Проектування та побудова форм

Проектування форм для таблиць основано перш за все на первинних документах введення інформації. Розміщення інформації, стиль, фон, які використані у первинному документі, беруться за основу розробки форми. Інформація у формі міститься у так званих елементах управління. Наприклад, елементом управління може бути надпис, поле таблиці, кнопка, перемикачі, прапорці, вимикачі, групи, список, поле із списком, об'єкти OLE. Елемент управління надпис має такі основні властивості як шрифт, його розмір та колір, колір фону. Поле - елемент управління, що використовується найчастіше. В цей елемент виводяться дані з базових таблиць, запитів, а також значення, що обчисленні безпосередньо у самій формі. Кнопки найчастіше використовуються для виконання окремих дій, наприклад, для виклика макросу, іншої форми, звіту тощо. Перемикачі, прапорці, вимикачі використовуються тоді, коли необхідно вибрати з деякої множини необхідний елемент. У разі, коли для декількох елементів управління відповідні дані розміщуються на значній площині екрану, використовують групу з цих елементів управління. При виборі елемента групи відповідна інформація виводиться на екран в підлеглій формі. Якщо необхідно вивести в формі перелік значень, який залишається на час роботи форми завжди відкритим, то використовують елемент управління список. Так, список можна використовувати для перегляду таблиць у вікні бази даних, що приводить до підстановки значень полів цих таблиць у поля поточних таблиць. Поля із списком схожі на список, за винятком того що для розміщення цього елементу управління на відміну від списку необхідно значно менше місця на екрані монітору, а саме один рядок. Об'єкти OLE використовуються для відображення фотографій, електроних таблиць, текстових документів тощо.

 

Створення форм із використанням Автоформи

Найшвидший спосіб створити форму – використати команду Автоформа:

1. У вікні бази даних відкрийте вкладку Формы і клацніть на кнопці Создать. З’явиться діалогове вікно Новая форма.

2. В цьому діалоговому вікні клацніть на рядку Автоформа:… (виберіть потрібний тип автоформи), в списку внизу вікна виберіть таблицю, на основі якої буде створена форма.

У формі за замовченням всі поля вирівняні по лівому краю форми, а їх імена використовують як написи полів.

Створення форм за допомогою майстрів форм

Якщо ви хочете керувати створенням форм і витрачати на це якомога менше часу, використовуйте майстер форм. Для створення форми за допомогою майстра форм необхідно виконати такі дії:

1. У вікні бази даних відкрийте вкладку Формы і клацніть на кнопці Создать. З’явиться діалогове вікно Новая форма.

2. В цьому діалоговому вікні клацніть на рядку Мастер форм, а в списку внизу вікна виберіть таблицю, на основі якої буде створена форма.

3. В діалоговому вікні Создание форм використайте список Таблицы и запросы для вибору таблиць або запитів, які будуть джерелом даних для форми, а вікна Доступные поля і Выбранные поля – для задання полів форми.

4. Якщо при створенні форми використовується декілька таблиць, додайте всі необхідні поля першої таблиці, потім виберіть із списку Таблицы и запросы іншу таблицю і додайте всі потрібні поля для іншої таблиці. Додавши всі необхідні поля, клацніть на кнопці Далее.

5. Тип діалогового вікна, яке ви побачите, залежить від того, із скількох таблиць вибирались поля: із одної чи декількох. Якщо поля вибиралися із декількох таблиць, то в діалоговому вікні за допомогою команд і параметрів можна вибрати тип форми, яка буде використовуватись для перегляду даних. Тим самим у формі, що відображає дані із декількох таблиць, буде вибрано головна таблиця. Виберіть потрібну таблицю і виберіть потрібну таблицю і виберіть перемикач Подчиненные формы або Связанные формы. При виборі першого режиму створюється одна форма, яка відображає на екрані один запис із головної таблиці і всі відповідні записи із вторинних, або зв’язаних, таблиць. При виборі другого режиму будуть створені додаткові форми, зв’язані із головною, для відображення даних із зв’язаних таблиць. Натиснути кнопку Далее.

6. Якщо поля вибрані із однієї таблиці, то з’явиться діалогове вікно майстра форм, в якому необхідно визначити зовнішній вигляд форми. Можна вибрати такі варіанти, як В один столбец, Ленточный, Табличный і Выровненный. Виберіть один із пунктів і клацніть на кнопці Далее.

7. В наступному вікні можна вибрати стиль форми із запропонованих 10. Виберіть стиль і клацніть на кнопці Далее.

8. В останньому діалоговому вікні вкажіть заголовок форми. Якщо форма основана на декількох таблицях, потрібно вказати заголовки також підлеглих форм, які відображають дані із другорядних таблиць. За допомогою параметрів цього діалогового вікна можна відкрити або форми із даними, або форму в режимі конструктора, в якому можна внести в неї додаткові зміни.

Розробка форм за допомогою Конструктора.

Як правило, побудова форми відбувається після її проектування, коли вже побудовані відповідні таблиці. Для цього необхідно у вікні бази даних в закладці Формы натиснути кнопку Создать, вибрати той чи інший режим побудови форми а в якості джерела даних таблицю (або запит).

Якщо вибрати режим Конструктор, то MS Access відчиняє відповідне вікно форми. У тому випадку, коли форма нова, на користувача чекає лише порожня область даних з сірою сіткою для зручності подальшого розміщення елементів управління. Крім вікна форми відчиняється, як правило, і панель елементів для розміщення вибраних в цій панелі елементів управління в області даних форми. Якщо панель елементів не відчинена, то відчинити її можна через меню MS Access, або піктограму . Вигляд панелі наведений нижче. Кнопки позначені номерами. Розмір форми можна змінити безпосередньо мишею так, як це звичайно можна зробити у Windows (встановити вказівник миши на край та потягнути) або через властивості форми (клацнути правою кнопкою миши, коли її вказівник знаходиться в заголовку форми). За допомогою панелі елементів в формі розміщуються вказані користувачем елементи. Це відбувається так: спочатку необхідно клацнути мишею необхідну кнопку панелі, а потім вказати мишею місце на формі, де буде розташований відповідний елемент. Розмір елемента можна змінювати під час його розміщення (тягнути мишею), або пізніше звичайним способом зміни розмірів.

Нижче вказано зміст кнопок панелі елементів (мал. 13).

Панель інструментів

1. Кнопка вибору елементів в формі. Використовується для вибору одного чи декількох елементів форми та подальшого виконання тих чи інших дій над ними (зміна розміщення, розмірів, видалення, тощо).

2. Кнопка майстра елементів. Ця кнопка може перебувати у двох позиціях в залежності від її вмикання. Якщо кнопку увімкнути, то при розміщенні в формі елементів управління їх властивості допомагають встановити відповідні майстри – процедури, що вбудовані в MS Access.

3. Кнопка надпису. Використовується для побудови елементу управління надпис – текст заголовку, поясненння, тощо.

4. Кнопка поля. Використовується для побудови елементу управління поле, що відображає значення виразів відповідного типу, наприклад, поля таблиці (запису).

5. Кнопка групи. Використовується для побудови елементу управління група, який містить декілька вимикачів, перемикачів, прапорців.

6. Кнопка вимикач. Використовується для побудови елементу управління вимикач. Два значення цього елементу моделюють дані логічого типу: істина та хибність (або –1 та 0, Так та Ні).

7. Кнопка перемикач. Використовується для побудови елементу управління перемикач. Часто цей елемент називають радіокнопкою. Значення радіокнопки, як і кнопки вимикача, набувають із множини значень логічного типу. Перемикачі відрізняються тим, що з групи перемикачів може бути вибраний тільки один.

8. Кнопка прапорець. Використовується для побудови елементу управління прапорець. Значення цього елементу аналогічні значенням елементів вимикач і перемикач.

9. Кнопка поле із списком. Використовується для побудови елементу управління поле із списком. Цей елемент дає можливість вибрати значення з наперед визначених, або з значення поля таблиці (запиту).

10. Кнопка список. Використовується для побудови елементу управління список. Як і поле із списком, цей елемент дає можливість вибрати значення з наперед визначених. Але на відміну від елементу управління поле із списком, він завжди відкритий.

11. Кнопка кнопка. Використовується для побудови елементу управління кнопка. За допомогою елементу управління кнопка можна здійснювати запуск макроса, процедури VBA.

12. Кнопка малюнок. За допомогою цієї кнопки на формі можна розмістити малюнок, зокрема, цей малюнок можна використовувати і як фон всієї форми.

13. Кнопка вільна рамка. Використовується для включення в форму об¢єктів OLE. При цьому об¢єкт OLE стає часткою форми, але не зберігається у БД (малюнок, звук, діаграма, слайд).

14. Кнопка приєднана рамка. Використовується для включення у форму об¢єктів OLE, посилання на які містяться в таблиці БД.

15. Кнопка розриву сторінки. Використовується для побудови багатосторінкових форм, дозволяє вставляти розрив сторінки форми.

16. Кнопка підлеглої форми. Використовується для побудови такого елементу управління форми, який включає іншу форму, пов¢язану з поточними даними.

17. Кнопка лінія. Використовується для включення в форму відрізків прямих ліній.

18. Кнопка прямокутник. Використовується для включення в форму прямокутників.

 

Мал. 13

 

Будь-яка кнопка панелі інструментів, за винятком кнопки вибору, стає неактивною після її використання. Для неперервного використання однієї кнопки панелі інструментів в декількох місцях форми можна кожного разу активізувати цю кнопку, або зафіксувати її подвійним клацанням миши.

 

Кнопкові форми

Побудова кнопкових форм – це фінальна робота, яка в деякому розумінні логічно і структурно завершує побудову бази даних. Здійснюється вона у закладці Формы за допомогою кнопки Создать та Конструктора. На відміну від побудови форм для введення даних, тут немає потреби у визначенні таблиць та їх полів. Головний технологічний прийом для виготовлення кнопкової форми – це розміщення елементів управління Кнопка у площині форми та надання цим елементам однієї властивості (функції): завантаження того чи іншого об¢єкта. Крім цього, звичайно необхідно потурбуватись про дизайн форми: вибрати малюнок для фону, вдало розмістити кнопки а також вибрати їх розмір, картинку або підпис на них. Часто необхідно побудувати кнопкову форму, з якої можна відкривати форми, звіти, запити. Розробляються також і такі кнопкові форми, які у свою чергу можуть відкривати інші кнопкові форми.

Встановлення розмірів форми та визначення малюнка здійснюється за допомогою вікна властивостей форми та закладки Макет в цьому вікні. Для розміщення кнопок спочатку вмикається панель інструментів (якщо її немає на екрані монітору). Потім, попередньо вмикаючи на цій панелі кнопку майстра побудови елементів управління, вибирається елемент Кнопка. Далі вказується мишею місце його розміщення на кнопковій формі. Після цього майстер побудови елемента управління пропонує діалог:

вибір категорії та дії. Тут в залежності від категорії відкривається відповідна множина дій (наприклад, можна вибрати категорію Работа с формой та дію Открытие формы).

вибір вже підготовленого об¢єкта (наприклад, деякої конкретної форми).

вибір множини даних об¢єкта (наприклад, множини записів, а саме можна вибрати Открыть форму и показать все записи).

вибір об¢єкта розміщення на кнопці: текст або малюнок. (наприклад, текст і змінити текст Открытие формы на необхідний за змістом даної форми).

визначення ідентифікатора (назви) елемента управління. Тут можна погодитись із запропонованим з боку майстра ідентифікатором.

Нарешті, необхідно змінити значення деяких властивостей форми, які пропонуються конструктором форм за угодою у випадку конструювання форм для таблиць. Зведемо ці зміни у табличку (табл. 6):

Таблиця 6

Зміни властивостей форми

Властивість	Значення за угодою	Встановлене значення
Полосы прокрутки	Все	Осутствуют
Область выделениия	Да	Нет
Поле номера записи	Да	Нет
Разделительные линии	Да	Нет

 

Заголовок форми розміщуємо у верхній частині форми за допомогою інструмету , вибираючи шрифт, розмір шрифта та колір.

 

 

Контрольні запитання

 

1. Що таке форми?

2. Де їх застосовують?

3. З яких елементів складається форма?

4. На основі яких даних створюють форми?

5. Які способи створення форм існують?

6. Який з способів створення найлегший? Чому?

7. Перелічіть режими відображення форм. Як переключатися між режимами?

8. Які є елементи керування у формах?

9. Як вставити кнопку у форму?

10. Як стиворити форму з закладками?

11. Як вставити у форму картинку?

12. Як редагувати дані у формі?

13. Для чого створюють кнопкові форми?

14. Як зробити різними зовнішній вигляд та стилі ваших форм?

15. Для чого потрібні діаграми?

 

 

Лабораторна робота № 6

Тема: Робота з звітами.

Мета: уміти оформляти, редагувати та друкувати звіти.

 

Питання для вивчення:

 

1. Міжтабличні зв’язки

2. Створення міжтабличного зв’язку використовуючи Мастер подстановок

3. Створення міжтабличного зв’язку використовуючи Схема даннях

Теоретичні відомості

Звіти

Звіти використовуються для того, щоб вибрати інформацію з однієї або декількох таблиць, виконати необхідні обчислення, підвести підсумки. При цьому можна забезпечити групування даних та необхідний дизайн змісту звіту. Користувачу надається можливість переглянути або надрукувати зміст звіту.

Звіти створюються згідно з умовами відносно структури необхідного документу. Найпростішою є така структура:

· верхній колонтитул

· заголовок групи даних

· область даних

· примітка групи даних

· нижній колонтитул

Цією структурою передбачено групування даних, причому групування одного рівня. Якщо структура документу передбачає групування декількох рівней, то це відіб¢ється у структурі звіту тим, що з¢являться вкладені підзаголовки підгруп даних та відповідні примітки. Зрозуміло, що множина об¢єктів звіту може і не вміщувати деякі з описаних. Наприклад, необов¢язковим може бути нижній колонтитул.

Механізми створення звітів

У звітах, як правило, використовується інформація з різних таблиць. Тому простіше розпочати розробку звіту з попередньої роботи – побудови базового запиту. При побудові базового запиту необхідно визначитись з множиною таблиць та їх схемою відношень, множиною полів цих таблиць, що будуть використовуватись у звіті, умовою вибору записів та їх сортування. З такої сукупності інформації і буде складений звіт. Звичайно, деякі поля можуть виконувати свою роль при побудові базового запиту, але, взагалі кажучи, саме їх значення у звіті можуть бути відсутніми. Після підготовчої роботи з створення базового запиту можна будувати звіт.

Звіти часто будуються за допомогою одного з майстрів або конструктора звітів. Для першого знайомства із звітом необхідно обрати основного майстра розробки звітів, який дозволяє вибрати поля для звіту, задати формати, умови групування та функції для підсумків. Вся робота майстра виконується через діалог з користувачем і складається з таких кроків:

1) вибір головної таблиці;

2) вибір доступних полів головної таблиці а також полів з інших таблиць;

3) вибір умов групування;

4) задання умов сортування та підсумків;

5) вибір вигляду макету звіту та його орієнтації;

6) вибір стилю звіту;

7) задання імені звіту.

Кожний з цих кроків здійснюється через відповідне вікно діалогу з користувачем, причому можна рухатись як вперед по вікнах, так і назад, а також здійснити відміну всього процесу побудови звіту.

Вікно вибору головної таблиці. Тут передбачена можливість вибрати необхідний елемент з фіксованого списку

- Конструктор

- Мастер отчетов

- Автоотчет: в столбец

- Автоотчет: ленточный

- Диаграма

- Почтовые наклейки

(наприклад, майстер звітів), а з нефіксованого списку – таблицю (запит), яка буде надалі використовуватись як джерело даних.

Вікно вибору полів. Тут можна включити в звіт декілька або всі доступні поля в тій же послідовності, як і в базовому запиті (кнопки > та >>).

Вікно вибору умов групування даних. Групування даних може бути виконано за майстром декількома рівнями. На питання Добавить уровни группирования? необхідно вибрати відповідне поле групування або відмовитись від подальшого рівня групування. У випадку, коли групування вибране можна налаштувати інтервали групування кнопкою Группировка…

Вікно завдання умов сортування та підсумків даних. Сортування даних може бути виконано за майстром по чотирьох полях. Підсумки та умови їх виведення у звіті можна визначити кнопкою Итоги….

Вікно вибору вигляду макету звіту та його орієнтації. В арсеналі майстра існує множина макетів звіту, серед яких можна вибрати потрібний. В цьому ж вікні можна автоматично налаштувати ширину кожного стовпчика звіту у відповідності з шириною сторінки так, щоб весь звіт розмістився на одній сторінці.

Вікно вибору стилю звіту. Майстер пропонує багато стилей, серед яких можна вибрати потрібний.

Вікно завдання імені звіту. Тут задається ім¢я звіту та надається можливість перглянути сам звіт або редагувати його.

 

Редагування звіту

Передусім необхідно визначитись з рівнями та критеріями групування. Бажано уникнути можливості відриву заголовку групи від її змісту, що трапляється під час друку, коли інформація продовжується на наступній сторінці. Щоб запобігти цьому, треба властивість "Не разрывать" встановити у значення "Первая область данных". Інші значення властивості "Не разрывать" залежать також від вибору того чи іншого розміщення інформації нв аркушах надрукованого звіту. Цікаво, що звіт може автоматично бути спадкоємцем властивостей базового запиту відносно фільтру, порядку сортування, тощо. Для передачі таких властивостей від базового запиту до звіту необхідно редагувати властивості звіту. Це можна зробити командою меню Правка->Выделить отчет і далі правою кнопкою миши клацнути в околі, що за правим краєм області даних, та перейти до вікна "Отчет", де і встановити необхідні властивості.

У наступній таблиці (табл. 7) зведені властивості звіту та їх зміст:

Таблиця 7

Властивості звіту

Властивість	Зміст
Источник записей	Ім¢я базової таблиці(запиту), дані яких формують звіт.
Фильтр	Фільтр-спадкоємець джерела даних.
Фильтр включен	Да – автоматичне використання фільтру при кожному відкритті звіту.
Порядок сортировки	Умова сортування
Сортировка включена	Да – автоматичне сортування при кожному відкритті звіту.
Подпись	Введення тексту.
Блокировка записей	Блокування записів від можливої їх зміни іншими користувачами під час друку звіту
Верхний колонтитул	Умова друку верхнього колонтитулу на сторінках звіту
Нижний колонтитул	Умова друку нижнього колонтитулу на сторінках звіту
Группировка по датам	Вибір стандартів дат і часу: американський або за угодою (вікно Язык и стандарты панелі управління Windows)
Неразрывная группа	Забезпечення на кожній сторінці звіту нерозривності групованих даних.
Рисунок	Введення повної назви файлу з растровим малюнком
Тип рисунка	Внедренный – копіювання малюнка у звіт, Связанный – завантаження малюнка при кожному відкритті звіту на основі інформації властивості Рисунок
Масштаб рисунка	Визначення розмірів малюнка у звіті: Фрагмент – розміри малюнка зберігаються. Малюнок обрізається, якщо його розміри більші за відповідні розміри рамки. По размеру рамки – пропорційна зміна розмірів малюнка до відповідних розмірів рамки наскільки це можливо. Вписать в рамку –зміна розмірів малюнка до відповідних розмірів рамки.
Выравнивание рисунка	Позиціювання малюнка у кутах або в центрі рамки (за умови вибору значення масштабу малюнка Фрагмент)
Мозаичное заполнение	Да – заповнення копіями малюнка всього простору рамки (за умови вибору значення масштабу малюнку Фрагмент)
Страницы с рисунком	Виведення малюнка на першій або на кожній сторінці звіту, невиведення малюнка на кожній сторінці звіту.
Строка меню	True -виведення меню звіту під час його перегляду.
Контекстное меню	Виведення контекстного меню звіту під час його перегляду (за допомогою правої кнопки миші).
Число делений по Х	Задання відстані між вертикальними лініями сітки.
Число делений по Y	Задання відстані між горизонтальними лініями сітки.
Формат для печати	Да – можливість вибору шрифтів True Type та принтерних шрифтів, Нет – тільки екранних шрифтів.
Для лазерного принтера	Друк ліній із збільшеною швидкістю (принтерами, які мають спецальні команди для цього).
Файл справки	Можливість побудови файлу прикладних довідок.
Индикатор справки	Виведення на екран індикатору прикладної довідки.
Источник палитры	Зміна кольорової палітри під час друку на кольоровому принтері.
Дополнительные сведения	Зберігання інформації для наступної її передачі іншим процедурам.
Открытие	Запуск процедури або макроса під час друку (перегляду) звіту.
Закрытие	Запуск процедури або макроса під час закриття вікна друку (перегляду) звіту.
Отсутствие данных	Запуск процедури або макроса, якщо під час відкриття звіту джерело записів не містить даних.
Ошибка	Запуск процедури або макроса, якщо звіт містить помилки.