Властивості полів, типи даних

Поля - це основні елементи структури таблиці бази даних. Кожне поле має своє ім’я, тип та властивості.

Кожне поле характеризується такими властивостями:

· довжина – кількість даних у символах. Від довжини поля залежить, які дані можуть міститися в ньому;

· ім’я – ідентифікатор даних. В одній базі даних не може бути двох полів з однаковими іменами. Крім того, усередині імені забороняється використовувати символи!,., [, ] ‘;

· тип даних – характеристика даних, від якої залежить перелік операцій, які можна застосувати до даного поля.

 

Програма підтримує роботу з такими типами даних:

Текстові – для запису даних у вигляді одного рядка алфавітно-цифрових комбінацій (тексту) довжиною до 256 символів.

Поле МЕМО – для запису даних у вигляді багатьох рядківалфавітно-цифрових комбінацій (тексту) довжиною до 65 535 символів.

Числовий — для запису даних у вигляді числа будь-якого типу (програмою пропонується широкий вибір форматів для запису чисел: ціле, дійсне, дробове, з плаваючою комою тощо).

Дата/час — для запису даних у вигляді дат і/або часу (про­грамою пропонується широкий вибір форматів для запису дат та часу).

Грошовий — для запису даних у вигляді числа в грошових одиницях (програмою пропонується широкий вибір форматів для запису у доларах, гривнях або будь-якій іншій поширеній валюті).

Лічильник — для запису даних у вигляді числа, що вводить­ся автоматично (з уведенням кожного нового запису таке число нарощується на 1).

Логічний — для запису даних у вигляді логічного виразу, що може набувати одного з двох значень true (істина) або false (хиба) і застосовується в логічних операціях. Довжина такого поля — 1 байт.

Поле об’єкта OLE — для запису даних у вигляді об’єктів, які можуть містити файли малюнків, звукові файли, файли відео- кліпів тощо.

Зверніть увагу, що OLE — це спеціальна технологія зв’язку програм, яка дає змогу різним прикладним програмам Microsoft Office спільно використовувати дані. Додавання даних у цьому випадку відбувається виконанням команди меню Правка /Спе­циальная вставка. У вікні, що відкрилося, користувач обирає об’єкт з переліку Как, у результаті чого обраний об’єкт відоб­ражається в спеціальній рамці у формах або звітах бази даних, а в таблицях, у тих полях, які призначено для вставки об’єктів OLE, користувач побачить не сам об’єкт, а назву типу доданого об’єкта (наприклад, точечный рисунок bmp).

Гіперпосилання — для запису даних у вигляді посилання з одного об’єкта на інший (гіперпосилання може вказувати на веб-сторінку, адресу електронної пошти, зовнішній файл з доку­ментом Microsoft Office. Наприклад, файли таблиць MS Excel, файли документів MS Word (рис. 4 на с. 19).

Рис. 4. Різноманітні типи полів таблиці

 

Унікальні та ключові поля. Для того, щоб дані були взаємопов’язані, потрібно, щоб між таблицями було встановле­но зв’язки. А для того, щоб за записом з однієї таблиці можна було однозначно знайти відповідні записи в іншій таблиці, слід передбачити в кожній таблиці унікальні поля.

Унікальне поле — це поле, значення даних у якому не повто­рюються в цій таблиці.

При створенні таблиць для баз даних завжди потрібно вста­новити ключове поле. Ключовим назначають поле, яке є уні­кальним. Зазвичай зв’язки між таблицями встановлюють за ключовими полями.

Ключове поле БД — поле або кілька полів, які однозначно визначають (ідентифікують) запис.

Зверніть увагу, що коли користувач не встановив для таблиці ключового поля, то програма самостійно додає до таблиці додат­кове поле з типом Лічильник та встановлює його ключовим для таблиці. Якщо користувача не влаштовує таке призначення, то користувач може у режимі Конструктора таблиц змінити клю­чове поле. Для цього слід встановити курсор у перший стовпець біля потрібного поля, та викликати правою кнопкою миші ко­манду Ключевое поле.

ВПРАВА 1

СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦІ

У РЕЖИМІ КОНСТРУКТОРА

Умова. У новій базі даних потрібно створити таблицю Група. Записати у ній прізвища, імена, по батькові студентів, назви групи, номера залікових книжок, дати народження студентів.

Приклад виконання вправи

1. Для створення нової бази даних виконати команду меню Пуск /Все программы /Microsoft Office /Microsoft Access. Від­криється вікно програми MS Access.

2. Виконати команду меню Файл /Создать /Новую базу дан­ных. З’явиться вікно збереження файла, де слід обрати папку для збереження файла, записати його назву (наприклад, назву prikladl.mdb) та натиснути кнопку Сохранить.

3. У новій збереженій базі даних виконати команду Создать /Новая таблица /Конструктор. З’явиться вікно Конструктор, у якому слід записати імена полів майбутньої таблиці.

4. Кожному полю призначити тип даних. Під час призначення типів даних слід зважати на те, які дані планується записувати у поля майбутньої таблиці. Так, наприклад, можна призначити такі типи, як показано на рис. 5.

5. Задати ключове поле (у нашому випадку ключовим слід задати поле №ЗапіковоїКнижки, оскільки у навчальному за­кладі може бути кілька студентів з однаковими прізвищами або з однаковими іменами, або з однаковими днями народжен­ня, але немає навіть двох студентів з однаковими номерами залікових книжок. Тобто поле №ЗаліковоїКнижки є унікаль­ним). У результаті конструктор таблиці матиме вигляд як на рис. 5.

6. Після завершення створення структури таблиці слід за­крити вікно Конструктора (скористатися для цього кнопкою закриття вікна).

 

Рис. 5. Конструктор створення структури таблиці

 

7. На екрані з’явиться вікно, у якому програма запитує, чи потрібно зберегти створену структуру, чи ні. Після натискання кнопки ОК, з’явиться вікно зі спеціальним полем, у якому про­грама пропонує записати назву таблиці, для якої було створено структуру.

8. Слід записати назву (у нашому випадку таблиця називати­меться Група) та натиснути кнопку ОК.

9. Після таких маніпуляцій у переліку об’єктів з’явиться наз­ва нової таблиці (Група). Якщо виконати подвійний клік лівою кнопкою миші на назві таблиці, то вона відкриється у режимі заповнення даними. Після введення даних таблиця може набути вигляду як на рис. 6 (див. с. 22).

Рис.6. Заповнена даними таблиця

 

ВПРАВА 2

СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦІ

У РЕЖИМІ МАЙСТРА ТАБЛИЦЬ

Умова. У базі даних, створеній у попередньому прикладі (див. приклад 1 на с. 20), створити таблицю Студенти, у якій показати призвіща, імена та по батькові студентів, їхні домашні адреси.

Приклад виконання вправи

1. Відкрити вже створену базу даних Файл /Открыть. Обрати папку, де розміщено файл, що має назву prikladl.mdb.

2. Виконати команду меню Создать /Новая таблица /Мас­тер таблиц. З’явиться вікно Создание таблиц (див. рис. 7), у якому слід обрати зразок таблиці (у нашому випадку з ка­тегорії Деловые з переліку Образцы таблиц: обрати таблицу Студенты).

3.

Перенести з переліку Образцы полей: у перелік Поля новой таблицы: ті назви полів, які вказані в умові (перенесен­ня виконати за допомогою кнопки >, яка розміщена у цьому вікні).

Рис. 7. Вікно створення таблиці з використанням Майстра

 

4. Якщо потрібно перейменувати перенесене поле, то вико­ристайте кнопку Переименовать поле..., а після того, як усі потрібні поля буде перенесено та перейменовано, натиснути кнопку Далее.

5. На екрані з’явиться наступна вкладка вікна Создание таб­лиц, де слід записати назву новоствореної таблиці (Студенти), доручити програмі встановити ключове поле таблиці (рис. 8 на с. 24) та натиснути кнопку Далее. Якщо зв’язки між таблицями створені правильно, то працювати з різними таблицями можна як з однією.

Рис. 8. Вікно зміни зв’язків між таблицями

6. Відкрити таблицю Студенти та заповнити її даними. За­повнена таблиця може мати вигляд як на рис. 9.

7. Зберегти заповнену таблицю та закрити файл.

Рис. 9. Фрагмент таблиці, заповненої даними

 

ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОСТІЙНОГО ВИКОНАННЯ

Завдання 1.1. Створити нову базу даних Супермаркет, яку зберегти у свою папку з назвою supermarket.mdb. У цій базі створити таблицю Молочні продукти за допомогою імпорту даних із програми MS Excel. З’ясувати типи полів та ключове поле таблиці.

Дані з таблиці MS Excel (зберегти у свою папку файл molokol. xls) можуть мати такий вигляд:

 

Код товару	Назва товару	Фасування	Ціна за од.	Постачальник
	Кефір	0,5 л	2,46 грн	Галактон
	Кефір	1,0л	4,56 грн	Слов’яночка
	Молоко	0,5 л	2,32 грн	Галактон
	Сир 9%	0,25 кг	3,85 грн	Біл освіт
	Йогурт 5%	0,25 л	3,24 грн	Білосвіт
	Йогурт 3%	0,25 л	3,56 грн	Слов’яночка

 

Зверніть увагу, що файл molokol.xls після імпорту з нього табличних даних набуде атрибуту Только для чтения.

Завдання 1.2. Відкрити базу даних Супермаркет (файл supermarket.mdb). У цій базі даних створити ще одну таблицю Кондитерські вироби. Під час створення структури таблиці орієнтуватися на таблицю Молочні продукти (див. завдан­ня 1.1). У режимі таблиці додати у нову таблицю 15 записів про різні солодощі. Уточнити типи полів та ключове поле таблиці. Зберегти зміни у файлі та закрити базу даних.

Завдання 1.3. Відкрити базу даних Супермаркет (файл supermarket.mdb). У цій базі даних створити ще одну таблицю Продаж, яка може мати такі поля:

· Код операції;

· Дата продажу;

· Код товару;

· Назва товару.

З’ясувати типи полів нової таблиці та ключове поле. У режимі Схема данных встановити зв’язки між таблицями Продаж, Молочні продукти, Кондитерські вироби. Для цього потрібно виконати команду меню Сервис /Схема данных, розмістити на полі три таблиці Продаж, Кондитерські вироби та Молочні продукти (за допомогою команди меню Связи /Добавить таб­лицу), та методом перетягування написів лівою кнопкою миші встановити зв’язки між таблицями: Продаж — Кондитерські вироби та Продаж — Молочні продукти (зв’язки встановити між кодами товарів). Зберегти зміни у файлі supermarket.mdb. Закрити файл бази даних.

 

Запитання для самоперевірки

1. Поясніть призначення таблиць у базах даних? Наведіть приклади.

2. Поясніть особливість створення структури таблиці.

3. Які поля таблиці можна задавати як ключові? Поясніть на прикладах.

4. У яких режимах можна створювати таблиці у базах да­них?

5. Поясніть особливість роботи поля типу Лічильник.

Форматування таблиць

Мета: ознайомити з прийомами форматування таблиць но­вої бази даних; набути практичних навичок виконання зміни шрифтів у записах, виконання зміни розмірів елементів табли­ці, створення маски введення для записів у таблицях, робота з форматом поля.

ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ ТА ВКАЗІВКИ

Форматування — це процес установлення певних значень для параметрів, які визначають структуру таблиці, подан­ня даних та відображення даних у таблицях.

Зміна шрифта записів. Програма дає змогу змінювати розмір, накреслення та вид шрифта по всій таблиці одночасно. Для того, щоб змінити шрифт, потрібно спочатку встановити курсор у будь-якій комірці таблиці та виконати команду Формат /Шрифт. У вікні, яке з’явилося, встановити потрібні параметри та натисну­ти кнопку ОК (рис. 10 на с. 28). Після цього шрифт у всій таблиці набуде заданих параметрів.

Зміна ширини стовпців. Користувач має можливість у режимі Таблица змінювати ширину кожного стовпця. Найраціональніше встановлювати таку ширину стовпчиків, щоб вона була мінімальною, але при цьому відображався на екрані весь текст, який вміщено у цей стовпчик. Змінювати ширину стовпчиків можна двома способами:

· за допомогою миші (слід встановити курсор на границю стовпчика, натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, переміщувати границі стовпців);

· за допомогою меню (слід виділити потрібний стовпець, викликати контекстне меню, з якого обрати команду Ширина столбца. У вікні, що відкрилося, натиснути кнопку По ширине данных).

Зміна висоти рядків таблиць. Таким же чином можна змі­нювати висоту рядків таблиць. До речі, висоту рядків можна змінювати за допомогою команди меню Формат /Высота строки.

Причому достатньо відредагувати один рядок, висота інших рядків змінюється автоматично.

Рис. 10. Вікно зміни параметрів шрифтів