Основні поняття і визначення

КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ

(опорний конспект лекцій)

 

 

з дисципліни Інформаційні системи в менеджменті

для студентів 4 курсу

спеціальності Менеджмент зовнішньоекономічної діяльності

напряму підготовки 0502Менеджмент

факультету Міжнародних економічних відносин

 

 

Херсон – 2009 р.

 

 

Конспект лекцій (опорний конспект лекцій) з дисципліни Інформаційні системи в менеджменті, для спеціальності Менеджмент зовнішньоекономічної діяльності, напрямупідготовки 0502 Менеджмент

 

Укладач: старший викладач кафедри Інформатики і комп’ютерних технологій, кількість сторінок – 82.

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

на засіданні кафедри Інформатики та комп’ютерної техніки

Протокол № ______ від ____________

Завідувач кафедри _________________

 

 

Відповідальний за випуск

ЗМІСТ

ЛЕКЦІЯ №1. Введення в інформаційні системи. 4

ЛЕКЦІЯ №2. Роль структури управління в інформаційній системі. 12

ЛЕКЦІЯ №3. Структура інформаційної системи. 21

ЛЕКЦІЯ №4. Класифікація інформаційних систем.. 28

ЛЕКЦІЯ №5. Корпоративні інформаційні системи. 38

ЛЕКЦІЯ №6. Організація інформаційних потоків у базах даних. 45

ЛЕКЦІЯ №7. Створення таблиць. Арифметичні операції 54

ЛЕКЦІЯ №8. Створення запитів. Форми. 64

ЛЕКЦІЯ №9. Форми. Звіти. 72

Перелік рекомендованої літератури. 82

ЛЕКЦІЯ №1. Введення в інформаційні системи

План

1. Основні поняття і визначення.

2. Розвиток інформаційних систем.

3. Роль інформаційних систем в управлінні організаціями.

4. Класифікація інформаційних систем.

5. Функціональні компоненти інформаційних систем.

6. Інформаційне забезпечення інформаційних систем

Основні поняття і визначення

В сучасних умовах стрімко зростає попит на інформацію та інформаційні послуги. В зв’язку з цим технологія опрацювання інформації намагається використовувати найширший спектр технічних засобів і, передусім, комп’ютерну техніку та цифрові електронні засоби комунікації. На їх основі створюються обчислювальні системи і мережі не лише для накопичення, збереження та перетворення інформації, а й для максимального наближення термінальних пристроїв до робочого місця фахівця або керівника, який приймає рішення.

Сучасні інформаційні системи (ІС) виникли і функціонують завдяки наступним технічним досягненням:

- швидкодійним та містким засобам зберігання інформації (жорсткі та лазерні диски, флеш-пам’ять);

- цифровим засобам зв’язку, які не накладають суттєвих обмежень на відстань та час (глобальні комп’ютерні мережі);

- апаратним та програмним засобам автоматизованої опрацювання інформації (вибірка, сортування, подання в потрібній формі).

У відповідності з визначенням, наведеним у Державному Стандарті України (ДСТУ),

Інформаційна система - це система, яка організовує накопичення і маніпулювання інформацією щодо конкретної проблемної сфери.

Ширше сутність інформаційної системи можна сформулювати в залежності від погляду наступним чином (табл.1):

Таблиця 1 Сутність інформаційної системи з різних поглядів

З технічного погляду	З ділового погляду	З семантичного погляду
Набір взаємозалежних компонентів, які збирають, зберігають, опрацьовують і розподіляють інформацію з метою забезпечення управління організацією та підтримки прийняття управлінських рішень	Сукупність інформації, апаратно-програмних і технологічних засобів, засобів комунікації, методів і процедур опрацювання даних та персоналу, які організовують збирання, зберігання, опрацювання і розподіл інформації для підготовки і прийняття управлінських рішень	Сукупність різноманітних взаємопов’язаних або взаємозалежних відомостей про стан об’єкта управління та процеси, які відбуваються в ньому. Ці відомості виражені в показниках та інших інформаційних сукупностях, зібраних і опрацьованих за допомогою інформаційних технологій за визначеною методикою та за заданим алгоритмом

З наведених вище визначень та окреслення суті ІС випливає її основне завдання, яке полягає у підготовці і наданні інформації, необхідної для забезпечення управління всіма ресурсами підприємства чи організації, створенні інформаційного та технічного середовища для управління організацією.

Основне завдання можна розглядати як сукупність наступних складових:

- збір інформації з різних джерел;

- реєстрування, опрацювання та видача інформації, що характеризує стан виробництва та управління ним;

- розподіл інформації між фахівцями та керівниками, підрозділами та окремими виконавцями у відповідності до їх участі в процесах виробництва чи управління.

Розвиток інформаційних систем

Одночасно з розвитком теоретичних засад і вдосконаленням систем управління розвивались також інформаційні системи, покликані підтримувати виробничі та управлінські процеси.

Зараз в історії розвитку ІС прийнято виділяти чотири покоління:

1. Перше покоління (1960 - 1970рр.) будувалось на базі центральних ЕОМ за принципом "одне підприємство - один центр опрацювання", а як стандартне середовище виконання додатків (функціональних задач) слугувала операційна система фірми ІВМ - MVS.

2. Друге покоління (1970 - 1980рр.) характеризується першими спробами децентралізації ІС, в процесі якої інформаційні технології почали поширюватись на робочих місцях в офісах і відділеннях компаній. Для цього використовувались персональні комп’ютери (ПК). Одночасно почалось широке впровадження технологій систем управління базами даних (СУБД) та пакетів комерційних прикладних програм. Кардинальним нововведенням цього покоління ІС стала багаторівнева модель системи опрацювання даних з використанням децентралізованої бази даних.

3. Третє покоління (1980 - 1992рр). Стрімке поширення мережевих технологій опрацювання даних. Логіка корпоративного бізнесу зажадала об’єднання окремих комп’ютеризованих робочих місць в єдину ІС, і таким чином з’явились обчислювальні мережі розподіленого опрацювання. Спочатку це були однорангові мережі, але в процесі розвитку ІС на цьому етапі однорангового розподіленого опрацювання поступилась місцем ієрархічній моделі "клієнт - сервер".

4. Четверте покоління (з 1992р.) посідає наступну відмінну рису: централізоване опрацювання інформації і єдине управління ресурсами ІС на верхньому рівні поєднується з розподіленим опрацюванням на нижніх рівнях. Для сучасних ІС четвертого покоління характерні наступні особливості:

- повне використання можливостей персональних комп’ютерів і середовища розподіленого опрацювання даних; модульна побудова системи, що передбачає використання різних типів архітектурних рішень в межах одної ІС;

- економне використання ресурсів системи (як апаратних, так і програмних) за рахунок централізованого збереження та опрацювання даних;

- використання централізованих засобів системного адміністрування, які дозволяють здійснювати контроль за функціонуванням мереж та управління ними на всіх рівнях ієрархії, а також забезпечувати необхідну гнучкість конфігурації системи;

- зниження прихованих експлуатаційних витрат на утримання ІС. Ці витрати складаються, зокрема, з витрат на підтримання функціонування мережі, резервне копіювання даних, налаштування конфігурації мереж, забезпечення захисту даних, відновлення чи інсталювання наступних версій програмного забезпечення тощо. Ці витрати важко виділити в чистому вигляді, а відтак - і передбачити в бюджеті організації.

З погляду інформаційних технологій в процесі розвитку ІС відбувався поступовий перехід від опрацювання окремих довільних даних до технологій баз даних зі зміною схем розв’язування прикладних задач (табл.2).

Таблиця 2. Етапи розвитку ІС

Мета використання	Період часу	Концепція використання інформації	Тип інформаційних систем
Обробка рахунків і розрахунок зарплати	1950-1960рр.	Паперовий потік розрахункових документів	Інформаційні системи обробки розрахункових документів на електромеханічних бухгалтерських машинах
Підвищення швидкості обробки документів, спрощення процедури обробки рахунків і розрахунку зарплати	1960 -1970рр.	Основна допомога в підготовці звітів	Управлінські інформаційні системи для виробничої інформації
Прискорення процесу підготовки звітності	1970 -1980рр.	Управлінський контроль реалізації (продажів)	Системи підтримки прийняття рішень, системи для вищої ланки керування
Вибірка найбільш раціонального рішення	1980 -2000рр.	Інформація - стратегічний ресурс, що забезпечує конкурентну перевагу	Стратегічні інформаційні системи, Автоматизовані офіси

 

До викладеного вище слід додати ще два дотичних міркування.

По-перше, всі сучасні інформаційні системи розробляються з врахуванням можливості автоматичного виконання операцій, які піддаються формалізації, внаслідок чого сучасні ІС правильніше називати автоматизованими інформаційними системами (АІС). В подальшому в цьому конспекті термін "інформаційні системи" вживається саме в цьому розумінні.

По-друге, крім прямого економічного ефекту впровадження інформаційних систем має великий вплив на зміну характеру діяльності фахівців та управлінського персоналу, а саме:

- підвищилась оперативність, обґрунтованість та об’єктивність прийнятих рішень;

- з’явилась можливість розв’язувати принципово нові економічні задачі, які до впровадження ІС апаратом управління не розв’язувались;

- збільшився час на творчу роботу за рахунок скорочення обсягів виконання рутинних операцій вручну;

- підвищилась інформованість фахівців та управлінського персоналу в результаті автоматизації процесів інформаційного обслуговування.

Таблиця 3 Класифікація інформаційних систем

За рівнем в системі державного управління	Загальнодержавні ІС Територіальні ІС Галузеві ІС Міжгалузеві ІС ІС підприємств та організацій
За рівнем інтелектуалізації	Інформаційно-довідкові ІС Інформаційно-пошукові ІС ІС підтримки менеджменту ІС підтримки вищого керівництва ІС підтримки прийняття управлінських рішень ІС з використанням баз знань
За ступенем централізації опрацювання інформації	Централізовані ІС Децентралізовані ІС ІС колективного використання
За принципом інтеграції	Багаторівневі ІС з інтеграцією за рівнями управління Багаторівневі ІС з інтеграцією за функціями управління Однорівневі ІС
За видами процесів	ІС для наукових досліджень ІС для автоматизованого проектування ІС організаційного управління ІС управління організаційно-технічними процесами ІС управління виробничими процесами ІС управління технологічними процесами Навчальні ІС
За сферою діяльності	Культурологічні ІС Владні ІС Науково-технічні ІС Соціальні ІС Фінансово-економічні ІС ІС міжнародних організацій
За режимом опрацювання інформації	ІС в режимі реального часу ІС в автономному режимі

З усього наведеного різноманіття критеріїв класифікації ІС виділимо системи інформаційного забезпечення менеджменту.

Система інформаційного забезпечення менеджменту базується на засобах автоматизованого збору інформації та її опрацювання на підприємстві чи в організації. Важливе місце в такій системі займають автоматизовані робочі місця (АРМ), які забезпечують збір та опрацювання інформації в режимі виробництва. Крім цього, така система забезпечує менеджера необхідною регламентуючою та нормативною інформацією.

Рис.1. Укрупнена функціональна декомпозиція ІС промислового підприємства

Під інформаційним забезпеченням розуміють сукупність форм документів, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів, розміщення та форм існування інформації, яка використовується в інформаційній й системі.

Інформаційне забезпечення повинно відповідати наступним вимогам:

- цілісність;

- вірогідність;

- контроль;

- захист від несанкціонованого доступу;

- гнучкість;

- стандартизація та уніфікація;

- адаптивність;

- мінімізація введення та виведення інформації.

Докладніше ці вимоги можна інтерпретувати наступним чином:

1. Інформаційне забезпечення має бути достатнім для виконання всіх функцій ІС, які автоматизуються.

2. Для кодування інформації, яка використовується лише в даній ІС, повинні застосовуватись класифікатори, які є у замовника ІС.

3. Для кодування в ІС вихідної інформації, яка застосовується на вищому рівні, слід використовувати класифікатори цього рівня, крім спеціально обумовлених випадків.

4. Інформаційне забезпечення ІС має бути сумісним з інформаційним забезпеченням систем, які взаємодіють з нею, за змістом, системою кодування, методами адресації, форматами даних і формою подання інформації, яка надходить у систему і виходить з неї.

5. Форми документів, які створюються ІС, мають відповідати вимогам стандартів та нормативно-технічним документам замовника ІС.

6. Сукупність інформаційних масивів ІС має бути організована у вигляді БД на машинних носіях.

7. Форми подання вихідної інформації ІС мають бути погоджені із замовником та користувачем системи.

8. Терміни і скорочення, які застосовуються у вихідних повідомленнях, мають бути загальноприйнятими в цій предметній області.

9. В ІС мають бути передбачені необхідні заходи щодо контролю та оновлення даних в інформаційних масивах, оновлення масивів після відмови довільних технічних засобів, а також контролю ідентичності однойменної інформації в БД.

Контрольні питання:

1. Дайте визначення інформаційної системи.

2. Опишіть сутність ІС з різних поглядів.

3. Що є основним завданням ІС?

4. Скільки етапів пройшли ІС в своєму становленні?

5. Скільки поколінь ІС виділяють?

6. Розкажіть про вплив ІС на управління організацією.

7. За якими рівнями класифікують ІС?

8. Що таке інформаційне забезпечення ІС?

 

ЛЕКЦІЯ №2. Роль структури управління в інформаційній системі.

План

1. Ресурси і технології інформаційних систем

2. Структура управління організацією

3. Система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту

4. Рівні керування

5. Інші елементи організації

6. Приклади інформаційних систем

Визначити ім'я поля таблиці

Щоб визначити поле таблиці, потрібно ввести в комірку стовпця Ім'я Поля ім'я створюваного поля (до 64 алфавітно-цифрових символів, включаючи пробіли).

Визначити тип даних поля

Для цього варто нажати клавішу Tab і перейти в стовпець Тип даних. У цьому стовпці можна залишити значення, що виводиться за замовчуванням, Текстовий або, розкривши список, вибрати потрібний тип даних.

Тип даних визначає вид інформації, що зберігається в поле. Наприклад, якщо поле має тип Числовий, то Access не дозволить увести в це поле текст. По типу даного поля Access визначає не тільки які дані можуть зберігатися в цьому полі, але й скільки місця для них треба зарезервувати. Для зберігання даних типу Дата/час потрібно 8 байт пам'яті, текстове поле вимагає 1 байт для кожного символу.

Основні типи даних:

• текстовий — алфавітно-цифрові дані, до 255 байт;

• поле МЕМО — коментарі й пояснення, до 64 Кбайт;

• числовий — числові данні;

• дата/час — значення дати й часу;

• грошовий — грошові значення;

• лічильник — послідовні номери, що автоматично вставляються;

• логічний — логічні значення типу Так/Ні, Істина/Неправда або Вкл/Выкл;

• об'єкт OLE — малюнок, таблиця Excel, документ Word або інші дані у двійковому форматі;

• гіперпосилання — рядок, що складається з букв і цифр і представляє адресу гіперпосилання.

Копіювання таблиці

Щоб створити копію таблиці в БД, потрібно викликати її контекстне меню й вибрати пункт Копіювати ( інший спосіб — виділити клацанням миші таблицю й нажати клавіші Ctrl+C або клацнути по кнопці Копіювати. Потім потрібно нажати клавіші Ctrl+V або клацнути по кнопці Вставити панелі інструментів. Access відкриє діалогове вікно Вставка таблиці й запропонує ввести ім'я нової таблиці; вибрати режим копіювання. Залежно від того, який режим обраний, Access створить порожню таблицю, що має таку ж структуру, що й вихідна таблиця; створить точну копію вихідної таблиці (цей режим заданий за замовчуванням) або додасть дані з вихідної таблиці в зазначену таблицю.

Перейменування таблиці

Для перейменування таблиці потрібно викликати її контекстне меню й вибрати пункт Перейменувати. Потім потрібно ввести нове ім'я таблиці й клацнути по кнопці ОК.

Видалення таблиці

Щоб видалити непотрібну таблицю, потрібно викликати її контекстне меню й вибрати пункт Видалити (інший спосіб - виділити клацанням миші таблицю й нажати клавішу Delete). Access запропонує підтвердити ваше бажання видалити таблицю й у випадку одержання позитивної відповіді видалить її.

Експорт таблиці

Для експорту таблиці Access у формат Excel або Word найпростіше виконати такі дії:

1.Клацанням миші виділити потрібну таблицю.

2.Вибрати пункт меню Сервіс, а потім — Зв'язку з Office або клацнути мишею по правому краї кнопки Зв'язку з Office .

3. Вибрати команду Аналіз в MS Excel або відповідно команду Публікація в MS Word.

Access скопіює таблицю в електронну таблицю Excel (таблицю Word у форматі RTF) з таким же ім'ям. Її перший рядок буде містити назви (підпису) полів експортованої таблиці. Якщо файл із таким ім'ям уже існує, то Access запропонує замінити цей файл або змінити ім'я нового файлу.

2. 2. Модифікація структури таблиці

Всі описані нижче операції по модифікації структури таблиці проводяться в режимі конструктора таблиці.

Вставка полів

Щоб вставити в таблицю нове поле, потрібно встановити курсор на рядок визначення поля, перед яким ви хочете вставити нове поле.

Потім варто клацнути по кнопці Додати рядок або вибрати команду Вставка/Рядка. Access вставить порожній рядок, який можна використовувати для визначення нового поля. Введіть його ім'я, укажіть тип і задайте потрібні властивості.

Видалення полів

Для видалення поля потрібно виділити рядок його визначення, клацнувши по області маркування рядка. Область виділення можна розширити, використовуючи клавіші Ctrl і Shift. Потім потрібно нажати клавішу Delete або клацнути по кнопці Видалити рядок Якщо таблиця містить дані у полях, що видаляються, то Access попередить про їхню втрату. Тому перед такою операцією має сенс про всякий випадок створити копію таблиці.

Переміщення полів

Щоб перемістити поле, потрібно виділити рядок його визначення й, тримаючи натиснутої мишу, перемістити цей рядок в інше місце області визначення полів.

Можна поступити інакше: за допомогою клавіш Ctrl+F8 включити режим Зрушення (у рядку стану з'явиться індикатор СДВ) і потім для переміщення поля використовувати клавіші ↓ і ↑. Для вимикання цього режиму потрібно нажати на клавішу Esc.

Аналогічно можна перемістити виділену групу полів.

Копіювання полів

Якщо кілька полів таблиці мають близькі визначення, то можна створити одне поле, а потім скопіювати його потрібне число раз. Для виконання операції копіювання поля потрібно виділити цілком рядок визначення поля й скопіювати в буфер обміну, використовуючи клавіші Ctrl+C або кнопку Копіювати панелі інструментів. Потім вставити порожній рядок (див. пункт Вставка полів) у те місце визначення таблиці, де повинна перебувати копія поля, і виконати операцію вставки з буфера обміну, використовуючи клавіші Ctrl+V або кнопку Вставити панелі інструментів. Після цього вносяться необхідні зміни в назву й властивості нового поля.

Оператор Is

При використанні разом з Null визначає, чи є значення Null або Not Null. Наприклад, Is Null застосовується для відбору записів, що мають у даному полі значення Null, а Is Not Null — для відбору записів, що мають у даному полі непусте значення.

Оператор In

Здійснює перевірку значення на збіг з елементом із заданого списку. Елементи списку відділяються друг від друга крапкою з комою. Текстові значення повинні братися в лапки, наприклад, In("Москва";"Київ";"Мінськ") або In(2;4;6;8).

Оператор Between

Здійснює перевірку, чи перебуває числове значення усередині заданого діапазону. Наприклад, Between 10 And 20 означає, що значення повинне перебувати в інтервалі [10, 20].

Оператор Like

Здійснює перевірку значення на відповідність заданому шаблону.

Таблиця 3. Спецсимволи, що використовуються в операторі Like

Спецсимвол	Співпадаючі символи
?	Будь-який одиночний символ;
#	Будь-яка одиночна цифра (0-9);
*	Будь-яке число символів або їхня відсутність;
[список]	Будь-який одиночний символ, що входить у список;
[! список]	Будь-який одиночний символ, що не входить у список.

4. 4. Оператори ідентифікації. Ідентифікатори

Часто у виразах використовуються значення полів таблиць, елементів керування форм і інших об'єктів БД. Імена полів у різних таблицях або елементів керування у формах можуть збігатися. Щоб Access правильно обчислив значення виразу, необхідно забезпечити однозначність посилань у вираженнях на об'єкти БД і їхньої властивості.

Access використовує два оператори ідентифікації "!" (знак оклику) і "." (крапка).

Оператор "!"

Частіше в ідентифікаторах зустрічається оператор "!". Він використовується для посилань на об'єкти^. При посиланні на поле таблиці він служить для відділення ім'я поля від імені таблиці. Самі імена вміщують у квадратні дужки, і посилання має такий вигляд:

[<ім'я таблиці>]![<ім'я поля>].

Це так звана повна форма запису ідентифікатора поля таблиці. Якщо немає невизначеності в посиланні, то припустимо й неповній формі запису ідентифікатора поля таблиці у вигляді [<ім'я поля>]. Так, у запитах, що використовують одну таблицю, звичайно використовується неповне посилання на поле. Наприклад, повне посилання на поле Прізвище в таблиці Студент має вигляд [Студент]! [Прізвище], а неповна — [Прізвище].

Відповідно, посилання на елемент керування форми (головної форми, якщо вона містить підлеглу форму) мають таку повну форму запису:

Forms! [<ім'я форми>]![<ім'я елемента керування>.

Тут імені форми передує ім'я сімейства відкритих форм Forms, якому належить дана форма. Ця «добавка» викликана тією обставиною, що БД цілком може містити таблицю й форму з однаковими іменами, що мають до того ж однойменні поля.

У загальному випадку синтаксис оператора «!» такий:

<клас об'єктам>!<ім'я об'єкта>

Оператор "."

Оператор "." (крапка) звичайно використовується для посилань на властивості форм, звітів і елементів керування. Зокрема, ідентифікатор поля зі списком у формі виглядає так:

Forms![<ім'я форми>]![<ім'я поля зі списком>].[Text].

Тут крапка "." використовується для відділення імені поля зі списком від його властивості Text, що повертає поточне значення поля. У загальному випадку синтаксис оператора "." такий:

<клас об'єкта>!<ім'я об'єкта>.<властивість об'єкта>

Рекомендують завжди посилатися на об'єкт або властивість, використовуючи повну форму ідентифікатора. Якщо при створенні виразів користуватися побудовачем виразів, то ця рекомендація звичайно автоматично виконується.

5. Константи

У виразах зустрічаються константи наступних типів:

• Числові константи (числа) — послідовність цифр, що містить, якщо потрібно, знак числа й роздільник цілої й дробової частини числа. Як роздільник залежно від установок Windows звичайно використовуються "," (кома) або "." (десяткова крапка). Числа можуть містити символ Е або е й знак порядку, наприклад, 1,2Е+04 = 12 000.

• Текстові константи (рядка) — можуть містити будь-які символи з набору символів кодової таблиці ANSI. У вираженнях рядка потрібно по обидва боки містити в прямі лапки ("). Звичайно Access додає їх сам.

• Константи типу Дата/час. Вони повинні бути укладені в знаки номера "#". Звичайно Access додає їх сам, якщо пізнає, що вводиться дата в одному зі стандартних форматів "дд.мм.гг" або "дд/мм/рр".

6. Функції

До складу виразів часто входять різні функції. Усього в Access і VBA визначено більше 160 функцій. Наведемо лише декілька груп з них.

Функції для роботи з датами

Функції для роботи з рядками

Математичні функції

Статистичні функції

Статистичні функції по підмножині

7. Построитель выражений

При створенні виразів для таблиць, запитів і інших об'єктів Access варто використовувати Построитель выражений. Для виклику построителя потрібно спочатку клацнути по комірці, у яку буде вводитися вираз, а потім по кнопці Побудувати... на панелі інструментів або по кнопці, що звичайно з'являється праворуч від комірки введення. На екрані з'явиться вікно Построитель виразів, що містить чотири поля.

У верхньому полі розташовується створюваний вираз, а три нижніх використовуються для вибору потрібних елементів. Для вибору будь-якого елемента в цих полях потрібно зробити подвійне клацання по відповідному імені.

Ліве поле відображає ієрархію папок, що містять основні типи компонентів виразів. Після вибору елемента (папки) з лівого поля в середньому полі буде виведений або список його елементів (поля таблиці або запиту), або список підтипів (елементи керування форми, категорії функцій і т.п.). При виборі підтипу в правому полі з'явиться список його елементів (поля, функції, властивості елементів керування).

Щоб ввести у формоване вираження посилання на ім'я поля таблиці або запиту, потрібно вибрати в лівому полі таблицю або запит, а потім у середнім полі потрібне поле.

 

Контрольні питання:

1. Які передбачені режими для створення таблиць?

2. Розкажіть про алгоритм дій відносно кожного поля таблиці?

3. Що таке тип даних?

4. Які операції відносяться до операцій модифікації таблиць?

5. Що включає в себе модифікація структури таблиці?

6. Що таке вирази і що таке операнди?

7. Які типи операторів використовуються в виразах?

8. Для чого потрібен оператор Like?

9. Опишіть майстер Построитель выражений.

ЛЕКЦІЯ №8. Створення запитів. Форми

План

1. Створення запитів.

1.1. Загальна характеристика запитів

1.2. Типи запитів в Access

1.3. Режими вікна запиту

1.4. Створення запиту

1.5. Дії у вікні конструктора запитів

1.6. Підведення підсумків

1.7. Перехресні запити

2. Форми

2.1. Загальні відомості

2.2. Структура форми

2.3. Види форм

2.4. Вміст форми

1. Створення запитів

1. 1. Загальна характеристика запитів

При роботі із БД часто виникає необхідність вибрати з неї інформацію, що задовольняє певним умовам, або робити різні обчислення. Наприклад, потрібно витягти з навчальної БД Деканат відомості про студентів, що здали сесію на «відмінно», або визначити, який середній бал екзамену з англійської мови в даній групі.

Для рішення таких завдань призначені запити. Запит повідомляє Access, яка саме інформація цікавить користувача в даний момент. У ньому можна вказати, які:

• таблиці містять потрібну інформацію;

• записи потрібно вибрати з таблиць БД і порядок їхнього сортування;

• поля повинні бути видані на екран;

• обчислення варто виконати над обраними даними.

Запити можуть бути використані для виділення в таблицях різних груп даних і виконання над ними обчислень і порівнянь. З їхньою допомогою можна також виконати наступні операції:

• додавання нових записів у таблицю;

• видалення записів з таблиці;

• зміна вмісту полів таблиці.

Запит часто використовується як джерело даних при створенні форми або звіту. Відкриття такої форми або звіту автоматично приводить до виконання відповідного запиту. Тому на екрані завжди присутній сама «свіжа» інформація про об'єкт.

Результат запиту можна роздрукувати або передати за допомогою буфера обміну в інший додаток Windows, наприклад, вставити у вигляді таблиці в документ Word.

Для створення запитів звичайно використовується метод, суть якого полягає в наступному. Заповнюється спеціальна форма бланк запиту. У неї включаються потрібні поля й вирази, а також вказуються умови відбору записів і порядок їхнього сортування. Тим самим створюється зразок бажаного результату запиту.

Access аналізує цей зразок і зберігає у вигляді інструкцій мови структурованих запитів SQL (Structured Query Language). Саме в такому виді запит потім використовується як джерело даних для форм і звітів. Відзначимо, що деякі поважні вигляд запитів не можна одержати шляхом заповнення бланка запиту. Для їхнього створення необхідно написати інструкцію на SQL.

1. 2. Типи запитів в Access

Access дозволяє створювати наступні типи запитів:

Запит-Вибірка. Використовується для відбору інформації з таблиць і інших запитів БД. При виконанні цього запиту Access створює динамічний набір записів, що містить обрані дані. Із цим набором у більшості випадків можна працювати як зі звичайною таблицею. Його можна переглядати й редагувати, вибирати потрібну інформацію й т.д. Однак на відміну від таблиці динамічний набір записів фізично в базі даних не існує й зберігається в пам'яті ЕОМ лише під час виконання запиту. При зміні даних у полях динамічного набору Access звичайно автоматично вносить зроблені зміни в таблиці, на базі яких був побудований запит.

Перехресний запит. Представляє дані у форматі, подібному до електронної таблиці, на основі умов, визначених у запиті. За його допомогою можна згрупувати великий обсяг інформації й представити його у вигляді, зручному для сприйняття. Цей вид запиту часто застосовується при побудові діаграм.

Запит на зміну. За одну операцію вибирає записи на основі зазначених умов відбору й вносить у них зміни. Існує чотири типи запитів на зміну:

• запит на додавання — додає групу записів з однієї таблиці в іншу таблицю.

• запит на видалення — дозволяє видалити групу записів з однієї або декількох таблиць.

• запит на відновлення — вносить зміни в групу записів однієї або декількох таблиць.

• запит на створення таблиці — дозволяє створити таблицю на основі даних, що містяться в інших таблицях БД.

• Запит SQL — запит, що може бути створений тільки за допомогою SQL.

Існує три типи таких запитів:

• запит-об'єднання — дозволяє об'єднати поля з декількох таблиць або запитів в один набір даних;

• запит до сервера — передає інструкції SQL віддаленій базі даних;

• керуючий запит — створює, змінює або видаляє таблиці або індекси бази даних Access.

Запити є гнучким, інтерактивним і ітеративним засобом. Якщо запит сформульований неточно, його можна легко змінити й виконати ще раз. Розроблюючи запити, побудовані на результатах попередніх запитів, ви можете працювати з базою даних, задаючи їй питання типу «А що, якщо...?».

1. 3. Режими вікна запиту

Вікно запиту може перебувати в одному із трьох режимів: конструктора, таблиці й SQL.

Режим конструктора призначений для створення нових і зміни існуючих запитів. Для відкриття існуючого запиту в режимі конструктора потрібно відкрити вкладку Запити вікна БД, вибрати потрібний запит зі списку запитів і клацнути по кнопці Конструктор. У вікні конструктора запитів з'явиться обраний запит.

Режим таблиці служить для попереднього перегляду даних, відібраних запитом, або, у випадку запиту на зміну, для перегляду даних, які можуть змінитися в результаті виконання запиту.

Вікно запиту може також перебувати в режимі SQL, що використовують для введення або перегляду інструкцій SQL при створенні або зміні запиту. При створенні запиту в режимі конструктора Access автоматично створює в режимі SQL еквівалентну інструкцію SQL.

Для перемикання між цими режимами варто використовувати кнопку Вид, розташовану ліворуч на панелі інструментів. Натискання цієї кнопки переводить вікно в режим, значок якого виведений на ній. Якщо нажати стрілку поруч із кнопкою, то розкриється список доступних режимів і можна вибрати потрібний режим.

1. 4. Створення запиту

Перш ніж приступитися до створення запиту, варто продумати відповіді на наступні питання:

• яка таблиця або таблиці містять потрібну інформацію,

• як зв'язати ці таблиці,

• який тип запиту використовувати,

• яким умовам повинні задовольняти відбираються записи, щоМ,

• яким повинен бути порядок їхнього сортування,

• які обчислення потрібно виконати над відібраними даними,

• яке ім'я повинен одержати створюваний запит.

Для створення запиту потрібно клацнути по вкладці Запити вікна БД, а потім по кнопці Створити над списком запитів. На екрані з'явиться діалогове вікно Новий запит, і Access надасть вам вибір: створити запит самому в режимі конструктора або скористатися допомогою одного з майстрів по розробці запитів.

За допомогою майстрів можна створити запити наступних типів:

• Простий запит. Створюється запит на вибірку із зазначених полів.

• Перехресний запит. Виводить дані у форматі електронної таблиці.

• Пошук повторюваних записів. Здійснюється пошук повторюваних записів у зазначеній таблиці або запиті.

• Пошук записів, що не мають підлеглих. Знаходить всі записи в головній таблиці, що не мають пов'язаних з ними записів у підлеглій таблиці.

Рис. 1. Вікно запиту в режимі конструктора

1. 5. Дії у вікні конструктора запитів

Додавання або видалення таблиці/запиту

Включення полів у бланк запиту

Додавання стовпця в бланк запиту

Видалення стовпця із бланка запиту

Переміщення поля в бланку запиту

Додавання обчислюється поля

Зміна ім'я поля в запиті

Відображення/приховання поля в результатах запиту

Зміна ширини стовпця в бланку запиту

Сортування результатів запиту

Вставка або видалення рядка умов відбору

Установка властивостей запиту

Установка властивостей полів запиту

Попередній перегляд результатів запиту

Виконання запиту

Щоб виконати раніше створений запит, потрібно знайти його в списку запитів, що перебувають у вкладці Запити вікна БД, і зробити подвійне клацання мишею по його значку або ім'ю.

Для виконання