Ведомость магнитного носителя с записью правила выполнения

7.1. Ведомость МНЗ применяют при передаче и хранении ДМ и не включают в состав комплекта документов.

Ведомость МНЗ содержит сведения о МН, составе и расположении документов, записанных на МН.

7.2. Ведомость МНЗ выполняют на листах формата А4 или A3 по ГОСТ 2.004 и ГОСТ 2.301 по форме 2 приложения 9.

7.3. В ведомости МНЗ могут быть указаны следующие сведения о томе:

архивное обозначение МНЗ или (и) заводской номер МН, на котором записаны документы:

владелец (лицо, подразделение, организация);

идентификатор тома;

номер тома, число томов;

код системы, плотность записи, число метров, занятых на магнитной ленте, или использованная емкость магнитного диска и др.

7.4. В графах ведомости МНЗ указывают следующие сведения о составе и расположении документов на МН:

обозначение и наименование документа;

инвентарный номер подлинника ДМ;

номер изменения ДМ;

идентификатор файла;

контрольную характеристику документа.

Допускается указывать другие необходимые сведения, например длину блока, число блоков, формат записи и т.п., соответственно увеличивая число граф.

УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЕЙ

8.1. МНЗ хранят в службе хранения ДМ - магнитотеке (см. приложение 4). Магнитные носители без записи также могут храниться в магнитотеке.

8.2. Магнитные носители без записи

8.2.1. При приеме в магнитотеку МН проверяют состояния упаковки и наличие сопроводительной документации.

8.2.2. Каждому принятому на хранение МН присваивают инвентарный номер. Рекомендуется МН хранить раздельно по видам носителей данных в порядке возрастания инвентарных номеров.

8.2.3. МН регистрируют в книге регистрации и учета МН и МНЗ (форма 3 и ее заполнение по приложению 9). Для каждого вида МН рекомендуется вести отдельную книгу.

8.3. Магнитные носители с записанными документами

8.3.1. Все МНЗ, поступившие на хранение в магнитотеку, подлежат учету.

8.3.2. В книге регистрации и учета МН и МНЗ (см. форму 3 приложения 9), напротив соответствующего инвентарного и заводского номеров МН в графе «Архивное обозначение МНЗ» проставляют обозначение, присвоенное службой хранения данному МНЗ.

Структура архивного обозначения МНЗ определяется системой построения магнитотеки. Например, архивное обозначение МНЗ может включать: код вида документа (подлинник - П, копия - К и др.), код вида МН (см. п. 5.1), поисковый адрес МНЗ в магнитотеке и другие поисковые признаки.

8.3.3. МНЗ учитывают по карточке учета МНЗ (формы 4, 4а, 4б и их заполнение по приложению 9).

Карточку учета оформляют на каждый МНЗ. Если один документ записан на нескольких томах, то на каждый том также оформляют отдельную карточку учета.

8.3.4. Все МНЗ хранят в соответствии с принятой на предприятии структурой магнитотеки. Хранение может быть организовано по возрастанию архивных обозначений МНЗ или по другим поисковым признакам.

Рекомендуется хранить МНЗ раздельно по видам носителей данных.

Для обеспечения надежной сохранности рекомендуется МНЗ, содержащие подлинники, дубликаты и копии, хранить отдельно, например, в разных шкафах, помещениях.

8.3.5. Срок хранения МНЗ устанавливает предприятие-владелец тома исходя из гарантийных сроков хранения и эксплуатации предусмотренных НТД для конкретного вида МН (при условии соблюдения требований по хранению и эксплуатации). По истечении срока хранения МНЗ определяют необходимость восстановления ДМ, содержащихся на данном МНЗ, или устанавливают новый срок хранения МНЗ с указанием его в карточке учета МНЗ.

8.3.6. Ведомости МНЗ хранят в магнитотеке в папках (альбомах) в соответствии с системой учета, хранения и поиска, принятой на предприятии.

УЧЕТ ПОДЛИННИКОВ, ДУБЛИКАТОВ, КОПИЙ

9.1. Все подлинники, дубликаты и копии ДМ, принимаемые на хранение, подлежат учету.

9.2. Подлинники, дубликаты, а также полученные от других организаций копии ДМ регистрируют в инвентарной книге, выполненной по форме, установленной ГОСТ 2.501, приложение 3.

Графы инвентарной книги заполняют в соответствии с их наименованием, за исключением граф «Кол. листов» и «Формат», в которых соответственно указывают число томов и вид носителя данных.

Рекомендуется вести отдельные инвентарные книги для учета подлинников, дубликатов и полученных от других организаций копий ДМ.

9.3. К каждому принятому на учет ДМ присваивают один инвентарный номер независимо от числа томов, на которых он размещен.

9.4. ДМ учитывают по карточкам учета ДМ. На каждый ДМ составляют карточку учета ДМ (формы 5, 5а, 5б, 5в и их заполнение по приложению 9).

9.5. Дубликаты ДМ

9.5.1. Дубликаты ДМ изготавливает предприятие-держатель подлинников с подлинников или учтенных копий ДМ.

Допускается изготовление дубликатов ДМ на предприятии-держателе дубликатов по согласованию с предприятием-держателем подлинника.

Изготовление дубликатов с подлинников, утвержденных заказчиком (основным потребителем), допускается только по согласованию с заказчиком (основным потребителем).

9.5.2. При износе МН допускается дубликаты ДМ, записанные на данном МН, восстанавливать на предприятии-держателе дубликата. Восстановленный дубликат ДМ сохраняет прежнее обозначение и инвентарный номер.

9.6. Учет копий

9.6.1. Копии ДМ, изготовленные на предприятии, учитывают по инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам или дубликатам (копиям, полученным от других организаций), и отдельно в инвентарных книгах не регистрируют.

9.6.2. На предприятии могут храниться контрольные и рабочие копии ДМ.

Контрольная копия служит для справок или сверки документов, может использоваться для восстановления подлинника и изготовления дубликатов и копий.

Контрольные копии хранят отдельно от других копий и абонентам не выдают.

9.6.3. Учет выдачи и возврата рабочих копий ведут по карточкам учета МНЗ (форма 4а приложения 9) или по абонентским карточкам (формы 6, 6а приложения 9). Допускается оформлять выдачу копий по распискам (форма 7 приложения 9).

9.6.4. Копии ДМ, полученные от других организаций, хранят отдельно от других копий, систематизировав их по организациям или по изделиям.

9.7. Учет подлинников, дубликатов и копий ДМ рекомендуется проводить автоматизированным способом.

ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

10.1. Пришедшие в непригодность подлинники ДМ должны быть восстановлены.

10.2. Восстановление подлинника ДМ осуществляют путем перезаписи ДМ.

10.3. Восстановление оформляют соответствующим актом, в котором указывают:

обозначение ДМ, подлежащего восстановлению;

причину, по которой ДМ признан непригодным;

архивное обозначение МНЗ, на котором записан подлинник ДМ, подлежащий восстановлению;

архивное обозначение МНЗ, с которого производят восстановление ДМ;

архивное обозначение МНЗ, на который записывают восстановленный подлинник ДМ;

дату восстановления и др.

10.4. При восстановлении подлинника ДМ:

заполняют соответствующие атрибуты ИПХ;

делают отметки в инвентарной книге учета ДМ, карточке учета ДМ и в ведомости МНЗ, на котором был расположен восстанавливаемый документ.

10.5. Восстановленный подлинник ДМ сохраняет прежнее обозначение и инвентарный номер.

ПРАВИЛА ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ

11.1. Изменения в ДМ следует вносить в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503, ГОСТ 2.505, ГОСТ 19.603, ГОСТ 24.401 и настоящего стандарта.

11.2. Извещение об изменении (извещение) выполняют в визуально воспринимаемом виде. Содержание изменения может быть выполнено на МН.

11.3. Изменение ДМ можно осуществлять путем замены документа в целом или его фрагмента.

11.4. При замене документа в целом изменяемый документ аннулируют. Измененному ДМ присваивают новый инвентарный номер.

Новый инвентарный номер можно образовать из старого, например добавлением к нему через дефис порядкового номера замены: 1347 - старый инвентарный номер, 1347-1 - новый инвентарный номер.

11.5. При замене фрагмента ДМ изменения могут быть внесены путем перезаписи изменяемого фрагмента ДМ, при этом инвентарный номер ДМ не изменяют.

11.6. Изменения в копии ДМ, выполненные в визуально воспринимаемом виде, вносят автоматизированным способом или вручную.

11.7. При замене документа в целом, в извещении, в графе «Содержание изменения» указывают вид носителя данных, например: документ АБВГ.Х...Х, изм. 1 на МЛ аннулировать и заменить на документ АБВГ.Х...Х, изм. 2 на МЛ.

11.8. При замене занимающего отдельный том фрагмента документа, в извещении, в графе «Содержание изменения» указывают номер тома, например: документ АБВГ.Х...Х, том 2, изм. 1 на МЛ аннулировать и заменить на документ АБВГ.Х...Х, том 2, изм. 2 на МЛ.

11.9. Допускается в графе «Содержание изменения» указывать срок хранения аннулированного ДМ либо давать указание об его уничтожении.

11.10. Если содержание изменения выполнено на МН, данный МНЗ прикладывают к извещению, в котором указывают, что информация об изменении представлена в приложении к извещению. При этом содержание изменения на МН должно быть выполнено в соответствии с требованиями, предъявляемыми к ДМ, и сопровождаться ведомостью МНЗ.

Содержание изменения, выполненное на МН, хранят и учитывают по правилам, установленным данным стандартом для ДМ и МНЗ.

11.11. Все извещения подлежат учету в книге регистрации извещений об изменении (форма 8 приложения 9).

Допускается использовать форму книги регистрации извещений об изменении, установленную в ГОСТ 2.503.

Если содержание изменения выполнено на МН, то в книге регистрации извещений, в графе «Примечание» указывают вид носителя данных, на котором оно выполнено.

11.12. Изменения в ДМ вносит СТД или подразделение, выполняющее работы с МНЗ.

11.13. Сведения о внесении изменений в ДМ заносят в карточку учета ДМ, где проставляют инвентарный номер ДМ в соответствии с п. 11.4.

11.14. При наличии аутентичных копий и вторичных документов в графе «Содержание изменения» рекомендуется приводить соответствующие указания об их изменении.

11.15. ДМ аннулируют на основании извещения в следующих случаях:

при внесении изменений;

при прекращении применяемости.

При аннулировании ДМ заполняют соответствующие атрибуты ИПХ, делают отметки в инвентарной книге учета ДМ, карточке учета ДМ и в ведомости МНЗ, в которой присутствуют данные об аннулируемом ДМ.

Допускается аннулирование ДМ не переписывать в архив аннулированных документов, оставляя их на прежнем МНЗ до перекомпоновки находящегося на нем состава документов.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Справочное

ТЕРМИНЫ И ПОЯСНЕНИЯ

Термин	Пояснение
1. Атрибут Attribute	Элемент данных, который выражает определенную характеристику документа и имеет имя и значение (ИСО 8613/1)
2. Аутентичные документы Authentic documents	Документы одинаковые по содержанию и различные по формату и (или) кодам данных, и (или) структуре. Аутентичные документы могут быть выполнены на одинаковых или разных видах носителя данных, в визуальной или не визуальной форме
3. Вторичный документ Secondary document	Документ какого-либо вида, полученный путем обработки с помощью программно-информационных средств из документа другого вида (виды документов по ГОСТ 2.102, ГОСТ 3.1102, ГОСТ 19.101, ГОСТ 34.201). Несколько вторичных документов разного вида могут быть получены из одного первичного документа. Один вторичный документ может быть получен из нескольких первичных документов разного вида
4. Идентичные документы Identical documents	Документы одинаковые по содержанию, которые выполнены в одинаковых форматах и кодах и, как правило, на одном и том же виде носителя данных
5.Машинограмма	По ГОСТ 6.10.1
6. Первичный документ Primary document	Документ какого-либо вида, полученный в результате разработки (проектирования), который может быть использован как исходный для получения с помощью программно-информационных средств документов другого вида (вторичных документов). Виды документов - по ГОСТ 2.102, ГОСТ 3.1102, ГОСТ 19.101, ГОСТ 34.201
7. Том Volume	Съемная физическая единица запоминающей среды (например катушка с магнитной лентой, гибкий магнитный диск)

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Рекомендуемое