Архітектура Microsoft Access

Методичні вказівки

для виконання контрольної роботи №1

«Інформатика»

 

 

Для студентів заочної форми навчання

Гр. ЗІД

І курс IІ семестр

 

Одеса 2011 р.

Робота в ACCESS

Введення

Основні ідеї сучасної інформаційної технології базуються на концепції баз даних (БД). Відповідно до цієї концепції, основою сучасної технології є дані, які повинні бути організовані в БД із метою адекватного відображення реального світу, що змінюється, і задоволення інформаційних потреб користувачів.

Збільшення обсягу й структурних складностей збережених даних, розширення кола користувачів інформаційних систем призвело до створення зручних засобів інтеграції збережених даних і керування ними - систем керування базами даних (СКБД).

СКБД Microsoft Access - один з найбільш сучасних програмних продуктів, що застосовується для створення, зберігання й обробки баз даних в економіці, керуванні, довідковій службі й інших областях.

 

Що таке “Бази даних”?

У найбільш загальному змісті база даних - це набір записів і файлів, організованих спеціальним чином. Один з типів бази даних - це документи, набрані за допомогою текстових редакторів і згруповані по темах. Інший тип - файли електронних таблиць, що поєднуються в групи за характером їх використання. Іноді завдання, що розв'язується, стає занадто великим, тобто необхідна інформація розкидана по сотнях текстових файлів й електронних таблиць. У цьому випадку виникають проблеми: 1) Як зберегти зв'язки між файлами при введенні нової інформації? 2) Як переконатися, що дані вводяться правильно? 3) Що робити, якщо та сама інформація може знадобитися відразу декільком користувачам та інше. Для розв'язання подібних проблем необхідні системи керування базами даних.

Майже всі сучасні системи засновані на реляційній моделі керування базами даних. Назва «реляційна» пов'язана з тим, що кожен запис у такій базі даних містить інформацію, що відноситься тільки до одного конкретного об'єкта.

 

Архітектура Microsoft Access

Працюючи в Access, можна користуватися всіма зручностями, що надаються Windows та іншими додатками, наприклад Excel або Word. Мається на увазі, що робота з вікнами, меню, панелями інструментів, операціями «Вирізати», «Копіювати», «Вставити» у СКБД саме така.

Microsoft Access називає об'єктами все, що може мати ім'я. У базі даних Access основними об'єктами є таблиці, запити, форми, звіти, макроси й модулі.

Таблиці – об'єкти, які визначаються й використовуються для зберігання даних. Кожна таблиця включає інформацію про об'єкт певного типу. Вона містить поля (стовпці), і записи (рядки), де зібрана вся необхідна інформація про об'єкт.

Запити – об'єкти, які дозволяють користувачеві одержати потрібні дані з однієї або декількох таблиць. Для створення запиту можна використати бланк QBE або інструкцію SQL. За допомогою запитів можна також створювати нові таблиці, використовуючи дані з однієї або декількох таблиць.

Форми – об'єкти, призначені в основному для введення даних, відображення їх на екрані або керування роботою додатка. Можна використати форми для зручного подання даних із запитів або таблиць. Форми можна також роздрукувати.

Звіти – об'єкти, призначені для створення документа, який потім може бути роздрукований.

Макроси – це об'єкти, які представляють собою структурований опис одного або декількох дій, які повинен виконати Access у відповідь на певну подію.

Модулі – об'єкти, що містять програми, написані мовою Visual Basiс для додатків, які дозволяють розбити деякий процес на кілька невеликих процедур. Модулі можуть бути незалежними об'єктами, що містять функції, які можна викликати з будь-якого місця додатка.

 

Створення нової бази даних

Після запуску Microsoft Access (будемо розглядати версію 2003) на екрані з'являється вікно, що має вкладку, зображену на рис.1.1. Це вікно має кілька можливостей, у тому числі: відкрити існуючу базу даних або створити нову.

 

Рис. 1.1 Початкове вікно Access Рис. 1.2 Вікно Створення файлу

 

Щоб створити нову базу даних варто двічі клацнути на піктограмі «Создать файл...», у результаті чого з'являється нова вкладка «Создание файла» -рис. 1.2. Виберемо пункт «Новая база данных…». Система Access надає користувачеві діалогове вікно (рис. 1.3), за допомогою якого треба вибрати папку, у якій буде створюватися БД; у поле «имя файла» потрібно ввести ім'я створюваної бази, натиснути кнопку «Создать».

 

Рис. 1.3 Діалог створення нової БД

 

Починаючий користувач може за допомогою майстра баз даних без усякої попередньої підготовки створити додаток Access вибравши з більш ніж двадцяти шаблонів, які є в Access. Для цього у вікні (рис. 1.4) установити перемикач Создание таблицы с помощью мастера й двічі клацнути лівою кнопкою миші. У вікні, що відкрилося (рис.1.5), необхідно клацнути по значку обраного шаблона (Список Образцы таблиц) і відібрати необхідні поля зі списку Образцы полей за допомогою кнопки «>». У вікні Создание таблицы с помощью мастера можна також перейменувати відібрані поля або скасувати вибір поля за допомогою кнопки «<».

 

Рис. 1.4 Режими створення таблиці

 

Після цього треба натискати кнопки Далее→Далее →…→Готово, де послідовно вибираються імена таблиць, ключові поля, режим заповнення таблиці та інше.

 

Рис. 1.5 Створення таблиці за допомогою майстра

 

У випадку, якщо жоден з наявних шаблонів не влаштовує користувача, створюється своя порожня база даних. Для цього обирається режим Создание таблицы путем ввода данных або Создание таблицы в режиме конструктора (рис. 1.4).

Якщо обрано режим Создание таблицы путем ввода данных, то на екрані з'явиться порожня таблиця, у яку можна вводити різні типи даних: текст, числа, дати, грошові значення. Але, на відміну від електронної таблиці, наприклад, Excel у неї не можна вводити дані, що обчислюються.

Для збереження таблиці необхідно натиснути кнопку Сохранить й визначити первинний ключ (за пропозицією Access). Можна прийняти пропозицію Access, тоді Access додасть поле з ім'ям Код і призначить йому спеціальний тип даних Счетчик, що генерує унікальний номер для кожного рядка таблиці.

 

Визначення полів

Після створення таблиці починається визначення її полів. Для цього курсор встановлюється в першому рядку стовпця Имя поля і вводиться ім'я першого поля. Натискається клавіша Tab і здійснюється перехід у стовпець Тип данных. Відкривається список типів даних і вибирається потрібний.

Після вибору типу даних Access у нижній частині вікна виводить властивості поля, набір яких залежить від обраного типу даних.

 

Типи даних

Access підтримує вісім основних типів даних (табл. 1.1)

Таблиця 1.1

Тип даних	Використання	Розмір
Текстовий	Алфавітно-цифрові дані	До 255 байтів
Поле МЕМО	Алфавітно-цифрові дані-речення, абзаци, тексти	До 64 Кбайтів
Числовий	Числові дані	1, 2, 4, 8 байтів
Дата/Час	Дата й час	8 байтів
Грошовий	Дані про грошові суми, з 4 знаками після коми	8 байтів
Лічильник	Довге ціле, що генерується Access для кожного нового запису	4 байти
Логічний	Логічні дані	1 біт
Поле об'єкта OLE	Малюнки, діаграми й ін.	До 1 Гбайта

 

 

Вибирається тип даних для кожного з полів таблиці. Для символьних даних варто вибирати Текстовий тип. Можна вказати й максимальну довжину текстового поля. Поле МЕМО варто використовувати тільки в тих випадках, коли розмір тексту може перевищувати 255 символів.

Якщо обрано Числовий тип, необхідно точно встановити розмір поля, тому що це впливає на точність значень даних й обсяг пам'яті.

Тип Дата/Час використовується для зберігання календарних дат або значень часу. Можна й обчислювати різницю в днях між двома значеннями цих даних.

Для зберігання даних про грошові суми використовується тип Грошовий, який має фіксоване число знаків після коми.

Тип Лічильник спеціально призначений для автоматичної генерації первинного ключа.

Логічний тип використається для зберігання значень «Істина» й «Хибно».

Поле об'єкта OLE дозволяє зберігати такі дані як малюнки, діаграми й т.д., які можуть мати динамічні зв'язки з іншими додатками Windows.

 

Властивості полів

Для кожного поля можна задавати певні властивості, що залежать від обраного типу даних.

Розмір поля. Ця властивість задає максимальний розмір даних, для яких призначене поле.

Формат поля. Можна задати формат подання даних для вивода на екран або принтер. Наприклад, для дат у такий спосіб: 2/21/94 або Понеділок, Лютий 21,2010.

Число десяткових знаків. Установлює число знаків після крапки (коми). Наприклад, 2.99.

Маска введення. Задається для типів даних Текстовий і Дата/Час. Маску можна побачити на екрані при уведенні даних у поле.

Підпис поля. Напис, що використовується у формах і звітах замість імені поля.

Умова на значення. Можна задати вираз, що при уведенні або редагуванні значення поля завжди повинне бути істинним. Наприклад, < 100 означає, що значення поля повинне бути менше 100.

Повідомлення про помилку. Можна визначити текст повідомлення, що буде виводитися у випадках, коли значення, що вводиться, не задовольняє умові на значення.

Обов'язкове поле. Установлюється для даних, які повинні бути уведені в поле обов'язково.

Індексоване поле. Встановлює додатковий індекс.

 

Зв'язування таблиць

Реляційні бази даних, як правило, складаються з декількох таблиць, зв'язки між якими потрібно визначити. Визначення зв'язків необхідно при використанні таблиць у запитах, формах і звітах.

Щоб встановити зв'язки, потрібно відкрити вікно бази даних і вибрати команду Сервис→Схема данных. Якщо зв'язки для бази даних установлюються вперше, то Access виведе на екран порожнє вікно Схема данных і потім вікно діалогу Добавление таблицы. У цьому вікні потрібно виділити всі таблиці, між якими будуть встановлені зв'язки й натиснути кнопки Добавить й Закрыть. Після цього у вікні Схема данных зв'язки між таблицямивстановлюються шляхом перетягування мишею поля однієї таблиці на поле, по якому встановлюються зв'язок іншої таблиці. При відпусканні кнопки миші на екран виводиться вікно діалогу Связь, у якому виводяться зв'язані поля. Після встановлення необхідних прапорців у цьому вікні потрібно натиснути кнопку Создать..

Щоб видалити зв'язок, потрібно клацнути по лінії зв'язку й натиснути клавішу Del.

 

Обмеження для бази даних

При створенні баз даних повинні враховуватися наступні обмеження:

¾таблиця може містити не більше 255 полів;

¾таблиця не може мати більше 32 індексів;

¾складні індекси не можуть містити в собі більше 10 полів, а загальна довжина полів не може перевищувати 255 байтів;

¾загальна довжина рядка таблиці не може перевищувати 2 Кбайта;

¾розмір об'єкта OLE не повинен перевищувати 1 Гбайта;

¾на число записів у таблиці не існує обмежень, але розмір файлу бази даних Microsoft Access не може перевищувати 1 Гбайт.

 

Зміна проекту бази даних

Видалення таблиць

Для того, щоб видалити таблицю, її необхідно виділити у вікні бази даних і натиснути клавішу Del. Якщо для таблиці, що видаляється, визначені зв'язки, Access відкриє додаткове вікно з повідомленням, що необхідно також видалити всі зв'язки таблиці. Після натискання на кнопку Так Access видалить всі зв'язки й саму таблицю.

Перейменування таблиць

Щоб перейменувати таблицю, її необхідно виділити у вікні бази даних і виконати команди Правка→ Переименовать. Внести нове ім'я таблиці й натиснути клавішу Enter.

Перейменування полів

Щоб перейменувати поле, необхідно відкрити відповідну таблицю бази даних у режимі конструктора, мишею клацнути на імені відповідного поля, виділивши його, і набрати нове ім'я.

Вставка полів

Щоб вставити нове поле, необхідно відкрити таблицю в режимі конструктора. Виділити рядок, перед яким потрібно вставити поле й виконати команди Вставка → Поле.

Видалення полів

Відкрити вікно таблиці бази даних у режимі конструктора й виділити поле, що видаляється. Після цього натиснути клавішу Del.

Переміщення полів

Відкрити вікно таблиці бази даних у режимі конструктора й виділити поле яке треба перемістити, потім перетягнути його мишею в потрібне місце.

 

Робота з даними

Використання режиму таблиці

Перегляд даних

Найпростіший спосіб перегляду бази даних - це відкрити її в режимі таблиці. Для того, щоб переглянути дані однієї з таблиць, необхідно виконати наступне:

1. Відкрити базу даних.

2. Установити покажчик на імені потрібної таблиці й двічі клацнути кнопкою миші.

Використовуючи горизонтальну й вертикальну смуги прокручування, можна виводити у вікні всі поля й записи таблиці. Для переходу до першого, останнього, попереднього або нового запису можна використати кнопку Правка → Перейти. Щоб запис став поточним, досить клацнути в будь-якому місці цього запису.

Для переміщення по таблиці замість миші іноді зручніше використати клавіатуру, особливо при введенні даних.

Зміна макета таблиці

Можна змінювати подання таблиці на екрані: змінювати висоту рядків або ширину стовпців, переставляти або видаляти з екрана стовпці, застосовувати інший шрифт і т.д.

Зміна висоти рядків або ширини стовпців. Легше за все встановити потрібну ширину будь-якого стовпця можна в такий спосіб: установити покажчик миші на його праву границю в області заголовків стовпців (при цьому покажчик прийме вид двонаправленої горизонтальної стрілки) і перетягнути його границю. Таким самим чином можна встановити висоту рядків.

Зміна порядку розташування стовпців. За замовчуванням порядок слідування полів у таблиці такий, як при описі полів під час її створення. Щоб перемістити стовпець, потрібно його виділити й мишею перетягнути в інше місце таблиці.

Приховування стовпців. За замовчуванням Access виводить на екран всі стовпці. Якщо необхідно на екран або принтер виводити тільки певні стовпці, частину з них можна сховати. Для приховування стовпців або виводу схованих стовпців на екран їх потрібно виділити й вибрати команду Формат→ Спрятать столбцы або Формат→Показать столбцы.

Закріплення стовпців. Іноді під час перегляду даних необхідно один зі стовпців увесь час тримати на екрані при прокручуванні інших уліво або вправо. Щоб закріпити один або кілька стовпців, їх потрібно виділити й вибрати команду Формат→ Закрепить столбцы. Access пересуне виділені стовпці в лівий кінець екрана й зафіксує в цьому положенні. Щоб зняти закріплення стовпців, потрібно вибрати команду Формат→ Освободить все столбцы.

Вивід сітки. У режимі таблиці між рядками й стовпцями звичайно відображається лінія сітки. Вона виводиться й при роздрукуванні таблиці. Змінити зовнішній вигляд комірок таблиці можна за допомогою команди Формат→ Ячейки. У вікні діалогу Вид сетки можна сховати горизонтальні або вертикальні лінії сітки, змінити кольори ліній та ін.

Вибір шрифту. Вибрати необхідний шрифт можна командою Формат→Шрифт.

Збереження макета таблиці. Після форматування таблиціу відповідності зі своїми потребами необхідно зберегти зміни в макеті командою Файл→ Сохранить макет.

 

Зміна даних

Маркери запису. У самій лівій позиції кожного рядка з'являються деякі символи - маркери запису. Наведемо їхнє призначення:

- Указує, що даний запис є поточним.

- Відзначає порожній рядок наприкінці таблиці.

- Показує, що внесено зміни в одне або кілька полів.

Додавання нового запису. Якщо в таблиці є дані, то порожній рядок знаходиться відразу за останнім записом. Щоб перейти до порожнього рядка потрібно вибрати команду Правка→ Перейти → Новая запись.

Виділення й зміна даних. Дані в таблиці можна легко редагувати. Перед зміною дані потрібно виділити (двічі клацнути по слову в комірці) і внести зміни.

Заміна даних. Якщо потрібно зробити ту саму заміну даних у декількох записах, потрібно виділити комірку у стовпці, в якому потрібно змінити значення й вибрати команду Правка→Заменить. У вікні, що з'явилося, у поле Образец ввести ім'я поля, що змінюється, а в поле Заменитьна нове ім'я поля й натиснути кнопку Заменить все.

Копіювання (переміщення) і вставка даних. Щоб скопіювати (перемістити) дані, потрібно виділити потрібну комірку і помістити її вміст у буфер обміну командою Правка → Копировать (Вырезать). Щоб вставити вміст буфера обміну, потрібно виділити замінювані дані й вибрати команду Правка → Вставить.

Видалення рядків. Щоб видалити один або кілька рядків, потрібно їх виділити й натиснути клавішу Del.

Сортування й пошук даних

Коли відкривається таблиця, Access виводить рядки в послідовності, обумовленій значенням первинного ключа. Якщо первинний ключ не визначений, то рядки виводяться в тій послідовності, у якій вони були внесені в таблицю. Якщо потрібно змінити їхній порядок, Access надає необхідні засоби.

Сортування даних. Для сортування даних у режимі таблиці існують кнопки на панелі інструментів, які дозволяють виконати швидке сортування рядків таблиці в порядку зростання або спадання значень якого-небудь стовпця. Сортування таблиці по декількох полях виконується за допомогою фільтра. Для цього потрібно виконати наступні дії:

¾ вибрати команду Запись→ Фильтр→ Расширенный фильтр. Відкриється вікно фільтра зі списком полів таблиці;

¾ відкрити список полів (маленька кнопка зі стрілкою внизу) і вибрати поле;

¾ клацнути по кнопці Сортировка в цьому ж стовпці бланка й вибрати порядок сортування (По возрастанию або По убыванию);

¾ такі ж дії проводяться з іншими полями, по яким буде здійснюватися сортування;

¾ щоб побачити відсортовану таблицю, потрібно натиснути кнопку Применитьфильтр.

Пошук даних. Щоб виконати пошук по одному полю, його потрібно виділити. Потім вибрати команду Правка→ Найти. У вікні діалогу в поле введення Образец вказати значення, яке потрібно знайти. Далі в цьому ж вікні встановити інші умови пошуку: з урахуванням регістра, з урахуванням формату полів, тільки в поточному полі та ін. Після цього потрібно натиснути кнопку Найти, якщо пошук здійснюється з початку таблиці, або Найти далее, якщо пошук здійснюється від поточного запису.

Фільтр по виділеному. Припустимо, що потрібно відібрати в таблиці всі записи, у яких є присутнім певне слово. У будь-якому із записів це слово потрібно виділити й натиснути кнопку Фильтр по виделенному. Після закінчення пошуку Access виведе всі записи, що містять це слово.

Простий фільтр. Фільтр по виділеному дозволяє відбирати записи, що задовольняють всі умови, однак часто потрібні записи, що задовольняють тільки деяким з умов. Після натискання кнопки Изменить фильтр на панелі інструментів Access виводить «запит за формою», що виглядає як вихідна таблиця з порожніми стовпцями. У кожному стовпці, зі списку, що розкривається, вводяться умови відбору й вибирається команда Применить фильтр на панелі інструментів.

 

Багатотабличні запити

Всі можливості запитів, заснованих на одній таблиці, можна застосувати й при об'єднанні даних з декількох зв'язаних таблиць. Зв'язок між базовими таблицями можна задати за допомогою первинних ключів, або командами Сервис→ Схема данных. Всі інші дії при створенні запитів точно такі ж, як і розглянуті раніше.

 

Використання форм

Основні відомості про форми

Застосування форм

Форми являються основним засобом організації інтерфейсу користувача в додатках Microsoft Access. Можна створювати форми з різною метою:

¾ вивід і редагування даних;

¾ керування ходом виконання додатка;

¾ уведення даних;

¾ вивід повідомлень;

¾ роздрукування інформації.

 

Огляд форм

Багатострочні форми. Застосовуються в тому випадку, коли потрібно вивести на екран записи, кожен з яких містить великий обсяг інформації.

Стрічкові форми. Застосовуються для перегляду списку записів з невеликою кількістю полів. Тут записи виводяться на екран одна за одною, як у таблиці.

Підлеглі форми. Застосовуються для подання даних, що перебувають у відношеннях “один-до-багатьох”. Наприклад, у формі можна показувати одного студента й вузи, у які він вступає.

Спливаючі форми. Застосовуються для подання інформації, що увесь час перебуває на передньому плані.

 

Розробка складної форми

Об'єкти OLE у формі

Малюнки, фотографії, діаграми й ін. можна впроваджувати в таблиці в поля, тип даних для яких визначений як Поле об'єкта OLE. Якщо на основі такої таблиці створити форму в режимі Мастера форм, то при виведенні її на екран будуть виводитися й впроваджені об'єкти. Щоб об'єкт обновити, потрібно по ньому два рази клацнути, Access запустить той додаток, у якому даний об'єкт був створений і виведе на екран необхідні інструменти для його обновлення.

 

Перегляд даних

Переміщення по формі схоже на переміщення по таблиці, однак, якщо є підлегла форма, то перехід з основної форми в підлеглу й назад можна здійснити за допомогою комбінації клавіш Ctrl+tab й Ctrl+shift+tab.

Перехід від запису до запису здійснюється через поля номера запису, розташованих унизу вікна форми. Перейти до першого, останнього, наступного або попереднього запису можна також за допомогою команди Записи→ Перейти.

Пошук і сортування даних

У формах, що використовуються для уведення й редагування, пошук і сортування даних здійснюється тими ж способами, що й у таблицях.

Виконання простого пошуку. Спочатку виділяється поле, а потім вибирається команда Правка→ Найти. Завдання на умову пошуку здійснюється так само, як й у режимі таблиці.

Виконання швидкого сортування по полю форми. Виділяється будь-яке поле, що містить дані з базового набору записів і натискаються кнопки Сортировка по возрастанию або Сортировка по убыванию на панелі інструментів.

Застосування фільтра. Після застосування фільтра можна побачити тільки ті дані, які задовольняють заданим умовам. Як й у режимі таблиці можна створити фильтр по выделенному, фильтр по форме або расширенный фильтр.

 

Розробка звітів

Основні відомості про звіти

Можна форматувати й виводити на принтер таблиці й набори записів запитів у режимі таблиці. Форми можна використовувати не тільки для перегляду й уведення даних, але також для виводу інформації на принтер. Однак звіти являють собою найкращий засіб для подання інформації з бази даних у вигляді друкованого документа. Їхня перевага в наступному:

¾ звіти надають широкі можливості для угрупування й обчислення проміжних і загальних підсумків для великих наборів даних;

¾ вони можуть бути використані для одержання гарно оформлених звітів, замовлень, поштових наклейок, матеріалів для презентацій й інших документів.

У звіті кожна група даних і підсумки по ній можуть бути представлені окремо. При цьому є наступні можливості:

¾ для ієрархічного подання даних можна визначити до 10 умов групування;

¾ для кожної із груп можна задати окремі заголовки й примітки;

¾ можна проводити складні обчислення не тільки усередині групи, але й по декількох групах одночасно.

 

Створення звіту

Використання макросів

В Microsoft Access можна визначити макрос, що виконує практично ті ж дії, які можна реалізовувати натисканням клавіш на клавіатурі або за допомогою миші. Основною перевагою макросів є те, що вони можуть виконуватися у відповідь на багато подій. Подією може бути зміна даних, відкриття або закриття форми або звіту, а також передача фокусу від одного елемента до іншого. У макрос можна включити кілька макрокоманд і задати перевірку умов таким чином, що залежно від значень даних у формах або звітах будуть виконуватися різні дії.

Макроси можна використати для виконання наступних дій:

¾ для відкриття (або закриття) будь-якої таблиці, запиту, форми або звіту в будь-якому доступному режимі;

¾ для виконання запиту на вибірку або запиту на зміни;

¾ для виконання дій залежно від значень у базі даних, у формі або звіті макроси можуть запускати інші макроси або процедури VBA;

¾ для застосування фільтра й запуску додатків;

¾ і багато чого іншого.

¾

Створення простого макросу

Щоб створити простий макрос, потрібно відкрити вікно бази даних, перейти на вкладку Макросы й натиснути кнопку Создать. При цьому відкривається вікно нового макросу подібне тому, що представлено на мал.5.1.

 

Рис.5.1. Вікно нового макросу

Верхня частина вікна використовується для визначення нового макросу, а нижня призначена для уведення значень аргументів макрокоманд, включених у макрос. У верхній частині присутні два стовпці із заголовком Макрокоманда й Примечание. Можна побачити всі чотири стовпці, натиснувши кнопки Имена макросов й Условия на панелі інструментів.

У правій нижній частині вікна макросу виводиться коротка довідка, зміст якої залежить від положення курсору у верхній частині вікна макросу. У стовпці Макрокоманда задається одна з більш ніж сорок дев'ять макрокоманд. Якщо клацнути на будь-якій комірці стовпця Макрокоманда, то в правому кінці комірки з'явиться кнопка зі стрілкою вниз. Натискання цієї кнопки відкриває список макрокоманд.

Перед запуском макрос необхідно зберегти командою Файл→ Сохранить как / экспорт. У вікні діалогу ввести ім'я й натиснути кнопку ОК.

Макроси можуть бути запущені безпосередньо з вікна бази даних або вікна макросу. Якщо макрос залежить від якої-небудь форми або звіту, його потрібно зв'язати з відповідною подією й запускати при виникненні цієї події.

 

 

Методичні вказівки

для виконання контрольної роботи №1

«Інформатика»

 

 

Для студентів заочної форми навчання

Гр. ЗІД

І курс IІ семестр

 

Одеса 2011 р.

Робота в ACCESS

Введення

Основні ідеї сучасної інформаційної технології базуються на концепції баз даних (БД). Відповідно до цієї концепції, основою сучасної технології є дані, які повинні бути організовані в БД із метою адекватного відображення реального світу, що змінюється, і задоволення інформаційних потреб користувачів.

Збільшення обсягу й структурних складностей збережених даних, розширення кола користувачів інформаційних систем призвело до створення зручних засобів інтеграції збережених даних і керування ними - систем керування базами даних (СКБД).

СКБД Microsoft Access - один з найбільш сучасних програмних продуктів, що застосовується для створення, зберігання й обробки баз даних в економіці, керуванні, довідковій службі й інших областях.

 

Що таке “Бази даних”?

У найбільш загальному змісті база даних - це набір записів і файлів, організованих спеціальним чином. Один з типів бази даних - це документи, набрані за допомогою текстових редакторів і згруповані по темах. Інший тип - файли електронних таблиць, що поєднуються в групи за характером їх використання. Іноді завдання, що розв'язується, стає занадто великим, тобто необхідна інформація розкидана по сотнях текстових файлів й електронних таблиць. У цьому випадку виникають проблеми: 1) Як зберегти зв'язки між файлами при введенні нової інформації? 2) Як переконатися, що дані вводяться правильно? 3) Що робити, якщо та сама інформація може знадобитися відразу декільком користувачам та інше. Для розв'язання подібних проблем необхідні системи керування базами даних.

Майже всі сучасні системи засновані на реляційній моделі керування базами даних. Назва «реляційна» пов'язана з тим, що кожен запис у такій базі даних містить інформацію, що відноситься тільки до одного конкретного об'єкта.

 

Архітектура Microsoft Access

Працюючи в Access, можна користуватися всіма зручностями, що надаються Windows та іншими додатками, наприклад Excel або Word. Мається на увазі, що робота з вікнами, меню, панелями інструментів, операціями «Вирізати», «Копіювати», «Вставити» у СКБД саме така.

Microsoft Access називає об'єктами все, що може мати ім'я. У базі даних Access основними об'єктами є таблиці, запити, форми, звіти, макроси й модулі.

Таблиці – об'єкти, які визначаються й використовуються для зберігання даних. Кожна таблиця включає інформацію про об'єкт певного типу. Вона містить поля (стовпці), і записи (рядки), де зібрана вся необхідна інформація про об'єкт.

Запити – об'єкти, які дозволяють користувачеві одержати потрібні дані з однієї або декількох таблиць. Для створення запиту можна використати бланк QBE або інструкцію SQL. За допомогою запитів можна також створювати нові таблиці, використовуючи дані з однієї або декількох таблиць.

Форми – об'єкти, призначені в основному для введення даних, відображення їх на екрані або керування роботою додатка. Можна використати форми для зручного подання даних із запитів або таблиць. Форми можна також роздрукувати.

Звіти – об'єкти, призначені для створення документа, який потім може бути роздрукований.

Макроси – це об'єкти, які представляють собою структурований опис одного або декількох дій, які повинен виконати Access у відповідь на певну подію.

Модулі – об'єкти, що містять програми, написані мовою Visual Basiс для додатків, які дозволяють розбити деякий процес на кілька невеликих процедур. Модулі можуть бути незалежними об'єктами, що містять функції, які можна викликати з будь-якого місця додатка.

 

Створення нової бази даних

Після запуску Microsoft Access (будемо розглядати версію 2003) на екрані з'являється вікно, що має вкладку, зображену на рис.1.1. Це вікно має кілька можливостей, у тому числі: відкрити існуючу базу даних або створити нову.

 

Рис. 1.1 Початкове вікно Access Рис. 1.2 Вікно Створення файлу

 

Щоб створити нову базу даних варто двічі клацнути на піктограмі «Создать файл...», у результаті чого з'являється нова вкладка «Создание файла» -рис. 1.2. Виберемо пункт «Новая база данных…». Система Access надає користувачеві діалогове вікно (рис. 1.3), за допомогою якого треба вибрати папку, у якій буде створюватися БД; у поле «имя файла» потрібно ввести ім'я створюваної бази, натиснути кнопку «Создать».

 

Рис. 1.3 Діалог створення нової БД

 

Починаючий користувач може за допомогою майстра баз даних без усякої попередньої підготовки створити додаток Access вибравши з більш ніж двадцяти шаблонів, які є в Access. Для цього у вікні (рис. 1.4) установити перемикач Создание таблицы с помощью мастера й двічі клацнути лівою кнопкою миші. У вікні, що відкрилося (рис.1.5), необхідно клацнути по значку обраного шаблона (Список Образцы таблиц) і відібрати необхідні поля зі списку Образцы полей за допомогою кнопки «>». У вікні Создание таблицы с помощью мастера можна також перейменувати відібрані поля або скасувати вибір поля за допомогою кнопки «<».

 

Рис. 1.4 Режими створення таблиці

 

Після цього треба натискати кнопки Далее→Далее →…→Готово, де послідовно вибираються імена таблиць, ключові поля, режим заповнення таблиці та інше.

 

Рис. 1.5 Створення таблиці за допомогою майстра

 

У випадку, якщо жоден з наявних шаблонів не влаштовує користувача, створюється своя порожня база даних. Для цього обирається режим Создание таблицы путем ввода данных або Создание таблицы в режиме конструктора (рис. 1.4).

Якщо обрано режим Создание таблицы путем ввода данных, то на екрані з'явиться порожня таблиця, у яку можна вводити різні типи даних: текст, числа, дати, грошові значення. Але, на відміну від електронної таблиці, наприклад, Excel у неї не можна вводити дані, що обчислюються.

Для збереження таблиці необхідно натиснути кнопку Сохранить й визначити первинний ключ (за пропозицією Access). Можна прийняти пропозицію Access, тоді Access додасть поле з ім'ям Код і призначить йому спеціальний тип даних Счетчик, що генерує унікальний номер для кожного рядка таблиці.