Редагування та форматування звітів

Для редагування звітів в Access 2007 потрібно використати один із двох видів подання – Режим розмічування або Конструктор.

Основні недоліки, які можуть виникнути при створенні звітів з використанням майстра, можна побачити на рис. 3.83. Назвемо ці недоліки:

· у стовпці Частина світу назва однієї з частин світу (Австралія і Океанія) не відображається повністю;

· у стовпці Площа рядків Австралія та Іран замість відповідного числа відображаються спеціальні символи, які вказують, що число не повністю помістилося у відповідну клітинку таблиці;

· назва стовпця Назва мало інформативна, вона підходить для імені поля, але для звіту бажано її замінити на Назва країни;

· стовпці Площа і Кількість населення містять числа без одиниць вимірювання, що не зрозуміло користувачеві, який переглядатиме звіт;

· нижній колонтитул групи містить два рядки: у першому розміщено малоінформативний службовий текст, який є зайвим для звіту, а у другому вказано узагальнені дані – суму даних групи по певному стовпцю. Крім того, узагальнення виконувались по полю Площа, а значення суми площ країн розміщується у стовпці Кількість населення.

Для ліквідації вказаних недоліків звіту відкриємо його у Режимі розмічування, для чого виконаємо Основне Þ Подання Þ Вигляд Þ Режим розмічування. У цьому режимі звіт являє собою таблицю з відповідними стовпцями, рядками і клітинками. Тому перші два вказаних недоліки можуть бути ліквідовані шляхом перетягування меж стовпців таблиці і більш раціонального розміщення об’єктів на сторінці. Недолік з неправильним розміщенням значення суми площ теж можна ліквідувати переміщенням меж клітинки з сумою таким чином, щоб ця клітинка розміщалася в стовпці Площа.

Для змінення назви стовпця необхідно двічі клацнути на відповідній клітинці і відредагувати текст, наприклад, увести Назва країни. Таким же шляхом можна додати до назв стовпців Площа і Кількість населення одиниці вимірювання, наприклад, Площа, кв. км і Кількість населення, осіб Але виведення найменувань у такий спосіб не зовсім зручно при перегляді довгого звіту. Бажано розмістити позначення одиниць вимірювання біля числа. Однак, при роботі в Режимі розмічування це зробити неможливо. Також, складно виконати редагування повідомлення у нижньому колонтитулі групи. У цих випадках редагування краще здійснити у поданні Конструктор.

Для відкриття звіту в поданні Конструктор слід виконати Основне Þ Подання Þ Вигляд Þ Конструктор. Вигляд вікна звіту у поданні Конструктор наведено на рис. 3.84.

При редагуванні колонтитула звіту можна доповнити його додатковими написами або малюнками. Наприклад, заголовок зніту Площа і кількість населення світу можна доповнити додатковим написом з текстом: Розроблено на основі даних комп’ютерної енциклопедії http://uk.wikipedia.org. Для вставлення цього напису з текстом як підзаголовка звіту необхідно виконати такі дії:

1. Збільшити розміри поля верхнього колонтитула звіту шляхом перетягування його нижньої межі.

2. Виконати Знаряддя конструктора звітівÞ КонструкторÞ Елементи керування Þ Напис.

3. Вибрати на полі верхнього колонтитула звіту місце розміщення напису.

4. Увести текст.

5. Переглянути отриманий результат у Поданні звіту.

Додати графічний об’єкт до верхнього колонтитула звіту можна кількома способами, використовуючи різні елементи керування однойменної вкладки: Логотип, Зображення, Вільна рамка об’єкта, Приєднана рамка об'єкта. Так, для додавання графічного об’єкта з використанням елемента керування Логотип необхідно:

1. Вибрати кнопку Логотип .

2. Вибрати у вікні Вставлення зображення файл малюнка, що буде вставлено до верхнього колонтитула звіту, наприклад, GLOBE.WMF, та вибрати кнопку ОК.

3. Розмістити вставлене зображення у потрібному місці, використовуючи перетягування самого малюнка і написів заголовка та підзаголовка або їх меж.

4. Переглянути отриманий результат у режимі Подання звіту.

Вставлення малюнка з використанням інших інструментів майже не відрізняється від описаного, за виключенням того, що при вставленні потрібно вказати місце розміщення малюнка, а при вставленні як об’єкта – ще й вказати вид об’єкта. Можна також відокремити заголовок – тобто верхній колонтитул звіту від інших об’єктів звіту горизонтальною лінією. Для цього необхідно вибрати кнопку Лінія і намалювати лінію внизу верхнього колонтитула звіту. Колір, тип і товщину ліній можна встановити відповідними елементами керування групи Елементи керування. Результат редагування верхнього колонтитулу подано на рис. 3.85.

Вставлення текстових і графічних об’єктів у нижній колонтитул звіту відбувається за аналогічними алгоритмами. При вставленні в колонтитули номеру сторінки і назви групи ці об’єкти будуть повторюватися відповідно на кожній сторінці або на початку чи в кінці даних кожної з груп.

При вставленні об’єктів у частину звіту Відомості, в поданні Конструктор ця частина називається Подробиці (рис. 3.84) (ці об’єкти будуть повторені для кожного рядка даних). Наприклад, якщо вставити біля полів Площа і Кількість населення написи з назвами одиниць вимірювання цих величин, (кв. км і осіб відповідно) (рис. 3.86, а), то ці написи повторяться у кожному рядку (рис. 3.86, б).

Як ви вже знаєте для введення формул, що підраховують певні значення, використовують елементи керування, які називають текстові поля. Розглянемо використання формули для знаходження кількості об’єктів у кожній групі країн. Замінимо мало зрозумілий для користувача напис з нижнього колонтитула групи (рис. 3.83) на інший. Для цього слід відкрити звіт в поданні Конструктор, видалити з нижнього колонтитула групи вказаний об’єкт і виконати таку послідовність дій:

1. Виконати Знаряддя конструктора звітівÞ КонструкторÞ Елементи керування Þ Текстове поле.

2. Вибрати на полі нижнього колонтитула місце для текстового поля.

3. Установити шляхом перетягування меж довжину і ширину лівої і правої частини текстового? поля.

4. Увести в ліву частину текстового поля текст, наприклад, Кількість країн.

5. Увести в праву частину поля вираз =Кількість([Назва]).

6. Відформатувати, за необхідності, тексти відповідно до стилю оформлення звіту.

7. Переглянути отриманий результат у режимі Подання звіту.

Відповідно до введеного виразу буде здійснено підрахунок кількості об’єктів у стовпчику Назва для кожної групи країн, тобто для кожної частини світу. У цьому ж колонтитулі можна замінити підпис даних узагальнення з Сума, запропонованого програмою автоматично, на Загальна площа країн. Після редагування нижній колонтитул групи буде мати вигляд, поданий на рис. 3.87.

Форматування звітів, як правило, здійснюється в Режимі розмічування. Для цього використовуються елементи керування вкладок Формат, Упорядкувати та Параметри сторінки тимчасової вкладки Знаряддя для макетів звітів. Операції з використанням цих інструментів аналогічні описаним раніше.

Зберігаються звіти автоматично при створенні. Після редагування звітів їх можна зберегти стандартним способом збереження об’єктів СУБД Access 2007. Зміни, які вносяться у поля таблиць або у запити, на основі яких створені звіти, автоматично враховується при відкритті звітів.

Перевірте себе

1. ○ Поясніть призначення звітів бази даних.

2. ○ Наведіть приклади використання звітів бази даних.

3. • Опишіть структуру звіту і призначення його окремих складових.

4. • Опишіть створення нового звіту з використанням кнопки Звіт .

5. • Які можливості по створенню звітів надає користувачу Майстер звітів?

6. • Поясніть етапи створення звіту з використанням Майстра звіту.

7. • Для чого використовується при створенні звітів Параметри зведення?

8. • Опишіть можливості, які надає користувачу по підготовці до друку режим Попередній перегляд.

9. ○ Коли виникає необхідність у редагуванні та форматуванні звітів?

10. • Які об’єкти можна відредагувати та відформатувати у верхньому колонтитулі звіту? Як це виконати?

11. • Опишіть особливості редагування та форматування верхнього колонтитула сторінки і верхнього колонтитула групи?

12. • Опишіть особливості редагування та форматування нижнього колонтитула сторінки і нижнього колонтитула групи? Які об’єкти, як правило розміщуються в цих частинах звіту?

13. • Як включити до звіту графічні об’єкти, де вони можуть розміщуватись?

14. • Які об’єкти, як правило, розміщуються області Подробиці подання Конструктор? Чим це зумовлено?

15. • З якою метою використовуються вирази у звітах бази даних? В яких областях звіту (подання Конструктор) вони розміщуються?

Виконайте завдання

1. ○

Відкрийте файл бази даних (наприклад, Тема 3\Завдання 3.9\зразок 3.9.1.accdb). Створіть використовуючи кнопку Звіт звіт за даними таблиці Отримання товару. Відредагуйте і відформатуйте його відповідно до рис. 3.88. Логотип вставте з файлу Тема 3\Завдання 3.9\optdisk.wmf. Збережіть базу даних у власній папці у файлі з іменем вправа 3.9.1.accdb.

2. • (ДЗ) Відкрийте файл бази даних (наприклад, Тема 3\Завдання 3.9\зразок 3.9.2.accdb). Створіть використовуючи Майстер звітів звіт Площа і кількість населення країн світу відповідно до опису, поданому у тексті пункту. Виконайте відповідне редагування та форматування звіту у поданні Конструктор. Логотип вставте з файлу Тема 3\Завдання 3.9\globe1.wmf. Збережіть базу даних у папці Мої документи у файлі з іменем вправа 3.9.2.accdb.

3. •

Відкрийте файл бази даних (наприклад, Тема 3\Завдання 3.9\зразок 3.9.3.accdb). Створіть з використанням Майстра звітів звіт за даними таблиці Отримання товару. Відредагуйте і відформатуйте його відповідно до рис. 3.89. Логотип вставте з файлу Тема 3\Завдання 3.9\wrldmap.wmf. Збережіть базу даних у власній папці у файлі з іменем вправа 3.9.1.accdb.

4.

• (ДЗ) Відкрийте файл бази даних (наприклад, Тема 3\Завдання 3.9\зразок 3.9.2.4.accdb). Створіть з використанням Майстра звітів звіт Електронні засоби для навчання в школі. Відредагуйте і відформатуйте його відповідно до рис. 3.90 у поданні Конструктор. Збережіть базу даних у папці Мої документи у файлі з іменем вправа 3.9.4.accdb.

Практична робота № 9

«Створення запитів і звітів»

Увага! Під час роботи з комп’ютером дотримуйтеся правил безпеки та санітарно-гігієнічних норм.

 

7. Відкрийте файл бази даних (наприклад, Тема 3\Практична 9\зразок 9.accdb).

8. На основі даних таблиці Калорійність страв створіть запит, включивши в нього поля: Страви, Калорійність, Включення до меню.

9. В поданні Конструктор встановіть для запита умову відбору за полем Включено до меню – не включати записи, що мають в цьому полі значення Не включено. Вираз повинен мати такий вигляд <>"Не включено".

10. Створіть на основі створеного вами запита звіт згідно зразка, поданого на рис. 3.96.

11. В колонтитул звіту включіть виведення поточної дати у повному форматі.

12. Групування здійсніть за полем Включення до меню.

13. Суму значень знайдіть для кожної групи по полю Калорійність.

14. Відредагуйте і відформатуйте звіт.

15. Закрийте створені запит і звіт.

16. Збережіть базу даних у своїй папці у файлі з іменем практична_робота_9. accdb.