Звіти. Створення звітів в Access 2007

Пригадайте

1. Як надрукувати документ в Word 2007, Excel 2007?

2. Опишіть призначення і послідовність створення запитів у Access 2007.

3. Як у запиті створити поле з даними, що обчислюються за даними з інших полів? В яких випадках такі поля використовуються?

4. Опишіть можливості редагування форм у поданні Конструктор СУБД Access 2007.

Поняття про звіти в базі даних

Звіти в БД призначені, як правило, для виведення на друк результатів опрацювання даних. Звіт – це готовий до друку електронний документ. Звіти можуть бути використані для заповнення бланків документів, наприклад, додатків до атестатів про повну загальну середню освіту, сертифікатів про проходження зовнішнього незалежного оцінювання тощо. При створенні звіту можуть бути використані дані з різних таблиць і запитів, засоби узагальнення, сортування і групування даних, можна провести операції над даними полів, використовуючи дані з інших полів та вбудовані функції. Також до звіту можуть бути включені написи, що пояснюють наведені дані, діаграми і графіки, малюнки тощо.

На першому етапі створення звіту слід розробити його проект, як документа, який буде надруковано або передано в електронному вигляді, визначити джерела даних, що будуть включені до звіту.

Розглянемо структуру звіту на прикладі звіту Площа і кількість населення країн світу (рис. 3.79), який створений на основі таблиці Країни світу. Цей звіт містить:

· верхній колонтитул звіту (рис. 3.79, 7), в якому розміщено назву звіту та може містити графічні об’єкти (логотип, емблема, ілюстрація тощо), поточні дату та час, елементи керування та ін.. Верхній колонтитул звіту розміщується тільки на початку звіту перед колонтитулом сторінки і більше не повторюється;

· верхній колонтитул сторінки (рис. 3.79, 6), в якому розміщені заголовки стовпців звіту. Цей об’єкт повторюється у верхній частині кожної наступної сторінки звіту аналогічно до колонтитулів сторінки у Word 2007;

· верхній колонтитул групи (рис. 3.79, 5), в якому розміщено назву групи об’єктів. Розміщується перед початком даних кожної групи. Наприклад, для звіту, наведеного на рис. 3.79, на початку списку з даними про країни певної частини світу виведено заголовок – назва цієї частини світу. Може містити елементи керування для узагальнення даних для відповідної групи об'єктів;

· відомості ( рис. 3.79, 4) – в цій частині розміщено дані про кожний об’єкт відповідно до полів, що були включені до звіту;

· нижній колонтитул групи ( рис. 3.79, 3), що розміщується після даних про всі об’єкти групи і може містити узагальнюючі дані про групу об’єктів: кількість об’єктів, суму по певному полю тощо;

· нижній колонтитул звіту ( рис. 3.79, 2), що розміщується на останній сторінці звіту після всіх даних звіту і використовується для виведення узагальнюючих даних (кількість, сума, найбільший або найменший за значенням об’єкт групи тощо);

· нижній колонтитул сторінки ( рис. 3.79, 1), що розміщується внизу кожної сторінки звіту, містить дані про номер поточної сторінки звіту та загальну кількість сторінок звіту, поточні дату і час та інші службові дані.

Створення звітів

Access 2007 надає користувачу кілька засобів для створення звітів. Доступ до цих засобів забезпечується з використанням елементів керування групи Звіти вкладки Створити (рис. 3.80). Самий простий засіб створення звітів – із використанням кнопки Звіт . Для створення звіту достатньо відкрити або зробити поточною таблицю чи запит, на основі якої (якого) буде створено звіт і вибрати кнопку Звіт . Буде створено звіт у вигляді таблиці з усіма даними, що містить таблиця (запит). Ця таблиця буде відформатована для друку з тими значеннями параметрами аркуша, які встановлені за замовчуванням.

Більш широкі можливості по створенню звітів надає користувачу Майстер звітів. Розглянемо послідовність створення звіту на прикладі, наведеному на рис. 3.79. Для запуску Майстра звітів слід виконати Створити Þ Звіти Þ Майстер звітів. У подальшому слід дотримуватися вказівок програми і виконати таку послідовність дій:

1. Вибрати у вікні Майстер звітів у списку Таблиці і запити потрібний об’єкт, на основі якого буде створено звіт, наприклад, таблицю Країни світу. Вибрати, перемістивши у список Вибрані поля, потрібні для створення звіту поля, наприклад, поля Назва, Частина світу, Площа, Кількість населення.

2. Вибрати, за необхідності, іншу таблицю або запит та вибрати потрібні поля. Вибрати кнопку Далі.

3. Вибрати, за необхідності, поле за яким буде здійснено групування об’єктів у звіті, наприклад Частина світу та вибрати кнопку Далі.

4. Встановити, за необхідності, порядок сортування об’єктів у звіті (у межах груп).

5. Встановити за необхідності, вибором кнопки Параметри зведення та встановленням позначок прапорців, види зведення для відповідних полів Наприклад, встановивши параметр Сум для поля Площа.

Звертаємо вашу увагу:при виборі перемикача Додаткові відомості та зведення у групі Відобразити вікна Параметри зведення (рис. 3.81) звіт буде містити дані про всі об’єкти обраної таблиці чи запиту і узагальнені дані за певним полем (полями), наприклад, за полем Площа, а при виборі перемикача Лише зведення – тільки узагальнені дані для певної групи, наприклад, тільки суму площ країн частин світу.

6. Встановити, за необхідності, позначку прапорця Обчислити для сум відсоток від підсумку та вибрати кнопку ОК.

7. Вибрати кнопку Далі.

8. Обрати макет майбутнього звіту вибором відповідного перемикача у групі Макет, наприклад, Східчатий. Встановити вибором відповідного перемикача в групі Орієнтація вид орієнтації сторінки. Встановити, за необхідності, позначку прапорця Настроїти ширину поля, щоб усі поля поміщалися на сторінці. Вибрати кнопку Далі.

9. Вибрати у відповідному списку стиль оформлення звіту і вибрати кнопку Далі.

10. Увести назву звіту в поле Виберіть назву для звіту, наприклад, Площа і кількість населення країн світу. Обрати вибором відповідного перемикача наступну дію після створення звіту, наприклад, Попередній перегляд звіту.

11. Вибрати кнопку Готово.

Після завершення створення звіту за описаним алгоритмом на екран буде виведено звіт у режимі попереднього перегляду перед друком. А на Стрічці з’являться елементи керування тимчасової вкладки Попередній перегляд (рис. 3.82). Ці елементи керування надають користувачу можливість:

· змінити макет звіту, тобто змінити розміри сторінки, її орієнтацію, розміри полів сторінки, кількість стовпців тощо;

· змінити масштаб перегляду звіту;

· експортувати звіт до іншого документа – документа Word, текстового документа тощо.

Якщо у звіт не потрібно вносити ніяких додаткових змін, крім тих, які можна зробити з використанням елементів керування вкладки Попередній перегляд, то можна одразу надрукувати документ. Для цього слід вибрати кнопку Друк . Однак, як правило, звіт необхідно відредагувати і для цього слід спочатку закрити вікно Попереднього перегляду вибором відповідної кнопки .