Вибір даних з однієї таблиці

У режимі таблиці можна проводити різні операції з даними цієї таблиці: перегляд, сортування, фільтрація та ін. Одним з переваг запитів є те, що вони дозволяють досить швидко відібрати необхідні дані з декількох зв'язаних таблиць. При цьому всі прийоми, що використовуються при роботі з однією таблицею, можна використовувати й для складних багатотабличних запитів.

Після виконання запиту на вибірку Microsoft Access створює набір записів, що містить відібрані дані, з якими можна працювати також як і з таблицею.

Найпростіше створити запит на основі однієї таблиці так: відкрити вікно бази даних, вибрати потрібну таблицю, розкрити список кнопки Новый объект на панелі інструментів і вибрати пункт Новый запрос. Після цього з'явиться вікно, аналогічне представленому на рис.2.1.

Рис. 2.1. Запит у режимі конструктора.

 

Вікно конструктора запитів (рис.2.1.) розділено на дві частини. У верхній частині знаходяться списки полів таблиць або запитів, на основі яких створюється новий запит. У нижньому розташовується бланк QBE (запит за зразком), у якому виконується робота по створенню запиту. Кожен стовпець бланка представляє одне поле, яке використовується в запиті.

Перший рядок бланка запиту служить для вибору полів, яким можна привласнити імена, які будуть використовуватися при виводі записів запитів. У другому рядку бланка запиту виводиться ім'я таблиці, з якої вибрано поле. У третьому рядку бланка можна вказати, для яких стовпців потрібно проводити сортування. Прапорці в рядку бланка Вывод на екран відповідають за вивід полів у наборі записів. За замовчуванням виводяться всі поля, включені в бланк запиту. Для введення умови відбору записів використовується рядок Условие отбора.

Включення полів у запит. Щоб включити поле в бланк запиту, потрібно його виділити в таблиці й мишею перетягнути у відповідне поле бланка запиту.

Встановлення властивостей полів. У загальному випадку поля в запиті мають ті ж властивості, що й у таблиці, з якої вони перенесені. Однак, можна задати інші значення властивостей. Для цього потрібно клацнути по будь-якій комірці відповідного стовпця в бланку запиту й натиснути кнопку Свойства на панелі інструментів. Після цього вводяться властивості полів.

Введення умов відбору. Якщо потрібно відібрати записи з конкретним значенням поля, його потрібно ввести в комірку Условие отбора цього поля. Текстове значення як умова заключається в лапки. При заданні умови відбору можна користуватися знаками відношень <, >, >=, <=, =, <> і логічними операторами or, and.

Крім цього Access надає спеціальні оператори для відбору даних, які будуть виведені у запиті:

between – визначає діапазон значень. Between 10 and 20 означає те ж саме, що й вираз >=10 and <=20;

in – задає список, що використовується для порівняння значень. Вираз in(“wa”, “ca”, “id”) означає те ж саме, що й вираз “wa” or “ca” or “id ”;

like – цей оператор дозволяє при відборі текстових полів використати символи: ?, *, #. Символ # вказує, що в даній позиції повинна стояти цифра, символи? і * мають те ж призначення, що й в іменах файлів OC MS DOS. Наприклад, like “B” – означає, що потрібно вибрати поля, що починаються з букви В.

Умови відбору для дат і часу Access обробляє в будь-якому форматі. При введенні дату або час необхідно заключити в символи #. Наприклад, #15 Квітень 1998#, #15/04/98# визначають ту саму дату.

Access надає кілька функцій, які можна використати при заданні умов відбору для дат і часу:

day(дата) - повертає значення дня місяця в діапазоні від 1 до 31. Якщо потрібно відібрати записи з певними днями місяця - задається поле, що обчислюється, наприклад, day([Дата_замовлення]) і вводиться умова відбору, наприклад, >10. У цьому випадку вибираються всі записи поля з полем, що обчислюється >10;

month(дата) - повертає значення місяця року в діапазоні від 1 до 12;

year(дата) - повертає значення року в діапазоні від 100 до 9999;

weekday(дата) - повертає ціле число від 1(Неділя) до 7(Субота), що відповідає дню тижня;

date() - повертає поточну системну дату.

 

Поля, що обчислюються. Можна виконати обчислення з будь-якими полями таблиці й зробити вираз, що обчислюється, новим полем у наборі записів. При цьому можна використати будь-які функції, вбудовані в Access, і виконувати над полями таблиці арифметичні операції за допомогою операторів: +, -, *, /, \, ^, mod, &. Наприклад, нехай є ім'я поля з ім'ям “ Кількість”, де записана кількість одиниць товару й поле “ Ціна”, де записанавартість одиниці товару. Тоді для підрахунку вартості товару в порожнє поле бланка запиту потрібно ввести вираз Кількість* Ціна й значення цих полів буде перемножено.

Задання імен полів, що обчислюються. При створенні будь-якого виразу в бланку запиту Access поміщає стандартне ім'я поля “ Виражение1: ”. Можна змінити або призначити імена полів, що є важливим, якщо їх потрібно використовувати у звіті або інших запитах. Це робиться за допомогою вікна властивостей. Для цього потрібно клацнути по будь-якій комірці відповідного стовпця, натиснути кнопку Свойства на панелі інструментів і вибрати Подпись.

Сортування даних. Звичайно Access виводить записи в тому порядку, у якому вони вибираються з бази даних. Можна змінити послідовність виводу даних, задавши порядок сортування По возрастанию або По убыванию.

Підсумкові запити. Іноді нас цікавлять не окремі записи таблиці, а підсумкові значення по групах даних. Наприклад, потрібно взнати середній обсяг продажів по кожному місяцю окремо. Це можна зробити за допомогою підсумкового запиту. Для цього потрібно натиснути на кнопку Групповые операции на панелі інструментів й у бланку з'явиться новий рядок з цим ім'ям. При цьому ведеться угруповання по всім занесеним у бланк полям, але підсумок не підводиться. Для одержання підсумків потрібно замінити Группировка в рядку Групповая операция на конкретні підсумкові функції.

Access представляє кілька функцій для забезпечення групових операцій. Основні з них:

sum – обчислює суму всіх значеньзаданого поля в кожній групі. Використовується тільки для числових і грошових полів;

avg – обчислює середнє арифметичне значення всіх значень даного поля в кожній групі;

min, max – обчислює найменше (найбільше) значення поля усередині групи;

count – обчислює число записів, у яких значення даного поля відмінні від Null.

Вибір записів, які формують групи. У групи підсумкового запиту можна не включати деякі записи. Для цього потрібно додати у бланк запиту одне або кілька полів фільтра. Для створення фільтра в рядку Групповая операция вибирають установку Условие, знімають прапорець Вывод на экран для цього поля й вводять умову відбору.

 

Багатотабличні запити

Всі можливості запитів, заснованих на одній таблиці, можна застосувати й при об'єднанні даних з декількох зв'язаних таблиць. Зв'язок між базовими таблицями можна задати за допомогою первинних ключів, або командами Сервис→ Схема данных. Всі інші дії при створенні запитів точно такі ж, як і розглянуті раніше.