Впорядкування даних у середовищі електронних таблиць. Використання фільтрів.

Впорядкування, пошук та фільтрація даних

Впорядкування (сортування) даних
При введенні даних у таблицю записи розташовуються в порядку, в якому вони вводилися. Це не завжди зручно при перегляді введеної інформації. Бажано інформацію згрупувати і впорядкувати за потрібними ознаками, щоб у ній було легко орієнтуватися. Наприклад, розташувати записи за алфавітом прізвищ або за зменшенням років народження.
При впорядкуванні записи (рядки) розташовуються в новому порядку відповідно до даних вибраного поля (стовпчика). Впорядкування даних проводиться так:
• завантажити потрібну базу даних;
• відкрити таблицю для проведення впорядкування даних;
• встановити курсор на поле (стовпчик), за даними якого треба провести впорядкування;
• на панелі інструментів натиснути одну із кнопок «Сортировка по возрастанию» або «Сортировка по убыванию». Таку ж команду можна виконати за допомогою меню «Записи» → «Сортировка» → «Сортировка по возрастанию» або «Сортировка по убыванию» або за допомогою контекстного меню;
• для сортування записів у суміжних полях необхідно виділити відповідні стовпчики і провести потрібне впорядкування.
Пошук даних за зразком
Пошук даних за зразком проводиться у такій послідовності:
• відкрити таблицю для проведення в ній пошуку даних;
• встановити курсор на довільну комірку стовпчика, де буде проводитися пошук;
• виконати команду «Правка» → «Найти» або натиснути кнопку «Найти» на панелі інструментів;
• у вікні, що з'явиться, вибрати вкладку «Поиск»;
• у поле «Образец:» ввести зразок даних, що шукаються;
• у полі «Поиск в:» буде знаходитися назва стовпчика, де буде проводитися пошук (для проведення пошуку в усій таблиці відкрити відповідний список і назву таблиці);

• у полі «Совпадение:» (на мал. воно відкрите) вибрати «Поля целиком» або «С любой частью поля» або «С начала поля»;
• натиснути кнопку «Найти далее», в таблиці виділиться текст, який співпадає із заданим взірцем;
• для продовження пошуку натиснути кнопку «Найти далее». Якщо не буде знайдено ні одного запису із заданим взірцем, виведеться повідомлення «Поиск … завершен. Образец не найден».
За допомогою кнопки «Больше>>» можна уточнити напрям пошуку у вікні, що відкриється.
Для забезпечення більшої гнучкості пошуку можна користуватися масками для запису взірця:
* — відповідає будь-якій кількості символів, використовується на початку або в кінці взірця;
? — будь-який ОДИН символ;
# — будь-яка ОДНА цифра.
Наприклад, для пошуку прізвищ, що закінчуються на «енко», використовується маска «*енко».
Пошук і заміна даних
Пошук і заміна даних проводиться у такій послідовності:
• встановити курсор на довільну комірку стовпчика, де буде виконуватися пошук і заміна;
• виконати команду «Правка» → «Заменить» або у вікні для пошуку вибрати вкладку «Замена»;

 

• у поле «Образец:» ввести взірець для пошуку і заміни;
• у поле «Заменить на:» ввести текст, на який повинна виконуватися заміна;
• у полі «Поиск в:» буде знаходитися назва стовпчика, де буде проводитися пошук (для проведення пошуку в усій таблиці відкрити відповідний список і назву таблиці);
• у полі «Совпадение:» вибрати «Поля целиком» або «С любой частью поля» або «С начала поля»;
• натиснути кнопку «Найти далее», в таблиці виділиться текст, який співпадає із заданим взірцем;
• натиснути кнопку «Заменить» для виконання заміни або «Найти далее», щоб її не виконувати і перейти далі;
• для виконання всіх замін натиснути кнопку «Заменить все».

Фільтри
Впорядкування даних дозволяє розташувати записи в певному порядку, але не зменшує кількості тих, які доводиться переглядати. Більш зручним засобом для перегляду потрібних записів є фільтри. Створення фільтрів дозволяє у великих таблицях знаходити тільки ті дані, які потрібні для перегляду і аналізу.
Є три види фільтрів:
• фільтр за виділеним зразком — відбір даних, які містять у своєму складі виділений фрагмент;
• простий фільтр — відбір даних відповідно до заданого вмісту, поля;
• розширений фільтр — відбір даних проводиться за спеціально оформленими складними умовами пошуку.
Створення фільтра за виділеним зразком та простого фільтра відбувається безпосередньо у вікні таблиці, а створення розширеного фільтра відбувається у спеціальному вікні конструктора фільтра.
Для роботи з фільтрами на панелі інструментів таблиці є такі кнопки-команди, дію яких розглянемо далі.
Знищення фільтра
Перед створенням будь-якого фільтра потрібно впевнитися у тому, що для даної таблиці не встановлено умови фільтрації. Якщо на таблицю не накладено жодних умов відбору, то кнопка «Применить фильтр» буде неактивна (майже невидима).
Для знищення фільтра необхідно на панелі інструментів виконати команду «Изменить фильтр», натиснути кнопку X (Очистить бланк) і потім натиснути кнопку (Применить фильтр). Після чого потрібно зберегти зміну структури таблиці, натиснувши кнопку «Сохранить».
Фільтр, збережений з цією таблицею, буде знищено, а кнопка «Применить фильтр» стане неактивною.

Використання фільтра за виділеним зразком
Для створення найпростішого і швидкого засобу відбору даних необхідно виконати такі дії:
• відкрити потрібну таблицю;
• виділити елемент, за яким буде проводитись фільтрація;
• виконати команду меню «Записи» → «Фильтр» → «Фильтр по выделению» або натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів.
У результаті відбудеться фільтрація, і в таблиці залишаться тільки ті записи, які мають дані, що співпадають з виділеними.
Можна здійснити фільтрацію за умовою «не містить виділене значення», для чого необхідно виконати команду меню «Записи» → «Фильтр» → «Исключить выделенное».
Відмінити (не знищити!) дію фільтра і побачити всі записи таблиці можна за допомогою команди «Записи» → «Удалить фильтр» або натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів.
Фільтр можна в будь-який момент застосувати повторно, виконавши «Записи» → «Приметіть фильтр» або повторно натиснути ту ж саму кнопку на панелі інструментів. Ця кнопка фіксується у двох положеннях: «Удалить фильтр», «Применить фильтр».
Використання простих фільтрів
Для створення звичайного фільтра необхідно виконати дії:
• відкрити потрібну таблицю;
• виконати команду «Записи» → «Фильтр» → «Изменить фильтр» або натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів;
• у вікні фільтра, що відкриється, будуть встановлені умови, задані для поточного фільтра.
Перед створенням нового фільтра потрібно знищити попередній, інакше результатом фільтрації буде виконання умов двох (і більше) фільтрів.
Якщо, наприклад, в таблиці Учні раніше виконували фільтр за виділеним зразком для пошуку учнів, у яких прізвища закінчуються на «енко», то конструктор звичайного фільтра матиме вигляд.

Оператор Like з'являється у конструкторі автоматично після виконання будь-якого фільтрування. Щоб знищити цей фільтр, потрібно виконати вище описані дії.
У верхній частині вікна розташовано рядок з назвами всіх полів вибраної таблиці. Другий рядок містить задані умови фільтрації. У цьому рядку можна відредагувати існуючі умови або ввести нові. Умови відбору можуть вводитися з клавіатури або із списку вибору, який відкривається при натисканні кнопки ▼, що справа у відповідному полі.
Щоб, наприклад, знайти запис з прізвищем Токаренко, потрібно відкрити список у полі Прізвище і вибрати із списку потрібне. Після натискання кнопки «Применить фильтр» у таблиці залишаться тільки записи з прізвищем Токаренко.
Можна проводити фільтрацію за кількома ознаками. Нехай потрібно знайти запис з ознаками Токаренко Леонід. Необхідно в полі Прізвище вибрати із списку Токаренко, перейти в поле Ім'я і вибрати Леонід.
При встановленні ознак фільтрації можна користуватися масками з використанням символів *,? і #, як було описано вище.
Умови, введені в одному рядку для кількох полів, розглядаються як об'єднання операцій «И» (АND).
Наприклад, для відбору всіх учнів з прізвищами на букву «В» і 1988 року народження потрібно ввести для поля Прізвище умову В* і для поля РікНар — *1988.
У нижній частині вікна розташовані вкладки «Найти» і «Или». Вкладка «Или» призначена для введення додаткових умов фільтрації. У рядку на цій вкладці вводять умови, які будуть зв'язані з попередніми умовами операцією «Или» (ОR — або).
Наприклад, якщо потрібно відібрати додатково до всіх учнів, вказаних у попередніх умовах, ще й таких же 1989 року народження, потрібно на вкладці «Или» ввести для поля Прізвище умову В* і для поля РікНар — 1989.
При введенні умов фільтрації можна вводити вирази з викорис-танням операцій < (менше), > (більше), <> (не дорівнює), АND (і), ОR. (або), NOТ (не, відмінний від вказаного).
Наприклад, для одержання попереднього результату можна на вкладці «Найти» для поля РікНар ввести вираз: *1988 ОК *1989.
Для застосування фільтра за новими або відредагованими умовами потрібно виконати команду «Записи» → «Применить фильтр» або натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів.
Відмінити дію фільтра і побачити всі записи таблиці можна за допомогою команди «Записи» → «Удалить фильтр» або натиснути ту ж саму кнопку на панелі інструментів.

Використання розширеного фільтра
У розширеному фільтрі зберігаються встановлені ще до його використання умови фільтрації і сортування. Для знищення фільтра потрібно виконати вище описані дії. Для створення розширеного фільтра виконують такі дії:
• відкрити потрібну таблицю;
• виконати команду «Записи» → «Фильтр» → «Расширенный фильтр».
У верхній частині вікна відображається список полів поточної активної таблиці. В нижній частині вікна відображається бланк запиту, в якому задаються умови відбору записів. В рядку «Поле» вводяться назви полів, в яких будуть встановлюватися умови фільтрації.
Вводити поля можна шляхом вибору із списку, який відкривається після натискання на кнопку ▼.
У рядку «Сортировка» можна вибрати тип сортування для одного або кількох полів. У рядку «Условие отбора:» вводяться умови фільтрації, в рядку «Или» — додаткові умови.
Наприклад, щоб відібрати учнів з прізвищами, що закінчуються на «енко» або «чук», з іменами, що починаються на букву «М» або «З», потрібно виконати такі дії:
• у першій комірці рядка «Поле» вибрати із списку «Прізвище»;
• у відповідній комірці рядка «Условие отбора» записати «*енко»;
• нижче у комірці рядка «Или» записати «*чук»,
• в рядку «Поле» в наступній комірці вибрати із списку Імя,
• у відповідній комірці рядка «Условие отбора» записати «М*»;
• нижче у комірці рядка «Или» записати «З*».
Для застосування фільтра досить натиснути кнопку «Применить фильтр» на панелі задач. Результат може мати наведений вигляд.

Збереження фільтра
Створені фільтри завжди зберігаються автоматично при, збереженні таблиці. При повторному відкритті таблиці збережений фільтр є поточним і може бути виконаним командою «Записи» → «Применить фильтр».
Якщо створюється новий фільтр, він заміняє фільтр, що був збережений з цією таблицею.