Складне сортування в режимі конструктора.

За такого виду сортування можна виконувати сортування даних для деяких полів за зростанням значень, а для інших полів — за спаданням значень.

Зверніть увагу, що під час сортування даних у форматі дат

і часу сортування за зростанням упорядкує записи від раніших дат до пізніших, а сортування за спаданням — від пізніших дат до раніших.

Особливість сортування текстових даних. Під час виконання сортування слід брати до уваги особливість роботи програми з числовими даними, поданими у текстовому форматі. Справа у тому, що сортування тут відбуватиметься з урахуванням довжи­ни текстового рядка. Наприклад, якщо поле містить у текстовому форматі таку послідовність:

1, 2, 3, 10, 11, 12, 99, 100, 101,

то після впорядкування за зростанням отримаємо результат:

1, 10, 11, 12, 100, 101,2,3,99.

Отже, для того, щоб сортування текстових даних відбувалося за зростанням у числовому порядку, слід записати до «коротких» даних нулі, тоді сортована послідовність матиме вигляд:

001, 002, 003, 010, 011, 012, 099, 100, 101.

Зверніть увагу, що під час сортування поля всі записи, які містять порожні комірки, будуть переміщені на початок списку.

Для того, щоб виконати складне сортування записів у таблиці, слід виділити потрібні поля таблиці та встановити порядок сортування, тобто спосіб упорядковування даних залежно від їх типу та значень (дані можна сортувати за алфавітом, за числови­ми значеннями, за датою, часом. Порядок сортування може бути за зростанням або за спаданням). Слід мати на увазі, що сорту­вання записів у програмі MS Access відбувається з найлівішого виділеного стовпця.

 

ВПРАВА 5

ПОШУК ТА СОРТУВАННЯ ЗАПИСІВ У ТАБЛИЦІ

Умова. Відкрити базу даних vpraval.mdb. У таблиці Студен­ти з’ясувати, хто зі студентів записаний у таблицю під кодом 25, визначити чи студенти з ім’ям Андрій. Відсортувати записи за полем Місто. Переглянути, скільки студентів є з Одеси. Зберег­ти базу даних, закрити файл.

Приклад виконання вправи

1. Запустити програму MS Access та відкрити вже створену базу даних Файл /Открыть, обрати папку, де розміщено файл prikladl.mdb.

2. Відкрити таблицю Студенти (у режимі таблиці) та вста­новити курсор на поле Код, виконати команду меню Правка /Найти. У вікні, що відкрилося, ввести в поле Образец значення 25 та натиснути кнопку Найти далее. Маркер запису встановить­ся лівіше від значення 25 (рис. 26).

Рис. 26. Результат пошуку запису з кодом 25

3. Виділити поле Ім’я. Виконати команду меню Правка / Найти, у вікні, що відкрилося ввести в поле Образец значення Андрій та натиснути кнопку Найти далее.

У результаті на екран буде виведене вікно з повідомленням: Поиск записей приложения MS Access завершен. Образец не найден. Це означає, що таблиця не містить записів про студента з іменем Андрій.

4. Щоб упорядкувати записи за полем Місто, слід виділити це поле, викликати контекстне меню та обрати команду Сортировка по возрастанию ( або Сортировка по убыванию). Переглянути результати (рис. 27) для з’ясування наявності студентів з Одеси. Зберегти базу даних, закрити файл.

Рис. 27. Результат упорядковування за полем Місто.

ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОСТІЙНОГО ВИКОНАННЯ

Завдання 5.1. У базі даних Європа (файл із назвою europa.mbd), виконати впорядкування записів про країни від найбіль­ших за площею до найменших. Визначити назви країн, у яких середня температура у січні нижча ніж 10 градусів морозу, а се­редня температура у липні вища ніж 25 градусів тепла. Зберегти та закрити файл.

Завдання 5.2. У базі даних vpraval.mdb з’ясувати, хто зі студентів має ім’я Михайло, або по батькові Михайлович, Михайлівна та які народилися у 1990—1991 роках. Записати повні відомості про цих студентів. Зберегти та закрити файл.

Запитання для самоперевірки

1. Поясніть призначення інструмента пошуку записів у таблицях (формах) баз даних, наведіть приклади.

2. Поясніть особливість виконання сортування чисел, запи­саних у текстовому форматі у таблицях баз даних.

3. У яку частину таблиці переміщаються записи з порожні­ми комірками під час упорядкування записів у полі за зростан­ням?

4. У яких режимах роботи таблиці можна виконувати по­шук записів із певними характеристиками у таблицях баз даних?

5. Поясніть відмінність між простим та складним сорту­ванням записів у таблиці баз даних.

6. Як виконати впорядкування записів за кількома полями таблиці одночасно?

ФІЛЬТРУВАННЯ ДАНИХ

Мета: ознайомити з прийомами фільтрування даних; набути практичних навичок виконання фільтрування записів у табли­цях, застосування різноманітних фільтрів для пошуку даних.

ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ ТА ВКАЗІВКИ

ФІЛЬТРУВАННЯ ЗАПИСІВ У ТАБЛИЦЯХ

Програма MS Access дає змогу користувачеві застосовувати різноманітні фільтри для пошуку в таблицях записів, які від­повідають певним критеріям. Фільтри можна застосовувати до полів таблиць.

Фільтр — це набір умов, що застосовуються для відбору і/або сортування даних з певними характеристиками. За допомогою фільтрів можна тимчасово виділити та переглянути конкретний набір записів для подальшого аналізу.