бути використані для виділення в таблицях різних груп даних і виконання над ними обчислень і порівнянь. З їхньою допомогою можна також виконати наступні операції:

• додавання нових записів у таблицю;

• видалення записів з таблиці;

• зміна вмісту полів таблиці.

Запит часто використовується як джерело даних при створенні форми або звіту. Відкриття такої форми або звіту автоматично приводить до виконання відповідного запиту. Тому на екрані завжди присутній сама «свіжа» інформація про об'єкт.

Результат запиту можна роздрукувати або передати за допомогою буфера обміну в інший додаток Windows, наприклад, вставити у вигляді таблиці в документ Word.

Для створення запитів звичайно використовується метод, суть якого полягає в наступному. Заповнюється спеціальна форма бланк запиту. У неї включаються потрібні поля й вирази, а також вказуються умови відбору записів і порядок їхнього сортування. Тим самим створюється зразок бажаного результату запиту.

Access аналізує цей зразок і зберігає у вигляді інструкцій мови структурованих запитів SQL (Structured Query Language). Саме в такому виді запит потім використовується як джерело даних для форм і звітів. Відзначимо, що деякі поважні вигляд запитів не можна одержати шляхом заповнення бланка запиту. Для їхнього створення необхідно написати інструкцію на SQL.

1. 2. Типи запитів в Access

Access дозволяє створювати наступні типи запитів:

Запит-Вибірка. Використовується для відбору інформації з таблиць і інших запитів БД. При виконанні цього запиту Access створює динамічний набір записів, що містить обрані дані. Із цим набором у більшості випадків можна працювати як зі звичайною таблицею. Його можна переглядати й редагувати, вибирати потрібну інформацію й т.д. Однак на відміну від таблиці динамічний набір записів фізично в базі даних не існує й зберігається в пам'яті ЕОМ лише під час виконання запиту. При зміні даних у полях динамічного набору Access звичайно автоматично вносить зроблені зміни в таблиці, на базі яких був побудований запит.

Перехресний запит. Представляє дані у форматі, подібному до електронної таблиці, на основі умов, визначених у запиті. За його допомогою можна згрупувати великий обсяг інформації й представити його у вигляді, зручному для сприйняття. Цей вид запиту часто застосовується при побудові діаграм.

Запит на зміну. За одну операцію вибирає записи на основі зазначених умов відбору й вносить у них зміни. Існує чотири типи запитів на зміну:

• запит на додавання — додає групу записів з однієї таблиці в іншу таблицю.

• запит на видалення — дозволяє видалити групу записів з однієї або декількох таблиць.

• запит на відновлення — вносить зміни в групу записів однієї або декількох таблиць.

• запит на створення таблиці — дозволяє створити таблицю на основі даних, що містяться в інших таблицях БД.

• Запит SQL — запит, що може бути створений тільки за допомогою SQL.

Існує три типи таких запитів:

• запит-об'єднання — дозволяє об'єднати поля з декількох таблиць або запитів в один набір даних;

• запит до сервера — передає інструкції SQL віддаленій базі даних;

• керуючий запит — створює, змінює або видаляє таблиці або індекси бази даних Access.

Запити є гнучким, інтерактивним і ітеративним засобом. Якщо запит сформульований неточно, його можна легко змінити й виконати ще раз. Розроблюючи запити, побудовані на результатах попередніх запитів, ви можете працювати з базою даних, задаючи їй питання типу «А що, якщо...?».

1. 3. Режими вікна запиту

Вікно запиту може перебувати в одному із трьох режимів: конструктора, таблиці й SQL.

Режим конструктора призначений для створення нових і зміни існуючих запитів. Для відкриття існуючого запиту в режимі конструктора потрібно відкрити вкладку Запити вікна БД, вибрати потрібний запит зі списку запитів і клацнути по кнопці Конструктор. У вікні конструктора запитів з'явиться обраний запит.

Режим таблиці служить для попереднього перегляду даних, відібраних запитом, або, у випадку запиту на зміну, для перегляду даних, які можуть змінитися в результаті виконання запиту.

Вікно запиту може також перебувати в режимі SQL, що використовують для введення або перегляду інструкцій SQL при створенні або зміні запиту. При створенні запиту в режимі конструктора Access автоматично створює в режимі SQL еквівалентну інструкцію SQL.

Для перемикання між цими режимами варто використовувати кнопку Вид, розташовану ліворуч на панелі інструментів. Натискання цієї кнопки переводить вікно в режим, значок якого виведений на ній. Якщо нажати стрілку поруч із кнопкою, то розкриється список доступних режимів і можна вибрати потрібний режим.

1. 4. Створення запиту

Перш ніж приступитися до створення запиту, варто продумати відповіді на наступні питання:

• яка таблиця або таблиці містять потрібну інформацію,

• як зв'язати ці таблиці,

• який тип запиту використовувати,

• яким умовам повинні задовольняти відбираються записи, щоМ,

• яким повинен бути порядок їхнього сортування,

• які обчислення потрібно виконати над відібраними даними,

• яке ім'я повинен одержати створюваний запит.

Для створення запиту потрібно клацнути по вкладці Запити вікна БД, а потім по кнопці Створити над списком запитів. На екрані з'явиться діалогове вікно Новий запит, і Access надасть вам вибір: створити запит самому в режимі конструктора або скористатися допомогою одного з майстрів по розробці запитів.

За допомогою майстрів можна створити запити наступних типів:

• Простий запит. Створюється запит на вибірку із зазначених полів.

• Перехресний запит. Виводить дані у форматі електронної таблиці.

• Пошук повторюваних записів. Здійснюється пошук повторюваних записів у зазначеній таблиці або запиті.

• Пошук записів, що не мають підлеглих. Знаходить всі записи в головній таблиці, що не мають пов'язаних з ними записів у підлеглій таблиці.

Рис. 1. Вікно запиту в режимі конструктора

1. 5. Дії у вікні конструктора запитів

Додавання або видалення таблиці/запиту

Включення полів у бланк запиту

Додавання стовпця в бланк запиту

Видалення стовпця із бланка запиту

Переміщення поля в бланку запиту

Додавання обчислюється поля

Зміна ім'я поля в запиті

Відображення/приховання поля в результатах запиту

Зміна ширини стовпця в бланку запиту

Сортування результатів запиту

Вставка або видалення рядка умов відбору

Установка властивостей запиту

Установка властивостей полів запиту

Попередній перегляд результатів запиту

Виконання запиту

Щоб виконати раніше створений запит, потрібно знайти його в списку запитів, що перебувають у вкладці Запити вікна БД, і зробити подвійне клацання мишею по його значку або ім'ю.

Для виконання запиту, що перебуває у вікні конструктора, потрібно нажати кнопку Запуск на панелі інструментів. Щоб зупинити виконання запиту, варто нажати клавіші Ctrl+Break.

Збереження запиту

Для збереження запиту потрібно вибрати команду Зберегти в меню Файл або нажати кнопку Зберегти на панелі інструментів. Якщо зберігається новий запит, Access автоматично пропонує для нього стандартне ім'я. Краще замінити його більше змістовним ім'ям і нажати кнопку ОК. Збережений запит стає частиною БД. Його ім'я не повинне збігатися з ім'ям якої-небудь таблиці БД.

1. 6. Підведення підсумків

Іноді потрібно, щоб результатом виконання запиту були не значення окремих записів таблиць БД, а підсумкові значення по групах записів. Наприклад, може знадобитися визначити середні бали по іспитах у кожній навчальній групі або знайти сумарну стипендію, отриману студентами в якомусь місяці. Одержати відповідь на такі питання можна за допомогою підсумкового запиту.

Групування записів у підсумковому запиті

Для обчислення в запиті підсумкових значень потрібно клацнути по кнопці Групові операції на панелі інструментів. У бланку запиту з'явиться рядок Групова операція й для всіх полів у цьому рядку буде встановлене значення Г рупування. Це ж значення буде за замовчуванням встановлюватися й для полів, що додаються в бланк запиту. Необхідно пам'ятати, що в підсумковому запиті Access групує (поєднує в одну групу) записи з однаковими значеннями в полях, що мають у рядку Групова операція значення Г рупування. Тому, якщо виконати запит, у бланку якого всі поля мають значення Г рупування, то буде створений набір записів, що включає по одному запису з кожної групи.

1. 7. Перехресні запити

Перехресний запит — це підсумковий запит спеціального типу, що виводить результат у вигляді перехресної таблиці, схожої на електронну таблицю.

Для створення перехресної таблиці потрібно вказати:

• заголовки рядків — одне або кілька полів, значення яких будуть використані як заголовки рядків таблиці;

• заголовки стовпців — поле, значення якого будуть використані як заголовки стовпців;

• значення — числове поле, значення якого будуть використані для проведення підсумкових розрахунків;

• групову операцію — групову функцію, що задає тип підсумкових розрахунків, або вираження, що містить групові функції.

Перехресні запити звичайно використовуються при створенні діаграм і звітів. Зберегти перехресну таблицю у вигляді звичайної таблиці Access за допомогою запиту на створення таблиці не можна.

2. Форми

2. 1. Загальні відомості

Форми призначені для перегляду, введення, редагування й керування даними. При використанні форми Access надає користувачеві істотно більше можливостей для роботи з інформацією з порівняння з її стандартним поданням у режимі таблиці. Зручність застосування форм для роботи з даними полягає в наступному:

• Форми дозволяють відобразити на екрані весь запис цілком, причому порядок розташування полів може бути змінений, а частина з них взагалі не включена у форму.

• У формах крім полів, що редагуються, та містять дані з таблиць БД, можна розміщати й поля, що не редагуються (що обчислюються).

• У форми можна додавати коментарі, малюнки, графіки, змінювати їхній зовнішній вигляд, підбираючи шрифти, фон й стиль оформлення. Це дозволяє якщо буде потреба розробити форму, яка дуже подібна паперовій формі.

• Форми дозволяють істотно спростити, а найчастіше повністю автоматизувати введення нових даних.

• У формах можна розміщати різні кнопки (кнопкові форми), натискання на які приводить до відкриття інших форм, виконанню запитів, друк звітів і т.д.

• Форми можуть використовуватися як діалогові вікна й містити власне меню користувача.

Для розробки форм в Access існує спеціальний інструментарій. Перш ніж приступати до опису процедур створення форм, обговоримо кілька загальних моментів.

Основним джерелом даних для форми є таблиці й запити. Інформація може бути також включена у форму в результаті імпорту різних об'єктів або проведення обчислень. Якщо через форму здійснюється відновлення даних, то вони обновляються й у джерелі.

Побудова форми - ітеративний процес. Після створення макета форми потрібно переглянути його, щоб переконатися в його правильності. Якщо необхідно внести зміни, можна повернутися до коригування макета.

Для створення макета форми потрібно у вікні БД перейти на вкладку Форми й нажати клавішу Створити. Після вибору джерела даних для форми, а також способу її створення, при переході до наступного етапу автоматично оновлюються панелі інструментів. З'являється панель інструментів Конструктор форм.

Створення, коригування й перегляд форми здійснюється в різних режимах:

• у режимі конструктора форма створюється й коригується;

• у режимі форми або режимі таблиці форма використовується для роботи з даними;

• у режимі попереднього перегляду форма проглядається перед друком.

Всі ці режими вибираються за допомогою кнопки Вид панелі інструментів Конструктор форм або через меню Вид.

2. 2. Структура форми

Форма складається з декількох розділів (рис. 1), причому обов'язковим є тільки один з них — область даних. Крім цього розділу у формі можуть бути присутнім наступні розділи: заголовок і примітка форми, а також верхній і нижній колонтитули. Інформація в них вводиться тим, хто проектує форми. Ці розділи мають наступні призначення:

Заголовок форми може містити назву форми, інструкції з роботи з нею, а також іншу інформацію (поточну дату, час і т.д.). У режимі форми він перебуває у верхній частині екрана, а при друку - у верхній частині першої сторінки. У режимі таблиці цей розділ не відображається.

Верхній колонтитул може містити заголовки й будь-які інші відомості, що поміщаються у верхній частині кожної сторінки форми при друку.

Нижній колонтитул також використовується при друку й може містити номер сторінки, дату й іншу інформацію.

Примітка форми може містити інструкції з використання форми, кнопки й вільні елементи керування для введення або висновку даних. У режимі форми область приміток перебуває в нижній частині екрана, а при друку друкується на останній сторінці.

Рис. 1. Структура форми

При створенні форми за допомогою конструктора вона містить лише один розділ - область даних. Інші розділи можна додати, використовуючи відповідні пункти контекстного меню форми або меню Вид.

Форма може включати підлеглі форми, усередині яких можуть відображатися три розділи: заголовок, область даних і примітку.

Як і всі об'єкти БД, форма і її розділи мають властивості. У властивостях задаються режими роботи з формою, вид форми, джерело даних, використання фільтра. Властивості розділів використовуються при висновку їх на екран або печатку.

2. 3. Види форм

Різні види форм створюються майстром форм або користувачем за допомогою конструктора. Крім того, існують майстер діаграм і майстер зведена таблиця.

Можливе створення трьох видів автоформ: в один стовпець, табличної й стрічкової форми. При створенні автоформи всі поля таблиці або запиту виводяться у форму автоматично.

Форма в один стовпець відображає поля, розташовані в один стовпець. На екрані відображається один запис.

Таблична форма відображає дані у вигляді декількох рядків і стовпців. Одночасно відображається кілька записів. По зовнішньому вигляду й способам переміщення по записах вона нічим не відрізняється від звичайної таблиці Access.

Стрічкова форма схожа на табличну форму й відрізняється лише зовнішнім оформленням.

На відміну від автоформ при використанні майстра форм поля у форму можна вибирати. Майстер може створити крім перерахованих вище видів форм складену форму. Вона складається з головної форми й підлеглої. У цих формах відображаються дані з різних таблиць, причому ці таблиці найчастіше зв'язані відношенням «один-до-багатьох». Дані головної форми відображаються в один стовпець, а підлегла форма звичайно має табличний формат.

Діаграма представляє дані в графічному вигляді й створюється майстром діаграм з використанням додатка Microsoft Graph.

Форма Зведена таблиця створюється на підставі даних зі зведених таблиць Excel.

Користувач може створювати форми так, як він захоче, і включати в них будь-які дані. Він може почати з порожньої форми (з «нуля») або скористатися майстром форм, а потім у режимі конструктора внести у форму будь-які зміни.

2. 4. Вміст форми

Вся інформація у формі розміщається усередині елементів керування (ЕК). Це графічні об'єкти, призначені для зображення даних, виконання обчислювальних операцій, виведення на екран допоміжної інформації, оформлювальних ефектів (рамок, ліній і ін.). Характер ЕК залежить від джерела розташовуваної в ньому інформації.

Приєднані ЕК пов'язані з полями джерела даних (таблиці або запиту) для форми. Вони використовуються для перегляду, введення або відновлення значень із полів таблиць БД.

Для вільного ЕК джерело даних не визначено. ЕК цього типу звичайно використовуються для виведення на екран написів, ліній і малюнків.

Для ЕК, що обчислюється,джерелом даних служить вираз, у якому можуть бути використані значення з полів джерела даних для форми, а також значення, що містяться в інших ЕК форми. Ці ЕК звичайно використовуються для виконання обчислень і вивевдення на екран їхніх результатів. Результат обчислень не зберігається в БД.

 

Контрольні питання:

1. Для чого призначені запити?

2. Які операції можна виконати за допомогою запитів?

3. Перелічіть типи запитів в Access.

4. Які Ви знаєте запити на зміни?

5. Опишіть алгоритм створення запиту.

6. Для чого потрібні перехресні запити?

7. Для чого призначені форми?

8. Що є джерелом даних для форм?

9. В яких режимах здійснюється створення, коригування й перегляд форми?

10. Опишіть структуру форми.

11. Які Ви знаєте види форм?

12. Що можна сказати про елементи керування?

ЛЕКЦІЯ №9. Форми. Звіти

План

1. Форми

1.1. Створення форми

1.2. Використання Майстра форм

1.3. Використання Конструктора форм

1.4. Створення поля, що обчислюється

1.5. Настроювання форми

1.6. Створення діаграм

1.7. Складені форми

2. Звіти

2.1. Основні поняття

2.2. Створення звіту

2.3. Створення звіту за допомогою Майстра звітів

2.4. Створення звіту за допомогою Конструктора

2.5. Сортування й групування

2.6. Режими вікна звіту

2.7. Друкування звіту

1. Форми

1. 1. Створення форми

При натисканні кнопки Створити у вкладці Форми вікна БД з'являється діалогове вікно Нова форма. У процесі діалогу потрібно вибрати один зі способів створення форми й таблицю або запит, які будуть служити джерелом даних для форми.

Найпростіше створити форму за допомогою однієї з автоформ. Потрібно вибрати зі списку джерело даних (таблицю/запит) і одну із запропонованих автоформ. Автоформу можна також створити, перебуваючи у вікні БД у вкладці Таблиці або Запити. Для цього потрібно вибрати клацанням миші таблицю/запит і клацнути по кнопці Автоформа на панелі інструментів.

1. 2. Використання Майстра форм

Якщо обрано Майстер форм і зазначене джерело даних для нової форми (таблиця/запит), то всі кроки по її створенню будуть визначатися майстром за допомогою послідовності діалогових вікон. Спочатку розглянемо випадок, коли створювана форма заснована на одній таблиці/ запиті.

1. У першому вікні майстра форм потрібно вибрати поля таблиці/запиту, які будуть присутні у формі, і перемістити їх зі списку Доступні поля в список Обрані поля. Для цього використовуються кнопки >>, >, <, <<. Кнопки >> і << переміщають всі поля з одного списку в інший, а > і < - тільки одне поле. Поле можна також перемістити з одного списку в іншій за допомогою подвійного клацання миші.

2. У наступних двох вікнах діалогу задається зовнішній вигляд і стиль оформлення форми. Після вибору варіанта у вікні майстра з'являється відповідний зразок.

3. Останнє діалогове вікно дає можливість змінити задане за замовчуванням ім'я форми. Закінчити діалог можна або переглядом створеної форми, або переходом у режим конструктора для внесення в неї змін.

1. 3. Використання Конструктора форм

При створенні форми за допомогою режиму Конструктор користувачеві також пропонується вказати ім'я її джерела даних. Якщо форма використовує дані з декількох таблиць, то попередньо створюється й зберігається запит, що містить потрібні поля із цих таблиць. Потім він вказується як джерело даних створюваної форми. Якщо форма не призначена для виведення інформації, наприклад є кнопковою формою, вказувати джерело її даних не потрібно.

Після вибору цього режиму на екрані з'являється бланк конструктора форми. Крім бланка конструктора форми з'являються вікно Список полів і Панель елементів із кнопками для уведення різних ЕК. Якщо панель елементів відсутня, то її можна викликати на екран за допомогою пункту Панель елементів меню Вид, або натиснути кнопку Панель елементів на панелі інструментів Конструктор форм.

Склад і розміщення ЕК користувач визначає самостійно. На бланку конструктора форми є сітка для зручного розміщення ЕК. Розміщенню ЕК допомагають також горизонтальна й вертикальна лінійки. Якщо сітка або лінійки відсутні, то їх також можна викликати на екран за допомогою відповідних пунктів меню Вид. Для розміщення ЕК у формі потрібно нажати відповідну кнопку на панелі елементів, а потім клацнути мишею в тім місці області даних, де передбачається помістити лівий верхній кут ЕК. Нижче приводиться опис панелі елементів.