Сортування, пошук і фільтрування даних в базі даних

Пригадайте

1. Що таке сортування? Як здійснюється сортування в таблицях Word 2007, Excel 2007? Які особливості сортування різних типів даних?

2. Пошук яких даних можна здійснювати в Word 2007, Excel 2007?.

3. Що таке фільтр в Excel 2007? Як здійснюється фільтрування в Excel 2007?

4. Як в Excel 2007 провести фільтрування даних, що мають значення більше від 0, але менше 100?

Сортування даних

Як і в таблицях Word 2007 та Excel 2007 дані в таблицях баз даних можна сортувати. За замовчуванням дані в Access 2007 сортуються за зростанням значень по ключовому полю при відкритті таблиці. Для зміни порядку сортування слід виконати таку послідовність дій:

1. Відкрити таблицю бази даних, дані в якій потрібно відсортувати.

2. Встановити курсор у межах поля, за даними якого буде виконано сортування записів.

3. Виконати Основне Þ Сортування і фільтр Þ За зростанням (За спаданням)

Фрагмент таблиці Країни світу, відсортований за спаданням за даними поля Площа, наведений на рис. 3.64. Біля імені поля, за даними якого здійснено сортування, з'являється стрілочка, яка вказує на вид сортування: - за зростанням,: - за спаданням. Для того, щоб відмінити сортування, необхідно вибрати кнопку Очистити все сортування групи Сортування і фільтр вкладки Основне. Для сортування за даними кількох полів з однаковими значеннями параметрів сортування слід виділити ці поля (виділити можна лише сусідні поля) і виконати Основне Þ Сортування і фільтр Þ За зростанням (За спаданням). При сортуванні за даними кількох полів спочатку сортування відбувається за даними полів, розміщених ліворуч. Фрагмент таблиці Країни світу, відсортований за спаданням за даними полів Частина світу та Площа, наведений на рис. 3.65.

Можна виконати сортування за даними кількох полів, довільно розміщених в таблиці, послідовно виконавши сортування для кожного з них. При цьому можна використати різні значення параметрів сортування.

Сортування даних у формі виконується аналогічно сортуванню в таблиці, тільки у формі не можна виділити одночасно кілька полів для встановлення однакових параметрів сортування.

Пошук даних

Як було зазначено раніше бази даних призначені для забезпечення швидкого доступу до потрібних даних. Досить часто користувачі здійснюють пошук потрібних даних у базах даних: залізниці, бібліотеки, пошукового серверу Інтернету та ін. У СУБД Access 2007 пошук в базі даних здійснюється подібно до пошуку в Excel 2007. Для пошуку потрібних даних необхідно:

1. Відкрити файл бази даних, в якій потрібно здійснити пошук.

2. Відкрити таблицю або форму, в яких буде здійснено пошук.

3. Виконати Основне Þ Пошук Þ Знайти.

4. У вікні Пошук і заміна (рис. 3.66) на вкладці Знайти у полі Знайти ввести зразок даних, за яким буде здійснено пошук.

5. Вибрати у списку Пошук у ім'я поля таблиці або форми, в якому буде здійснено пошук.

6. Встановити у списку Зіставити одне із значень: Усе поле, Будь-яка частина поля, Початок поля.

7. Встановити у списку Пошук один із напрямків пошуку: Усі, Угору, Вниз.

8. Встановити, за необхідності, відповідні позначки прапорців для пошуку з урахуванням регістру та пошуку з використанням шаблонів введення (Шукати поля як форматовані).

9. Вибрати кнопку Знайти далі.

 

Для переходу до наступних записів, значення яких відповідають пошуковому запиту або параметрам пошуку слід послідовно натискати кнопку Знайти далі.

Слід зауважити, якщо у списку Зіставити вибрати значення Усе поле, то при пошуку зразок буде порівнюватись із вмістом всього поля, а при вибраному значенні Будь-яка частина – порівнюватися зі зразком буде будь-яка частина вмісту поля і, відповідно, при значенні Початок поля порівняння буде здійснено по початкових символах поля.

Значення у списку Пошук встановлюють напрямок пошуку від поточного запису: Угору – до першого запису, Вниз – до останнього запису і Усі – по всій таблиці (формі).

Заміна даних

Заміна даних в полях таблиці чи форми виконується з використанням елементів керування вкладки Замінювання вікна Пошук і заміна. Крім описаних параметрів для пошуку, при заміні у поле Замінити на вводяться дані, які повинні замінити знайдені. Заміну можна здійснювати по кроках (кнопки Знайти далі і Замінити) або одразу всіх знайдених даних (кнопка Замінити все).