Створення звіту в режимі конструктора

Щоб почати створення звіту, потрібно відкрити базу даних, вибрати у вікні бази даних вкладку Отчеты й клацнути на пункті меню Создать. Відкриється вікно діалогу Новый отчет, представлене на рис. 4.1.

Рис. 4.1. Вікно діалогу Новий звіт

Access показує ім'я обраного запиту або таблиці в нижній частині вікна. У верхній частині вікна вибирається Конструктор й ОК. Відкривається вікно нового звіту в режимі конструктора, аналогічне вікну конструктора форм, приведеному на рис.3.2.

У верхній частині вікна Access можна побачити панель інструментів конструктора звітів і панелі форматування. Крім того, конструктор звітів надає такі засоби, як вікно властивостей, список полів і панель елементів, які виводяться на екран у міру необхідності за допомогою меню Вид.

Для створення звіту потрібно виконати наступні дії:

¾ розмістити вільний напис у розділі верхнього колонтитула, увести інформацію, задати розмір і шрифт;

¾ перетягнути поле зі списку полів для заголовка й тут же розмістити написи з назвами стовпців;

¾ розмістити поля під відповідними заголовками стовпців і вирівняти їх;

¾ надати звіту зручний для сприйняття вигляд використовуючи для цього різні шрифти, вирівнювання по лівому краю або правому краю та інше.

 

Створення звіту за допомогою майстра

Як і при створенні форм, можна скористатися допомогою майстра по розробці звітів. Для цього у вікні Новый отчет можна вибрати один з варіантів.

Майстер звітів – запускає основного майстра по розробці звітів, що дозволяє вибрати поля для звітів, задати формати, умови групування, підсумкові функції.

Автозвіт: у стовпець – створюється звіт, у якому кожен запис базового запиту або таблиці представлений у вигляді простого списку, що містить назви й значення полів.

Автозвіт: стрічковий – у звіті цього типу записи базового запиту або таблиці виводяться в одному рядку.

Діаграма – цей майстер допомагає побудувати діаграму й створити у звіті вільну рамку об'єкта OLE з впровадженою діаграмою Microsoft Graph.

Поштові наклейки – цей майстер дозволяє вибрати поля з іменами й адресами, відформатувати їх і створити звіт для роздрукування поштових наклейок.

Після вибору у вікні (рис. 4.1) пункту Мастеротчетов послідовність дій наступна:

- вибрати таблицю або запит як джерело даних;

- вибрати поля для звіту, переславши їх з вікна Доступные поля у вікно Выбранные поля;

- підтвердити запропоновані майстром умови угрупування;

- вибрати додаткові поля для групування записів;

- задати додаткові умови для сортування рядків в області даних звіту;

- натиснути кнопку Итоги, якщо потрібно вивести підсумкові значення для деяких полів;

- вибрати вид макета звітів й орієнтацію друкованої сторінки;

- вибрати один із шести вбудованих стилів оформлення звіту: чорно-білий, простий, строгий й ін.

- задати ім'я звіту, яке майстер використає для створення напису в заголовку звіту й Готово.

Примітки: Перехід від пункту до пункту здійснюється натисканням кнопки Далі.

Розробку складного звіту проводять так само, але на основі базового запиту, складеного з декількох таблиць.

 

Використання полів, що обчислюються

Можливості звітів Access визначаються їхньою здатністю виконати прості й складні обчислення з даними базової таблиці або запиту. Access надає десятки вбудованих функцій, призначених для обробки даних або для додавання даних у звіт.

Додавання поточної дати. Один з видів інформації, що найбільш часто включають у звіт, є дата підготовки звіту. Для цього Access надає вбудовану функцію Now(), що повертає поточну системну дату й час. Щоб додати поточну дату у звіт, потрібно створити вільне поле у верхньому колонтитулі й встановити властивості Данные в значенні =Now(), а властивість Формат поля – у значення Длинный формат даты.

Виконання обчислень. Інше завдання, що вирішується досить часто – це проведення різних обчислень на основі таблиць. В якості значення властивості Даннные будь-якого елемента керування, що дозволяє виводити дані, можна задати вираз для виконання складних обчислень із використанням арифметичних операторів. Щоб повідомити Access, що у властивості Данные будуть використані вирази, потрібно уведення виразу почати зі знака рівності (=).

Обчислення проміжних підсумків для груп. Ще одне завдання, що звичайно доводиться вирішувати при складанні звіту - це одержання підсумкових величин по групах даних. Для цього в розділи приміток для груп поміщають додаткові вільні елементи керування, у яких використовуються підсумкові функції (sum, min, avg й ін.)

Обчислення загального звіту. Використовуючи розділ приміток звіту, можна одержати загальні підсумки за всіма значеннями кожного поля або виразу. При цьому можна використати будь-які підсумкові функції.

 

Загальні відомості про макроси

Використання макросів

В Microsoft Access можна визначити макрос, що виконує практично ті ж дії, які можна реалізовувати натисканням клавіш на клавіатурі або за допомогою миші. Основною перевагою макросів є те, що вони можуть виконуватися у відповідь на багато подій. Подією може бути зміна даних, відкриття або закриття форми або звіту, а також передача фокусу від одного елемента до іншого. У макрос можна включити кілька макрокоманд і задати перевірку умов таким чином, що залежно від значень даних у формах або звітах будуть виконуватися різні дії.

Макроси можна використати для виконання наступних дій:

¾ для відкриття (або закриття) будь-якої таблиці, запиту, форми або звіту в будь-якому доступному режимі;

¾ для виконання запиту на вибірку або запиту на зміни;

¾ для виконання дій залежно від значень у базі даних, у формі або звіті макроси можуть запускати інші макроси або процедури VBA;

¾ для застосування фільтра й запуску додатків;

¾ і багато чого іншого.

¾

Створення простого макросу

Щоб створити простий макрос, потрібно відкрити вікно бази даних, перейти на вкладку Макросы й натиснути кнопку Создать. При цьому відкривається вікно нового макросу подібне тому, що представлено на мал.5.1.

 

Рис.5.1. Вікно нового макросу

Верхня частина вікна використовується для визначення нового макросу, а нижня призначена для уведення значень аргументів макрокоманд, включених у макрос. У верхній частині присутні два стовпці із заголовком Макрокоманда й Примечание. Можна побачити всі чотири стовпці, натиснувши кнопки Имена макросов й Условия на панелі інструментів.

У правій нижній частині вікна макросу виводиться коротка довідка, зміст якої залежить від положення курсору у верхній частині вікна макросу. У стовпці Макрокоманда задається одна з більш ніж сорок дев'ять макрокоманд. Якщо клацнути на будь-якій комірці стовпця Макрокоманда, то в правому кінці комірки з'явиться кнопка зі стрілкою вниз. Натискання цієї кнопки відкриває список макрокоманд.

Перед запуском макрос необхідно зберегти командою Файл→ Сохранить как / экспорт. У вікні діалогу ввести ім'я й натиснути кнопку ОК.

Макроси можуть бути запущені безпосередньо з вікна бази даних або вікна макросу. Якщо макрос залежить від якої-небудь форми або звіту, його потрібно зв'язати з відповідною подією й запускати при виникненні цієї події.