Ввести опис поля (необов'язково)

Для більше докладного опису полів можна ввести пояснювальний текст про, що втримуються в поле даних в комірку стовпця Опис. Цей текст буде з'являтися в рядку стану при виборі даного поля в режимі таблиці або форми.

Задати властивості поля (необов'язково)

Кожне поле має набір характеристик, називаних властивостями, які задають умови зберігання й відображення даних. Цей набір визначається типом даного поля. Після вказівки типу даних Access виводить список властивостей у нижній частині вікна конструктора й дає можливість задати потрібні значення властивостей поля. Настроювання властивостей поля дозволяє, зокрема, проконтролювати правильність введення даних, а нерідко спростити сам процес введення.

Нижче приводиться перелік і короткий опис властивостей поля. Для одержання докладної довідки потрібно клацнути по властивості, що цікавить, і нажати F 1.

Розмір поля. Задає максимальний розмір даних, які будуть зберігатися в поле. Текстове поле може мати розмір від 1 до 255 символів (за замовчуванням - 50 символів). Розмір числового поля залежить від обраного типу числових даних. Access допускає наступні діапазони значень для числових даних.

• Байт — цілі числа в межах від 0 до 255.

• Ціле (2 байти) — цілі числа в межах від -32768 до 32767.

• Довге ціле (4 байти) — цілі числа в межах від -2 147 483 648 до 2 147 483 647.

• Із плаваючою крапкою (4 байти) — числа в межах від -3,4*10³⁸ до 3,4*10³⁸ з точністю до 6 розрядів.

• Із плаваючою крапкою (8 байт) — числа в межах від -1,8*10³⁰⁸ до 1,8*10³⁰⁸ з точністю до 10 розрядів.

Формат поля. Це властивість поля задає формат подання його значень при висновку на екран або друк. Формат, встановлений для поля при створенні таблиці, використовується за замовчуванням в полі формі або запиту.

Для числових, грошових, логічних полів, а також поля типу дата/час Access надає список стандартних форматів. Цей список викликається клацанням миші. Користувач може створити свій власний формат поля.

Дробова частина. Задає кількість знаків у числах праворуч від коми.

Маска введення. Встановлює символи форматування для їхнього автоматичного заповнення під час введення даних, наприклад, додавання дужок і дефісів у полях номерів телефонів. Маску введення можна використовувати для перетворення символів, що вводяться, до потрібного регістра. У неї можна також включити рядок символів, що буде зберігатися в цьому полі або використовуватися для форматування при висновку на екран.

1. 3 Майстер таблиць

Щоб створити таблицю за допомогою майстра, потрібно у вікні діалогу Створення таблиці натиснути кнопку Майстер. Майстер Створення таблиць пропонує на вибір різні зразки таблиць, кожен з яких містить набір полів. Користувач повинен відібрати ті поля, які він збирається включити у свою таблицю. Після цього майстер автоматично створює таблицю, надаючи на завершальному етапі можливість користувачеві створити ключове поле й визначити зв'язки із уже існуючими таблицями.

Після завершення роботи майстра можна перейти в режим конструктора й зробити необхідні зміни в структурі таблиці й властивостях її полів.

1. 4. Імпорт таблиць

Таблицю можна створити, імпортуючи дані з файлів інших форматів. Якщо обрано цей спосіб створення таблиці, то відкривається вікно діалогу Імпорт (див. мал. 2.7). Користувач повинен указати тип файлу, з якого будуть імпортовані дані, і знайти цей файл.

2. Модифікація БД

Access дозволяє досить просто внести зміни в БД. Однак, перш ніж вносити в БД зміни, потрібно мати на увазі наступне:

• Access не вносить автоматично зроблені в таблицях зміни в таблиці, що використовують ці об'єкти (запити, форми й т.д.).

• Не можна змінювати тип даних для поля, що використовується при визначенні зв'язку між таблицями. Спочатку потрібно видалити відповідний зв'язок.

• Перш ніж відкривати таблицю в режимі конструктора для внесення змін, потрібно закрити всі об'єкти, які на неї посилаються.

2. 1. Операції над таблицями

Ми розглянемо наступні операції над таблицею: копіювання, перейменування, видалення й експорт. Всі ці операції робляться у вікні БД

Копіювання таблиці

Щоб створити копію таблиці в БД, потрібно викликати її контекстне меню й вибрати пункт Копіювати ( інший спосіб — виділити клацанням миші таблицю й нажати клавіші Ctrl+C або клацнути по кнопці Копіювати. Потім потрібно нажати клавіші Ctrl+V або клацнути по кнопці Вставити панелі інструментів. Access відкриє діалогове вікно Вставка таблиці й запропонує ввести ім'я нової таблиці; вибрати режим копіювання. Залежно від того, який режим обраний, Access створить порожню таблицю, що має таку ж структуру, що й вихідна таблиця; створить точну копію вихідної таблиці (цей режим заданий за замовчуванням) або додасть дані з вихідної таблиці в зазначену таблицю.

Перейменування таблиці

Для перейменування таблиці потрібно викликати її контекстне меню й вибрати пункт Перейменувати. Потім потрібно ввести нове ім'я таблиці й клацнути по кнопці ОК.

Видалення таблиці

Щоб видалити непотрібну таблицю, потрібно викликати її контекстне меню й вибрати пункт Видалити (інший спосіб - виділити клацанням миші таблицю й нажати клавішу Delete). Access запропонує підтвердити ваше бажання видалити таблицю й у випадку одержання позитивної відповіді видалить її.

Експорт таблиці

Для експорту таблиці Access у формат Excel або Word найпростіше виконати такі дії:

1.Клацанням миші виділити потрібну таблицю.

2.Вибрати пункт меню Сервіс, а потім — Зв'язку з Office або клацнути мишею по правому краї кнопки Зв'язку з Office .

3. Вибрати команду Аналіз в MS Excel або відповідно команду Публікація в MS Word.

Access скопіює таблицю в електронну таблицю Excel (таблицю Word у форматі RTF) з таким же ім'ям. Її перший рядок буде містити назви (підпису) полів експортованої таблиці. Якщо файл із таким ім'ям уже існує, то Access запропонує замінити цей файл або змінити ім'я нового файлу.

2. 2. Модифікація структури таблиці

Всі описані нижче операції по модифікації структури таблиці проводяться в режимі конструктора таблиці.

Вставка полів

Щоб вставити в таблицю нове поле, потрібно встановити курсор на рядок визначення поля, перед яким ви хочете вставити нове поле.

Потім варто клацнути по кнопці Додати рядок або вибрати команду Вставка/Рядка. Access вставить порожній рядок, який можна використовувати для визначення нового поля. Введіть його ім'я, укажіть тип і задайте потрібні властивості.

Видалення полів

Для видалення поля потрібно виділити рядок його визначення, клацнувши по області маркування рядка. Область виділення можна розширити, використовуючи клавіші Ctrl і Shift. Потім потрібно нажати клавішу Delete або клацнути по кнопці Видалити рядок Якщо таблиця містить дані у полях, що видаляються, то Access попередить про їхню втрату. Тому перед такою операцією має сенс про всякий випадок створити копію таблиці.

Переміщення полів

Щоб перемістити поле, потрібно виділити рядок його визначення й, тримаючи натиснутої мишу, перемістити цей рядок в інше місце області визначення полів.

Можна поступити інакше: за допомогою клавіш Ctrl+F8 включити режим Зрушення (у рядку стану з'явиться індикатор СДВ) і потім для переміщення поля використовувати клавіші ↓ і ↑. Для вимикання цього режиму потрібно нажати на клавішу Esc.

Аналогічно можна перемістити виділену групу полів.

Копіювання полів

Якщо кілька полів таблиці мають близькі визначення, то можна створити одне поле, а потім скопіювати його потрібне число раз. Для виконання операції копіювання поля потрібно виділити цілком рядок визначення поля й скопіювати в буфер обміну, використовуючи клавіші Ctrl+C або кнопку Копіювати панелі інструментів. Потім вставити порожній рядок (див. пункт Вставка полів) у те місце визначення таблиці, де повинна перебувати копія поля, і виконати операцію вставки з буфера обміну, використовуючи клавіші Ctrl+V або кнопку Вставити панелі інструментів. Після цього вносяться необхідні зміни в назву й властивості нового поля.