ТОП 10:

Зміна розмірів звіту і його розділів



Щоб змінити горизонтальний розмір, тобто ширину звіту, за допомогою миші перетягніть праву границю звіту вліво чи вправо. При цьому горизонтальна лінійка, розташована у верхній частині вікна Конструктора звітів, допоможе установити точну ширину звіту.

Щоб змінити вертикальні розміри області якого-небудь розділу звіту, помістите покажчик миші на нижню границю області так, щоб він прийняв форму риси з двома вертикальними стрільцями, і перетягніть його нагору чи вниз. В. цьому випадку вертикальна лінійка, розташована в лівій частині вікна Конструктора звітів, допоможе установити точну висоту області роздягнула.

Вертикальний розмір звіту визначається вертикальними розмірами всіх розділів звіту.

Створення звіту за допомогою Майстра звітів

Ще одним простим і швидким способом створення звітів є використання Майстра звітів. З його допомогою можна створювати звіти (від найпростіших до тих, що включають підлеглі звіти), що містять поля з однієї чи більш таблиць чи запитів.

Щоб створити простий звіт:

1. На панелі об'єктів вікна бази даних клацніть по ярлику Отчетыі натисніть кнопку Создать. З'явиться діалогове вікно Новый отчет.

2. У списку діалогового вікна Новый отчетвиділіть елемент Мастер отчетов. У поле зі списком, що знаходиться в нижній частині діалогового вікна Новый отчет, містяться імена всіх таблиць і запитів бази даних, що можуть бути використані як джерело даних для звіту. Розкрийте цей список і виділіть в ньому потрібну таблицю. Натисніть кнопку ОК.З'явиться перше діалогове вікно Мастера отчетов (мал. 4).

Мал. 4.Перше діалогове вікно Мастера отчетов

 

3. Насамперед потрібно визначити, які поля включити в звіт. За допомогою кнопки ">" (чи двічі клацнувши по елементі списку) по черзі перемістити потрібні поля зі списку Доступные поляв список Выбранные поля. У звіті поля з'являються зліва направо, відповідно до послідовності їхнього розташування в списку Выбранные поля.

Зауваження

Якщо на якому-небудь кроці створення звіту за допомогою Майстра звітів була допущена помилка чи виникла необхідність зміни яких-небудь параметрів, то для повернення до попереднього кроку натисніть кнопку Назад. Крім того, у будь-який момент можна натиснути кнопку Отмена для відмовлення від створення звіту і повернення до вікна бази даних.

4. Для додавання полів з інших таблиць чи запитів розкрийте список Таблицы и запросыі виберіть потрібний елемент (таблицю чи запит). У списку Доступные полявиділіть потрібні поля і натисніть кнопку ">". Access перемістить обране поле зі списку Доступные поляі вставить його в список Выбранные поля.

5. Натисніть кнопку Далее.

Зауваження

Можна таким способом додавати в створюваний звіт поля з різних таблиць, що зв'язані між собою в схемі даних.

Мал. 5.Друге діалогове вікно Майстра звітів

 

6. В другому діалоговому вікні необхідно вказати, яким образом будуть структуровані дані в звіті. Майстер перевіряє зв'язки між таблицями й у залежності від обраного представлення пропонує кілька варіантів угруповання запису в звіті. Щоб здійснити угруповання по визначеному елементу, виділіть в списку цей елемент.

7. Натисніть на кнопку Вывести дополнительные сведенияв лівій частині діалогового вікна для відображення одного з допоміжних діалогових вікон Майстра звітів. Якщо в цьому діалоговому вікні натиснути кнопку Показать примеры, то Access виведе додаткові допоміжні діалогові вікна, у яких використовуються приклади з таблиць "Продажу", "Клієнти" і "Замовлення", що дозволяють продемонструвати різні способи угруповання, які Майстер звітів може автоматично застосувати до створюваного звіту. Закрийте всі допоміжні діалогові вікна і поверніться до діалогового вікна Мастера отчетов, зображеному на мал. 5. Натисніть кнопку Далее для переходу до третього діалогового вікна Мастера отчетов.

8. У третім діалоговому вікні Майстра звітів необхідно визначити додаткові рівні угруповання в звіті. Виділите в списку поле, по якому потрібно групувати і натисніть кнопку ">" (чи просто двічі клацніть по цьому полю в списку), щоб установити угруповання.

Зауваження

Якщо буде потрібно скасувати додавання полю угруповання, натисніть кнопку "<" чи двічі клацніть за назвою цього поля (виділеному жирним шрифтом) в області діалогового вікна з ескізом звіту.

9. Майстер звітів дозволяє задати інтервали значень, по яких групуються дані. Щоб змінити їх у цьому ж (третьому) діалоговому вікні Майстра звітів, натисніть кнопку Группировка. На екрані з'явиться діалогове вікно Интервалы группировки, зображене на мал. 6. Змінюючи інтервал угруповання, можна впливати на спосіб угруповання даних у звіті. Для числових полів можна задати угруповання по десятках, сотнях і інших значеннях. Для текстових полів можливе угруповання по першій букві, першим трьох буквах і т.д.

10. Для створюваного звіту виберіть зі списку Інтервали угруповання потрібний вам варіант і натисніть кнопку ОК. Для переходу до четвертого діалогового вікна Майстра звітів натисніть кнопку Далее.

11. Access 2002 дозволяє сортувати записи в межах групи за значенням довільного поля, при цьому сортування проводиться не більш ніж по чотирьох полях (мал. 7). Виберіть у першому списку, що розкривається, перше потрібне поле. За замовчуванням прийнятий порядок сортування по зростанню; якщо ви хочете вибрати порядок сортування по убуванню, то натисніть на кнопку праворуч від списку, що розкривається. Для повернення до сортування по зростанню знову натисніть на цю кнопку.

Мал. 6.Діалогове вікно Интервалы группировки

 

12. Щоб указати для стовпця звіту підсумкову інформацію, натисніть на кнопку Итоги. У діалоговому вікніИтоги, що з'явилося,можна задати параметри для обраного стовпця. Вибрати можна серед усіх числових полів звіту, що не є лічильниками, які Майстер звітів перелічить у цьому діалоговому вікні і дозволить установити для кожного з них прапорці Sum, Avg, Min і Мах. У залежності від установлених прапорців Майстер звітів додасть відповідні підсумкові поля, що обчислюють підсумкову суму, середнє значення, мінімальне чи максимальне значення даного полю по всіх записах в кінець звіту. Група перемикачів Показать дозволяє вибрати, чи треба в звіті вказувати тільки підсумки чи необхідно видавати повний звіт, додаючи поля з проміжними підсумками наприкінці кожної групи і поля з повними підсумками наприкінці звіту. Для створюваного звіту установіть потрібні прапорці для цікавлячих вас полів. Для повернення до діалогового вікна Майстра звітів натисніть кнопку ОК.

Мал. 7.Четверте діалогове вікно Майстра звітів

 

13. Натисніть кнопку Далее, щоб перейти до п'ятого діалогового вікна Майстра звітів. Майстер звітів запропонує на вибір шість варіантів оформлення згрупованих даних (варіантів макета звіту). У лівій частині діалогового вікна Майстра відображається ескіз обраного макета. Виберіть у групі Макетперемикач ступенчатый. За замовчуванням Майстер звітів установлює прапорець Настроить ширину полей для размещения на одной странице, що дозволяє заощадити папір і зробити звіт більш зручним для читання. У групі Ориентация можна вибрати розташування сторінки звіту при друкуванні. Широким звітам, у яких відображається багато полів в одному рядку, зручно задавати орієнтацію альбомнаяЩоб перейти до шостого діалогового вікна Майстра звітів, натисніть кнопку Далее(Next).

14. У шостому діалоговому вікні Майстра звітів виберіть один із запропонованих стилів оформлення звіту. У лівій частині діалогового вікна Майстра відображається ескіз звіту обраного стилю. Для створюваного звіту виберіть стиль Сжатый, а потім натисніть кнопку Далее для переходу до останнього діалогового вікна Майстра звітів.

Зауваження

У шостому вікні Майстра звітів відображається список усіх доступних у даний момент стилів. Крім шести заздалегідь визначених стандартних стилів, Access дозволяє настроїти будь-який стандартний стиль чи створити свій власний для використання при оформленні форм і звітів, у тому числі за допомогою майстра. Набір варіантів оформлення для звітів можна поповнити і застосувати аналогічно тому, як це робиться для форм.

15. В останньому діалоговому вікні Мастера отчетов як заголовок звіту введіть потрібний вам заголовок. Майстер звітів збереже створений звіт під цим же ім'ям. Виберіть перемикач Просмотреть отчет і натисніть кнопку Готово для завершення створення звіту. Майстер звітів створить звіт і відобразить його в режимі Попереднього перегляду. Якщо при цьому необхідно одержати довідку по роботі зі звітом, попередньо установите прапорець Вывести справку по работе с отчетом?.







Последнее изменение этой страницы: 2016-09-13; Нарушение авторского права страницы

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 34.204.189.171 (0.005 с.)