Налаштування параметрів роботи програми

 

Однією з умов популярності редактора Microsoft Office Word серед широкого кола користувачів є гнучка система налаштувань програми, основні з яких зосереджені в діалоговому вікні Параметры (рис. 9.4), що відкривається командою Сервис/ Параметры...

Рис. 9.4. Загальний вигляд діалогового вікна Параметры системи налаштувань у програмі Word

 

Усі налаштування в цьому вікні поділяються на такі групи:

● вид – за допомогою команд цієї вкладки можна налаштуватти параметри, що керують відображенням документа на екрані;

● общие – загальні параметри налаштування програми;

● правка – містить групу параметрів, що відповідають за функціонування програми при вирізуванні та вставлянні елементів;

● печать – параметри друкування документів;

● сохранение – відповідає за визначення режимів збереження та авто збереження документу;

● безопасность – на цій вкладці зібрано налаштування, що відповідають за безпеку під час роботи з документами Word;

● правописание – забезпечує автоматичну перевірку орфографії та граматики;

● исправления – дає змогу визначити кольори маркерів тексту, в який було внесено зміни;

● пользовател ь – на цій вкладці задається інформація про користувача, що відображається у властивостях ново­створюваних документів;

● совместимост ь – визначає параметри сумісності з попередніми версіями програми;

● расположение – визначає шлях до міста розміщення файлів програми (документів, зображень, шаблонів користувача та ін.).

Ще один потужний інструмент налаштувань програми – діалогове вікно Настройка (рис. 9.5). Його використовують для налаштування меню та панелей інструментів програми. Фактично це вікно дає можливість будувати інтерфейс користувача програми на свій смак.

 

Рис. 9.5. Загальний вигляд діалогового вікна налаштувань програми Настройка

 

Це вікно має три вкладки, а саме:

● Панели инструментов, яка містить список усіх доступних панелей інструментів програми. Командами цієї вкладки можна встановлювати відображення панелей інструментів у вікні програми, а також створювати, перейменовувати, видаляти панелі інструментів.

● Команды – має у своєму розпорядженні список усіх доступних команд програми. Оскільки їх багато, то вони розбиті на категорії. Користувач має змогу розміщувати необхідні йому команди на власних панелях інструментів або змінювати стандартні.

● Параметры – включає характеристики, що керують відображенням елементів інтерфейсу програми.

 

Практичні завдання

Підготувати текстовий редактор Microsoft Word до роботи таким чином:

1. Відкрити програму Microsoft Word і розглянути її інтерфейс.

2. Відкрити діалогове вікно Параметры та розглянути зміст вкладок і зробити такі налаштування:

● на вкладці Общие встановити звуковий супровід подій, одиницю виміру – см, список файлів – 3;

● на вкладці Правка встановити режим Использовать клавишу Ins для вставки;

● на вкладці Сохранение встановити період автозбереження – 15 хв;

● на вкладці Правописание вимкнути автоматичну перевірку орфографії і граматики;

● на вкладці Пользователь задати власні координати;

● на вкладці Расположение задати функцію збереження документів у папці Мои документы/Док.

3. Налаштувати панелі інструментів програми, для чого:

● встановити відображення панелей Стандартная, Форматирование, Рисование;

● розмістити панелі Стандартная, Форматирование під рядком меню, а панель Рисование – під робочим полем програми;

● перейти в режим налаштування і створити власну панель інструментів, на якій розмістити кнопки, перелічені в табл. 9.1:

Таблица 9.1

Розміщення кнопок на панелі інструментів

 

Категорія	Команда
Файл	Закрыть, Сохранить как... Параметры страницы... Печать...
Правка	Найти...
Вставка	Номера страниц..., Символ... Картинки...
Формат	Двойное подчеркивание Подчеркивание слов Верхний индекс Нижний индекс Одинарный интервал Полуторный интервал
Сервис	Статистика
Все команды	Автопрокрутка

 

● стосовно всіх кнопок установити функцію подання зображень в основному стилі (за бажанням вибрати привабливий, на ваш смак, значок для кнопки);

● кнопки розбити на групи за категоріями (див. табл. 9.1);

● прикріпити панель з правого боку вікна програми.

4. Після завершення роботи закрити програму.

 

9.5. Керування документами

 

Для роботи з документами користувач має у своєму розпорядженні такі засоби, як програми Мой компьютер, Проводник, а також діалогові вікна, за допомогою яких можна керувати документами. В усіх програмах пакета Microsoft Office System більшість команд керування документами зосереджено в меню Файл. Крім команд цього меню, застосовують кілька способів прискореного відкривання, перегляду й пошуку документів, частина яких перебуває в головному меню Windows.

Текст можна вводити відразу після запуску програми. До першого збереження набір тексту здійснюється у вікні документа з іменем Документ 1. При збереженні (команда Файл \ Сохранить как...) користувач задає ім'я документа, папку, де він зберігатиметься, і тип документа (рис. 9.6).

Рис. 9.6. Загальний вигляд вікна збереження файлу

 

Обробка тексту

 

Створення документів, як правило, відбувається за два етапи:

● редагування тексту (набір тексту і виправлення помилок);

● форматування тексту.

 

9.6.1. Розмітка сторінки

 

Коли відомо, який вигляд матиме оформлений документ, то перед початком роботи потрібно задати розмір аркуша, розташування сторінок, поля та інші параметри. Це спрощує обробку документа і прискорить його форматування.

Параметри сторінки можуть бути змінені на будь-якому етапі підготовки документа. Крім того, набір параметрів може стосуватися як усього документа, так і його частини.

Параметри сторінки встановлюються в діалоговому вікні (рис. 9.7) за допомогою команди Файл\Параметры страницы.

Рис. 9.7. Загальний вигляд діалогового вікна параметри сторінки

На вкладці Размер бумаги встановлюється розмір аркуша і його розташування, на вкладці Поля – розміри полів.

 

Уведення тексту

 

Позиція введення тексту позначається на екрані курсором. Уведення чергового символу супроводжується зміщенням курсора вправо, який при цьому показує на нову позицію введення.

Word автоматично верстає рядки в процесі набору тексту, тобто автоматично переносить на початок нового рядка слова, що виступають за праве поле. Немає потреби натискати клавішу Enter у кінці кожного рядка, її використовують тільки для створення нового абзацу.

 

9.6.3. Редагування тексту

 

У процесі набору тексту на клавіатурі можливі помилки. Може бути пропущений розділовий знак, неправильно написані слова або невдало побудовані речення. Крім цього, у процесі підготовки документа може виникнути необхідність вставити, видалити або перемістити в інше місце фрагмент тексту чи рисунок.

Помилки можна виправляти, під час набору тексту, використовуючи клавішу Backspase або Delete, але на практиці їх найчастіше виявляють у ході редагування або читання вже надрукованого документа.

 

9.6.4. Переміщення в межах документа

 

Переміщення по тексту документу для повторного ознайомлення або з іншою метою здійснюється за допомогою миші або клавіатури.

У першому випадку для переміщення курсору в потрібну позицію на ній потрібно встановити покажчик і натиснути ліву кнопку миші. У межах документа переміщення виконується не тільки від абзацу до абзацу, а й по сторінках. Для цього можна скористатися вертикальною смугою прокручування (при перетягуванні бігунка є можливість стежити за сторінками).

Рухатись по тексту документа, застосовуючи клавіатуру, можна за допомогою стрілок переміщення курсору та натискуванням комбінацій клавіш, перелічених у табл. 9.2.

Таблиця 9.2

Призначення комбінацій клавіш

 

Комбінація клавіш	Позиція переміщення
Home	На початок рядка
End	На кінець рядка
PageDown	На екран униз
PageUp	На екран угору
Ctrl + →	На слово вправо
Ctrl + ←	На слово вліво
Ctrl + ↑	На абзац угору
Ctrl + ↓	На абзац униз
Ctrl + Home	На початок документа
Ctrl + End	На кінець документа

 

Після розміщення покажчика курсору введення на тому фрагменті тексту, що потребує виправлення, можна починати редагування. За умовчуванням Word має у своєму розпорядженні режим Вставки: за яким у процесі вставлення нових символів текст справа від курсору зміщується вправо. Для заміни старого тексту новим, тобто коли символи вводяться поверх існуючих, належить установити режим Замены, виконавши подвійне клацання клавішею миші на індикаторі ЗАМ у службовій смузі. Для поновлення режиму вставлення потрібно двічі клацнути в місті того самого індикатора.

 

9.6.5. Виділення тексту

 

Працюючи з текстовим редактором, слід дотримуватися такого правила: перед переміщенням, форматуванням, видаленням текст або графічне зображення потрібно виділити. Фрагмент вважають виділеним, якщо він зображений інверсійно, тобто фон стає чорним, а символи білими.

Виділити частину документа можна за допомогою миші, переміщуючи покажчик при натиснутій лівій кнопці маніпулятора, або клавіатури, використовуючи клавіші керування курсором або комбінації клавіш переміщення з клавішею Shift. Виділення здійснюється як у прямому, так і в зворотному напрямку.

Фрагмент залишається виділеним, поки користувач не почне вводити новий текст або не виділить інший фрагмент. Функція також припиняє дію після клацання мишею за межами виділеного фрагмента.

Кількома клацаннями миші можна виділяти слова або абзаци, зокрема для виділення слова потрібно двічі клацнути в цьому місці мишею, а потрійне клацання виділяє поточний абзац.

Щоб виділити великі фрагменти тексту, зручніше використовувати смугу виділення, розміщену в лівій частині вікна редактора: покажчик миші в цій зоні набирає вигляду стрілки, спрямованої праворуч угору. Клацання клавішею маніпулятора виділяє рядок, подвійне клацання – абзац, потрійне – весь текст. Увесь текст можна також виділити за допомогою команди команда Правка/Выделить все, або комбінації клавіш: Ctrl+A, Ctrl+5 (на цифровому блоці).

Виділений фрагмент можна вилучити, перемістити, скопіювати. Без цих операцій неможливо обробляти великі за обсягом документи.

Якщо в процесі редагування або форматування виникла помилка, то операцію можна відмінити. Word має можливість реєструювати всі операції редагування і форматування, відмінені команди також можуть бути відновленими. Щоб виконати такі операції можна скористатись кнопками Отменить і Вернуть .

 

9.6.6. Перевірка орфографії

 

Перед форматуванням документа набраний текст слід перевірити. Для запуску перевірки правопису Word належить скористатися командою Сервис/Правописание (клавіша F7). Ця команда відкриває діалогове вікно і за його допомогою перевіряють написання слів (рис. 9.8).

Редактор Word має у своему розпорядженні потужні засоби перевірки документів, що дають змогу знайти і виправити друкарські й орфографічні помилки. Крім того, Word дає можливість користуватись іншими програмами, які виконують подібні функції.

 

Рис. 9.8. Діалогове вікно перевірки орфографії

 

Завдання для самостійної роботи

Увести і відредагувати текст документу, для чого виконати такі операції:

1. Відкрити програму Microsoft Word.

2. Встановити такі параметри сторінки документа:

● формат – А4;

● орієнтація – Книжная;

● верхнє поле – 2 см;

● нижнє поле – 2 см;

● праве поле – 2 см;

● ліве поле – 2,5 см.;

3. Створити текстовий документ.

4. Зберегти документ під своїм іменем у папці R:\Word.

5. Переглянути текст документа виправив помилки.

6. Зберегти внесені в документ зміни.

7. Після завершення роботи закрити програму.

 

9.7. Форматування документів

 

Word використовує два способи раціонального та естетичного оформлення текстового матеріалу: пряме форматування виділених фрагментів тексту і стильове форматування. Ці способи не виключають, а доповнюють один одного. Охарактеризуємо кожен з них.

 

9.7.1. Пряме форматування символів

 

Для створення будь-якого тексту використовують символи, у це поняття входять: літери, цифри, спеціальні символи, знаки пунктуації та пробіли. Текст нового документу який виводиться на екран має шрифт, установлений у редакторі Word за умовчуванням. Для зміни зовнішнього вигляду символів потрібно їх виділити, а потім провести потрібне перетворення. Якщо активізувати команду, не виділивши текст, то нові параметри призначатимуться тексту який буде введено з позиції курсору.

Для зміни параметрів шрифту призначено певні кнопки панелі інструментів див. рис. 9.9. Більш широкій вибір можливостей надає команда Формат/Шрифт: тут можна задавати вигляд, розмір шрифту, його писання, додавати різни ефекти, а також встановлювати міжсимвольний інтервал і анімацію див. рис. 9.10.

 

Рис. 9.9. Набір шрифтів на панелі інструментів Стандартная	Рис. 9.10 Загальний вигляд параметрів для вибору шрифтів в діалоговому вікні Формат→Шрифт...

 

Користаючись кнопкою Шрифт панелі форматування, можна ознайомитись не тільки з назвою шрифту, а й побачити його зовнішній вигляд (див. рис. 9.11).

Професійне оформлення документів передбачає використання різних шрифтів, це, наприклад, серифні (шрифти із засічками: Times New Roman) і безсерифні (Arial) шрифти, рукописні (Calligraph), шрифти друкарської машинки (Courier), набори символів (Wingdings, Script, Sumbol). Проте не рекомендується в одному документі використовувати багато шрифтів – це погіршує візуальне сприйняття тексту.

 

9.7.2. Форматування абзаців

 

Зовнішній вигляд документа багато в чому залежить від розміщення окремих абзаців. Абзац у редакторі Word – являє собою будь-яку частину документа, після якої стоїть відповідний маркер.

Форматування абзаців передбачає виконання таких операцій:

● вирівнювання тексту;

● завдання величини відступів абзацу;

● установлення міжрядкового інтервалу;

● визначення відстані між абзацами;

● вибір фону і контуру абзацу тощо.

Параметри форматування абзацу встановлюють на вкладках діалогового вікна Абзац (рис. 9.11), а також за допомогою панелі інструментів форматування, координатної лінійки або натискування комбінації клавіш.

Рис.9.11. Загальний вигляд параметрів для форматування абзацу	Рис. 9.12. Загальний вигляд вікна для створення маркованих і нумерованих списків

 

Ділові папери часто можуть мати марковані й нумеровані переліки (списки). У маркованих списках пункти мають однакову значущість, а в нумерованих – різну. Створювати марковані й нумеровані списки можна за допомогою кнопок панелі інструментів а також, подаючи команду Формат→Список (рис. 9.12). Ця команда дає можливість визначати формат номера й маркера кожної позиції переліку, створювати багаторівневі списки.

 

9.7.3. Стильове форматування

 

Стилем називають групу параметрів, якій присвоєне певне ім'я. Стиль форматування може містити багато різних параметрів які стосуються абзаців і символів, він зберігається разом з документом. При цьому для форматування тексту можна використовувати стилі таких двох видів:

● стиль абзацу – задає зовнішній вигляд абзацу;

● стиль символу – задає зовнішній вигляд символів.

Стильове форматування спрощує процес підготовки документів, адже користувач оперує готовими стилями, що економить час та уніфікує оформлення документів у межах однієї організації. Стильове форматування здійснюють за допомогою кнопки Стиль панелі інструментів, а також, подаючи команду Формат/Стили и форматирование... (див. рис. 9.13).

 

Рис. 9.13. Завдання параметрів для стильового форматування документів

 

9.7.4. Нумерація сторінок

 

Номери сторінок, як правило, проставляють за допомогою команди Вставка/Номера страниц. Діалогове вікно команди визначає положення номера на сторінці, а також спосіб його вирівнювання (зліва, справа, від центру, всередині, ззовні).

 

9.7.5. Форматування переносів у словах

 

Частини слів переносять на наступний рядок за допомогою команди Сервис→Язык→Расстановка переносов. Ця команда дає можливість розставити переноси в словах, окремих розділах або у всьому тексті документа. При вирівнюванні тексту команда по ширине допомагає уникнути надто великих проміжків між символами в кожному рядку, тим самим забезпечити естетичний вигляд документа. Перенос може проставлятися автоматично (програма автоматично робить переноси в документі відповідно до заданих параметрів) і примусово – кожний перенос вимагає підтвердження або відмови від нього.

Практичні завдання

Виконати форматування документа за такою схемою:

1. Відкрити створений документ Word.

2. Провести стильове форматування, зокрема:

● для заголовка теми заняття призначити стиль Название;

● для основного тексту документа призначити стиль Обычный.

3. Відформатувати символи, таким чином:

● для тексту документа встановити параметри шрифту: Times New Roman, розмір – 13, міжсимвольний інтервал – розріджений, кернінг символів 12 пт і більше;

● для абзаців документа встановити такі параметри для вирівнювання – по ширині, відступ першого рядка – 0,95 см, півтора міжрядкових інтервалу;

● заголовок теми заняття вирівняти по центру;

● для виділення визначень у тексті лекції використати курсив.

4. Установити нумерацію сторінок документа і нижньому правому куті.

5. У кінці документа вставити поточну дату і час.

6. Переглянути текст документа, виправити помилки.

7. Зберегти внесені в документ зміни.

8. Після завершення роботи закрити програму.

 

9.8. Верстання тексту за допомогою текстового процесора Word

 

Якщо виникає потреба в редагуванні й вестанні книг, журналів, газет, рекламних матеріалів, то використовують настільні видавничі системи (DeskTop Publishing, або DTP), що являють собою комплекс відповідних програм. Верстання невеликих за обсягами документів можна здійснювати за допомогою текстових редакторів середнього і вищого класу, можливості яких не поступаються тим, що мають системи DTP. До таких редакторів належить і Word.

 

9.8.1. Виконання багатоколонної верстки

 

Word дає можливість верстати кілька колонок тексту в межах шпальти набору. У газетах і багатьох журналах шпальту розбивають на кілька колонок, текст послідовно вводиться в них з переходом до наступної колонки після заповнення поточної.

Розподілити текст на колонки можна за допомогою команди Формат→Колонки... або скориставшись кнопкою Колонки панелі інструментів. На колонки текст можна розбити як перед набором, так і безпосередньо в процесі форматування. Слід мати на увазі, що команда Формат→ Колонки має досить широкі можливості: крім розбиття тексту на колонки, можна задавати їх розмір, відстань між колонками, встановлювати роздільник (лінія між колонками).

 

9.8.2. Графічні об'єкти в документі

 

Ілюстрації підвищують наочність багатьох текстових документів. У текст можна вставляти зображення з графічної бібліотеки Microsoft, а також створені в інших програмах. При цьому, вставляючи зображення в документ користувач має можливість позначити його місце розміщення, встановити позицію тексту відносно цього зображення, задати його розмір тощо.

Щоб вставити графічний об'єкт у документ, користуються командою меню Вставка→Рисунок (рис. 9.14). Таким чином у документ можна вставляти зображення з колекції ClipArt (Картинки), із файлів будь-яких форматів, що можуть експортуватись у процесор Word, а також відскановані зображення (Co сканера или камеры...). Розмір і форма зображення змінюються шляхом застосування спеціальних маркерів, які з'являються після виділення об'єкта (за допомогою миші).

Рис. 9.14. Загальний вигляд меню для вставлення різних графічних об'єктів у документ

Переміщення кутового маркера зумовлює пропорційну зміну розмірів зображення, коли зберігається вихідне співвідношення його висоти і ширини. Розтягнути об'єкт по горизонталі або вертикалі (без збереження пропорцій) можна за допомогою маркерів сторін.

У процесі оформлення документа важливо правильно встановити точний розмір зображення, його відстань від тексту, положення відносно тексту, особливо коли одна сторінка містить кілька графічних об’єктів. Ці та інші параметри можна задати, відкривши діалогове вікно Формат рисунка... (за допомогою однойменної команди з контекстного меню об'єкта). Для виклику контекстного меню необхідно виділити рисунок маркерами і натиснути праву клавішу миші.

Дане меню включає об’єкти WordArt тобто офісну програму, що дає змогу керувати шрифтами TrueType. За допомогою цього засобу можна створити фігурний текст (наприклад, заголовок) або простий логотип.

Щоб створити об'єкт WordArt потрібно скористатися командою Вставка→Рисунок→Объект→WordArt... або кнопкою Добавить объект WordArt на панелі зображень. При цьому відкривається вікно (рис. 9.15), де потрібно вибрати стиль напису. Наступний етап – введення тексту напису (рис. 9.16).

Створений напис є графічним об'єктом, тому переміщення, зміну розмірів здійснюють у такому самому порядку, як і для зображень з колекції ClipArt.

 

Рис. 9.15. Загальний вигляд вікна об’єкта WordArt	Рис. 9.16. Загальний вигляд вікна введення тексту напису

 

Практичні завдання

Ознайомитись із DTP-можливостями у текстовому редакторі Word, за такою схемою:

1. Відкрити створений в процесорі Word документ.

2. За допомогою меню Сервис розставити переноси у тексті документа.

3. Вставити в документ найбільш привабливе на ваш смак зображення з колекції ClipArt.

4. Встановити такі параметри обтікання текстом зображення Вокруг рамки; По правому краю; якщо потрібно відкоригуйте розмір рисунка.

5. Заголовок документа оформити скориставшись об’єктом WordArt, для встановлення оптимального розміру та форми.

6. Переглянути схему документа, виконавши потрібні виправлення.

7. Зберегти внесені в документ зміни.

8. Після завершення роботи закрити програму.

 

9.9. Створення таблиць засобами процесора Word

 

Word дає можливість користувачам застосовувати удосконалені, а також зовсім нові засоби створення й обробки таблиць. Для виконання нової таблиці призначена команда Таблица→Вставить→Таблица, а також кнопка Вставить таблицу стандартної панелі інструментів.

Після використання команди меню з'являється діалогове вікно (рис. 9.17), в якому потрібно задати кількість стовпців і рядків таблиці, якщо застосовують кнопку панелі інструментів, то з'являється прототип таблиці, де теж можна визначити кількість рядків і стовпців.

При цьому всі клітинки порожні вони мають однаковий розмір, а надалі користувач може змінювати структуру таблиці та розмір її елементів відповідно до обсягу внесеної інформації.

 

Рис. 9.17. Загальний вигляд діалогового вікна для створення таблиці

 

Word передбачає два альтернативних способи редагування і форматування таблиць: за допомогою миші та шляхом подання команд меню Таблица.

Вибір того чи іншого способу залежить від бажання користувача. Здебільшого використання миші прискорює роботу, при цьому внесення змін більш наочне. Якщо потрібно доповнити таблицю новими даними або видалити зайві, об'єднати кілька клітинок, вставити або видалити рядки чи стовпці, доцільно застосовувати команди контекстного меню таблиці.